通讯事务管理（秘书业务培训课件）

——通讯事务管理目录一电话管理二信件（快递）管理三现代通讯联络事务接听电话流程电话管理接听电话流程1.准备好电话记录单2.接通电话3.自报家门4.辨明对方身份5.记录内容6.告别挂机7.处理电话留言浙江泽瑊建筑工程有限公司电话记录单来电单位：来电人：来电时间：来电号码：紧急程度：是否回电：来电内容：备注（交办、提醒等）记录人：电话记录单1.准备好电话记录单2.接通电话3.自报家门4.辨明对方身份5.记录内容6.告别挂机7.处理电话留言接听电话流程浙江泽瑊建筑工程有限公司电话记录单来电单位：来电人：来电时间：来电号码：紧急程度：是否回电：来电内容：备注（交办、提醒等）记录人：电话记录单拨打电话流程电话管理1.厘清思维2.正确拨号3.自我介绍4.陈述内容5.主动复述6.礼貌告别7.检查挂机拨打电话流程——通讯事务管理寄发信件（快递）信件（快递）管理寄发信件（快递）寄发申请登记核实部门领导签批寄发1234寄发信件（快递）寄发快递申请登记核实部门领导签批寄发快递1234浙江泽瑊建筑工程有限公司快递寄发审批单寄发原因

收件单位/个人

时

间

物品名称

数

量

部门审批意见

签名：

时间：寄发快递申请登记核实部门领导签批寄发快递1234浙江泽瑊建筑工程有限公司快递寄发审批单寄发原因

收件单位/个人

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物品名称

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部门审批意见

签名：

时间：寄发信件（快递）寄发申请登记核实部门领导签批寄发1234寄发信件（快递）寄发申请登记核实部门领导签批寄发1234寄发信件（快递）——通讯事务管理信件（快递）管理随着现代物流的快速发展，信件（快递）寄送信函、文件以及其他物品等变得越来越便捷，因此信件（快递）已成为单位常见的进行信息传递的通讯方式。签收及处理信件（快递）管理信件（快递）签收及处理本人签收代签收分送收件登记1234本人签收代签收分送收件登记1234信件（快递）签收及处理本人签收代签收分送收件登记1234信件（快递）签收及处理浙江泽瑊建筑工程有限公司信件（快递）签收登记表序号日期物品/收件人签收人备注

信件（快递）签收及处理本人签收代签收分送收件登记1234信件（快递）签收及处理本人签收代签收分送收件登记1234信件（快递）签收及处理杭州泽瑊建筑工程有限公司信件（快递）领取单序号物品/收件人领取人日期备注

信件（快递）签收及处理——通讯事务管理印章的使用和管理现代通讯方式管理目录一微信通讯二钉钉会议√02钉钉会议钉钉建群|发起会议|1.钉钉建群2.发起会议发起钉钉会议流程视频注意事项1.在他人发言时，请保持静音状态。2.不发表与会议无关的内容或信息，免扰视听。3.在条件允许的情况下，建议开启摄像头，以保证开会效果。4.在视频会议中注意自身形象，不可无视会议内容或忙于它事。——通讯事务管理印章的使用和管理现代通讯方式管理目录一微信通讯√二钉钉会议01微信通讯建群|选择管理员|修改群昵称|上传群文件1.微信建群方法一：添加联系人建群在微信界面右上角的+号图标中，我们可以选择发起群聊的功能，在点击发起群聊之后，选择需要添加到微信群的微信好友点击完成群聊的创建。新创建的微信群可以修改群名称、设置聊天背景等等，也可以在群成员处添加新的微信好友进入微信群。1.微信建群方法二：聊天详情页，添加好友进群在我们和微信好友的聊天详情界面，在好友头像的右方有个加号图标，选择这个加号图标可以将微信好友拉入群聊，这个方法比较适合在给对方介绍其他微信好友时使用。2.设置管理员3.修改群昵称4.上传群文件注意事项1.如果新建的微信讨论群十分重要，最好在聊天信息中开启保存到通讯录的按钮，这样可以帮助我们在通讯录中快速找到此群。2.不转发群中的涉密文件及内部通知。3.不要在工作群中讨论与工作无关的内容。4.遵守规范，不在群