项目公司综合管理部制度汇编

项目公司综合管理制度汇编

目录

会议管理制度（修订）.................................................1

印章管理制度（修订）.................................................10

保密制度............................................................17

公文管理制度（修订）................................................21

机要文件管理办法....................................................49

信息宣传管理办法（修订）............................................52

档案管理制度（修订）................................................59

档案管理岗位责任制..................................................63

档案管理办法（修订）................................................66

项目档案管理细则（修订）............................................71

文书档案管理细则....................................................80

实物档案管理细则....................................................83

声像档案管理细则....................................................85

会计档案管理细则....................................................89

接待管理办法（修订）................................................93

办公室管理办法......................................................99

车辆管理办法（修订）................................................101

通讯管理办法（修订）................................................109

一、综合管理部

1

会议管理制度（修订）

第一章总则

第一条会议定义

会议为公司在民主集中制原则基础上，实现企业管控、部署改革、

发展、经营、调整等公司层面重大事宜的有效方式和主要渠道。

第二条组织原则

（一）公司会议一律本着精简、高效的原则组织进行；

（二）为适应现代化社会沟通方式，应用信息化手段服务企业经营

管控，实现管理的集约化、快速化，节约公司资源，公司会议在保证安

全、保密基础上可采取电话、网络等多种方式灵活组织进行。

第二章党政联席会

第三条定义：党政联席会是公司党委与公司法人治理结构相互衔

接协调的主要形式和重要渠道。

第四条召集和主持：会议由公司党委书记和总经理根据公司改革

发展需要联合决定召集并共同主持。

第五条出席：

党委书记及党委成员、总经理、纪委书记、副总经理、三总师等党

政领导班子成员出席会议；

第六条列席：

（一）董事会秘书、总经理助理、副总师、团委书记根据党委书记

或总经理要求列席；

（二）其他党委书记或总经理要求列席的人员；

（三）会议指定专人进行会议记录。

第七条内容：

（一）传达贯彻上级党委指示、决定和集团公司、新天公司重要会

议精神;

（二）安排部署需要公司党、政、工、团组织齐抓共管的工作；

（三）通报公司党、政、工、团的主要工作情况；

（四）协调公司党政工团之间的关系，沟通情况，解决问题；

（五）企业组织机构调整和内部管理机构设置方案；

（六）公司员工招聘、录用、职务（或岗级）调整、系统内调动、

薪酬福利和考核激励方案；

（七）推荐公司参控股企业董事、监事及高级管理人员的推荐人选;

（A）批准公司员工的调出、调入及辞职申请；

（九）其他党委书记（或总经理）批示应当提请党政联席会议决策

或通报的事宜；

第八条党政联席会议纪要需经党政领导班子全体成员会签，由党

委书记、总经理联合签发后生效执行。

第三章总经理办公会

第九条总经理办公会议是企业经营团队领导企业发展、部署工作

措施、解决经营问题、协调疑难事项、实现企业管控的主要形式和重要

渠道。

第十条召集、主持及会议周期：

（一）总经理为会议召集人，如遇特殊情况总经理可委托其他经营

班子领导（首选为党委书记，此下按照公司经营班子成员排名依次类推）

代为召集；

（二）总经理为会议主持人，如遇特殊情况总经理可委托其他经营

班子领导（首选为党委书记，此下按照公司经营班子成员排名依次类推）

代为主持；

（三）会议原则上每周召开一次，紧急议题按照总经理要求随时召

开。

第十一条出席：总经理、党委书记及党委成员、副总经理、纪委

书记、三总师等领导班子成员出席。

第十二条列席：

（一）总经理助理、副总师、各综合部室负责人；

（二）分、子公司人员原则上不列席总经理办公会议，议题按照业

务分管情况由归口管理部门代为陈述、答疑及传达会议精神；

（三）其他总经理要求列席的人员；

（四）综合管理部派专人进行会议记录。

第十三条内容：

（一）审议确定需向董事会汇报、请示的事项；

（二）审议确定需向新天公司汇报、请示事项；

（三）审议公司发展战略和中长期发展规划、年度（季度、月度）

经营计划、投资方案、固定资产购置方案、资金筹集方案、财务预算方

案、决算方案、利润分配方案和弥补亏损方案；

（四）审议公司增加或减少注册资本和发行公司债券等财务金融建

议方案；

（五）审议公司新建，改、扩建项目投资计划、方案和意向书的草

拟、修改；

（六）研究制订公司经营管理、风险控制事宜；

（七）研究拟订公司基本管理制度和制定具体规章制度；

（八）动用董事会批准限额以下的赛用、公司预算内金额的大笔支

出；

（九）研究决定预算内的融资方案、贷款的提前偿还、对所属企业

的借贷事宜等财务金融相关建议方案；

（十）审批公司预算内的合同；

（H）审议公司对外交流、合作事项；

（十二）审批所属企业提请股东方审议的事宜；

（十三）在公司章程所限定范围内，对代表公司或法人签署决议、

协议，办理某具体事项人员进行管理授权；

（十四）参会人员就近期分管工作进展情况向总经理进行总结汇报,

总经理对重要工作进行布置；

（十五）总经理批示应由总经理办公会决定或通报的其他事项。

第十四条组织与管理

（一）议题相关请示报告中涉及的工作和需要解决的问题，提交单

位原则上应提出明确的倾向性意见或解决方案供会议审议决策；

（二）议题承办单位负责在总经理批示议题上会后立即将议题电子

版和纸介质（1份）报综合管理部安排上会；

（三）综合管理部按总经理要求负责会议的具体组织和督办工作，

原则上应在总经理指示召开会议后半小时内以当面或电话形式通知到相

关人员及单位；

（四）参会人员应遵守保密原则；

（五）综合管理部负责会议的记录工作，并在会后整理会议纪要：

1.原则上会议纪要在会议召开后2日内完成全体班子成员会签，并

经总经理签发下达；

2.会议纪要原则上发放范围为公司领导，各部门、所属单位负责人;

3.会议纪要发放范围的扩大、增设需总经理审批；

4.单次性会议纪要的使用由承办人员商所属单位负责人索取使用并

注明使用事项，综合管理部不得超范围发放使用。

（六）议定事项督办

1.对总经理办公会确定的具体工作，承办单位、协办单位要抓紧落

实；

2.自纪要下发之日起，各承办单位在一周时间内针对所负责工作向

综合管理部报送具体事宜的办理情况；自纪要下发之日10日内，综合管

理部负责向总经理汇报办结情况；

3.一周内未完成事宜，承办单位要反馈办理进度，以便公司及时协

调解决；

4.未尽事宜由综合管理部根据总经理指示继续督办。

5.综合管理部负责建立会议档案，对议题文字资料、会议记录、会

议纪要进行整理存档。

第四章其他会议

第十五条以公司名义召开并涉及全公司整体工作的管理工作会

议，由总经理决定召开，由综合管理部负责相关会务及组织工作。

第十六条以公司名义召开的专业性会议，由公司分管经营班子成

员决定召开，由业务主管部门负责相关会务及组织工作，综合管理部协

办。

第十七条部门召开的业务性会议，由部门自行决定和组织。

第十八条会议准备

(-)会议通知

1.会议通知由会议组织部门按照会议主持人要求草拟，由会议主持

人签发。

2.会议通知中应包括会议名称、时间、地点、主要议题、参加及列

席会议人员、会议要求等。

3.公司召开会议，须向全体参加及列席会议人员发布书面或网络通

知。

(二)材料准备

1.会议材料由会议组织部门或专业对口部门负责准备，各相关单位

应积极配合，按要求提供基础材料。

2.会议材料中原则上应包括会议通知、会议签到表、会议议程、会

议发言顺序、各议程相关材料等。

3.会议组织部门原则上应在会议召开前一日组织完成会议资料，报

会议主持人审定。会议材料须经会议主持人批准后，方可印制下发。

第十九条议定事项落实

（一）会议组织部门原则上在会议召开后2日内根据会议精神草拟

会议纪要及议定事项交办表，报会议主持人批准后下发；会议纪要原则

上不进行公司级编号，如需编号，由承办单位报经业务主管领导审批后

自行负责台账记录、文号编制和留存。

（二）会议纪要要言简意赅、逻辑缜密、描述清楚，具有较强的可

操作性，以便于会议精神的落实。

（三）会议督办由会议组织部门负责，及时向会议主持人反馈信息。

第二十条资料存档

会议召开后30日内，会议组织部门应将签发后会议通知、会议签到

表、主持人对会议资料和会议纪要的签批件（附会议资料、会议纪要）

等资料存档。

第五章系统企业会议指导原则

第二十一条公司所属各分公司、控股子公司、分支机构参照本管

理办法，立足自身业务实际，制定本单位会议制度和流程并严格执行。

原则上，各单位每月研究本单位经营、财务、人事、基建、开发、生产

等重大经营事项的常规性办公例会不少于三次，每次会后以信息化形式

向公司报送会议纪要。

第六章会议和保密纪律

第二十二条凡接到会议通知的人员，要准时参加会议。如遇特殊

情况不能到会的，本人须向会议组织部门请假，重要会议须报主持人批

准，同时委托有关人员列席会议。

第二十三条会议期间，与会人员的手机一律关闭或设置为振动（或

静音），任何人不得随意接听电话。确有急事需接听电话的，要在会场

外接听，不得影响会议进行。

第二十四条参加各类会议的人员必须严格保守会议涉及的国家秘

密、企业秘密。参加会议的任何人员不得在任何场合，以任何形式向会

外人员传播会议的有关秘密内容（不涉及保密事项和有传达任务的除

外）。

第二十五条各类会议除按规定正式出席会议人员外，由会议主持

人根据需要决定会议的列席人员和工作人员。

第二十六条与会人员不得记录不允许记录的会议秘密内容。需记

录时，应使用专用记录本并妥善保管。

第二十七条对私自向外泄露会议有关秘密内容者，按国家法律和

公司相关规定追究责任。

第七章附则

第二十八条公司股东会、董事会、监事会会议，按照相应的工作

规则执行，其会务工作由董事会秘书牵头安排，综合管理部协办；

公司党委、纪委、工会、团委及其他公司级组织所承办的会议按照

相应工作规则执行，其会务工作由相应承办单位负责，综合管理部协办。

第二十九条本制度自总经理办公会通过之日起执行，公司原有会

议管理制度、办公会制度、补充规定等相关管理办法中与本管理办法相

悖条款即日起废止。

第三十条本制度由综合管理部负责解释。

附件：1.总经理办公会流程

2.党政联席会流程

附件1

总经理办公会流程

（主责部门）

决策机构注释

综合管理部

管理部根据总经理批示

意见收集会议议题

会议通知内容：时间

各部门提供纸质、地点、主要议题内

议题及电了•版议

容（OA）

题

会议通知范围：

公司领导班子成员（

出席）

总经理助理、副总师

综合管理部、各部门负责人（常

进行会前准备规列席）

因故不能出席列席者

自行向总经理请假

本期有议题单位负责

人（因故不能出席需

指定了解情况人员代

为陈述答疑）

印发范围：公司领导

，各部门、所属单位

负责人

抄报：新天公司

使用原则：各部门、

单位因工作需使用总

办会纪要时，自行向

/所属单位负责人申请

使用

保存管理原则：会议

材料、记录、纪要由

管理部存档一份，非

发放范围人员，管理

部原则上不予外借

附件2

党政联席会流程

（主责部门）

决策机构

综合管理部

（开始）

1

<总经理或党-、__

综合管理部安排上会

1

召开会议

（HI席：公司党政班广全体

成员.涉密议题由主管公司领

导当场安排上会）

记录入整理纪要、联席会文

稿负货人把关、全体班;成

员会签

形成会议纪要

--------J

___________

r

总经理与党委

V书记联合签发>

1r

下发会议纪要

会议纪要

.4发布范围：公司领导，各部门、所属

单位负责人

-_____/

F

综合管理部对会议

纪要进行整理存档

------

------、

，

［结束）

印章管理制度（修订）

第一章总则

第一条根据公司经营发展现状，为进一步适应“市场化、规范化”

要求，体现企业法人治理的规范性，保证印章使用的严肃和权威，维护

公司权益和形象，同时在保证用印安全的前提下充分授权予各业务承办

部门，提高业务办理效率，服务企业发展改革大局，制定本制度。

第二章印章内容与管理分工

第二条公司印章：

（一）公司公章（即章）主要用于公司发文、对外联络和业务

管理；

（二）公司合同专用章（即“合同专用章”）主要用于以公司为协

议一方主体的对外协议签署；

（三）公司财务专用章（即“财务专用章”）主要用于银行预留印

鉴及报表、账簿、支票、收据等用途；

（四）公司法定代表人名章由公司法人代表授权保管和使用；

（五）公司总经理名章由公司总经理授权用于银行预留印鉴及报表、

账簿、支票等用途，归口管理部门为财务产权部；

（六）公司党委章（即“中国共产党委员会”章）主要用于公司党

委发文、对外联络和业务管理；

（七）公司纪委章（即“中国共产党纪律检查委员会”章）主要用

于公司纪委发文、对外联络和业务管理；

（八）工会印章：

1.公司工会章（即“工会委员会”章）主要用于公司工会发文、对

外联络和业务管理；

2.公司工会经费审查章（即“工会委员会经费审查专用章”）专用

于公司工会费用管理审查；

（九）公司团委章（即“中国共青团委员会”章）主要用于公司团

委发文、对外联络和业务管理。

上述范畴之外如需新增公司级印章，视印章具体内容，由总经理办

公会议或党政联席会议审批。

为保证印章安全，体现集约、高效和“谁保管、谁负责”原则，除

财务相关印章由财务产权部保管并作为归口管理部门外，其它公司印章

均由综合管理部作为归口管理部门统一保管和使用。

第三条部门及非独立法人分支机构印章：

（一）各职能部门，分公司、筹建处、领导小组、工作小组等非独

立法人分支机构印章，根据印章内容经总经理办公会议或党政联席会议

批准并确定印章权限和归口管理机构；

（二）为保证公司印章安全，部门和非独立法人分支机构印章刻制

时在模式、型号、形状、字体等外观方面应与公司级印章体现明显区别；

（三）部门和非独立法人分支机构印章仅代表本部门、本机构在所

负责的某项具体业务上的意见意向，不代表公司意见意向，不具备法律

效力，不等同于公司公章。

（四）目前公司部门印章为：

1.综合管理部部门印章，用于公司与建设投资集团有限责任公司（以

下简称“建投集团”）、新天绿色能源股份有限公司（以下简称“新天公

司”）对口管理部门之间办理综合行政事务所涉及到的往来文件、函件；

向物业管理单位出具办理停车卡、健身卡相关证明；向通讯服务商办理

各种移机等通讯业务证明；向定点接待单位签署出具接待通知单；办理

公司车辆保险、维修事宜出具证明等行政事务，归口管理部门为综合管

理部；

2.人力资源部部门印章，用于与建投集团、新天公司对口管理部门

之间办理人事业务所涉及到的往来文件、函件；办理员工收入证明、工

作证明、职称考试申报、员工调动、员工社保缴纳等事宜时与社保、人

事、银行等单位来往的相关文件、函件，归口管理部门为人力资源部；

3.发展策划部部门印章，用于与建投集团、新天公司对口管理部门

之间办理综合计划、投资发展等事务所涉及到的往来文件、函件；与电

网公司进行电量结算等周期性业务时来往的相关文件；与保险中介、保

险公司办理查勘、索赔等保险相关业务时来往的相关文件、证明；向省、

市统计主管单位报送统计类材料时来往的相关文件；对政府、发改委、

电网等部门的回函回执及当出现工作紧急要求时向咨询单位发出的函件

（如核准急需的评审文件等）等相关事宜，归口管理部门为发展策划部;

4.工程管理部部门印章，用于与建投集团、新天公司对口工程管理

部门日产业务来往、工作请示时的文件函件；在办理工程建设、招投标、

设备采购等业务时与相关单位来往函件或者相关证明文件，归口管理部

门为工程管理部。

5.生产技术部部门印章，用于与建投集团、新天公司对口工程管理

部门日常业务来往、工作请示时的文件函件；生产技术部组织的技术方

案的评审、验收、技术交流相关的业务邀请函、通知；与设备厂家的技

术沟通往来函件；生产报表、生产例会纪要等相关文件，归口管理部门

为生产技术部

第四条公司各全资、控股子公司等独立法人单位参照本管理办法,

根据公司授权和本企业章程，立足本单位业务实际，在依法合规基础上

自行制定相关管理办法并进行印章管理；公司综合管理部对所属各系统

企业印章管理进行检查、督导。

第三章用印审批

第五条公司印章使用遵循“先审批，后用印”原则：

（一）发文、报表、协议三类情况履行各自相关审批流程后进行用

印;

（二）授权委托书用印时，经办人需出示授权人签字的授权委托书

审批表及授权委托书后，印章管理人员方可盖章；

（三）上述情况之外的所有公司级用印必须履行印章审批流程。

第六条公司印章审批：

（-）公司公章：除上报上级部门的综合性文件、对外承诺文件、

涉及到费用支出文件、对外投资相关事宜文件等根据管理授权手册由总

经理审批外，其余根据业务内容根据总经理授权由公司经营班子各分管

领导（及高管）审批；

（二）合同专用章：由总经理或总经理授权人审批；

（三）法定代表人名章：在授权范围内，可由总经理审批；授权范

围之外，由法定代表人授权或批准后方可使用。

（四）总经理名章：由总经理进行审批；

（五）财务专用章：由总经理或财务负责人进行审批；

（六）公司党委章：由党委书记进行审批；

（七）公司纪委章：由纪委书记进行审批；

（A）公司工会章、工会经费审查章：由工会主席进行审批；

（九）团委公章：由党委书记或主管党群工作的公司经营班子领导

进行审批；

（十）总经理办公会通过的事项，如需使用公司公章、合同专用章,

根据业务内容可由公司经营班子分管领导（或高管）审批；

（十一）公司财务章：按照公司财务管理有关规定进行

审批；

（十二）使用公司营业执照复印件、组织机构代码证复印件等证照

复印件履行请示流程，由综合管理部主管领导进行审批。

第七条部门、非独立法人分支机构印章按用印用途分情况审批:

（一）当用印出口范围为建投集团、新天公司及其它建投系统关联

企业时，由部门经理（或机构负责人）审批；

（二）当用印范围为对省发改委、省国资委、电网、政府等上级党政

机关时，及银行、人事、工程商、设备商等外部单位时，由业务主管领

导审批；

（三）严禁将部门章用于协议及其它需承担法律责任文件。

第四章印章管理

第八条各印章归口管理部门必须指定专人妥善保管本部门所负责

的公司和部门印章：

（一）印章保管人员必须具备工作认真负责、具有较强的保密意识、

熟悉公司业务等综合素质，经多方严格考察后，报主管领导批准并由综

合管理部进行备案；

（二）印章管理人员外出时，经部门经理批准后，可由他人代管代

盖，但须有书面交接文件；

（三）印章管理人员在工作调动时，要做好印章的交接工作，认真

填写印章交接表；

（四）印章管理人员发生工作变动，归口管理部门负责对印章管理

人员提出新的人选，报主管领导批准并由综合管理部进行备案。

第九条除发文、报表、协议、有效授权委托用印外，使用印章要

恪守“安全、保密”原则，严格履行印章审批手续、做好用章记录并对

加盖印章的文件进行留档。

第十条严禁在空白信函、表格和纸张上加盖印章。

第十一条履行完毕审批流程的印章使用申请表单，由归口管理部

门留存，并按年度存档。

第十二条公司级印章原则上不得携带外出，确因工作需要携带公

司印章外出时，须当面请示该印章最高审批权限负责人同意后，由相应

印章保管部门派专人与用印人同行（至少两人），用完后要立即交回。

第十三条遇有急需用印但审批人员不在单位的紧急情况，办理人

员应电话征求审批人员同意并在相关审批记录上注明，在审批人员返回

公司后进行补签。

第十四条公司各类印章由综合管理部依据本规定进行统一刻制，

由印章归口管理部门行文启用和废止：

（-）印章刻制完成后，需发布通知启用印章，并将印模、用印流

程、印章审批权限、印章使用范围、印章管理人员等相关信息报综合管

理部备案。

（二）印章作废包括：不适用作废、磨损作废、遗失作废等情况。

（三）经确认作废的印章以及因资产整合等情况由公司代收代管的

印章，由该印章审批的最高权限负责人批准后由综合管理部统一组织销

毁，管理内控部负责监销。

第十五条公司定期或不定期对公司和部门印章的用印情况进行合

规性检查并进行通报、考核。

第五章附则

第十六条本管理制度由综合管理部负责解释。

第十七条本管理制度总经理办公会通过之日起执行，此前公司所

颁布一切印章管理规定、细则中与本管理办法相悖条款自本管理办法颁

布之日起废止。

附件：公司印章使用流程

附件

公司印章使用流程

（主责部门）

决策机构中请部门

综合管理部

金管法律涉及

AV法律人员审核

领导审核X

属于规定范围内的

总经理批示

是否上会不

属

上于

规

不

定

上

范

会

用

综合管理部安排上会内

的

/＜办部口\

办公会研定科务匕管领导就X

示

同意

用印

>

保密制度

第一章总则

第一条为加强（以下简称“公司”）内部管理，严守公司秘密，

根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，特制订本制度。

第二条本制度所称秘密，是指关系到公司的安全和利益，依照特

定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的秘密事项。

第三条公司所有员工都有保守公司秘密的义务。

第四条综合管理部全面负责公司的保密工作。各职能部门和子公

司必须做好各自职责内的保密工作，综合管理部对其进行指导、监督和

检查。

第二章秘密的范围和密级核定

第五条公司秘密包括下列事项：

（一）公司重大决策中的秘密事项；

（二）公司外事活动中的秘密事项；

（三）公司对外承担保密义务的事项；

（四）其他经公司领导确定应当保守的公司秘密事项。

第六条公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

“绝密”是最重要的公司秘密，主要包括：公司的重大战略决策、

发展规划、年度计划、财务状况、重要的董事会议、公司领导会议、尚

未公布的开发项目和进展情况、尚未公布的重大人事变动、电脑系统中

的重要数据及技术的秘密事项。

“机密”是重要的公司秘密。主要包括：公司的财务报表、资金规

模、资金运作状况、对外签约、合同的履行情况、对外法律纠纷、一般

公司领导会议、尚未公布的人事变动等秘密事项。

“秘密”是指一般的公司秘密。主要包括：公司的对外活动安排计

划、经济指标计划、部门领导工作汇报会等秘密事项。

第七条对不明确密级程度或特别强调的事项，依照下列规定确定:

绝密级由总经理确定；机密级、秘密级由公司业务主管领导确定后,

报综合管理部备案。

第八条在对公司秘密事项确定密级时，应根据情况确定保密期限。

保密期限届满自行解密，如需要延长，由原确定部门或上级领导确定。

第九条属于公司秘密的文件、资料，应按照相关规定表明密级。

第三章保密工作管理

第十条属于公司秘密的文件、资料和其他物品的收发、传阅、使

用、复制、摘抄、保存和销毁，由公司综合管理部监督执行。

第十一条复印、借用、阅读秘密文件、资料，需按以下规定办理:

（一）复印、借阅秘密文件、资料时，应当严格履行审批、登记手

续。借阅、复印机密级、秘密级档案，需经涉及档案部门公司主管领导

审批；借阅、复印绝密级档案文件的，需经总经理审批。复印件需标明

复印单位、份数和日期，并同原件一起管理。

（二）复印属于公司秘密的文件、资料和其他物品，或者摘录、引

用、汇编属于公司秘密的内容，不得擅自改变原件的密级。

（三）外出时，不得携带秘密文件、资料。因工作确需携带的，需

经本部门负责人、公司主管领导批准，两人同行，共同负责。

第十二条召开涉及公司秘密内容的会议，主办部门应采取下列保

密措施：

（一）选择具备保密条件的会议场所；

（二）根据工作需要，确定参加会议的人员范围，对参加涉及绝密

级事项会议的人员予以指定；

（三）妥善使用会议设备和管理会议文件、资料；

（四）确定会议内容是否传达及传达范围。

第十三条经管公司秘密事项的专职人员和曾经接触公司秘密事项

的人员，在调离公司时，应书面保证不得泄露任何公司秘密，如有违反,

要承担法律责任。

第十四条公司秘密应当根据需要，限于一定范围内的人员接触。

接触公司秘密文件的人员，由公司安全保密工作领导小组审查批准。接

触公司秘密文件的人员必须做到：

（一）不该说的不说；

（二）不该问的不问；

（三）不准在私人交往和通信中泄露公司秘密；

（四）不准在公众场所谈论公司秘密。

第十五条处在公司对外交往与合作及正常业务往来中，除按照法

律、法规有关规定，公司应当提供的秘密级别以上的信息、资料外，在

公司其他对外交往与合作中，原则上不提供公司秘密级别以上的资料、

信息。对方以正当理由和途径要求提供公司秘密时，应根据平等互利的

原则，呈报公司领导审定，由综合管理部统一对外提供。任何对外提供

的秘密级别以上的信息、资料，必须通过书面形式要求对方承担保密义

务。

第十六条公司员工发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，要立

即采取补救措施并立即报告公司领导。发生泄露事件的部门、子公司，

要迅速查明被泄露的公司秘密的内容和密级、可能造成危害的范围和严

重程度、事件的主要情节和有关责任者，及时采取补救措施，并报告公

司领导。

第四章奖惩

第十七条凡有下列表现之一的员工，由综合管理部提议，经总经

理办公会通过后，由公司给予奖励：

（一）在危急情况下，保护公司秘密安全的;

（二）对泄露或者非法获取公司秘密的行为及时检举的；

（三）发现他人泄露公司秘密，立即采取补救措施，避免或减轻损

害后果的；

（四）长期经管公司秘密的专职人员，忠于职守，确保公司秘密安

全的。

第十八条凡有下列情节之一的，由综合管理部提议，经理办公会

通过后，由公司给予处罚：

（一）泄露公司秘密已造成损害后果的；

（二）以谋取私利为目的泄露公司秘密的；

（三）利用职权强制他人违法保密规定的；

（四）由于玩忽职守造成公司秘密泄露的。

第十九条泄露公司秘密情节严重者，移送司法机关处理。

第五章附则

第二十条本制度由公司综合管理部负责解释。

第二十一条本制度自总经理办公会通过之日起执行。

公文管理制度（修订）

第一章总则

第一条公文是公司业务办理流程的重要载体。为使公司公文

管理工作高质、高效、规范合理，保证公司政令畅通，任务落实，

保障公司业务的顺畅、有序进行，特制订本制度。

第二条公文办理必须坚持实事求是、精简高效的原则，要严

格执行各类文件办理程序，做到及时、准确，体现标准化与权威性。

第三条在公文办理工作中，必须严格执行公司有关保密规定,

非涉密文件实行网上处理，秘密级以上（含秘密级）的公文仍以纸

质文件形式办理，以确保公司信息秘密安全。

第四条综合管理部是公文管理的归口部门，负责公司公文管

理工作。

第二章文件种类

第五条公司文件分为外部来文、公司发文、内部文件三类。

（一）外部来文为上级单位、不相隶属单位及参控股企业发来

的文件、材料。

（二）公司发文为公司对外、对内起草分发的公文。主要有以

下种类：

1.请示：适用于公司向上级单位请求指示、批准。

2.报告：适用于公司向上级单位汇报工作，反映情况，提出意

见和建议，答复上级单位的询问。

3.批复：适用于公司答复下属单位的请示事项。

4.通知：适用于转发上级政府部门和不相隶属单位的公文；发

布公司规章；对某项工作做出重要指示和安排；传达要求各部门和

下属单位需要周知或共同执行的重要事项；任免和聘用干部。

5.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

6.函：适用于公司和没有隶属关系的单位之间相互商洽工作、

询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

7.决议、决定：“决议”适用于经会议讨论通过并经批准，要

求贯彻执行的事项;“决定”适用于对重要事项或重大行动做出安排。

8.会议纪要：适用于记载和传达公司重要会议情况和议定事项。

(三)内部文件为在公司内部需向公司、部门汇报工作，请求

指示、批准，向职能部门、协办部门请求意见、建议等起草的文件。

文件形式统一为“情况报告”。

第三章公文格式

第六条公司发文格式一般分为版头、主体和版记三部分。

(一)版头

版头是公文首页红色分隔线以上部分，包括份号、密级和保密

日期、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人六要素。

1.份号：

(1)指公文印制份数的顺序号。

(2)如需标注，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在公文

首页版心左上角第一行。

2.密级和保密日期：

(1)秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

(2)涉及公司秘密的公文，应标明秘密等级，一般用3号黑体

字，顶格编排在公文首页版心左上角第二行。

(3)保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，密级与保密期限之

间用★分隔。

3.紧急程度：

(1)分为“特提”、“特急”、“加急”与“平急”，一般用三号

黑体字，顶格编排在公文首页版心左上角；

(2)如需同时标注份号、密级和保密日期、紧急程度的，按照

份号、密级和保密日期、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4.发文机关标志：

(1)“文件”，用于公司向上级部门的请示、报告以及对内、对

外发布的通知、通报、批复、函文种；

(2)“中共委员会文件”，用于公司党委向上级部门的请示、报

告以及对内、对外发布的决定、通知、通报、批复、函文种。

(3)“中共纪律检查委员会文件”，用于公司纪委向上级部门的

请示、报告以及对内、对外发布的决定、通知、通报、批复、函文

种。

(4)“工会委员会文件”，用于公司工会向上级部门的请示、报

告以及对内、对外发布的决定、通知、通报、批复、函文种。

(5)“中国共产主义青年团委员会文件”，用于公司团委向上级

部门的请示、报告以及对内、对外发布的决定、通知、通报、批复、

函文种。

(6)“中共委员会会议纪要”，用于记载、传达公司党委会议定

事项。

(7)“党政联席会议纪要”，用于记载、传达公司党政联席会议

定事项。

（8）“总经理办公会会议纪要”，用于记载、传达公司总经理办

公会议定事项。

以上所有文件，版头文字须用红色套印。联合行文时，主办单

位名称在前。

5.发文字号：

（1）包括公司代号、年份和文件序号，其中年份、发文顺序号

用阿拉伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“（）”括入。

（2）发文顺序不加“第”字，不编虚位，在阿拉伯数字后加“号”

字。

（3）发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，平行文、下

行文居中排布，上行文居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处

在同一行。

（4）公司发文字号的种类包括：

①“文件”，上行文用“冀建投新能源（20XX）X号”，平行

文用“冀建投新能源函字（20XX）X号”，下行文用“冀建投新能

源字（20XX）X号”。

②“中共委员会文件”，上行文用“冀建投新能源党（20XX）

X号”，平行文用“冀建投新能源党函字［20XX）X号”，下行文

用“冀建投新能源党字（20XX）X号”。

⑶“中共纪律检查委员会文件”，上行文用“冀建投新能源党纪

（20XX）X号”，平行文用“冀建投新能源纪函字（20XX）X号”,

下行文用“冀建投新能源党纪字（20XX）X号”。

④“工会委员会文件”，上行文用“冀建投新能源工（20XX）

X号”，平行文用“冀建投新能源工函字（20XX）义号”，下行文

用“冀建投新能源工字(20XX)X号”。

⑤“中国共产主义青年团委员会文件”，上行文用“冀建投新能

源青(20XX)X号”，平行文用“冀建投新能源青函字(20XX)

X号”，下行文用“冀建投新能源青字(20XX)X号”。

⑥“中共委员会会议纪要”、“党政联席会议纪要”、“总经理办

公会会议纪要”，均用“(20XX)X号”，各自独立编号。

(5)公司与其他单位联合发文，只标明主办单位发文字号。

6.签发人：

(1)上行文应当在首页注明签发人，由“签发人”三字加全角

冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二

行的位置。

(2)“签发人”及冒号用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷

体字。

(3)如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从

左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行两个姓名，回行时与上

一行第一个签发人姓名对齐。

(二)主体

主体部分包括标题、主送单位、正文、附件说明、发文机关署

名、成文日期、公司印章、附注、附件。

1.标题：

(1)标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公

文种类。

(2)标题一般用2号方正小标宋简体字，编排于红色分隔线下

空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排

列对称，长短适宜，间距恰当。

2.主送单位：

(1)指公文的主要受理单位，应当使用全称、规范化简称或同

类型单位统称。

(2)编排于标题下空一行位置，居左顶格，主送单位的顺序按

照重要程度排列，各单位之间用顿号或逗号分清层次，最后标全角

冒号。

(3)如主送单位过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送

单位名称移至版记中，置于抄送机关的上一行，与抄送机关之间不