聊一聊 OA 系统（框架篇）

聊一聊OA系统（框架篇）B端产品更直观的体现出对公司的帮助，OA在公司日常管理中，尤其明显。

经常有新员工入职后，对我们的助理小姐姐说，公司自动化做的真好，入职都是自动化，人工操作是真的少啊。是的，3年前公司就已经完成入职流程自动化了。截止到现在，对入职员工来讲，操作也越来越少了。以我厂新员工入职为例，助理小姐姐会带领新员工到工位，剩下的入职流程，全部通过OA来完成。消耗时间最长的，估计就是电脑初始化的时间了。完善的OA系统，能很大程度提升员工的幸福感。那OA具体与那些功能模块呢？我们怎么才能做好OA呢？OA端结构拆解No.1OA（OfficeAutomation）是代替手动重复性工作，高效的处理办公事务，改善工作环境。现在的OA，可以分为办公自动化（狭义的OA）和HR系统。办公自动化（狭义的OA）按照场景，可以「入职流程管理」、「考勤管理」、「成本管理（财务）」、「行政管理」、「IT」

和「权限配置」。

我们把「入职模块」详细拆分下。入职流程管理分为2大模块：面试流程和入职流程，其中面试流程，涉及到员工管理，是放到HR系统中，我们把整个流程串起来讲下。

面试流程面试流程分为：简历筛选，面试预约，面试过程和反馈。我们这里只简单讲一下面试环节。大家也会类似的经历，到面后填写很复杂并且重复的表格，不知道大家什么感觉，反正我是深恶痛绝。所有，我们把这些环节做了优化。我们把表单中大部分的信息，根据简历信息自动填写好。应聘者只需要确认和填写公司需要的少许信息即可。应聘者到公司面试时，就只用等着和面试官聊就好了，提升了应聘者对公司的印象分值。面试流程的管理，现在有比较成熟的产品，如MokaHR系统，可以直接拿来用，最多和公司的HR系统做好对接。入职流程入职流程分为两部分：入职前的准备工作，和入职当天就职流程。入职前的准备工作确定给员工发offer后，HRBP就开始为员工入职做准备，通过审批流的方式，通知部门助理、IT、行政、HR等角色，为即将入职员工准备工位、设备、邮箱以及薪酬录入等。入职当天就职流程入职当天，员工通过OA完成个人信息完善，合同签署，wifi密码、邮箱密码设置。电脑等办公用品，已经是入职之前IT提前准备好，不需要跑各个办公室签合同、领电脑、领办公用品了。举例以前我入职某互联网公司，整整一个大会议室，十几个入职的人，在填写各种信息、签字，HRBP负责复印件收集。现在好了，入职当天助理小姐姐把新员工带到工位，并给新员工一个入职引导小卡片（原来很复杂的，现在也是越来越简单了），入职全部流程也就3步：下载并登录企业微信，通过「人事」模块获取wifi密码，获取邮箱密码；通过企业微信「人事」模块，完善个人信息。个人信息只需要提交身份证、学历证件等照片，完善一下教育经历和紧急联系方式，检查一下自动填写好的个人信息（从简历里面自动获取的）；签订电子合同，入职流程完成了。半个小时搞定所有流程和手续，HRBP全程不用参与。OA还有考勤、报销/用款等财务流程、设备借用/名片申请等行政流程、权限、账号申请等工作权限申请流程，后续我们逐步介绍说明。

小结很多流程都有自己的公司特色，但可以抽象出两类：「审批流管理」和「权限管理」。办公自动化的核心之一是审批流设计，后续会单独来讲。权限管理的RBAC模型已经很成熟，也不多讲。HR端结构拆解No.2HR系统服务的对象HRBP和薪酬专员，主要分为4个模块：员工管理、薪酬管理、绩效管理和权限设置。我们对员工管理进行拆解，包含5个模块：员工花名册管理、合同管理、员工异动管理、员工数据分析、员工关爱。花名册管理分为3大模块，员工基本信息管理和岗位信息管理，以及操作日志管理。1.管理员工的基本信息：包括个人信息、教育信息、住址以及紧急联系人等2.岗位信息：包括工号、职级/职位、入职/转正/离职信息、汇报对象等，和工作岗位相关的内容。3.操作日志：HRBP对员工的所有调整，都要记录归档，以备查询。合同管理具体分为OA端和HR端两个部分。

HR系统端：主要是由HRBP操作，设置「合同模板」，发起合同签署流程，以及最终归档。OA端：更多是员工操作，有查看、合同签字。具体流程如下：

员工新入职，HRBP会在HR后台，提前为员工设置好合同模板，基本信息都自动填写好了。入职当天员工在OA端收到合同签订通知，员工只需要检查无误后，在手机上完成签字即可。完成签字后，合同归档。员工在OA端只能查看，有的公司薪酬相关也在合同中，那是要设置为不能查看，避免薪酬信息泄露。合同续签流程类似，只是多了提前30天通知HRBP员工即将合同到期，确定要续约后，再进行后续流程。最后No.3OA在公司中无处不在，从面试、