留守儿童关爱服务服务项目档案管理办法

第一节相关工作档案整理归档方案 2一、收集文件 2二、范围区分 3三、分年度 4四、分类别 4五、分级别 5六、装订 5七、排列文件 6八、文件编号 6九、编制目录 6十、装盒 7第二节留守儿童相关资料管理办法 7一、档案室管理 7二、收集整理 7三、档案资料管理 8四、接收与保管 9五、管理要求 12第三节档案管理工作规范标准 14一、管理范围 14二、归档规则 14三、档案类别 15四、档案内容 15五、保存时间 16六、归档流程 16七、作废销毁 17第四节项目档案保密措施及方案 17一、加大领导 17二、加强宣传 18三、强化职责 18四、具体措施 19五、注意事项 20第五节档案借阅管理流程规范 20一、借阅管理 20二、借阅流程 21三、借阅归还 21四、其他要求 22第一节相关工作档案整理归档方案一般情况下，归档文件整理大致需要收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。一、收集文件收集文件，就是根据有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清缴、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。收集齐全完整为其基本原则。二、范围区分（一）归档文件材料的范围凡是反映留守儿童关爱工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。1.反映留守儿童关爱工作主要职能活动和基本历史面貌的，对留守儿童关爱工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。2.工作活动中形成的在权益等方面具有凭证价值的文件材料。3.留守儿童关爱工作需要贯彻执行的上级、同级的文件材料；下级报送的重要文件材料。4.其他对留守儿童关爱工作具有查考价值的文件材料。（二）不归档文件材料的范围1.上级机关的文件材料中，普发性不需留守儿童关爱工作办理的文件材料，任免、奖惩非留守儿童关爱工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。2.留守儿童关爱工作文件材料中的重份文件，无参考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，内部互相抄送的文件材料。3.同级的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。4.下级的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。三、分年度分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。现行机关的归档文件整理工作，是按年度分开进行的，不同年度的文件一般不得放在一起归档。（一）一般文件，归入文件制发年度（指文件最后的落款日期）（二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度四、分类别分类别，就是根据留守儿童关爱工作文件的来源、时间、内容和形式上的异同，按照一定的方法，分成若干类别的过程。可分为组织机构分类法和问题分类法。（一）组织机构分类法就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。也就是按照立档单位的内设机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。机关内有几个机构，就设几个类，机构名称，就是类名。（二）问题分类法就是按照全宗内文件材料所记述和反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。五、分级别分级别，就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、留守儿童关爱工作、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。六、装订（一）归档文件应以“件”为单位逐件进行装订。（二）装订时：1.正本在前，定稿在后；2.正文在前，附件在后；3.原件在前，复制件在后；4.收文处理阅办单在前，正式文件在后；5.来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；6.汉文本在前，少数民族文本在后；7.中文本在前，外文本在后（有特殊规定除外）；8.重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，样本在前，定稿在后。（三）装订时，左侧装订，应将“件”内的各页右侧与下侧（底边）对齐。七、排列文件排列文件，就是根据事由或文件形成时间确定全宗内归档文件先后顺序的过程。八、文件编号（一）归档文件编号，指将归档文件在全宗中的位置，标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。（二）归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。项目有全宗号、年度、保管期限、件号、页数、类别名称（机构或问题）等。九、编制目录（一）编制归档文件目录为档案保管、鉴定、检索、统计、编研等工作的开展提供基本条件，对其所列项目应逐项认真准确地填写。（二）要注意的是：1.报表的责任者，应填写填报单位；2.联合发文，责任者只填写主办单位；3.问文与复文作为一件时，责任者只填写复文单位即可；4.文件上没有题名或文件题名不能反映文件实质性内容的，可根据实际情况自拟题名，外加方括号[]填写；5.文件题名中以发文字号代替文件内容的，应据文件内容补充题名。十、装盒装盒，就是将归档文件按照其保管期限和室编件号的顺序依次装入盒内，并填写档案项目等。第二节留守儿童相关资料管理办法一、档案室管理采取系统化、科学化、现代化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案进行严格管理。同时要注意以下问题：（一）库房问题有的档案房简陋、潮湿，致使档案材料因长期受潮发霉而纸张变质、字迹模糊，或是档案遭受虫蛀、鼠咬；（二）人员问题有的档案室无人管理，或是只派些老、弱、病、残应付，这些单位不注意留存档案，也不想利用档案，“只要机器转，什么档案不档案”；（三）管理不科学由于管理不科学，致使鱼龙混杂，玉石不分，用时查找不到，使一些“真材”没有“用武之地”，躺在卷柜“睡大觉”；（四）无视档案重要性不少人不了解档案在整个社会中的重大作用。二、收集整理（一）资料的收集坚持内容真实的原则，根据实际资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大资料的来源渠道。（二）分类整理收集后的所有信息资料，统一由档案管理员整理。整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。1.按照资料本身的内在规律、联系进行科学的分类与保存。2.档案按不同业务性质、编号、造册、编辑，分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能地把其他形式的档案转化为电脑储存，便于查找和调用。3.档案的出室、入室都有严格的规定：出室必须由低保户入户调查中心主任同意，经登记后方可借出；入室时，须由专人进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件，严防文件的流失。4.档案的管理环境做到“三防”，即防火、防潮、防变质。三、档案资料管理（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关档案的规章制度和具体方针政策，建立、健全留守儿童档案工作的规章制度；（二）指导专用文件材料及其声像材料、资料的形成、积累和归档工作；（三）接收统一管理留守儿童档案；（四）收集保管具有永久保存价值的低保户调查档案、资料。四、接收与保管（一）移交、接收与保管要求对归档文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。（二）移交、接收检验1.文件形成单位在移交文件之前，档案保管部门在接收文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。2.检验项目如下：（1）载体有无划痕，是否清洁；（2）有无病毒；（3）核实归档文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；（4）核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；（5）对特殊格式的文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。3.检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档文件移交、接收检验登记表》的相应栏目。4.档案保管部门应按照要求及检验项目对归档文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。（三）移交手续档案保管部门验收合格，完成《归档文件移交、接收检验登记表》的填写、签字、盖章环节。登记表一式2份，一份交文件形成单位，一份由档案保管部门自存。（四）保管要求归档文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：1.归档载体应做防写处理。避免擦、划、触摸破坏记录涂层。2.单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。3.存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。4.环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。5.归档文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。（五）有效性保证1.归档文件的形成单位和档案保管部门每年均应对文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。2.对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。3.对磁性载体上的归档文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。4.档案保管部门应定期将检验结果填入《归档文件管理登记表》。（六）迁移随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档文件进行迁移操作，并填写《归档文件迁移登记表》。（七）利用1.归档文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制文件。2.利用时应使用拷贝件。3.利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或邵门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。4.利用者对归档文件的使用应在权限规定范围之内。（八）归档文件的鉴定销毁1.归档文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。2.属于保密范围的归档文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档文件可进行逻辑删除。（九）统计档案保管部门应及时按年度对归档文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。为使低保户入户调查的工作有序化、规范化，档案建设是重要的一环。目前在硬件投入的基础上，正在进行档案的整理、归档工作。整体想法是：立足于高起点，规范化进行整理和建设。基本设想及工作内容如下：五、管理要求（一）总则1.文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。2.应对文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。3.应明确规定文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档文件的质量。4.归档文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。5.具有永久保存价值的文本或图形形式的文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。6.应保证文件的凭证作用，对只有电子签章的文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。（二）保证文件的真实性、完整性和有效性应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证文件的产生、处理过程符合规范。1.登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等）。2.登记处理过程中的各类操作者（打字者、发文者、收文者、存储管理者等）。3.登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等）。4.登记文件传递、交接过程中的其他标识。（三）保证文件安全的技术措施1.建立对文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。2.设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。3.对文件采用防错漏和防调换的标记。4.对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。5.应建立文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。6.应建立文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。7.文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。第三节档案管理工作规范标准一、管理范围我方在留守儿童关爱工作中产生的，具有保存价值的文件，包括留守儿童关爱材料、磁带、录像带、光碟、磁盘以及留守儿童家庭信息等。二、归档规则（一）归档文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。（二）鉴定1.文件的鉴定工作，应包括对文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。2.归档前应由文件形成单位按照规定的项目对文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档文件移交、接收检验登记表》。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。3.文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。4.文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。三、档案类别按照留守儿童关爱工作的职能、业务特点及档案管理的要求，分成两大类：（一）文书档案主要内容是上级文件、同级文件及各类材料。（二）财务档案主要内容是账目、凭证、票据、报表等。四、档案内容（一）文书档案收集、整理上级单位和本公司文件的正文及底稿，将公司有保存价值的文件刻录光盘（包括纸质档案）；（二）声像档案收集有关工作、活动方面的声像资料包括照片（包括底片）、音像带、磁盘等，分类归档。（三）财会档案账簿、报表、凭证装订成册、编号、存档。（四）科技档案申请、报告、批复、合同、项目服务验收资料等。五、保存时间（一）保存期短的档案及质量记录在必须或作为证明保存期限长档案及质量记录附件时，须将保存期短的档案及质量记录复制并依附在保存期限长的档案及质量记录后，并在保存期限短的档案及质量记录中标识清楚。（二）例如：重大质量事故记录后，应附上事故发生当天的相关部门能证明该事故的值班记录或相关档案及质量记录。（三）档案及质量记录保存期限以封存装册的时间开始起计，封面标识应有明确的保存年限。六、归档流程（一）外部来文的收集接收后，由专人填写收文登记簿，需要办理分文、传递、报送等工作的，由专人负责办理完毕后，每天下班前，把文件按类别、顺序编号输入电子《档案清单》表格后将文件原稿收集至文件盒内备查。（二）内部文件的收集各部门需要上报公司存档的文件（主要包括报表、计划、总结、考核表等）资料由办公室专人收集后，每周星期天之前把文件按类别、顺序编号输入电子《档案清单》表格后将文件原稿收集至文件盒内归卷。七、作废销毁（一）超过保存期限的档案及质量记录在超期达一个月时可申请报废、销毁。（二）档案及质量记录的销毁工作应在办公室的监督下，由资料室人员执行。（三）销毁方式可以为焚烧、碎纸机切碎。（四）需销毁的档案及质量记录严禁在销毁前以任意一种方式复制。（五）严禁任一员工私存需销毁的档案或者档案工作记录。（六）需销毁的档案及质量记录经项目经理审核、批准后执行。第四节项目档案保密措施及方案档案室是机要场所，负责公司文件资料的收发、管理与利用，对公司的经营与发展起着重要的作用。为加强文件资料的管理，特制定项目档案保密措施及方案，档案室采取的保密措施如下：一、加大领导认真履大保守秘密的重要职责，高度重视保密工作，继续把保密工作作为一件大事来抓。坚持保密工作目标管理原则，按照目标管理考核内容进大任务分解并且落到实处，按要求纳入考核内容。认真执大保密工作领导责任制，坚持有分工有协作，尽其职责，共同做好保密工作。二、加强宣传（一）认真宣传贯彻相关法律及《实施办法》等法律法规，及时组织学习中央、省、市有关保密工作文件和指示，特别是加强经科档案工作的保密教育；（二）利用保密工作宣传资料及其他途径扩充保密工作的内容，特别是针对新形势下保密工作的具体情况，突出宣传教育的重点；（三）积极探索宣传教育的新形式，采取多种形式，多种措施，多种方法，特别是加强警示教育力度，把保密教育列入学习内容，同时强化保密工作的宣传教育；（四）进大经常性保密教育，除请专家讲课外，要积极派人参加市保密局举办的会议和保密业务知识培训。通过这些宣传教育措施，努力增强全体干部职工的保密意识和法制观念。（五）结合实际研究制定保密法制宣传教育规划，有计划，有重点，分步骤地开展保密法制宣传教育。三、强化职责（一）强化重点涉密人员管理涉密人员重点抓好要害部门和保密要害部位工作人员的管理。坚持重点涉密人员持证上岗制度，完善涉密人员登记制度。加强对涉密公勤人员的管理，落实管理措施。（二）严格文件收发、传阅程度认真开展规范定密，做好国家秘密动态管理工作。（三）不断完善保密制度根据形势发展需要和要求进一步健全十项保密制度，并不定期地进大严格检查，从制度上保证保密工作的贯彻落实。（四）加强涉密载体管理认真做好涉密载体从制作到销毁各个环节的保密管理工作。（五）强化涉密信息分级保护增强保密技术防范能力。四、具体措施（一）档案资料实行分密级管理；（二）打印、复印、领用文件资料实行严格的审批、登记制度；（三）打印的密级文件用加密码的方式存储；（四）查阅文件资料按权限进行查阅；查阅合同一律查阅抹去印章的复印件；（五）需带档案原件外出办理事务，由档案室人员陪同前往；（六）由档案室统一办理文件资料的用印手续，确保文件资料的及时归档，不泄密；（七）定期对各部门的文件资料进行安全保密检查；五、注意事项（一）不在私人通信中涉及秘密；（二）不用非保密本记录秘密；（三）不在非保密场所谈论秘密；（四）不向无关人员泄露秘密；（五）不用公用电话、明码电报等办理秘密事项；（六）不带秘密载体游览公共场所或探亲访友；（七）加强档案知识的学习，分清文件资料