新编秘书实务 第5版课件 第7章　文书处理与档案管理

引入案例主要内容本章小结案例分析实践训练学习目标第七章文书处理与档案管理

第一节文书处理第二节归档文件的准备第三节文件的整理与归档第四节档案管理第五节电子档案管理主要内容第七章文书处理与档案管理

电子教案模版配色（1）（一）学习目标1.知识目标了解文书处理的行文关系及行文方式2.能力目标掌握文书处理的收文及发文程序掌握档案分类的方法熟练编制档案目录学习提示3.素养目标敬业奉献，认真细致遵纪守法，依法办理业务熟练，操作规范开拓创新，勇挑重担（二）学习重点文书处理的程序档案的分类与编目（三）学习难点档案的分类与编目学习提示第七章文书处理与档案管理

第一节文书处理一、文书处理的原则1.实事求是的原则

要求文书处理活动中做实事求实效，深入实际，调查研究，反映真实情况，解决实际问题，判断合乎实际，措施切实可行。2.准确规范的原则要求做到公文内容、文字和形式准确周密，符合规范；运转处理组织科学，设计合理，权责清楚，手续齐全，方法缜密。3.精简高效的原则精简是使公文处理活动能够更加准确、便捷、高效的保证。高效要求办文及时，规定公文办理时限4.安全保密的原则安全保密的原则要求确保公文在政治上和实体上的安全。第七章文书处理与档案管理

二、行文规则

（一）理顺行文关系1.行文关系的类型（1）领导与被领导关系，存在于同一组织系统上、下级机关单位之间。（2）业务指导关系，存在于同一组织系统上下级业务对口部门之间，有的也是领导与被领导关系。（3）平行关系，存在于同一组织系统同级机关单位、部门之间。（4）不相隶属关系，存在于非同一组织系统的任何机关单位、部门之间。（1）与（2）行文机关之间具有隶属关系，（3）与（4）的行文机关之间不具有隶属关系，行文关系为平行文关系。第七章文书处理与档案管理

第七章文书处理与档案管理

对口行文联合行文横向行文越级行文公开行文直达行文多级行文逐级行文授权行文转发行文行文方式

（二）选对行文方式三、文书处理程序第七章文书处理与档案管理

三、文书处理程序（一）公文拟制公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序1.起草第七章文书处理与档案管理

2.审核审核主要有三关：行文关、政策关和文字关第七章文书处理与档案管理

3.签发签发即由机关单位负责人或被授予专门权限的部门负责人对审核后的文稿进行终审，签署核准意见、姓名和完整日期的环节。第七章文书处理与档案管理

微型案例聪明的“亡羊补牢”之术小何刚开始做文书处理工作时，对文书处理的手续掌握不严，文件的传、借全无记载。因此，工作不到三个月的时间，就有两次调不出文件来，影响了工作。事实使她认识到，文书处理工作是一项重要和细致的工作，要求从业人员具备一定的业务水平和办事能力；同时，要建立并严格执行文书处理制度，以保证工作质量。于是，她采取了一系列的措施：首先，固定文书处理人员。由她们负责文件的工作，并专门设一个监管人员负责把关。

其次，建立了责任制。简化手续，只用收文簿和借阅卡片2种。具体做法是：来文在收文簿上登记，传阅文件交给该处室管理人，并在此簿上让收文人签字，并注明“已办”。借阅文件都要卡片。另外，建立时间制度。规定时间传、借文件，文件收回后，一般是即时归档，文件归档后，在收文簿上写“存”。

在各方面的协作努力下，小何出色的完成了文书处理工作任务。（二）公文办理公文办理包括发文办理、收文办理和整理归档。１．发文办理（1）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。（2）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。（3）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。（4）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。2.收文办理收文办理即机关单位对来自外部或内部的公文进行接收、办理的活动，是使收文通过办理产生实际盗用的重要过程。包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办和答复等。2.收文办理（1）签收。签收即机关单位的文书接收者按照规定手续，收取外单位发来的公文的环节。在实际工作中，文件的发送者在发送文件时，往往是将送文登记表（或簿）交文件的接收者填写。填写后的送文登记表由文件的发送者保管。送文登记表的一般格式如表7-1所示。（2）登记。也称为收文登记，公文的接收者对收文逐份编收文号并加盖收文章，然后对收文的主要信息和办理情况进行详细记载。收文登记表的一般格式如表7-2所示。2.收文办理（3）初审。文书工作机构对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。（4）承办。即通过对公文的阅读传达、贯彻执行与办理（回复），具体办理和解决其内容所针对的事务和问题的环节。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。（5）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。批示性文件传阅登记表的一般格式如表7-3所示。如果仅仅是阅知性的文件传阅单，则不需要“批示”那一列。（6）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。催办登记表的一般格式如表7-4所示。（7）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。（三）公文管理公文管理，即收发文管理，即通过具有管理性质的若干环节对收发文流程运行进行沟通协调和监督控制的活动。1.公文的保密管理（1）涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。（2）公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。（3）涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。（4）复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。（5）涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。2.公文的归档（1）需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档（2）不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。（3）机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。（4）工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。3.公文的统一管理党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。4.公文的印发传达范围公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。5.公文的撤销和废止公文的撤销和废止由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。归档文件就是指纳入归档范围，也已确定作为档案保存的文件（或文件材料）。第二节归档文件的准备第七章文书处理与档案管理

一、归档文件的鉴定1．文件材料的归档范围《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》第三条规定了机关文件材料归档范围。（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。第七章文书处理与档案管理

2．文件材料的不归档范围（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。第七章文书处理与档案管理

文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。1．永久保管的文书档案永久保管的文书档案主要包括：（1）本机关制定的法规政策性文件材料；（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(5)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(6)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(7)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；(8)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。第七章文书处理与档案管理

2．定期保管的文书档案《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》第八条规定：定期保管的文书档案主要包括：（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本机关一般性事务管理文件材料；（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（9）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。第七章文书处理与档案管理

二、归档文件的整理（一）归档文件的整理原则1．遵循文件材料的形成规律和特点2．保持文件之间的有机联系3．区别不同价值并便于保管和利用（二）归档文件整理的质量要求1．应归档的文件材料必须齐全、完整2．必须注意保持文件之间的有机联系3．归档文件整理必须符合规范，便于保管和检索利用第七章文书处理与档案管理

三、归档文件的分类与组卷1.年度分类法年度分类法就是根据形成和处理文件的年度对档案进行分类。年度的处理主要有以下几种情况：（1）跨年度的文件处理。通常收文以收到年度为准；发文以文件签发的年度为准；内部文件以定稿时间为准。（2）某些文件的形成时间与文件内容涉及的年度不一致，则以文件内容针对的年度为准。（3）专业年度的文件处理。如，教育部门在教学活动中是按学年计算。另外，有一些文件由于某种原因没有标注或找不到日期，对此需要根据文件内容或各种标记等方法，考证和判定文件的准确或近似日期，并将其合理归类。第七章文书处理与档案管理

2.组织机构分类法组织机构分类法就是档案按文件形成或承办的部门来分类，一个机构设置一个类，机构名称就是类名。分类时需注意的事项有：以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中；几个机构联合办理的文件一般应归入主办机构；业务部门起草而以机关或办公厅(室)名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入负责起草文件的机构类中，否则归人办公厅(室)类。第七章文书处理与档案管理

3.问题分类法问题分类法就是按照文件内容所说明的问题对档案文件划分类别。其适用范围包括以下几种情况：（1）立档单位内部机构不稳定，变动较大且又较为复杂，不宜按组织机构分类，而适用于按问题分类；（2）各个机构的文件由于某种原因被打乱而混杂在一起，难以按组织机构分类．从而只能按照问题分类；（3）单位在用了组织机构作为第一或第二层的分类法后，由于类内档案数量较多．确实有必要细分，这时就可以结合采用问题分类法。第七章文书处理与档案管理

（二）常用的复式档案分类法1．年度一组织机构分类法。即以年度为第一级类目，机构为第二级类目。第七章文书处理与档案管理

某企业按年度—组织机构分类2022年办公室人事部报关部生产部

…2023年办公室人事部报关部生产部

…微型案例

2．年度—问题分类法。即以年度为一级类目，问题为二级类目。

第七章文书处理与档案管理

某农林水利局全宗分类2022年会议类组织人事类生产类品质类

…2023年会议类组织人事类生产类品质类

…微型案例3．组织机构—年度分类法

这种方法适用于立档单位内部组织机构多年一直不变，或在比较稳定的基础上有所调整的全宗。4．问题一年度分类法这种方法是适用于历史档案和撤销机关档案。对现行机关的档案，不宜采用这种分类方法。第七章文书处理与档案管理

第七章文书处理与档案管理

（三）归档文件组合1．“六个特征”立卷法（1）作者特征。按作者特征组卷，即将同一单位与领导制发的文件组合成一个案卷。（2）问题特征。按问题特征组卷，即将内容为反映同一事件、问题、人物、工作活动、案件等文件组合成一个案卷。（3）名称特征。按名称特征组卷，即将相同名称的文件组合成一个案卷。（4）时间特征。即将针对时间相同的文件组合成一个案卷。（5）通讯者特征。按通讯者特征立卷，即将本单位与某一单位之间就一定问题进行工作联系而形成的问复函件组合成一个案卷。（6）地区特征。即将针对或涉及相同地区的组合成一个案卷。第七章文书处理与档案管理

2．其他立卷方法（1）“一事一卷“立卷法。这种方法也叫“立小卷法”，主要针对150-200页的档案，即：凡是一个问题、一次会议、一项工作、一起案件、一种活动形成的文件材料，不管页数多少，只要保管价值相同，都可以单独组成一卷。（2）“四分四注意”的立卷法。即：分年度，注意文件内容针对的时间；分级别，注意上下级文件之间的联系；分问题，注意问题的联系，结合运用文件的作者、名称、时间、地区和通讯者特征；分保管价值，注意保持问题的完整性。（3）文件类型立卷法。即：根据内容、形式等特点将文件划分为会议文件、综合性文件、规章类文件、计划统计报表及名册、信访文件、非诉讼案件材料、简报和期刊等，再针对不同类型的文件，采取不同的方法立卷。第七章文书处理与档案管理

第三节文件的整理与归档归档文件的整理就是对完成实体归类或虚拟归类（逻辑归类）的归档文件进行进一步系统化整序、编目组织，使之成为便于保存和利用的最基本的档案保管单位（件、组件、案卷等）的过程。第七章文书处理与档案管理

一、以“卷”为单位整理归档文件“卷”是立卷的简称。立卷又称组卷，是将若干具有共同点和密切联系的单份文件组合成具有有机联系的文件集合体——案卷，案卷是文书档案保管与检索的基本单位。（一）调整定卷调整定卷是指立卷部门（人员）在档案部门（人员）的指导与帮助下，将平时已归卷的文件，作全面的检查、调整与必要的修补，最后正式组卷的工作。其具体工作内容为：检查归卷文件是否齐全完整；检查案卷质量；检查卷内文件数量，在保持文件之间的联系，以及保管期限大体一致的前提下酌情适当分卷或并卷。一、以卷为单位整理归档文件（二）卷内文件的排列1．一般文件的排列卷内文件一般按文件的重要程度或形成时间顺序排列。按重要程度排列的一般做法是：（1）重要的排前，次要排后；（2）上级单位来文排前，下级单位来文排后；（3）综合性的排前，专题性的排后；（4）方针、政策性的排前，业务、事务性的排后。2．紧密相关的文件材料的排列（1）批复在前，请示在后；（2）正件在前，附件在后；（3）印件在前，定稿在后；（4）重要法规性文件的历次稿件依次排列在定稿之后；（5）非诉讼案件卷的结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后；（6）转发件在前，被转发件在后；（7）其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。（三）编页号编页号也即卷内文件的编号，它是指卷内文件系统化排列后逐页（件）制定流水号，其作用是固定排列顺序，便于文件的保护、统计和检索。卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内给每一份文件编一个统一顺序的件号，在其首页上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。（四）填写卷内文件目录（1）顺序号。以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。（2）文号。文件制发机关的发文字号。（3）责任者。对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。（4）题名。即文件的标题，一般应照实抄录。（5）日期。即文件的形成时间。如：“2022.09.10”。（6）页号。即卷内文件所在之页的编号。填写每份文件的起始页号，最后一份文件填写起始与终止页号。（7）备注。留待对卷内文件变化时作说明之用。（五）填写卷内备考表（1）本卷情况说明。填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。。（2）立卷人。由责任立卷者签名。（3）检查人。由案卷质量审核者签名。（4）立卷时间。立卷完成的日期。（六）填写案卷封面（六）填写案卷封面1．全宗名称。全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。2．类目名称。类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。3．案卷题名。案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。4．时间。指卷内文件所属的起止年月。5．保管期限。立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。6．件、页数。装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。7．归档号。填写文书处理号，由立卷人填写。8．档号。为了固定案卷的排序，在案卷封面上要标记案卷的档号。档号一般由机关档案室统一编制。案卷的封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。目录号：全宗内案卷所属目录的编号。案卷号：目录内案卷的顺序编号。（七）装订案卷装订前归档文件材料要去掉金属物。对存在问题的文件要做好补齐页面、修复、折叠等工作。使用硬、软卷皮整卷装订的，均应采用三孔一线的方法装订；使用硬卷皮按件装订的，可采用不锈钢针、塑料钉或三孔一线的细线装订；不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线装订。装订后的案卷要达到：下齐、右齐、左齐；装订时必须做到不掉页、不倒页、不压住字迹、不损坏文件；装订线松紧适宜。（八）编制案卷目录案卷目录，又称移交目录，即案卷的名册。1．归档号。文书处理部门或档案室移交档案时所编的案卷顺序号。2．案卷号。案卷号是案卷的排列顺序的编号。3．案卷标题或案卷题名。案卷标题应与案卷封面上的标题完全一致4．年度。案卷内档案文件的起止年度或起止日期。5．页数。填写卷内文件的实际页数。6．保管期限。填写该卷标明的保管期限。7．备注。用于说明卷内文件的某些特殊情况，如卷内文件纸张、字迹的老化情况和卷内文件的销毁、移出情况等。以件为单位整理归档文件，即是将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。与传统的立卷存档方法相比较，以件为单位整理归档文件简化了立卷流程，便于操作；兼顾计算机和手工两种管理方式，既有导向性，又体现过渡性；有力促进机关文档一体化管理。目前已经在我国机关单位中广泛采用。二、以件为单位整理归档文件（一）整理原则（1）归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。（2）归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。（3）归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。（4）归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。二、以件为单位整理归档文件（二）一般要求1.组件（件的组织）（1）件的构成归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。（2）件内文件排序正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。2.分类

（1）按年度分类。将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。（2）按机构（问题）分类。将文件按其形成或承办机构（问题）分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。（3）按保管期限分类。将文件按划定的保管期限分类。3.排列（1）归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。（2）同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。（3）会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。4.编号档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。（1）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T13-1994编制。（2）档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。（3）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。（4）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。（5）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。5.编目（1）序号。填写归档文件顺序号。（2）档号。档号按照“4.编号”的方法进行编制。（3）文号。文件的发文字号。没有文号的，不用标识。（4）责任者。制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。（5）题名。文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[]”。（6）日期。文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如20220619。（7）密级。文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。（8）页数。每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。（9）备注。注释文件需说明的情况。（三）纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架1.修整（1）归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。（2）归档文件已破损的，应按照规定予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。（3）归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。（4）对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。（三）纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架2.装订（1）归档文件一般以件为单位装订。（2）应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。（3）用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。（4）永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。（5）定期保管的归档文件，装订方式参照永久保管的归档文件的装订要求执行。对于定期保管的且不需要向综合档案馆移交的归档文件，也可以使用不锈钢夹或封套装订。（三）纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架3.编页（1）纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。（2）页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。（3）文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。4.装盒将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。（三）纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架5.排架（1）归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。（2）归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。（3）归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。（四）归档电子文件的整理要求归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T18894等标准的应用系统。1.归档电子文件整理的一般要求归档电子文件的组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，参照纸质归档文件的“（二）一般要求”执行。2.归档电子文件数据处理与存储归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等标准执行。第四节档案管理档案管理是在机关或单位的文书部门将立卷归档完毕的文件移交给档案部门，档案部门对于处理完毕并具有保存价值的文件实体及信息进行收集、整理、鉴定、保管、开发和提供利用等一系列业务活动。第七章文书处理与档案管理

一、收集与鉴定工作（一）收集工作1．监督文件的形成过程2．督促归档制度的落实3．开展零散文件的收集工作4．指导文书部门的立卷归档工作第七章文书处理与档案管理

（二）鉴定工作鉴定工作的步骤（1）文件立卷归档时，剔除不归档文件，正确划定归档文件的保管期限。（2）档案室增收档案时检查其是否属于归档范围及保管期限划分得是否正确，档案室复查期满的档案是否留存。（3）档案馆对档案的开放、定级、期满复查进行鉴定。（4）档案的销毁。档案室对保管期满、经鉴定确无价值的档案应当编制销毁清册，经机关领导审核批准后销毁。第七章文书处理与档案管理

二、整理与保管工作（一）整理工作整理工作就是将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。档案整理工作的原则第一，充分尊重和利用原有的整理成果第二，保持文件间的历史联系第三，便于保管和利用第七章文书处理与档案管理

（二）保管工作档案保管工作指对库房中档案进行的日常维护和保护性管理工作1．建立和维护档案的存放秩序。档案室（馆）根据档案的来源、载体等特点，建立一套档案入库存放的管理办法，使档案无论是在存放位置上还是在传阅利用中都能够处于一种有序的状态。2．保持和维护档案实体良好的理化状态。档案实体是以物质的形态存在的，而档案实体周围的环境，如温湿度、光线、有害气体、灰尘、生物及微生物等，都会对档案的载体、字迹材料等造成不良的影响，不利于档案的长期保管。第七章文书处理与档案管理

三、检索与利用工作（一）检索工作档案的检索就是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作。常用的检索工具有：案卷目录；分类目录；主题目录；文号索引；人名索引；全宗指南。

（二）利用工作档案部门提供的服务包括：档案阅读服务；档案外借服务；制发复印件；制发档案证明；参考咨询服务。第七章文书处理与档案管理

第七章文书处理与档案管理

第七章文书处理与档案管理

四、编研与统计工作1．编研工作。档案馆（室）的编研工作，是以馆（室）藏档案为主要对象，满足社会利用档案的需要为主要目的，在研究档案内容的基础上，编辑史料，编写档案参考资料、参加编史修志，撰写专门著述的总称。它是一项主动提供档案信息，满足单位、社会的广泛需要的工作。2．统计工作。统计，是指通过记录和量化的数据研究、分析档案及其管理规律和发展趋势，为管理工作提供真实可靠的原始数据，增强档案管理的科学化。第五节电子档案管理一、电子档案概述（一）电子档案的含义电子档案主要是利用计算机来对档案信息进行记录，并将其制作成为能够供人们阅读、传输和处理的电子文件。第七章文书处理与档案管理

（三）电子档案的弊端1.存在安全隐患2.监管制度不够全面与规范3.电子档案管理人员水平不够4.电子档案建设工作量大（二）电子档案的优势1.操作简便、自动分类组合、便于管理2.节省资源

3.存储类型变得丰富多彩4.检索便捷，大大提高了信息资源的利用率

5.有利于档案的保密第七章文书处理与档案管理

（二）区别1.对档案资料归档的时限要求有区别2.对档案的归档方式有所区别3.对档案资料的保护措施有区别4.对档案资料的保存与查阅方式的区别（一）联系1.两种档案管理的基础是一致的2.电子档案信息资源是传统档案信息资源的延伸第七章文书处理与档案管理

二、电子档案与纸质档案的联系与区别三、电子档案