海尔地产集管理制度 第八部分、采购管理制度

第八部分、采购管理制

度

一、采购信息管理作业指引...............399

二、工程项目采购方式作业指...........403

三、工程项目采贝勾管理程序.................422

四、工程项目采购合同管理程序.........432

五、工程项目采购合同交底作业指引....441

六、工程项目采购合同履约情况检查作业指

引........................................448

七、工程项目分层采购作业指引.........454

八、工程项目供方管理程序.............458

九、工程项目供方评估作业指引.........466

十、工程项目供方资质预审作业指引……….488

十一、设备材料管理作业指引..........497

一、采购信息管理作业指引

编制人编制日期

审核人签发人

修订记录

日期修订状修改内容修改人审核人签发人

态

1、目的

加强采购信息管理，明确采购信息的保密级别、内容、范围等管理要求，

以更好地执行集团信息保密制度，进而维护公司的商业利益。

2、适用范围

集团及下属公司。

3、术语和定义

3.1采购信息：在采购过程中产生的所有信息，包括通过任何方式储存和传播

的信息，包括但不限于：电子信息、书面信息、通过口头传播的信息等。

3.2采购系统公开信息：已对外公开披露或已经相关授权人员确定可对外公布

披露的信息称为采购系统公开信息，首次披露须由公司组织进行。

3.3采购系统保密信息：除公开信息外，采购系统内所有信息都称为保密信息。

4、职责

4.1集团成本管理中心

负责《采购信息管理规定》的制定、修订、解释。

4.2集团总裁办公室

是采购信息保密工作的IT技术实现部门，负责对采购信息保密工作提供技

术支持。

4.3集团审计法务中心

负责《采购信息管理规定》执行情况的监控、检查。

5、工作内容

5.1保密信息的级别、内容及范围

保密信息根据其保密程度从低到高分为三个级别：内部公开、机密、绝密。

5.1.1内部公开

5.1.1.1内部公开信息是指采购系统内的一般信息，是可在集团范围内公开颁

布、阅知的信息。

5.1.1.2内部公开信息包括：以公司名义发出有关合约采购的制度要求、通知

通报、人事任免、采购人员名录、涉及采购内容的综合会议纪要等信息。

5.1.1.3内部公开信息阅知范围：集团全体。

5.1.2机密

5.1.2.1机密信息是指需要明确限定其阅知范围，且这一范围根据职能线条、

地域、职员层级等通用标准划分的保密信息。

5.1.2.2机密信息包括：项目采购计划、采购专项业务会议纪要、采购工作计

划与总结、集团及下属公司采购月报、采购合同台帐、招标文件、供方信息等。

5.1.2.3机密信息阅知范围：集团高管、集团成本管理中心、财务管理中心、

相关部门负责人及相关业务经办人、下属公司负责人及相关采购业务经办部门

分管负责人和经办人、集团审计法务中心。经集团分管领导审批后，可根据信

息内容增加相关人员的阅知权限。

5.1.3绝密

5.1.3.1绝密信息是指涉及到公司成败或重大利益的关键信息，其受限阅知范

围一般根据信息的具体内容来确定，通常需要准确到具体的个人或职位。

5.1.3.2绝密信息包括：投标文件、评'定标文件、合同信息（协议、合同）、

企业技术标准等信息。

5.1.3.3绝密信息阅知范围：集团招标采购领导小组、招标采购工作小组、评

标小组成员、集团成本管理中心等相关部门负责人及相关业务经办人、下属公

司负责人及相关采购业务经办部门分管负责人和经办人、集团审计法务中心。

经集团分管领导审批后，可根据信息内容增加相关人员的阅知权限。

5.2管理要求

5.2.1招标过程管理

5.2.1.1招标、评标、定标过程中，除各招标采购相关人员外，其他人无权查

看有关标书等的任何信息。

5.2.1.2招标采购过程中，所有与招标采购工作相关的人员不得私自向非授权

人透漏有关招标采购的信息，更不得引导投标单位如何中标。

5.2.1.3对于已开标未做评标的标书，除与招标采购工作相关的人员外其他人

无权查阅投标文件，所有与招标采购工作相关的人员不得私自向非授权人员透

漏投标信息。

5.2.1.4定标过程中，所有与招标采购工作相关的人员不得向他人透漏意向定

标供方等任何定标信息。

5.2.2合同信息管理

5.2.2.1合同信息包括合同文本，特别是产品价格、运输价格、安装价格，还包

括产品所对应的型号、规格、数量等信息。

5.2.2.2价格信息除采购、成本人员及相关负责人外，其他人无权查看，如遇

特殊情况需报集团分管领导或下属公司分管负责人审批。

5.2.2.3合作伙伴有义务对协议信息保密，如发现合作方泄密的，可追究其相

关责任。

5.2.3供方信息管理

5.2.3.1供方信息包括供方公司信息、供应产品或提供的服务、联系方式、合

作情况等信息。

5.2.3.2凡有权查阅合格和试用供方信息人员，应严守信息，确保不向外传播。

5.2.3.3非授权人如需查阅合格或试用供方信息，需报集团合约采购分管领导

工程项目采购方式作业指引

审批。

5.3其它

5.3.1公司员工都应该理解并承诺遵守信息保密制度的相关规定、主动避免获

知非授权的信息。

5.3.2采购保密信息的标注、保存、借阅、打印、复制、分发传递、销毁、监

控和失密情况的处理，按集团信息保密制度的相关规定执行。

5.3.3本规定自发布之日起实施。

6、支持性文件

无

7、相关记录及表格

无

编制人编制日期

审核人签发人

修订记录

日期修订状修改内容修改人审核人签发人

态

1.目的

规范工程项目采购方式的选择方法及采购作业程序，提高采购效率，降低采购成本。

2.适用范围

集团及下属公司工程项目采购。

3.术语和定义

3.1工程项目采购：指项目工程实施过程中的咨询服务、工程施工、设备材料等方面

的采购，包括但不限于有关设计、施工监理、招标代理、造价咨询、策划、营销代理、

物业管理委托；建筑、安装施工；电梯、空调、石材、门窗、洁具等的采购。

3.2采购方式：指各项采购业务采用的操作方式，包括战略采购、招标采购、直接采

购。

3.3战略采购：指采购方出于提高质量、降低成本、增加效率等目的，与若干家战略

供方伙伴签署协议，约定提供产品及服务范围等，在一定时期和数量范围内直接向其

进行的采购。

3.4招标采购：是由招标人（采购方）发出采购招标公告或通知，邀请投标人（潜在

供应商）前来投标，最后由招标人通过对投标人所提出的价格、质量、交货期限、技

术水平和财务状况等各种因素进行综合比较分析，确定其中最合适的投标人作为中标

人，并与其签订合同的过程。包括公开招标、邀请招标、议标。

3.5直接采购：由于某些特殊情况无法或不适宜通过招标方式而采取直接商谈或询价

来确定供应商的采购方式。

4.职责

4.1主办部门/下属公司

4.1.1经办集团授权范围内的采购；

4.1.2在《项目采购需求计划》内提出每项采购的采购方式；

4.1.3负责提出采购方式的变更申请；

4.1.4组织或参加招标采购工作小组开展相关采购工作。

4.2工程管理中心/研发设计中心/其他相关业务部门

4.2.1配合主办部门/下属公司编制《项目采购需求计划》；

《项目采购管控表》中有关技术标准完成时间和进度安排等内容，并提出相关专业意

见;

4.3成本管理中心

4.3.1就主办部门/下属公司编制《项目采购需求计划》，提供目标成本管理支持；

4.3.2审核《项目采购管控表》中有关目标成本等内容，并提出相关专业意见；

4.3.3负责审核与工程项目采购相关的商务方面的内容；

4.3.4为集中采购的主办部门；

4.3.5负责审核《项目采购需求计划》中的“采购方式”等内容，编制《项目采购管

控表》并确定工程项目采购的具体采购方式等，报招标采购领导小组或集团

领导审批；

4.3.6负责采购方式变更申请的审核；

4.3.7牵头组织招标采购工作小组并开展相应的集中采购工作，协调、参与技术标和

商务标评标工作。

4.4招标采购领导小组/集团领导

4.4.1负责采购方式的审批；

4.4.2负责采购方式变更申请的审批。

5.工作要求

5.1采购方式的确定

5.1.1招标采购，包括公开招标、邀请招标和议标，是工程项目采购的主要和最基本

的采购方式；直接采购属严格控制的采购方式；战略采购由集团成本管理中心统一组

织落实，各业务部门和下属公司配合实施。

5.1.2下属公司报送《项目采购需求计划》时针对每项采购内容，在“采购方式”栏

内须填写公开招标、邀请招标、议标或直接采购的建议。

5.1.3成本管理中心针对报送的《项目采购需求计划》，依据集团采购管理制度并结

合工程项目采购工作的具体情况，编制《项目采购管控表》，表中注明每项采购内容的

“采购方式”，包括战略采购、公开招标、邀请招标、议标和直接采购，报招标采购领

导小组或集团领导审批后下达实施。

5.2采购方式的变更

5.2.1采购方式由公开招标、邀请招标、议标到直接采购的依次变更，提出部门或下

属公司需填写《采购事项变更审批表》，报送成本管理中心。反之，逆顺序的采购方式

变更无需提出变更申请。

5.2.2成本管理中心对报送的《采购事项变更审批表》发表审核意见后，报招标采购

领导小组或集团领导审批。成本管理中心将《采购事项变更审批表》上报审批之前，

应与变更提出部门或下属公司充分沟通，保证变更的必要性。

5.2.3采购方式的变更经招标采购领导小组或集团领导批准后方可实施。

5.3采购方式的实施

5.3.1战略采购

5.3.1.1成本管理中心可以根据集团整体采购需求，向招标采购领导小组或集团领导

申报战略采购审批事项，将部分咨询服务、工程施工和设备材料采购采用战略采购方

式。

5.3.1.2战略采购申请事项经招标采购领导小组或集团领导批准后，成本管理中心根

据《工程项目供方资质预审作业指引》对供方进行筛选，确定拟邀请的供方，报招标

采购领导小组或集团领导审定。

5.3.1.3拟邀请的战略采购供方经集团审定后，成本管理中心组织相关部门与战略采

购供方进行谈判确定合作内容及条件等，并拟订《战略采购协议》。

5.3.1.4《战略采购协议》由成本管理中心按公司《合同管理制度》组织审核会签，并

上报招标采购领导小组或集团领导审批后签署并实施。

5.3.2招标采购

a）按照《项目采购实施总计划》的时间节点要求，下属公司汇同集团相关业务部门提

供集中采购所需图纸、技术标准等报送成本管理中心；

b）成本管理中心依据经批准的《项目采购管控表》所明确的目标成本及招标采购所需

的经下属公司和相关业务部门确认的图纸技术标准等资料，牵头组建某项采购的招

标采购工作小组，并协调组建相应的评标小组，开展具体的招标采购工作。

c）成本管理中心、招标采购工作小组收集供方资料及《合格供方名录》、《试用供方名

录》，推荐三家以上供方作为邀请投标或议标单位，选择入围单位。多标段同时发标

时，应该合理划分标段，一个标段不得少于3家投标单位。填写《招标采购入围单

位审批表》后，报招标采购领导小组或集团领导审批。

d）成本管理中心组组织编制集中采购招标文件、评标办法、填写《招标采购文件审核

会签单》并附上招标文件文本及与其有关的资料，组织相关部门审核会签，会签修

改完善后，填报《招标采购文件审批表》供集团招标采购领导小组或集团领导审批。

评标办法视具体情况可不经审核会签直接上报集团招标采购领导小组或集团领导审

批。

e）招标文件及投标人资格经审批通过后方可实施招标，招标文件和入围单位一旦批准

将成为本次招标的约束性文件，不得随意变更。

a）招标采购工作小组根据招标工作进度要求的时间，邀请投标单位参加招标文件发布

会，发标时须办理《招标文件领取签收单》，为了保证投标单位履行其投标承诺，原

则上发标要收取一定的投标保证金。

b）招标答疑由招标采购工作小组组织，相关业务部门参加。一般情况下，应要求投标

单位提出书面疑问，招标答疑要做好准备工作及相关记录，整理好作为招标文件的

附件发给所有投标单位，同时由成本管理中心留存。

c）如有必要组织现场踏勘的，集中采购由成本管理中心/招标采购工作小组牵头，项目

公司负责现场组织、相关业务部门参加。

d）招标采购工作小组按照招标文件规定的时间接受投标文件，相关各方人员在《投标文

件交收记录表》上签字。投标书开标后，开标参加人员在《投标书开标记录》上签

字确认。

e）评标按技术标和商务标分别进行，技术标由业务主办部门牵头，成本管理中心及下

属公司等相关部门参加，必要时邀请社会专家参加；商务标评标由成本管理中心牵

头组织，成本管理中心参加，必要时可请投资监理参与；技术评标小组和商务评标

小组依据投标人投标情况分别进行对比分析，并严格依据“评标办法”对投标人评

标，并分别提交“技术评标报告”和“商务评标报告”给招标采购工作小组。

f）对投标文件中不明确、互相矛盾等问题，招标采购工作小组应及时组织询标，发出

询标函，要求投标单位在规定的时间内以书面形式澄清有关问题。

g）招标采购工作小组根据“技术评标报告”、“商务评标报告”及“投标书”编写“评

标工作报告”，提出推荐中标单位意见，报招标采购领导小组或集团领导审批。

h）推荐中标人经审批通过后，方可定标，中标单位应满足招标文件的实质性要求，对

合同条件的细节问题在双方同意的情况下可以修改，在最终确认后，由主办部门/

下属公司以招标单位的名义向中标单位发出中标通知书，同时知会未中标人。

i）上述过程中与投标方的所有谈判均必须有两人以上在场，并填写《招标采购事项约

谈记录》。

j）下列情况不应确定中标单位，应作为废标，必须重新招标:

□投标单位相互串通投标；

□投标单位向招标小组、评标小组成员行贿，废除该标后不足三家；

□投标单位以他人名义投标或以其他方式弄虚作假，废除该标后不足三家；

□开标后若各标价皆高出预期且不在合理报价范围之内；

□其他应作废标处理的情况。

招标采购工作小组应根据上述情况填写《废标审批表》，经过审批后宣布原招标为

废标，向所有投标人发出《废标通知书》。

主办部门/招标采购小组按照《工程项目采购合同管理程序》和海尔地产（集团）

有限公司《合同管理制度》进行合同洽谈的组织、合同拟定、合同审批和合同签订。

对于必须进行公开招标的采购事项，应按政府有关公开招投标管理的相关规定办

理。

5.3.3直接采购

5.3.4下属公司主办的招标采购、直接采购参照本作业指引制定相应制度实施。

6.支持性文件

6.1《工程项目采购管理程序》

6.2《工程项目供方资质预审作业指引》

6.2《工程项目采购合同管理程序》

6.3《合同管理制度》

6.4《招标采购管理办法》

7.相关记录及表单格

7.1《采购事项变更审批表》

7.2《招标采购小组、评标小组人员组成名单推荐确认表》

7.3《投标入围单位审批表》

7.4《招标采购文件审核会签单》

7.5《招标采购文件审批表》

7.6《招标文件领取签收单》

7.7《投标文件交收记录表》

7.8《废标审批表》

7.9《招标采购事项约谈记录》

7.10《直接采购审批表》

项目采购需求计划

公司名称：___________________

项目名称：___________________

目标成本计划计划

使

技术标招进

序采购分采购方面积或数用

招标采购内容准确定单位名标场备注

号类式量部单价总价

时间称日日

位

期期

问

题

及

建

议

编制：审核:

日期：年月日

注：（1）采购分类是指：咨询服务类：甲方委托；工程施工类：施工总承包、指定分包、专业承包；设备材料类：甲供、

甲定乙供。

(2)采购方式是指：战略采购、公开招标、邀请招标、议标、直接采购。

_____________________项目采购管控表

计划图纸提交、目标成本

序采购分采购方采购分开始时完成时

采购内容进场技术要求确单价单位总备注

号类式层间间

时间定时间名称价

项目公司：研发设计中心：工程管理中心：成本管理中心：

成本管理中心：

集团领导：

注：（1）采购分类是指：咨询服务类：甲方委托；工程施工类：施工总承包、指定分包、专业承包；设备材料类：甲

供、甲定乙供。

(2)采购方式是指：战略采购、公开招标、邀请招标、议标、直接采购。

(3)采购分层是指：集中采购、授权采购、分散采购。

采购事项变更审批表

采购内容

变更事项

主办部门/单位经办人

变更原因：

主办部门/单位负责人：

年月日

成本管理中心意见

年月日

分管领导意见

年月日

总裁意见

年月日

董事长意见

年月日

招标采购工作小组、评标小组组成人员推荐确认表

项目名称招标采购内容

主办部门经办人

推荐要求

经办人：

负责人：

年月日

推荐名单

小组名称

研发设计中工程管理中成本管理中成本管理中

项目公司

心心心心

招标采购工

作小组

技术标评标

小组

商务标评标

小组

推荐部门/

单位负责人

（签名）

年月日年月日年月日年月日年月日年月日

招标采购入围单位审批表

项目名称发包类别

序号单位名称资质

拟

邀

请

投

标

单

位

招标采购

工作小组

意见

招标采购工作小组成员（签名）：

年月日

成本管理

中心意见

年月日

招标采购

领导小组/

集团领导

意见

年月H

招标采购文件审核会签单

说明：1、会签部门在会签意见前，应主动与主办部门沟通，了解实际情况。

2、《项目采购管控表》审核意见，请写在会签单上，待成本管理中心协调处

理好后，再通知各相关部门负责人在管控表上签字。

项目名称

文件名称

部门

主办部门经办人

负责人

待审文件简述

请在此日前返

审核会签部门

还主办部门

审核会签意见：

会签部门负责人签名：

年月日

招标采购文件审批表

项目名称

文件名称

主办部门经办人

已会签部门

会签意见汇总及主

办部门意见

部门负责人签名：

年月日

审计法务中心

审核意见签名：

年月日

分管领导意见

签名：

年月日

财务管理中心

意见签名：

年月日

总裁意见

签名：

年月日

董事长意见

签名：

年月H

招标文件领取签收单

招标文件名称:领取地点：日期:年月日

联系方式

序号单位名称领取人（签名）

电话地址传真电子邮箱

投标文件交收记录表

投标文件名称:交收地点：日期：年月

H

序送交人联系方式

单位名称送交人（签名）接收人（签名）

号电话地址传真

废标审批表

招标采购项目

开标时间评标时间

投标单位开标、评才际情况

招标采购工作小组成员（签名）：

年月日

拟废标、重新招标

采购原因说明

成本管理中心意见

成本管理中心负责人：

年月日

招标采购领导小组

意见

年月日

招标采购事项约谈记录

约谈事项

约谈地点时间

约谈单位及参

加人员

约谈内容:

会签

海尔地产（集团）有限公司直接采购审批表

说明：1、公司采购一般均应选择招标采购方式，直接采购属严格控制

的方式。若申请直接采购，主办部门须说明清楚其原因；

2、申请直接采购应附上采购合作单位的营业执照、企业介绍、

以往业绩以及报价合理性说明等材料；

3、工程项目直接采购由成本管理中心审核采购金额合理性及与

目标成本符合性等，并发表意见；非工程项目直接采购由财务管

理中心审核采购金额合理性及与预算符合性等，并发表意见。

经办

项目名称：

人

采购类别：工程项目采购非工

程项目采购

甲方:

乙方:

合同价:

主中

采

办请

购

部直

原

门接经办人：部门负

因责人：

务

管

理

中

心

思

见部门负责人：

成

本

管

理

中

心部门负责人：

三、工程项目采购管理程序

思

见

分管领导

意见

总裁/董事长

批示

编制人编制日期

审核人签发人

修订记录

日期修订状修改内容修改人审核人签发人

态

1.目的

确保在规定的工程项目采购成本控制指标下，采购的工程项目服务、工程及货

物符合规定的采购要求。

2.适用范围

集团及区域公司工程项目采购。

3.术语和定义

3.1采购：企业通过购买、租赁或其它合法手段获得所需的服务、工程及货物的行

为。

3.2工程项目采购：指项目工程实施过程中的咨询服务、工程施工、设备材料等的

采购，包括但不限于有关设计、施工监理、招标代理、造价咨询、策划、营销

代理、物业管理委托；建筑、安装施工；电梯、空调、石材、门窗、洁具等的

采购。

3.3招标采购领导小组：是集团采购的决策机构及各种采购工作成果的最终审批

机构；由集团领导任组长、副组长，成员由集团相关领导、成本管理中心负责

人、及其他相关部门负责人组成。

3.4招标采购工作小组：具体负责招标采购工作，接受招标采购领导小组领导。

集团成本管理中心负责牵头，由其他相关业务部门及区域公司相关人员组成。

4.职责

4.1区域公司

4.1.1负责编报《项目采购需求计划》；

4.1.2负责确定咨询服务、工程施工、设备材料等计划进场时间；

4.1.3负责与研发设计中心、工程管理中心等部门沟通协调，提供工程项目采购所

需图纸及设计标准、技术参数等；

4.1.4负责与成本管理中心沟通、协调，填报工程项目采购目标成本；

4.1.5负责制订工程项目授权采购和分散采购实施计划；

4.1.6负责工程项目授权采购、分散采购作业；

4.1.7负责工程项目采购合同履行。

4.2招标采购工作小组

4.2.1负责编制《项目采购管控表》和《项目集中采购实施计划》；

4.2.2负责汇总编制《项目采购实施总计划》；

4.2.3负责集团集中采购作业；

4.2.4负责对区域公司授权采购操作过程关键环节的管控以及对区域公司分散采

购工作的事后备案检查。

4.3成本管理中心

4.3.1审核《项目采购管控表》中有关目标成本等内容，并提出相关专业意见；

4.3.2负责审核工程项目集中采购过程中的商务事项；

4.3.3负责组织商务标评标。

4.3.4负责组织各部门进行招标工作。

4.4工程管理中心/研发设计中心/其他相关业务部门

4.4.1审核《项目采购管控表》中有关技术标准完成时间和工程进度等内容，并提

出相关专业意见；

4.4.2根据采购工作计划，配合成本管理中心工作；

4.4.3负责提供或审核工程项目集中采购过程中涉及设计标准、技术参数及工程管

理等方面的业务事项；

4.4.4参与招标采购工作小组工作，负责组织技术标评标。

4.5集团领导/招标采购领导小组

4.5.1负责审批《项目采购管控表》；

4.5.2负责由成本管理中心及集团其他业务部门主办的采购作业成果的审批；

4.5.3负责采购事项的授权。

5.工作程序

5.1采购计划的编制和申报

5.1.1工程管理中心/研发设计中心/其他相关业务部门向区域公司提供工程项目

采购技术标准和技术要求。

5.1.2区域公司根据集团下达的目标成本，分解并提供工程项目采购目标成本。

5.1.3区域公司根据《项目综合开发计划》编制并申报《项目采购需求计划》。营

销、策划业务《项目采购需求计划》分别由集团营销企划中心、投资发展中

心编制并申报。

5.1.4根据《项目采购需求计划》及《工程项目分层采购作业指引》中所确定的集

中采购、授权采购、分散采购的划分原则编制《项目采购管控表》。

5.1.5《项目采购管控表》经区域公司、工程管理中心、研发设计中心或其他相关

业务部门及成本管理中心负责人审核会签后报招标采购领导小组或集团领

导审批后实施。

5.1.6招标采购领导小组或集团领导批准下达《项目采购管控表》后10个工作日

内，成本管理中心制订《项目集中采购实施计划》，区域公司制订《项目授

权、分散采购实施计划》并报集团成本管理中心，成本管理中心在收到区域

公司编制的《项目授权、分散采购实施计划》后10个工作日内汇总编制《项

目采购实施总计划》，发送区域公司和集团相关部门。

5.2采购过程

5.2.1集中采购：

集中采购分战略采购、招标采购、直接采购三种方式。

a）区域公司和集团相关部门提供采购用图纸等技术标准、技术要求文件以及每项采

购的目标成本。

b）战略采购、直接采购，成本管理中心按照《工程项目采购方式作业指引》组织采

购工作；招标采购，分公开招标、邀请招标、议标，成本管理中心按照《招标采购

管理办法》、《工程项目采购方式作业指引》组织采购工作。

c）在集中采购的各个重要环节，如招标文件审核、入围单位推荐、评标工作、合同

文本审核，区域公司均需参与。工程管理中心/研发设计中心/其他相关业务部门提

供技术支持，参加招标采购工作小组并牵头负责组织技术标评标工作，成本管理中

心提供成本管理支持，负责组织进行总体招标工作，并组织进行商务标评标工作。

d）工程项目采购阶段性成果及合同签署，决策及批准权限属于集团招标采购领导小

组和集团领导。

e）集中采购事项完成后，主办部门经办人在10个工作日内需将采购文件资料整理

完毕并填制《采购归档资料目录》后办理移交手续。

5.2.2授权采购

授权采购分招标采购和直接采购。由区域公司依据采购管理制度负责组织采购

工作，采购过程中的主要环节，如入围单位选择（包括供方资质预审文件、考察报

告、营业执照、资质证书、工程业绩等）、招标文件、评标办法、评标定标报告、

合同文本，在最终确定或签订前以电子文本形式须报集团成本管理中心审核。集团

成本管理中心收到上述招标采购文件资料后，可视具体情况直接审核，直接审核后

将审核意见以《授权采购文件审核单》的形式反馈区域公司；或视具体情况请集团

相关业务部门会审，并将会审意见归纳汇总后，以《授权采购文件审核单》的形式

回复区域公司。采购工作结束后须将最终签订的采购合同电子文本和合同（协议）

台帐上报成本管理中心备案。

5.2.3分散采购

分散采购分为招标采购和直接采购。由区域公司依据采购管理制度自行组织采

购工作，采购工作结束后须将最终签订的采购合同电子文本和《合同（协议）台帐》

报成本管理中心备案，成本管理中心定期或不定期检查。

6支持性文件

6.1《工程项目分层采购作业指引》

6.2《工程项目采购方式作业指引》

6.3《招标采购管理办法》

7相关记录及表格

7.1《项目采购需求计划》

7.2《项目采购管控表》

7.3《项目采购实施计划》

7.4《授权采购文件审核表》

7.5采《购归档资料目录》

项目采购需求计划

公司名称：___________________

项目名称：___________________

使目标成本

技术标计划招计划进

序采购分采购方面积或数用

招标采购内容准确定单位名标日场日备注

号娄式量；部单价总价

时间称期期

位

问

题

及

建

议

编制：审核:

年月日

注：(1)采购分类是指：咨询服务类：甲方委托;工程施工类:施工总承包、指定分包、专业承包；设备材料类：甲供、甲定乙供

(2)采购方式是指：战略采购、公开招标、邀请招标、议标、直接采购。

_____________________项目采购管控表

图纸提交、技目标成本

序计划进采购分采购方采购分开始时完成时

采购内容术要求确定单价单位名总价备注

号场时间类式层闻间

时间称

区域公司：研发设计中心：工程管理中心：成本管理中心：

集团领导：

注：(1)采购分类是指：咨询服务类：甲方委托；工程施工类：施工总承包、指定分包、专业承包；设备材料类：甲供、甲定

乙供。

(2)采购方式是指：战略采购、公开招标、邀请招标、议标、直接采购。

(3)采购分层是指：集中采购、授权采购、分散采购。

____________________项目采购实施计划

年

月月月月月月月

序号任务名称（示例）计划工期计划开始时间计划完成时间附注

一授权采购

1XXXXXX采购：

1.1准备招标文件（包括评标办法）

1.2入围单位选择

1.3发标

1.4回标

1.5评标、定标

1.6合同审核、签约

二分散采购

1

1.1

1.2

1.3

1.4

编制：审核:日期:

编制说明：

1、“任务名称”按集中采购、授权采购、分散采购归类填写；

2、每项采购任务，建议填列不超过6个节点的内容（详见示例）；

3、计划工期为日历天数；

4、右边时间分格，以横道图表示；

5、有条件的尽可能用project软件编制，尚不具备条件的可用Excel软件制作。

授权采购文件审核单

编号:

项目名称

文件名称

文件收到日期审核经办人

审核意见：

成本管理中心：

经办人：

负责人：

年月日

项目采购归档资料目录

编号:

题名日期页数备注

经办人:完卷时间：年月日

审核人:审核时间：年月日

接受人:移交时间：年月日

、工程项目采购合同管理程序

编制人编制日期

审核人签发人

修订记录

日期修订状修改内容修改人审核人签发人

态

5.目的

通过对工程项目采购合同的订立、履行、变更和转让、解除、保管程序的规定，维

护公司利益，减少法律风险。

6.适用范围

集团工程项目采购合同的全过程管理。

7.术语和定义

3.1工程项目采购合同：指项目工程实施过程中，签订的咨询服务、工程施工、设

备材料等方面的合同，包括但不限于有关设计、施工监理、招标代理、造价咨询、

策划、营销代理、物业管理委托；建筑、安装施工；电梯、空调、石材、门窗、洁

具等方面的合同。

3.2集中采购：由集团成本管理中心牵头组织开展采购及其相关工作，并进行统一

管理的采购。

3.3分散采购：由区域公司自行牵头组织开展的采购，采购工作完毕后，报送已签

合同电子文本和合同（协议）台帐给集团成本管理中心，成本管理中心定期或不定

期地进行检查。

8.职责

4.1合同主办部门/区域公司

4.3.4经办集团授权范围内的合同；

4.3.5合同编号并建立合同台帐；

4.3.6负责合同交底或合同履行。

4.4研发设计中心

4.4.1负责规划设计、建筑方案设计合同的审核；

4.4.2参与规划设计、建筑方案设计合同的履约检查。

4.5工程管理中心

4.5.1负责合同中有关扩初、施工图设计以及工程、设备、材料等技术标准审核；

4.5.2负责合同中有关工程项目管理条款的审核；

4.5.3参与相关合同的履约检查。

4.4财务管理中心

4.4.1提出我方签约单位的建议；

4.4.2负责合同中与财务管理相关条款的审核。

4.5审计法务中心

4.5.1负责合同的法律审核；

4.5.2组织或参与合同索赔。

4.6成本管理中心

4.6.1为集中采购合同的主办部门，负责经办集中采购合同并进行合同交底；

4.6.2负责组织编制和完善采购合约标准文本；

4.6.3负责建立采购合约标准文本库，供主办部门、区域公司使用；

4.6.4负责组织集中采购合同审核；

4.6.5负责组织工程项目采购合同履约情况检查。

4.6.6负责合同中商务条款的审核；

4.6.7参与相关合同的履约检查。

4.7其它业务部门

4.7.1其它相关业务审核；

4.7.2配合工程项目采购合同履约检查。

4.8集团领导

4.8.1负责合同审批；

9.工作程序

5.1合同标准文本库的建立

5.1.1成本管理中心组织编写工程项目采购标准合同文本，编写完成并经相关部门

审核会签后与《采购合约标准文本审批表》一并交总裁办公室流转审批。

5.1.3成本管理中心根据审核会签意见对合同标准文本进行修订，修订完成的标准

合同文本经审核通过后报集团总裁、董事长批准生效，集团各部门及区域公司应予

采用。

5.1.6根据合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论，合同标准文本应

持续改进。集团各部门及区域公司均可提出修改意见，按照上述规定的程序进行修

改。

5.2集中采购

a）除标准合同外的非标准类合同由经办人员负责草拟，已制订并实施合同标准文本

的，应采用标准文本。

b）采用合同标准文本的，经双方协商，可以对标准条款进行修改，也可增加补充条

款。

c）工程施工合同标准文本内容应尽量采用FIDIC条款模式，内容分为协议条款、通

用条款、补充条款和附件，其中协议条款根据具体业务、对象不同而定，通用条款

适用于所有的同类合同，补充条款则由经办人在具体经办合同时补充加入协议条款

和通用条款中未尽事宜。

d）政府有关部门有强制性规定的，可采用所要求的合同文本；尚未制定或不宜采用

标准合同文本的业务，应参照以往的合同或最相类似的标准合同文本另行拟定合

同。

e）由区域公司签约的集中采购合同，主办部门在合同草拟阶段原则上应征询区域公

司意见。

a）与供方商谈一致后，经办人员按照合同审批的要求，将草拟好的合同报部门负责

人核准，然后与《合同审核会签单》一并送相关部门审核，各审核人应在各自的职

权范围内对合同提出书面修改意见，经办人根据修改意见整理出最终的合同文本并

附上《合同审核会签单》，与《合同审批表》一并交总裁办公室流转审批。

b）如审核部门对合同提出合理的修改意见，主办部门必须重新组织与供方的洽商，

必要时各意见提出部门均应参加洽商，双方取得一致后进行修改。

c）不同性质、类别和内容的合同，审核程序可以有差异，除专门授权以外的工程项

目采购非标准合同及标准合同修改条款均需有成本管理中心和审计法务中心审核；

所有涉及工程项目集中采购合同均需有成本管理中心和财务管理中心审核。

d）合同经各部门会签审核后，报集团领导审批。

a）拟定的合同必须经过审批之后方可签署。

b）总裁办公室负责办理合同签章手续。

c）合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章。

d）合同一般应由双方同时签字盖章；不能同时签字盖章的，应尽量避免我方先行签

字盖章；对方签字盖章应在我方报批审核程序结束之后进行。

e）法律、法规规定合同应当办理批准、登记等手续生效的，或者需要登记备案的，

经办人员应当及时办理有关手续。

f）主办部门在合同签署后应及时在部门的《合同台帐登记表》内登记。

5.2.2.2合同订立之后，主办部门与经办人员负责对合同的履行进行跟踪；财务管

理中心负责对合同的收、付款内容进行监督；审计法务中心等其他部门应对合同的

履行给予必要的协助。

5.2.2.3合同履行过程中或履行完毕后，由成本管理中心牵头组织工程管理中心、

等部门根据《工程项目采购合同履约情况检查作业指引》对合同执行情况进行检查。

5.2.2.4在合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，经

办人员须及时向部门负责人报告并知会审计法务中心，主办部门不能与对方协商解

决的，应及时报审计法务中心，由审计法务中心请示主管领导决定依法采取何种措

施。

5.2.2.5合同履行过程中，需要对来往函件或者单据进行签字的，应报部门负责人，

由部门负责人签字；确需当场或者立即签字的，可由主办部门负责人书面授权的人

员直接签字。但是，来往函件或者单据涉及合同变更、转让或者终止的，按照本规

范关于合同变更、转让或者解除的有关规定进行。

5.2.4.2合同一方当事人提出合同约定的解除合同条件成立，据此要求或通知或以

其他方式解除合同的，经办人员应立即报部门负责人并知会审计法务中心，以决定

解约条件是否成立或解约方式是否有效。

5.2.5.1由集团签约订立的合同（集团盖章），我方要求合同原件四份，总裁办公室、

财务管理中心、审计法务中心、主办部门各一份；

5.2.5.2由区域公司签约订立的合同（由区域公司盖章），我方要求合同原件四份，

集团一份、区域公司三份；

5.3根据项目特点和客观需求，集团可将集中采购中的某些内容授权区域公司进

行采购。区域公司在经办此类合同时，具体要求如下：

5.3.1除标准合同外的非标准类合同由区域公司经办人员负责草拟，集团已制订并

实施合同标准文本的，应采用标准文本。

5.3.2合同审批。区域公司在本公司内部流转审批。但在合同最终审批前须将合同

文本（可用电子文档形式）报集团成本管理中心审核。

5.3.3合同签署。合同经集团成本管理中心审核后，区域公司可依据本公司内部合

同管理办法和相关权限自行签署合同。

5.3.4合同签订后，区域公司应将已签合同的电子文本报集团成本管理中心，合同

台帐以月报形式上报集团。

5.4分散采购

5.4.1除标准合同外的非标准类合同由区域公司经办人员负责草拟，集团已制订并

实施合同标准文本的，应采用标准文本。

5.4.2合同审批。区域公司依据本公司内部合同管理办法在公司内部流转审批。

5.4.3合同签署。区域公司可依据本公司内部合同管理办法和相关权限自行签署合

同。

5.4.4合同签订后，区域公司应将已签合同的电子文本报集团合约采购，合同台帐

以月报形式上报集团。

5.5其它：本管理程序未尽事宜应参照集团《合同管理制度》执行。

6.支持性文件

6.1《合同管理制度》

6.2《工程项目集中采购合同交底作业指引》

6.3《工程项目采购合同履约情况检查作业指引》

7.相关记录及表单

7.1《采购合约标准文本审核会签单》

7.2《采购合约标准文本审批表》

7.5《合同台帐登记表》

采购合约标准文本审核会签单

标准合约名称

部门

主办部门经办人

负责人

标准合约待审

稿简述

请在此日前返

审核会签部门

还主办部门

审核会签意见：

部门负责人签名：