电教设备采购电教设备采购方案

第一节总体采购计划 2一、采购流程 2二、采购原则 3三、采购信息 4四、采购过程控制 6五、采购周期控制 8六、采购管理要点 10第二节采购控制程序 13一、主要目的 13二、适用范围 13三、具体职责 13四、措施方法 14五、采购程序 15六、供应商清单 26第三节采购实施措施 29一、询价 29二、采购 30三、入库 31四、保管 32五、出库 32六、配送 32第四节采购质量保障措施 33一、质量体系审核 34二、各级质量责任 35三、不合格品的处理措施 39第一节总体采购计划一、采购流程1.问题识别：当采购部门认识到电教设备缺失时，采购就开始了。问题识别可以从两方面引起：一种是内部刺激，由自身发现缺失什么东西，需要进行补充；另一种是外部刺激，根据采购方需求。2.描述总体需求：这一阶段采购部门应当确定的是所需要产品的总体特征以及数量，比如说产品的技术参数、产品的价格范围等。3.确定产品规格：首先采购部门要确定有哪些产品需要被采购，然后寻找市面上的产品，并且对产品的功能进行分析。4.寻找供应商：一般会通过线上线下互相结合的方式，寻找供应商。5.提案征集，类似于招标：采购人员会邀请一些潜在的供应商来进行提案说明，通过对比不同的供应商能够满足采购需要的程度来确定选择哪家供应商。6.选择供应商：通过对供应商的评估，公司项目部会选择最有利于工厂效益最大化的供应商。7.签订合同：选定供应商之后与供应商签订采购合同。对于不同的供应商产业，采购合同可能涉及特定的附加条款和条件。并且购货协议的技术内容也取决于所要购买的产品。之后就可以进行发货、验收。8.绩效评估：采购部有三种方法对供应商进行评估。（1）是请消费者对供应商的产品进行评价。（2）是利用加权打分的方法，对供应商进行打分。然后根据较差、一般、良好、优秀，这四个维度进行评分，最后将总分加总。（3）是对于表现不好的供应商重新进行谈判，调整价格或者终止合作关系。二、采购原则采购电教设备应遵循质量第一的原则，严格按照国家有关的法律、法规、规定执行，认真审核制造商合法资格及各种有效证件，把好采购质量关。1.电教设备应当由采购部门实行统一采购。其他部门不得自行采购。2.公司采购电教设备产品的供应商应当同时符合以下基本条件：（1）营业执照。（2）公司介绍（或相关资料）。（3）认证体系证书。（4）特殊行业许可证。（5）代理商（贸易商）需提供代理证书等。（6）产品的标签、包装标识和说明书符合规定，且使用规范化汉字（可以附加其他文种）。3.采购的产品应建立质量审核制度。质量审核包括索取产品技术标准、质量检验报告书，签订质量保证协议等，并建立档案。4.质量管理员应做好供应商的审核工作，审核时应查明以下加盖制造商公章的证件、材料，并建立档案：（1）《营业执照》。（2）企业法定代表人的委托授权书原件，委托授权书应当明确授权范围；（3）销售人员身份证明。5.采购电教设备应当索取产品说明书、原厂家安装手册、技术文件、资料等文件。6.采购电教设备时不得有下列行为：（1）从无《营业执照》的企业购进电教设备。（2）购进包装已破损、标识不清的产品。（3）购进不合格产品。三、采购信息1.采购文件：包括采购计划、请购单、订购单、可能的采购合同等，应包含明确的采购产品质量要求信息，如产品的材质、品种、规格、型号、数量、生产家等，必要时应参考确认样、质量要求或检验标准。2.采购文件的制定：由采购部按供货计划进度要求编制采购计划，填写订购单和请购单，并需与仓库核对库存量，报主管领导审批。3.采购文件的批准电教设备的采购计划、采购合同、订购单、请购单应由采购部负责人审核批准；价值较大的电教设备的配件等的申购，则需经经理审核后交公司负责人批准。（1）采购：采购员应从“合格供方名录”选择供方签订合同或下达订单。（2）采购监督：财务、采购、仓库相关人员对是否按“合格供方名录”采购实行监督。财务部对非“合格供方名录”的采购应质疑，可拒绝报销；技术部对非“合格供方名录”的采购物资可拒绝验收；仓库对非“合格供方名录”的采购物资，可拒绝入库。（3）例外采购：当因特殊情况造成原有“合格供方名录”内的供方不能正常供货，而急需时可实施例外采购，但应按以下要求严格控制：1）经总经理批准。2）通知技术部进行严格检验。3）技术部和仓库，对例外采购的电教设备应做出标识。4）只适用于限定的数量或时间内，若试用情况良好，则应按供方选择、评定的要求进行评定，符合条件者列入“合格供方名录”。（4）供方的再评价：采购部应根据合格供方的供货质量确定其是否继续成为合格供方。（5）供方业绩考核：应对每个供方进行业绩评定，主要内容为：质量、数量、交期、价格、服务态度，包括进货一次交检合格率，在加工过程和最终检验中暴露的质量问题；顾客反馈涉及的进货质量问题；采购部应进行记录和评价。对供方控制的方式和程度：1）采购部根据供方的业绩，调整控制力度、供货份额。绩优者增加份额，劣者减少份额，也可根据实际业绩进行经常性调整。2）当合格供方的供货质量出现问题时，采购部应及时通知质检部，采购部及时通知供方改进，防止此类事情的再次发生。3）对所供产品质量发生较大质量问题或整改不力者应由采购部发出警告并限期整改。在整改期间应暂停供货，整改后要重新评价。4）当供方连续五次出现提供不合格品、所供产品质量发生重大质事故、限期整改仍评价不合格者由采购部提出取消其合格供方的资格，管理者代表审批，必要时董事长批准。（6）采购产品的验证：进场的采购产品由质检部负责对其质量进行检验或验证。当顾客提出在供方的现场实施验证时，采购部应在相应的采购文件中对拟验证的安排和产品放行的方法作出规定。四、采购过程控制（一）主要控制内容公司项目部应控制采购过程，以确保采购产品符合要求，主要控制内容说明如下：1.采购过程的控制方式和程度，应取决于所采购的产品对随后的实现过程及其输出的最终影响（即对最终产品的影响）。2.采购过程的控制，包括以下几点：（1）对采购订单（采购信息）的控制，应按规定，由有关部门进行评审，并履行审批手续，以确保采购订单的适宜性、有效性。（2）对供方的控制，组织对供方应进行能力评价、选择，以确保供方提供的产品符合要求。采购产品首先应从经过评定的“合格供方名录”中选定，以确保产品质量和服务可靠。对非合格供方的采购，应由采购员从若干家供货方中进行比较选择，获得有关资料，报生产部负责人认可后，或经评审合格后，方可从其处采购。（3）采购产品的验证控制：对采购产品，必须进行验证，以保证采购产品符合规定的要求。（4）对采购过程、供方能力评价及采购产品的有关记录进行控制，以确保其可追溯性。（二）采购验证1.采购产品购进后，采购部应组织仓库、检验员对采购产品进行检查，验证，内容包括：（1）所购产品的品种、数量、等级、规格、型号等，是否符合采购订单要求。（2）所购产品的外包装是否完好、无损。（3）供方提供的合格证、材质单等是否齐全。2.经检验合格的采购产品，方可由库管员办理入库手续。3.需要在供方处对采购产品进行验证时，应在采购合同中作出规定。在供方处对采购产品进行验证后，符合要求的，由供方按合同规定进行交付；经验证不合格的，按合同规定予以退货，更换同类合格产品，降价接收等方式处理。降价接收，必须征得顾客的同意，并不影响最终产品的基本质量要求。五、采购周期控制1.确定采购周期：（1）关系到生产方案、销售方案的物资采购，采购专员应综合企业使用物资时间以及供给商必要的生产订单时间，确定供给商交货期。（2）不关系到生产方案、销售方案的货物采购，在不影响请购部门使用的前提下，采购周期可由采购员自行决定。2.采购订单跟踪：（1）当地采购订单不需生产可直接交货的，采购专员需记录交货时间以及物资根本信息。（2）当地采购订单需要生产后交货的，采购专员需要跟踪记录采购物资的备料、生产以及运输交货的过程。3.供给商交货时间控制：（1）不影响生产、销售的采购物资，交货截止时间为请购部门使用的前一天，允许提前交货。（2）关系到企业生产、销售的采购物资，交货时间必须严格控制。4.采购订单分类：采购专员整理采购订单后，按照以下标准对订单进展分类，具体分类结果如下表所示：A类订单单一品种，大于一个运输单元的。B类订单多品种且整张订单小于一个运输单元的。C类订单多品种，大于一个运输单元的。5.选择交货控制策略：1）A类订单应分批交货。2）B类订单应整批交货。3）C类订单应在组合配比后分批交货。6.确定交货间隔：（1）A类订单交货间隔应遵照以下两条原那么确定：1）采购物资应满一次运输量。2）采购物资应恰好衔接带到一批次物资用完。（2）B类订单应在交期确定的时间内交货。（3）C类订单交货间隔应综合以下条件合理确定：1）采购物资应满足一次运输量。2）各项物资按照一定配比运输，各项物资配比应根据物资使用情况合理确定。3）交货时，每一类物资应满足最低单元包装，不需包装的物资除外。六、采购管理要点（一）降低采购成本1.要协调好各设备制造厂之间的关系，缓解公司资金压力。2.针对项目供货所需的设备，要多家走访，市场询价，不单一采购，力争每次所采购的价格在市场上都比较有成本优势。坚持“同等质量比价格，同等价格比质量”。3.由仓库根据现有库存情况再统一制作请购单，这样有利于集中归口请购，减少不必要的采购，减少重复采购，起到有效监督采购物资的机制。同时货品到公司，统一交到仓库，集中由仓库收货入库；提前采购计划性：针对项目需求，考虑提高安全库存量，建立更合适的备货数量，提前采购，计划集中采购，充分地确保了项目供货上的有序，更能满足采购方的需求，同时批量采购，计划采购更有利益采购对设备制造厂价格谈判的优势，合理降低采购成本；4.多寻找直接设备制造厂，减少贸易和中间商的周转；减少上门提货的情况，多让设备制造厂直接送货到公司，合理降低采购成本。（二）确保设备质量质量是企业生存的根本，本公司要严把质量关，逐步建立一套有效的设备制造厂管理制度对其进行管理；平时与设备制造厂勤沟通，向设备制造厂学习、多了解设备的使用性能。（三）供货的及时性采购工作要在供货及时性上下功夫，首先，结合公司实际采购情况，对设备制造厂进行评审、考核，合格后纳入《合格设备制造厂名录》。在合格供方中择优选取，保持及时供货渠道。其次，保持相对稳定的供应渠道，采取同时对应多家设备制造厂办法，不仅质量比三家，设备制造厂排产速度、发货速度也要比较，避免“一对一”供货，给企业造成损失。最后，督促采购部提供相对准确的采购计划，且建立相对安全的库存数量（四）设备制造厂管理1.开发新设备制造厂，针对只有一家或者有两家但因种种原因不能满足我司需求的设备制造厂，做调查后需开发备用设备制造厂，以降低采购风险，同时让设备制造厂的品质、交期、成本具有竞争优势。2.对目前设备制造厂进行季度和年度评核，到供方现场评估等方式，对于条件无法达到我司评审要求的，依据我司评审条件，要求其整改，经整改任务不达标的设备制造厂，进入公司淘汰机制。3.所有设备制造厂，全部纳入质量协议约束管控，增强设备制造厂供货及时性、提升设备制造厂品质意识、规范设备制造厂处罚机制。4.整合设备制造厂，对相关设备制造厂进行整合，采取“集中采购、就近采购；以多带少，量大拉小”的采购模式，使供方能积极有效地配合服务我司，减少采购专人专车亲自外出采购的人工成本，降低采购设备的单价，有效提高送货的及时性，充分满足了供货需求。5.改进设备制造厂的选择。在进行设备制造厂数量的选择时既要避免单一货源，寻求多家供应，同时又要保证所选设备制造厂承担的供应份额充足，以获取设备制造厂的优惠政策，降低价格和采购成本。这样既能保证采购物资供应的质量，又能有力地控制采购支出。6.公开公正透明，采购比价都在三家以上，有的多达十余家参与，增加阳光采购透明度，真正做到降低成本、保护公司利益。（五）协调好各部门之间的关系采购部作为一个服务性部门，将谨记自己的职责，将一切以公司为重，与运输部、技术部、财务各部门之间搞好关系。要与各部门勤沟通、勤学习。积极主动工作，提高供货效率，为公司发展提供助力。（六）细化采购管理流程公司管理最明显地体现在流程管理上，流程管理成熟度是衡量企业是否进入规范化的主要标志，公司从规范化进入精细化管理阶段最重要的前提是建立强大的流程管理体系。抓住公司推行流程管理的契机，细化采购管理流程，从而全面提高项目设备采购管理水平。（七）提高部门工作员工的业务素质和责任感除公司应组织人员进行培训外，还注重在平时的每项具体工作和每个工作细节中不断地提高业务素质，同时反复强调采购人员的责任感，强调每个人对自己采购的设备负责到底，保证了对设备有效的追踪。增强员工积极性，让员工充分发挥自己的特长。（八）采购信息反馈采购部门对于正常和非正常的设备制造厂送货，都应该第一时间反馈到相关部门，确保送货信息的及时性和有效性。平时多和其他部门沟通，多了解供货信息，多和上游设备制造厂联络，确保采购信息得到有效地传递。第二节采购控制程序一、主要目的对采购过程进行规范和控制，在确保采购的设备符合要求的前提下，降低采购成本。二、适用范围适用于采购单位所需的电教设备的采购。三、具体职责1.采购部：负责供方选择和开发、供方联络、与供方签订合同、合格供方名单维护、建立和保管合格供方档案、按照采购合同协调设备制造厂的交货期、以及参与对供方的配套交付能力、成本控制能力的评价和再评价。2.质检部：负责组织对供方的评审、供方交货质量的验收与不合格处理、供方改善的监督落实。3.技术部：负责提供必要的技术标准、设备图纸、负责样品承认、参与供方评审等。4.总经理或总经理授权代表负责合格供方的批准和撤销。四、措施方法（一）采购控制原则根据采购的设备不同，确定不同的控制程度，以确保以最经济简单的方式实现有效地控制。（二）采购设备的分类公司对采购设备实施分类控制，根据采购设备批量的大小和对设备的重要程度，分为A、B、C三类，具体分类规定如下：1.A类：设备重要程度大、额大、够的电教设备。2.B类：设备重要程度较小，金额和数量不大的电教设备。3.C类：一般的配件、不能固定供方的次要电教设备。（三）供方的选择和评定1.设备质量达到采购要求的质量。2.有足够的保证质量的生产能力，提供稳定设备的能力，以满足交货期和质量的要求。3.价格在公司可接受的范围内从优择廉，货比三家择优录用，从质量、价格、交货期的对比中选择优者，并给予最大配套份额。4.每种设备应选定两个以上的供方，以利竞争和适应市场变化要求。（四）合格供方的评定内容1.A类由采购部组织评定，并提供供方名单，技术部、采购部等相关部门应参与评定。2.B类供方经评定后，由经理批准纳入合格供方名单。3.C类的供方一般由采购人员根据样品要求直接选定，评审过程不做记录。（五）评定依据1.质量证据提供：按设备技术质量要求，按采购设备分类提供相应的合格证据，由质检部对样件进行认可，认可方式为：（1）A类：提供检测报告或在有条件时由公司实施检测，必要时进行现场评定。（2）B类：提供相关设备证明，对于已长期供货业绩优良的供方，可其提供书面报告。（3）C类：由采购人员目测其外观质量。2.综合评定：通过样件的认可和提供相关资料的供方，还应按原则进行综合评定。综合评定合格的供方，经理批准列入“合格供方名录”，作为采购时确定供方的依据。“合格供方名录”应发放至采购、财务、仓管等有关部门。五、采购程序（一）供方开发原则1.采购部开发合格供方必须按照《生产企业设备制造厂审核指南》的要求，对供方进行质量、成本、交付、服务等的审核和评价，确保所采购设备满足要求。2.合格供方必须有能力制订、执行和保证为提供设备的质量和可靠性的书面规程（工艺文件和检验文件、质量保证手册、材料规格、试验报告等）。3.合格供方供应的设备价格必须具有一定的竞争优势或同等价格质量优势明显。4.对于已经批量供货的设备，原则上应有两家或以上合格供方具备供货能力。5.新设备开发时优先从现有合格供方名单中的优先型供方中挑选适宜的供方；（二）供方开发时机1.新设备开发、设备更改需增加新的供方，且初步确定采购设备的工艺路线时。2.调整配套体系，需对在供设备增加新的供方时。3.关键或重要采购设备只有唯一供货能力的合格供方。4.合格供方为淘汰型供方或风险型供方。5.合格供方出现以下情况，致使采购设备供应发生困难或出现潜在风险：（1）发生重大设备质量事故。（2）多次不能及时交付设备。（3）生产能力无法满足供货计划。（4）已有工艺手段不能满足设备工艺规范。（5）合作意愿出现异常。（6）供货价格已明显失去竞争优势。（三）供方开发步骤1.供应市场竞争分析：对特定的分类市场进行分析、要了解目前行业发展趋势，供方在市场中的定位，从而对潜在供方有大致了解。2.寻找潜在供方：经过对市场的分析，通过各种公开信息和渠道得到潜在供方联系方式，收集潜在供方信息，并通过登记《供方调查表》来管理潜在供方；潜在供方信息应包括：供方企业概况、营业执照、供方注册地、注册资金、生产场地、设备、人员、主要设备、主要客户、生产能力、第三方认证等。3.潜在供方审查：采购设备分级初评审查项目供方调查生产过程能力评价质量保证能力评价第三方认证供货能力评价A类√√√√√B类√√√√√C类√√√4.潜在供方初评：采购部组织质量安全部、质量安全部对已收集到的潜在供方信息进行筛选，剔除不合适的供方；必要时，组织对潜在供方实地考察；通过对供方生产过程能力、质量保证能力和供货能力进行评审，填写《潜在供方现场评审表》；在考察结束会议中，总结潜在供方的不足、并听取潜在供方的解释；如果潜在供方有整改的意向，可以要求其提供《现场评审整改报告》，做进一步评估。5.询价：采购部对审查合格的潜在供方发出询价文件，一般包括图纸、技术要求、规格型号、验收标准、样品、数量、大致供货周期等、要求潜在供方在指定时间完成报价，要求潜在供方进行成本清单报价，列明材料成本、人工、管理费用、利润率等。6.报价分析和比价：在收到报价时应仔细分析，对其中的疑问要彻底澄清，而且要求书面方式作为记录；同一采供设备应进行至少三家潜在供方合理性比价，并择优选择。7.价格谈判：在谈判前一定要有准备、设定合理的目标价格；对于小批量设备，谈判核心是交货期，要求其快速反应能力；对于流水线、连续生产的批量设备，核心是价格；但一定要保证供方有合理的利润空间。8.确定备选供方，图纸会签，签订样品提供协议或合同。9.打样及评价：（1）对样品进行检验或测试，并出具检验或测试报告，对其作出初步评价。（2）技术部对样品的合格与否进行判定。（3）样品评价完成，技术部填写《供方样品评审表》，采购部向供方通报评价结论。（4）样品评价结论为不合格者，备选供方应按本公司的整改要求，重新组织送样。对同一设备提供的样品连续3次评价不合格者，取消其备选资格。10.样品承认：技术部对备选供方正式送样样品进行承认并封样；封样样品之一交给备选供方保管，同时备选供方需提交承认样品相关的资料。11.试产：样品评价合格后，备选供方按本公司采购部下达的小批供货计划组织试生产，并按以下条件进行试产：（1）试生产工艺、检验文件及工装、量检具等具备。（2）应提交本公司的综合检具已经本公司质量安全部检测合格。（3）采购设备的测试报告已符合图纸的要求。12.量产前评审：（1）量产前供方文件评审：采购组织相关人员对供方提供文件资料进行评审，并填写《量产前供方文件评审》；1-9项目得分3分，10-26项目满分为5分，合格为3分，设备制造厂70分为合格，代理商50分为合格。序号文件资料名称设备制造厂代理商评价单位1公司概况提交提交采购2经营范围及设备简介提交提交采购3现行组织架构图提交提交采购4设备制造厂调查表提交提交采购5营业执照复印件；提交提交采购6质量认证体系证书复印件提交提交质量7质量体系文件目录清单提交提交质量8主要质量目标及完成情况（一年内）提交提交质量9员工年度培训计划及完成情况提交提交质量10年度内审计划及完成情况提交提交质量11机器设备清单提交-工程12提供设备所涉及的技术标准提交-技术13提供设备的质量控制计划提交-质量14提供设备的工艺流程图提交-技术15提供设备的工艺文件或作业指导书提交-工程16提供设备的质量记录清单提交提交质量17其他文件资料自愿提交自愿提交质量（2）量产前现场评审：采购组织评审小组再次到供方生产现场进行量产前现场评审，主要评审供方的技术文件、原材料的控制与检验、内部加工过程控制、出厂成品质量控制及生产能力保证等方面，并填写《量产前供方现场评审表》。13.合格供方审批：（1）经现场评定，推荐为合格供方，且提交的采购设备批准资料已获批准的，由本公司采购部填写《合格供方审批表》，经质检部、技术部、采购部、财务部会签后，审核后报项目经理批准。（2）供方经项目经理审批通过后，即由采购部列入合格供方名单，并向供方下发准入通知；同时签订设备采购合同或书面协议，详细约定相关采购清单、设备规范或技术要求、验收标准、单价、付款方式、交货方式、质量保证、违约责任等。供方开发步骤A1类供方A2类供方B类供方C类供方供应市场竞争分析√√√√潜在供方初评√√√√潜在供方现场考察√√√签署保密协议√√√询价√√√√报价分析和比价√√√√样品送样及评价√√√√小批试制√√√量产前供方文件评审√√√√量产前现场评审根据情况√√合格供方审批√√√√签署质量保证协议√√√设备采购合同或协议√√√√14.供方撤销：（1）供方在日常供货时未能按本公司原先约定的事项，出现下列情况时将撤销合格供方：1）发生重大设备质量事故。2）经常不能按计划及时交付设备。3）对下达的要货计划无法满足，生产能力跟不上本公司需求。4）供应的设备价格无法与市场竞争，失去优势。（2）撤销不合格供方，由本公司采购部填写《取消合格供方资格审批表》，经质量安全部、技术部会签后报项目部经理批准。（四）供方审核1.供方审核原则：根据《生产企业设备制造厂审核指南》的要求，需要对供方进行定期审核评价，回顾分析其供应的质量、交货能力、服务等，并形成《供方定期审核报告》，作为公司质量管理体系年度自查报告的必要资料；经评估发现供方存在重大缺陷可能影响采购设备质量时，应当终止采购，及时分析已使用的采购设备的风险并采取相应措施；当供方发生影响采购设备质量的重大改变时，公司应对供方进行重新评估，必要时进行供方现场审核；2.供方评价要求：评价供方月度业绩评价√√√√年度业绩评价√√√√年度质量体系稽核根据情况√√3.供方业绩评价：（1）供方业绩评价分为月度业绩评价和年度业绩评价，从质量、交货期和服务满意度三方面进行综合评价，其中质量占50分，交货占30分，服务满意度占20分；1）质量50分：考察供方一次交货合格率：评价供方一次交货合格率评分系数优秀95％≤供方一次交货合格率≤100％1良好85％≤供方一次交货合格率＜95％0.85一般70％≤供方一次交货合格率＜85％0.7不合格＜700.52）交货30分：考察交货及时率：评价交货及时率评分系数优秀95％≤交货及时率≤100％1良好85％≤交货及时率＜95％0.85一般70％≤交货及时率＜85％0.7不合格＜700.53）服务满意度20分：考察交期反馈、投诉处理及时性、退货及时性：评价服务满意度评分系数优秀95％≤服务满意度≤100％1良好85％≤服务满意度＜95％0.85一般70％≤服务满意度＜85％0.7不合格＜700.5（2）评价标准：1）95≤评价≤100为优秀，评分系数为1。2）85％≤评价＜95％为良好，评分系数为0.85。3）70％≤评价＜85％为一般，评分系数为0.7。4）70分以下为不合格，评分系数为0.5。（3）由于交付或质量原因导致生产停线，则本月为不合格，评分系数为0.5。（4）供方月度业绩评价：采购部在每月月初4个工作日内，完成供方月度业绩评价，并填写《供方月度业绩记录表》报运营总监批准。（5）年度业绩评价：采购部通过月度业绩评价汇总分析，对设备制造厂进行年度业绩评价；在每年的第一季度完成供方业绩评价。（6）年度质量体系稽核：质量安全部编制供方年度质量体系稽核计划并实施，考核过程需结合《供方年度质量体系稽核表》对供方质量管理体系的实际运行情况进行打分，对于不符合的情况要求限期整改，提供整改报告。4.本公司可随时对供方进行现场设备质量抽查，供方不得以任何理由拒绝，本公司的质量抽查结果不能代表供方被抽查设备的质量状态，既不能免除供方向本公司及时提供可接收设备的责任，也不能排除其后本公司对所供设备的拒收。5.合格供方分类标准：合格供方分为战略型供方、优先型供方、风险型供方、淘汰型供方以及一般供方，评价方式采取动态和定期管理相结合，具体如下：（1）动态管理：1）新合格供方一律纳入风险型供方管理；新供方在连续5批供货满足要求，纳入优先型供方管理；新供方在连续5批供货未满足要求，纳入淘汰型供方管理。2）优先型供方连续2批供货出现重大质量问题或延迟交货，将纳入风险型供方管理；风险型供方在连续5批供货满足要求后，纳入优先型供方管理。3）风险型供方在连续5批供方不能满足要求时，列入淘汰型供方管理；淘汰型供方在连续5批满足要求时，可转为风险型供方管理。4）优先型供方是不可替代的关键采购设备供方或提供的采购设备可能是唯一的，对公司的存在和发展极为重要且难以更换，或者更换的成本很高，纳入战略型供方管理。（2）定期管理：年度业绩评价和年度质量体系稽核对供方分类的调整要求：1）年度业绩评价为良好以上者取得升级（淘汰型到风险型到优先型）供方资格，年度业绩评价为一般调整成风险型供方管理，年度业绩评价为不合格调整为淘汰型供方管理。2）年度质量体系稽核在80分以上取得升级（淘汰型到风险型到优先型）供方资格；年度质量体系稽核在60-80分的合格供方不做调整；年度质量体系稽核在60分以下的合格供方降级（优先型到风险型到淘汰型）管理。6.对月度业绩考评不合格的供方：（1）将进行观察、警告、降级（优先型到风险型到淘汰型）直至从合格供方名单中撤销。（2）供方必须按本公司限期要求进行纠正，并制定纠正和预防措施。（3）供方的付款延期一个月；如需按期付款，采购需说明原因需申请特别付款。7.对过程控制好、设备质量稳定、服务到位、供货及时的优秀供方，①凡属两家配套的设备，优秀供方所供设备份额可提升到60-80％。②年度优秀供方可以优先付款或付款账期比规定的账期提前一个月付款。（六）记录的要求以上所有供方选择过程和评价过程与结果以及采购设备的检验和验证均需形成记录，相关记录均应按照《记录控制程序》执行存档，以便追溯及查阅。六、供应商清单（一）合格设备制造厂清单合格设备制造厂清单编号：序号设备制造厂名称设备制造厂类别提供设备名称及类别首次列入名单日期评定等级备注（常用/不常用）（二）设备制造厂考察名录设备制造厂考察名录编号：设备制造厂名称注册地注册资金企业性质主要设备设备品牌供货能力联系方式备注（三）设备制造厂基本资料表设备制造厂基本资料表编号：公司名称联系电话公司地址传真号码联系人手机号码E-mail公司性质□制造业□贸易（代理）□其他：□私营企业□合资企业□外资企业□其他：□一般纳税人□小规模纳税人□其他：公司注册资金公司成立日期公司人数生产方式设计能力产能公司主要设备及品牌公司主要客户公司最近两年营业额工厂面积认证体系□ISO9000□ISO14000□UL□其他：工厂员工人数研发人数品质人数设备所用原材料之来源和品牌主要生产/检测设备其他第三节采购实施措施一、询价（一）明确产品采购要求1.根据相关规定及采购方需求确认要求：（1）技术人员或者提出需求人员提出采购要求（包括产品的型号、技术参数、材质等）。（2）提出部门提出电教设备要求，采员购制度采购计划。（3）采购人员整理采购要求，供后续采购提供依据，如有更改及时通知采购部门。（二）做好供应商开发工作1.通过多方信息渠道收集相关供应商的资料，至少寻找3家的供应商；电话或QQ、微信与这些供应商进行初步的沟通：索要相关技术资料、报价表等，必要时可要求寄样品以供我们测试2.初步比较后找相对合适的3家（或以上）作实质性的沟通，通过价格、性能、服务等相关方面的因素形成《寻价格表》，并以此作为选用供应商的依据。3.跟踪样品到货情况。4.各项考察合格后可进行初步合作：打样、小批量采购等。5.初步合作完成作一个评定，确定合格后选取为合格供应商，如仍存在问题要求其限期改善，直至达到我方的标准。二、采购1.采购申请：产品的采购申请由仓库根据最低库存提出申请，经主管部门经理批准后交采购部经理确认签收；采购人员制作采购计划并根据要求进行供应商选择与实施采购。2.采购实施：采购首先选择好合适的供应商并做好产品订单，经采购经理签字确认后传真到供应商并要求供应商制作采购单（购销合同）签章确认后回传，采购人员核对型号、数量、价格、到货日期等，确认无误后再回传到供应商处要求进行生产与发货，采购原件采购人员整理并跟踪合同的到货情况。3.采购跟进：（1）所有采购单（购销单）都应汇总到《采购计划表》上，以便统一管理。（2）采购交期应及时做好采购计划表中的《供应商交货进度表》，以此作为跟进交货和沟通的依据。（3）产品到公司由采购人员签收并及时确认数量与质量，对于不合格产品立即退货。（4）把订单物料入库单交一联到采购部，采购部单核对当天入库单与快递单并记录到汇总表上，以备查询与及时跟进。三、入库1.质检部负责对入库产品检验、管理进行监督检查。产品（含配件）经检验合格后，由检验员签发《产品合格证》并开具《产品入库通知单》，仓储部凭据《产品入库通知单》和产品合格证到库房办理入库手续。库房保管员依据入库产品的名称、规格、数量进行盘点、验收，查看外观质量，并认真核对送货单位提供的产品合格证等手续，指定存放地点，按照要求摆放整齐。不同长度尺寸、不同材质的产品分开码放，标识清楚，不同意混放。库房进账应按实收数量填单进账。2.产品办理完入库后，库房保管员按照《产品入库通知单》上的产品名称、规格和实收数量填写《产品入库实收单》。《产品入库实收单》一式四联：一联库房存根；一联报财务，并随财务报表上转公司财务；另两联由库房保管员报统计，其中一联在上报统计报表时附在其后，一并报项目部，由公司项目部核实存档。3.产品出、入库核算截止日为每月XX日，每月XX日前财务、采购、库房等部门对产品入库、出库及库存产品进行对账和实物盘点，核实状况，对差异状况应及时查明原因并按规定处理。4.每月XX日前，库房保管员汇总当月入库产品的规格、品种和数量后，上报财务、仓储部门；并以公司制定的内部入库价格进行入账处理。5.凡经检验合格并开具了“产品入库通知单”的产品必须及时办理入库手续。四、保管按照“预防为主、消除隐患”的原则，每日对库内进行巡查，指导保管人员做好降温、防潮、通风工作，使库内温湿度符合要求。每月对在库电教设备逐批养护记录，对发现问题的电教设备做暂停销售处理。五、出库保管员按票将电教设备全部集中在发货区交复核员，复核员按发货清单逐一核对品名、规格、数量、批号、有效期、生产厂家、购货单位、销售日期，并检查包装的质量状况后，进行拼箱装车，在出库过程中发现问题报质检部处理。六、配送专职客户经理及时查询采购订单，然后向运输部发出提货、发货指令，运输部按票进行货物分拣、出库拼装打包、发货操作后，按电教设备的运输要求装车专人送货，货到目的地后，客户清点，送货人员搬放到客户指定货位，客户签收回执结束。运输过程中发生问题按公司相关应急预案处理。1.运输时间安排：（1）公司直接安排技术熟练的驾驶员驾驶该运输工具到目的地，有效缩短运输时间。（2）公司安排专职专人负责买方的货物，负责送货上门服务。（3）我方送货人员根据买方的货物情况，根据货物的价值，需办理保险的我方承担保险的相关费用。（4）货物到达地点后，第一时间通知收货人带有效证件进行交货手续。2.到货交付时间安排：到达采购人指定地点后，我公司派出专业技术人员协助采购人产品验收并做好交货验收记录和填写接收单据。3.交付安排：电教设备验收完毕之后，按甲方要求在指定地点存放电教设备，确保电教设备质量及数量符合采购方要求并进行记录。第四节采购质量保障措施一、质量体系审核我公司自成立以来，十分重视对质量体系的建立、监督、检查和评价，保证质量体系得以正常有效地运行和持续改进，有效地确保了公司产品从采购供应、安装、检验与验收、售后服务的全过程的动态控制，严格遵循ISO9001质保证体系，产品按照先进的国际标准进行安装、检验，并秉承“质量第一、服务第一”的宗旨，所有产品层层把关，层层记录，各个质量控制环节记录有据可查，决不让不合格的货物流入下一道工序。公司逐步建立完整的质量体系和运作机制，定期进行审核和评定，以保证质量管理科学运行。1.合理选择质量体系要素要求：（1）遵守质量方针、政策和法规，并根据市场对产品的质量要求合理选择。（2）对产品的适用性、安全性和有效性的保证程度进行考察，结合企业质量体系有效运行的保证程度合理评价。（3）根据公司情况对质量体系结构要素合理取舍。2.质量体系审核范围：（1）组织结构是否合理，应调整的及时调整并保证正常有序运行。（2）工作程序和人员素质。（3）储存管理。（4）经营条件是否符合要求。3.质量体系审核时间及要求：（1）公司每年进行一次审核，于年底12月份进行，特殊情况（如政策变化要求），可及时研究进行。（2）每次审核结果，审核组必须提出书面的整改措施和具体意见。（3）公司应及时研究落实审核组的整改措施和意见，并付诸实施，公司考核组负责跟踪验证实施情况，并详细记录。二、各级质量责任质量责任制两个中心思想：第一是全体员工以高度意识为前提的思想，即质量第一的方针意识；职业道德意识；局部服从全局的意识。第二是以各级部门和人员的工作质量的提高来确保电教设备经营的安全有效和服务质量思想。为落实各级质量责任制，特制定本制度。（一）质检部经理质量管理职责1.组织贯彻本项目质量方针、政策、法规、指令等具体实施工作，正确理解并积极推进质量方针、目标和质量管理体系的正常运行、具体管理质量工作。2.负责组织起草、编制、修改质量管理制度和制度性文件，质量程序文件，并指导、检查、督促实施。3.负责制定质量工作计划，并组织落实。4.定期召开质量分析会，组织开展质量管理活动，及时向质量负责人汇报质量动态和请示重大质量问题处理意见。5.负责对质量目标考核，并牵头组织质量管理制度的检查、考核、记录，对发现的问题制定整改措施，下达整改通知书。6.负责处理用户有关产品质量、工作质量、服务质量问题的来信来访，不定期开展信访、走访和质量查询工作。7.对供应商企业负责审核，负责不合格产品的确认、报损审核、销毁处理工作。8.负责建立健全质量档案；负责规范产品的质量台账、质量记录、统计报表；负责承付款的质量审核签字；严格监控经营全过程的产品质量变化情况；为采购部门选择进货提供质量依据。9.对产品质量、环境质量、服务质量、工作质量具有否决权。（二）采购部经理质量管理职责1.组织贯彻本项目质量方针、目标、规划、计划，负责分解落实到本经营部门的质量指标和任务的落实。对本部门人员、质量管理工作全面负责。2.积极推进质量管理体系在本部门正常运行，建立健全并带头贯彻落实质量责任制和各项质量规章制度。在经营和奖惩中严格实施质量否决权。3.抓好本部门的质量教育，对各人员进行质量意识考核。4.及时掌握经营过程中的质量动态，对产品的进、销、存三大环节要严格把关。发现问题及时与质检部门联系，对重大质量问题改进措施负责实施落实。5.重视客户和投诉处理，发现质量事故及时报告，并本着“三不放过”的原则（即：事故原因不查清不放过；事故责任和员工未受到教育不放过；未有防范措施不放过），并及时分析处理。6.组织好本部门经营过程的各种原始记录工作，保证各种治疗原始凭证、资料的完整性、准确性和可追溯性。7.对经营的产品质量负有直接领导责任。督促本部门人员按期完成产品的进、销、存、售后服务和质量查询等工作。8.积极开动脑筋，学习、学习，再学习，不断增强本部门质量意识，不断提高工作质量，服务质量，通过一个窗口为企业创造一个良好的质量信誉和公司形象。（三）采购员的质量管理职责1.树立质量第一的观念，坚持按需进货，选择采购的原则，把好进货质量关，做到合法经营，对采购的产品质量负责。2.人身审查供货单位的法定资格，考察其履行合同的能力，必要时配合质检到供货方现场进行考察，并签订质量保证协议。3.编制采购计划，填制采购计划审批表，报业务经理、质检部按规定程序审批，经审核审批合格的企业及产品，才能采购签订合同。签订购货合同时必须按规定明确必要的质量条款。4.搞好供应商的审核工作，供货单位必须提供合法的企业资质证明和产品资质证明文件。5.了解供货单位的生产状况、质量状况、及时反馈信息，为有关部门开展有针对性的质量把关提供依据。6.规范建立供货单位档案台账。（四）验收员的质量管理职责1.产品验收时必须按照国家标准、行业标准和产品标准，以及合同规定的质量条款逐批进行验收。对验收的产品质量负责。2.严格按规定的抽样数量、验收方法、合格证以及外观质量和物理性能的检验进行把关。不合格产品一律不得验收入库。3.对验收合格的产品做好记录，并负责打印入库单，验收员在入库单上签字，票、货与保管员办理交接手续。4.对验收发现的不合格产品应填写“验收中发现不合格