EXCEL常用操作及简单函数运用2007修订版

EXCEL常用操作及简单函数运用

QQ18332655

乐乐狗

2011-6-24修订特色:1.总结自身与他人经验，可能带有一定的片面性2.侧重常用功能3.举例讲解4.尽量快捷键操作三点建议1.经济基础决定上层建筑熟悉EXCEL的基本功能，才能把功能运用自如，才能用好VLOOKUP，数据透视及其他

2.不要让自己的左手废了

要习惯用左手操盘,右手抓鼠

左手除了打字，还应该经常做如下事情：文档间切换Alt+Tab(左手无名指和拇指)

显示桌面win+D

单元格锁定F43.学会做盲人，不要练就“一指神功”

习惯用小键盘盲打

食指（147）中指（258）无名指（.369*）大拇指（0）小手指（Enter+-)

习惯用“+”，少用“=”，近水楼台先得月

目录1流星花园13筛选求和2有头有脸

14格子介绍3减压瘦身15分类汇总4好聚好散16选择粘贴5断章取义

17数字扫尾6劳逸结合

18间隔填充7随心所选19Ctrl大家族8巧走小道20杂七杂八9用小刷子21常用函数10颜色管理22轻松换行11下拉菜单

23寻遍天下12规矩方圆24剥皮抽筋25团队精神1.流星花园

-“F4”：单元格引用介绍“流星花园”－“F4”－“偶像”－“固定”1.绝对引用：在B1中用公式引用A1单元格内容，=$A$1（按F4，即锁定单元格），向右边或下面，拖动此公式，始终不会改变2.相对引用：在B1中用公式引用A1单元格内容，=A1，向右边或下面，拖动此公式，公式会随之变动C1=B1，B1=C1……3.混合引用:在B1中用公式引用A1单元格内容，=$A1或=A$1，向右边或下面，拖动此公式，公式锁定的部分不变,未锁的部分随之变动2.有头有脸头表头字段，一般是第一行看起来有头操作：视图-窗口－冻结拆分窗格

快捷键ALT+W+F+F

冻行下一行，冻列右一列，行列右下格例如：活动单元格在A2,冻结第一行活动单元格在B1,冻结第一列活动单元格在B2,冻结第一行第一列打印出来也有头操作：页面布局-页面设置-工作表-打印标题打印预览快捷键CTRL+F23.减压瘦身ERP或系统导出文件，往往带格式，导致文件大，打开慢，处理慢,严重影响工作效率操作：1）全选-开始-编辑-清除格式（这点非常有用，请牢记）

2）office-选项-高级-常规-清除”启动时打开此目录中的所有文件”4.好聚好散好聚合并例如：合并品号品名规格=A1&B1&C1=“01”&B1&C1注意:文本必须加“””，或用CONCATENATE好散分列操作：数据-数据工具-分列可以按长度分,也可以按特殊符号分同时又可以使文本数字数值化例如对包装公式长宽高50*45*60的分列5.断章取义1.left

左取单元格字符串

=left(单元格,要取的个数)2.right

右取单元格字符串

=right(单元格,要取的个数)3.mid

中间取单元格字符串

=mid(单元格,开始取的位置,要取的个数)4.len

计算单元格字符串长度(一个中文字算一位)=len(单元格)5.lenb

计算单元格字符串长度(一个中文字算两位,即英文状态)=lenb(单元格)例如不带颜色码的品号6.劳逸结合你是否每天对着枯燥的EXCEL表，闷闷不乐呢？那就放个帅哥，美女进来吧！操作：页面布局-背景,

选择需要插入的图片后确定局部背景:选中不要背景的单元格，填充成其他颜色7.随心所选1.上下左右选区域Ctrl+shift+方向键2.Ctrl+shift+7或Ctrl+HOME到左上单元格，Ctrl+shift+1或Ctrl+END到右下单元格3.Ctrl+shift+3/Ctrl+Pageup右切换工作表，Ctrl+shift+9/Ctrl+Pagedown左切换工作表4.Ctrl+shift+2当前列最低行单元格，Ctrl+shift+8当前列第一行单元格5.Ctrl+”*”Ctrl+Shift+空格键

Ctrl+A

一次：数据区域，两次：全部6.Ctrl+shift+HOME选中左上区域Ctrl+shift+END选中右下区域把我学会就行了哦8.巧走小道当你在工作薄中有太多工作表，而找不到你想要的那张而苦恼吗？那就学习走小道吧！操作：工作表左下角，右键点击左右箭头处9.用小刷子单次刷：单击“格式刷”按钮时，可以将选定单元格的格式应用到其余的单元格中，但每一次只能应用一次“格式刷”多次刷：需要重复使用，只要双击“格式刷”按钮，然后单击要改变其格式的多个单元格。完成操作后，按Esc键或再次单击“格式刷”按钮，就可以关闭“格式刷”。10.颜色管理让不同类型数据用不同颜色显示执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“x”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。。。。例如对毛利率低于10%的产品，用红色警示条件格式公式-西洋棋盘：=MOD(ROW(A1),2)=MOD(COLUMN(A1),2)注意：公式字母必须大写11.下拉菜单名字或产品名称等字段输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。操作：数据-有效性-设置-序列-数据来源

选中单元格区域或输入数据,用“,”隔开12.规矩方圆以规矩，成方圆自定义序列并排序操作：OFF-EXCEL选项–常用-自定义序列选中单元格区域或输入数据,用“,”隔开数据-排序-次序（自定义序列）例如：规定人员顺序序列填充：左键单格拖拉/双格拖拉/格式标签右键拖拉，日期填充可选年，月，日当然也可以用开始-编辑-填充按钮可删除的自动序列号：ROW()-ROW($A$1)13.筛选求和操作：数据-筛选-自动筛选高级筛选，不太使用(不作介绍)筛选求和：Alt+“=”，注意，一定要“=“

出现函数(2003版可以,2007版不可以)例如选择性求和=SUBTOTAL(9,A2:A50),第一个参数的改变，汇总的方式也不同

2007版本如何粘贴（或删除）筛选结果1.选中筛选后的数据区域，按“Alt+；”也可以F5或Ctrl+G定位“可见单元格”

或点“数据-排序和筛选-重新应用”2.选择性粘贴到新的区域14.格子介绍（ctrl+1）数字：各种数字显示格式，不改变原有数据以万显示“0！.0，”对齐：学会用跨列居中字体：学会上下标边框：填充：保护:锁定公式单元格，防止更改,跟保护工作表一起使用15.分类汇总适用情况：快速查看分类汇总数据操作:数据-分类汇总（注意先排序）分类字段：按哪个字段汇总汇总方式：求和，计数……

选定汇总项:哪些数据需要汇总每组数据分页:按分类自动分页16.选择粘贴1.去公式:复制单元格,右键选择性粘贴,选“值”2.加减乘除:在空白单元格中输入另一(组)数字(加减数,倍数,除数),复制该单元格或区域,再选中被加减,被乘除的单元格或区域,右键选择性粘贴,选择“值”“加减乘除确定3.转置:行数据转换成列数据复制数据区域,右键选择性粘贴,选择”转置”4.文本变值，加零或减零，或除1或乘117.数字扫尾round(四舍五入）roundup（入）（举例按日期取季度）rounddown（舍）trunc（直截）floor（按一定基数四舍）ceiling（按一定基数五入）Fixed四舍五入后转为文本18.间隔填充1.插入间隔行，方法一：插入两列辅助列，分别在第一行和第二行输入数字1，选中包含1的四个单元格，双击往下或向下拖来，选中此两列，定位-常量，右键插入行方法二：增加辅助列，对数据行加序号1-2-3…空白行1.5-2.5-3.5…,然后排序.2.隔间填充上下一单元格或左右单元格的内容（1）选中区域，定位到空白单元格（2）=上一下单元格或左右单元格（3）ctrl+enter批量填充19.Ctrl大家族批量填写Ctrl+Enter,单个工作表复制可按Ctrl托拖动工作表打印预览Ctrl+F2输入当天日期Ctrl+“；”时间Ctrl+Shift+“；”

复制上一单元格Ctrl+“‘”

复制前任意连续文本单元格Alt+“↓”（文本）复制Ctrl+C剪切Ctrl+X粘贴Ctrl+V查找Ctrl+F定位Ctrl+G替换Ctrl+H打印Ctrl+F打印预览Ctrl+F2后退Ctrl+Z20.杂七杂八数字以文本输入“’”快捷激活单元格F2巧用替换和通配符*，！分页预览（右下按钮）大小写字母转换，按Shift建立图表F11快速关闭，双击off复制或转移工作表（工作组）工作组同步操作21.

常用函数日期函数求值函数IF：两条件判断SUMIF：条件求和(举例)COUNTIF：条件计数ABS：绝对值MOD:除余22.轻松换行1.

输入数据随时换行Alt+Enter组合键2.

单元格区域内换行选定区域，选择“编辑→填充→内容重排”3.

调整单元格格式换行“格式→单元格-自动换行”4.

文本框的巧用为了保证文本框的边界与工作表网格线重合，需按住Alt键的同时插入文本框23.寻遍天下--vlookup适用范围：两表或区域有共同的项或类似的项，从一表或区域获取另一表或区域的数据

=vlookup(本表共同列或单元格,另一表共同项开始右边区域,所取数据在表中共同项开始右边列数,精确”0”或模糊匹配参数)精确匹配:共同项内容一致,文本或数值格式一致模糊匹配:共同项内容在某一区域中,常用于按区域分类,记住向上区域原则例如客户根据销售额进行ABC分类等24.剥皮抽筋

数据透视-随心所欲,彻底分析透视表/图,是一个统计工具注意点：1）列列有头:数据透视区域第一行必须有字段名,

2）双击显示:双击透视表某一数据,可创建该数据的明细表

3）插入计算字段

4）去除空白:用替换功能把”(空白)”替换成空格”“，一定要空格

5）下拉选择：类似筛选条件下的选择，数据会自动更新

6）列行总计：表格选项-行（列）总计

7）按需排序：点击字段表头，字段设置-高级-升（降）序

8）批选小计：选定-启用选定内容，鼠标点击小计行，可批量选中小计行

9）表图转换：