关于事业单位档案存档工作的几点思考

随着社会的不断进步,我国事业单位对档案的管理也应该符合新时期的要求,保证档案管理工作的信息化。档案的存档是事业单位管理档案的基础,现阶段我国事业单位在存档方面仍然存在不少缺陷。这不仅会降低档案的使用率,也会阻碍事业单位的长期发展。因此应该重视事业单位中的档案存档工作。本文主要针对事业单位档案存档工作展开讨论,具体内容如下。1现阶段事业单位档案存档工作的作用在现代化社会,事业单位中对于档案的管理实际上在管理人力资源。因此档案的存档工作会涉及到事业单位中的所有人员。而且事业单位中的档案管理质量会直接体现出工作人员的工作能力与水平。事业单位在升调工作人员时,应该根据个人的档案做出判断。因此,人事档案属于一种非常关键的信息资料。现阶段,随着信息化程度的不断加深,档案资料发挥的作用越来越重要。事业单位中的领导人员能够查看某一位工作人员的档案信息,以此为根据判断是否聘用。个人的档案包括个人不同阶段的经历以及奖励情况,对于事业单位来说,发挥的作用是很大的。因此,完善对人事档案的管理可以有效地分配人力资源。总而言之,事业单位完善档案存档工作非常有意义。2事业单位档案管理工作的特点2.1不合理的配置管理人员现在事业单位的档案管理工作缺少实践经验丰富的人员,与想长时间从事这方面工作的新人。很多刚进入事业单位档案管理工作的人员经常更换,直接对事业单位的档案理与记录产生了不利的影响,使档案管理工作变得很混乱,有时甚至丢失事业单位重要的档案文件等。因此事业单位要对档案管理工作有足够的重视,配置优秀的工作人员。2.2缺乏统一的管理制度一些事业单位的档案管理工作只是一种形式,也没有明确的管理制度。一些事业单位的领导干部也不注重日常工作的记录,甚至认为档案管理只是一个象征性的部门,没有必要花费很多人力与物力进行管理。很多的事业单位更没有制定明确的管理档案资料的规章制度,缺乏统一的管理。2.3管理系统不完善计算机科学技术的快速发展进步,使事业单位的档案管理向现代化的方向发展。但是有些事业单位不能深刻意识到形势的变化,没有将计算机合理地应用档案管理工作中,依然使用纸质保存文档。而有些事业单位虽然在档案管理工作中采用了计算机,但是档案管理工作人员为了方便,只是将相关的信息文件输入到计算机中对其进行简单的保存,计算机资源没有得到充分的利用。3事业单位中完善档案存档工作的对策3.1全社会应该树立档案完善,健全有关的制度与设施第一,应该加强宣传力度,扩大宣传范围,使社会各界人士都能够遗失到事业单位存档工作的重要性,树立档案存档意识。第二,各级部门的责任人也应该加强档案存档的意识,保证在事业单位中建立完善的管理存档系统,以此满足事业单位内部发展的需要,同时应该按照档案的类型与特殊性来明确与归档有关的规定或者制度,以及原则等,合理分工,明确职责,保证操作的可行性,确保每份档案中的信息完整,并且能够及时归档。工作人员在检查资料的过程中,应该严格、认真,发现不规范的资料应该及时修改,并且实行个人管理责任制度,并且将其与其他工作流程结合起来,共同进入检查与监督环节,进行评比。并且,还需要采取有效措施,为档案部门提供足够的资金,对于已经归档的资料,还需要进行反复的检查,保证信息的可靠性。3.2建立健全的档案登记、整理、保存以及使用制度应该按照相关的规定和标准,进行对档案的存档工作,同时还需要事业单位做好存档管理中保密工作。在此过程中应该确保办公室、整理室、阅览室与库房相分离,不相关的人员不能进入库房,在库房中也不能储存与档案无关的物品,严禁明火。同时管理人员还应该加强对档案管理技术的研究,不断更新管理方法、保密技术等,个人不能擅自取走档案,如果发现违法使用的现象,应该根据相关的法律进行处理。并且,还需要制定档案使用时间、流程等,以此提高档案存档的水平。3.3增强档案存档工作的数字化在保存档案的过程中,运用数字化的方式是一种关键的方法。事业单位应该运用新型的信息技术,将各类资料信息转化成数字化的资料,进行保存,以供使用。同时应该形成档案目录数据系统,方便每名工作人员的日常使用。同时档案管理工作的数字化要结合传统的档案管理工作的方法,使两者相互补充,相互共存,共同发展。3.4提高工作人员的综合能力新时期的事业单位档案管理工作的顺利进行,首先要拥有优秀的档案管理工作人员,一方面事业单位要招收高素质的工作人员,另一方面要对新的工作人员进行必要的专业培训与道德素质培训,提高他们的专业素质与技能,这样才能促进档案管理工作人员队伍的合理发展。3.5改善工作条件档案管理工作人员处于比较好的工作条件中,能够提高他们的工作积极性与主动性,因此要改善他们的工作环境。而且好的档案管理环境,也有利对档案进行整理与保存,因此事业单位要有长远与发展的眼光,对档案的保持环境投入一定的经费,日后会产生较大的经济效益与社会价值,使事业单位的发展具有历史的沉淀。3.6完善对档案的整理通过进行具体的有序化工作将归档的文件材料组成保管单位以方便查阅的程序。整理工作并不是单纯、孤立的。文件材料整理环节应与文书处理工作相衔接,查疑补缺,保证疏而不漏。例如,有请示还应有批复,重要文件的征求意见稿、讨论稿、定稿齐全;文件的附件情况;与首次签订的合同、协议相关的补充合同、补充协议;批示与办理情况;计划与总结等,都必须环环相扣,与文书处理的结果和归档责任保持紧密的联系。结束语综上所述,在新的社会背景下,事业单位应该认真思考如何高效地展开档案存档工作。每个事业单位的实际情况都有所差异。档案工作人员应该充分把握单位的工作情况,了解档案