文书种类与形成（文书档案管理课件）

模块二文书的种类与形成任务一文书种类海天集团公司为相应党中央号召，认真贯彻习主席提出的“八项规定”，推进海天集团公司的廉政建设，严肃法纪，维护公司的财政收入，对集团公司在财务大检查中查出的问题需要进行公布，并对有关单位和人员进行批评教育。要求公司办公室行文。根据领导交拟，张珊起草通知文稿后给办公室主任审核，主任说：你的文稿必须重新拟写，你的文种都判断错了！案例导入1.张珊为什么选错文种？2.正确的文种应该是什么文种？2.文种选择的依据是什么？任务驱动一文书种类划分二文书种类划分意义三文书文种选择依据CONTENTSCONTENTS（二）按文书行文关系划分◆上行文◆下行文◆平行文（一）按文书的功用和适用范围划分一文书种类划分◆党政文书类◆规章文书类◆日常事务类◆司法文书类◆经济文书类◆科技文书类◆外事文书类◆礼仪文书类◆书信文书类（二）适应不同的行文关系，保证文书及时迅速处理。（三）适应行文的具体要求，保证文书的正确处理和有效性。（四）适应不同文书种类要求，以准确把握不同文书的写作规律。（一）适应组织管辖范围和功能，保证工作有序运转。二文书种类划分意义在文书的文种选择中，尤其以党政文书文种最难判断，所以要做好文书种类及名称的选择的前提是：熟记15种文书的适用范围，在熟记15种文书的适用范围前提下具体来说，有以下三种依据：三文书文种选择依据◆根据发文单位的职责权限恰当选用；◆根据发文单位与收文单位的行文关系正确选用；◆根据发文的具体目的和要求准确选用。模块二文书的种类与形成任务二文书形成步骤张珊依据领导交拟，起草了一份公文，送交办公室主任审核，接连送审、几次修改，又几次文稿被退回。张珊感到筋疲力尽，不管自己怎么看这文稿都没有不规范的地方！既然领导审核不过关，文稿肯定有不足的地方，我怎么就找不到文稿的不足呢？案例导入1.张珊的文稿为什么几次修改都被退回？2.张珊如何才能避免这种局面的发生？3.一份文书的形成要经历几个步骤？任务驱动一接受任务收集材料CONTENTSCONTENTS二集中构思编制提纲三起草撰写修改成文四誊抄定稿确定标印◆要明确写作目的，即写作解决问题的程度、范围；◆要明确写作的观点、依据；◆要明确写作的时限要求。（一）接受任务文书写作多为“被动写作”，在领导交代写作任务时，要把握写作意图。做到“听”、“问”、“记”。一接受任务收集材料对材料进行分类、整理和选择：◆分组归类◆比较◆选择（二）收集材料在收集材料中要注意：◆广泛收集，但要有具体目标、方向；◆收集的材料要典型、有说服力；◆原始材料要真实、可靠。一接受任务收集材料◆文面结构，就是通常所说的文书的模式性，依据不同的行文方向，有不同的文面结构布局。◆内容结构，是文书写作中结构的核心部分。不同文书在内容结构安排上的要素不同。（一）集中构思厘清写作结构：文书写作在结构上一般有文面结构与内容结构两部分。二集中构思编制提纲完整的提纲一般由标题、主题概述、观点句、内容提要及字数分配等几个项目构成。◆标题，是文章内容要点的概括或文章观点的直接揭示。◆主题概述，即文章表达的主要思想的表述。◆观点句，即概括全文基本思想的语句。观点句是文章的核心。◆内容提要，即用于支持观点的语言表述。◆字数分配，对于较长的文章，写作提纲要估算字数。（二）编制提纲写作提纲是把构思好的文章结构、内容定型化的过程，为写作的“外语言”表达打下良好的基础。在编写提纲时要考虑好文章的具体结构方式，一般有：总分式、并列式、递进式及固定式等二集中构思编制提纲◆一气呵成法◆化整为零法（一）起草撰写文书写作起草撰写是指动手写作文章的草稿。草稿虽不是正式文章，但不等于可以草率行事，它是写作中一种创造性思考的阶段。起草撰写的方法：三起草撰写修改成文◆修改范围：观点、材料、结构、语言、文面◆修改方法：间歇法、求助法、比较法、诵读法◆修改符号的使用：修改中要学会使用约定俗成的修改符合，这样可以使文稿的页面保持整洁，同时可以让其他人了解你的修改意图。（二）修改成文“好的文章是改出来的”三起草撰写修改成文随着办公自动化设备的使用，现在的最后修改稿有的直接打印，这要注意文稿的格式、排版、字体、字号等要素，然后附上发文稿纸。（一）誊抄定稿修改后的文稿，在送审核前一定要认真誊抄。四誊抄定稿确定标印◆公文要求用文面格式的文头，符合规