收发文管理新规制度模板

为深入做好我企业收发文处理工作，确保文件能够立即上承下达，发挥承上启下枢纽工作，提升工作效率，规范收发文工作，就收发文作以下要求。收文处理程序收文处理程序：收文、登记、拟签、阅批、分流、承接、归档。1、收文登记。通常从外部送达本企业文件，包含上级来文、企业内部来文、其它来文（传真、信函和其它文字材料），一律由企业前台文员负责签收，依据文件内容对其进行整理登记（附件一）《外来文件记录表》，并填写《文件传阅卡》（附件二）报行政部责任人拟签分流。2、文件拟签行政部责任人对前台文员报送文件提出处理意见后，立即交呈阅领导。3、文件阅批来文经行政部责任人拟签后，承接文员应按来文拟签意见立即呈送领导及相关部门阅批，阅批文件应在3日内签批并退回行政部，紧急文件应于当日批后退回。4、文件承接行政部综合文员根据领导阅批指示，立即向其它领导或相关部门转交。文件需转交部门在行政部《文件传阅卡》上签字后给本部门留复印件一份，接收部门需根据领导阅示意见办理。承接：政府机关要求办理、领导指示办理及其它需要办理公文由相关部门承接。属部门职责范围内事项由该部门办理。各相关部门收到公文后按要求期限立即办理。包含两个以上部门承接公文应由主办部门和相关部门协商办理。需报请上级领导同意事项，由承接部门提出办理意见并代拟文稿，交行政部责任人签发上报。5、文件归档全部文件统一归档行政部综合文员。二、收文、传阅工作要求1、对全部文件、资料，行政部要责成专员负责登记和保管。要重视收文工作时效性，做到规范化、制度化。2、传输文件资料须遵照先领导后部门、先行政部后主办部门标准。3、对领导指示急办文件，相关部门要立即办理，并将处理结果呈报相关领导。对于需要承接急件，前台文员须在收文当日完成登记、拟签、阅批、转交承接部门程序。4、文件在转递时要办理交接手续，移交人和接收人均要在各自收文簿上签字登记，以分清责任。5、各部门所承接文件、资料要妥善保管，不得丢失，年底究档。6、全部收文均应在行政部登记编号（详见附件三），个人不得保留文件正本。外出开会带回文件，汇报或传达工作后应立即交行政部登记编号传阅，不得滞存。7、要严格实施保密要求，全部关键文件和资料不得随意放置，不得私自带到公共场所。

三、发文处理程序企业所发出一切文件材料，统称发文。发文处理包含:拟稿、核稿、会签、签发、打印、校对、用印、登记、分发、归档等步骤。1、拟稿就是草拟文件初稿。这是发文处理第一道程序，是关系到文件质量基础工作，必需十分认真细致。企业公文、日常业务和事务性文件由行政部综合文员负责拟稿；各部门责任人以企业名义起草文件,一律交企业行政部综合文员按正式文件格式填写《发文审批卡》(祥见附件四)，经行政部责任人审阅核稿后交企业领导审批,依据文件急缓程度统一安排打印,打印后文件校对由企业行政部负责把关,努力争取不出差错或少出差错。文件起草要字迹清楚,不得涂改。2、核稿即对文件初稿进行审核。由行政部负责在初稿未送主管审批之前，依据公文基础要求，对初稿体式、内容等进行全方面审核。3、签发各职能部门需以企业名义发文时，部门责任人在《发文审批卡》“拟稿部门”栏签字；凡包含到其它相关部门事宜，要事先和相关部门会签，核稿或会签后送行政部。4、会签签发是企业领导对文稿最终审批，文件初稿经领导签发后，即成为最终定稿，文件据此生效。5、编号(祥见附件三)文稿经企业领导签发后，要进行编号登记，预防发文混乱。编号应按公文格式要求方法编排，通常包含发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成。6、校对校对是文件制发过程中一个关键步骤，也是行政部一项关键工作职责。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行，三校最好由部门责任人进行。校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发最终一关。7、打印即对经签发后文稿进行印制，在印制过程中，必需做到：1）必需以经签发后定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动要报经签发人同意。2）注意排版艺术，版面安排要美观大方、赏心悦目。3）注意保密，文印人员不得让她人随便翻阅文稿。对印制底板、清祥、废页也要管理好，预防泄密。8、盖章即在制成公文上加盖机关印章，这是公文生效取信凭证。用印要做到端正、清楚、位置合适。9、分发发放文件时，必需建立《发文登记簿》（详见附件五），严格推行收文人签字手续，确保文件发放不出差错。10、归档。这是发文处理工作最终一道工序，立即制成文件连同初稿、发文审批卡、传阅卡一起搜集起来，按档案管理要求，整理归档。收文步骤图上级来文上级来文其它来文企业内部来文前台文员签收、登记行政部责任人拟办意见行政部分流领导阅批承接部门办理文件存档发文步骤图各责任部门草拟公文各责任部门草拟公文部门责任人初审文稿如审核不合格或不需要发文，退回拟稿部门并说明理由如有异议，由行政部退回