表的创建和字段属性

第3课表创建和字段设置

Access数据类型创建表向表中输入数据字段属性设置建立表之间的关系创建表之前，必须决定要存放的数据类型。数据类型决定了该字段能存储什么样的数据。数据类型可存储的数据大小文本(Text)文字、数字型字符最多存储255个字符备注(Memo)文字、数字型字符最多存储65535个字符数字(Number)数值1、2、4或8字节日期/时间(Date／Time)日期时间值8字节货币(Currency)货币值8字节自动编号(AutoNumber)顺序号或随机数4字节是/否(Yes／no)逻辑值1位OLE对象(OLEObject)图象、图表、声音等最大为1G字节超(级)链接(Hyperlink)作为超(级)链接地址的文本最大为2048×3个字符查阅向导(LookupWizard)从列表框或组合框中选择的文本或数值4个字节3.1Access数据类型3.2创建表

在Access中，可以采用以下五种方式建立表

1、使用【数据表视图】2、使用【设计视图】3、使用【表向导】4、使用【导入表】

5、使用【链接表】1、使用【数据表视图】在数据表视图中直接在字段名处输入字段名。该方法比较简单，但无法对每一字段的数据类型、属性值进行设置，一般还需要在设计视图中进行修改。【例1】通过输入如表3-2所示的数据，在“学籍管理”数据库中创建“教师授课表”表。表3-2“教师授课表”数据课程编码教师编号班级编号学年学期授课地点授课时间01003007505312005上期1号公共教室星期二02003005505312005上期1号多媒体星期四03003009505312005上期3号公共教室星期三04003006505322005上期2号多媒体星期五05003012505322005上期4号公共教室星期一06003002505312005上期3号多媒体星期二07003001505322005上期2号公共教室星期五08003008505312005上期5号多媒体星期四09003005505312005上期6号多媒体星期三操作要点：选择“表”对象→“通过输入数据创建表”或者“新建”按钮后，选择“数据表视图”

在数据表窗口中，输入数据并重命名字段2、使用【设计视图】这是一种最常用的方法，最好用的方法。使用设计器创建表，先要确定表的结构，就是设计表有多少个字段，每个字段名及数据类型等信息。字段名的命名规则：①字段名的长度最多可达64个字符②字段名可以包含汉字、英文字母、数字、空格等，但不要有以下标点符号（如句号“。”、惊叹号“！”、方括号“[]”、重音符号`等）③不能将空格作为字段名的第一个字符2．使用设计器创建表【例2】利用设计器在“学籍管理”数据库中创建一个“学生基本情况表”表，该表的作用是保存学生基本情况信息，它以“学号”为主键，“学生基本情况表”表所包含的字段信息如表3-3所示字段名称字段类型字段大小允许为空说明学号文本9否主键姓名文本8是性别文本2是出生日期日期/时间是是否团员是/否是入学时间日期/时间是班级编号文本6是专业文本10是入学成绩数字整型是照片OLE对象是“学生基本情况表”所包含的字段信息操作要点：选择“表”对象→“使用设计器创建表”

在“表1：表”表设计器对话框中，输入各字段、设置主键。3、使用【表向导】其创建方法与使用“模板创建数据库”的方法类似。【例3】利用向导在

“学籍管理”数据库中创建一个“课程表”表，表中字段有“课程名称”、“课程编码”、“课时”、“学分”。操作要点：选择样表、增加字段、重命名字段确定主键4、使用【导入表】该方式创建表是将其它数据库中的表或其它应用系统中的文件导入到当前数据库中来以生成新表。利用导入数据创建表实际上是不同系统间的数据表转换，可以将Excel表、VisualFoxPro的表、ODBC数据库中的表等导入转换成Access的数据表。【例4】将一个Excel“选课表”表导入到“学籍管理”数据库中操作要点：

在数据库窗口中，依次单击【文件】→【获取外部数据】→【导入】菜单命令选择导入的数据文件、确定主键

5、使用【链接表】该方式创建表是将其它数据库中的表或其它应用系统中的文件链接到当前数据库中来以生成新表。【链接表】方式生成的新表与源表具有相同的结构和记录，并且在源表中对记录的添加、更新和删除操作将会反映到新表中。反之，亦然。3.3输入数据直接输入数据获取外部数据

1、从键盘直接输入记录从键盘输入与编辑记录，可以在表的数据表视图中进行在输入每条记录的字段值时，只能输入对字段类型有效的值。若输入了无效数据，则系统会弹出一个信息框显示出错信息。在更正错误之前，无法将光标移动到其他字段上去。记录输入完毕后，关闭当前窗口，保存添加的记录到表中。若欲放弃对当前记录的编辑，可按Esc键。对于文本、数字、日期/时间、是/否和备注等类型的字段数据，可直接在数据表视图中进行编辑，其编辑技巧与Word类似。

1.超链接字段数据的输入2.“OLE对象”字段数据的输入2.“OLE对象”字段数据的输入

3.表中数据的复制①打开相应表的数据表视图；②选定要复制的内容后，右击，然后在系统弹出的快捷菜单中选择“复制”菜单项；③右击复制的目标位置，然后在系统弹出的快捷菜单中选择“粘贴”菜单项；④保存表。

2、导入/导出数据

1.导入数据导入数据是把数据从另一个应用程序或数据库中加入到Access表中，或将同一数据库中其他表中的数据复制到本表中。数据可以是文本、电子表格和数据表等。可以用现有数据创建新的Access表，或将其添加到已有的Access表中，还可以把数据复制到不同类型的文件中。

2.导出数据在Access中，也可以把Access表中存储的数据导出到另一种格式的文件中，供其他应用程序使用。

3.4设置字段属性设计表的主要内容：1．字段名称——数据表中的一列称为一个字段，而每一个字段均具有唯一的名字，被称为字段名称。2．数据类型——数据表中的同一列数据必须具有共同的数据特征，称为字段的数据类型。3．字段大小——数据表中的一列所能容纳的字符或数字的个数被称为字段大小。

4．字段的其他属性——其他一些属性，包括“索引”、“格式”等等。字段属性属性用途字段大小定义文本、数字或自动编号数据类型字段长度格式定义数据的显示格式和打印格式输入掩码定义数据的输入格式小数位数定义数值的小数位数标题在数据表视图，窗体和报表中替换字段名默认值定义字段的缺省值有效性规则定义字段的校验规则有效性文本当输入或修改的数据没有通过字段的有效性规则时，所要显示的信息必填字段确定数据是否必需被输入到字段中允许空字符串定义文本、备注和超(级)链接数据类型字段是否允许输入零长度字符串索引定义是否建立单一字段索引新值定义自动编号数据类型字段的数值递增方式输入法模式定义焦点移至字段时是否开启输入法Unicode压缩定义是否允许对文本、备注和超(级)链接数据类型字段进行Unicode压缩(一)【格式】属性

【格式】属性用于定义数据的显示和打印格式。Access为某些数据类型的字段预定义了【格式】属性，也允许用户为某些数据类型的字段自定义【格式】属性。【格式】属性只影响数据的显示格式而不会影响数据的存储和输入。1.【文本】和【备注】数据类型的【格式】【文本】和【备注】数据类型字段的自定义【格式】属性最多由两部分组成，各部分之间需用分号分隔。第一部分用于定义文本的显示格式。第二部分用于定义空字符串及NULL值的显示格式。

表【文本】和【备注】数据类型的格式化字符格式化字符用途@字符占位符。不足规定长度在数据前补空格，右齐&字符占位符。不足规定长度在不补空格，左齐<使所有字符显示为小写>使所有字符显示为大写“Text“或者\Text可以在【格式】属性中的任何位置使用双引号括起来的文本并且原文照印*将其后跟随的第一个字符作为填充字符［颜色］用方括号中的颜色参数指定文本的显示颜色。有效颜色参数为：黑色、蓝色、绿色、青色、红色、紫红色、黄色和白色。颜色参数必须与其它字符一起使用2.【数字】和【货币】数据类型的【格式】属性

对于【数字】和【货币】数据类型的字段，Access预定义了7种【格式】属性。

Access允许用户自定义【格式】属性。自定义【格式】属性最多可以由四部分组成，各部分之间需用分号分隔。第一部分用于定义正数的显示格式；第二部分用于定义负数的显示格式；第三部分用于定义零值的显示格式；第四部分用于定义Null值的显示格式。

表【数字】和【货币】数据类型字段的格式化字符格式化字符用途.用来显示放置小数点的位置，用来显示千位分隔符的位置0数字占位符。如果不足长度，则前面显示0#数字占位符。如果在这个位置没有数字输入，则忽略该数字占位符"Text"可以在任何位置使用双引号括起来的文本并且原文照印*将其后跟随的第一个字符作为填充字符%将数值乘以100，并在数值尾部添加百分号［颜色］用方括号中的颜色参数指定文本的显示颜色（二）输入法模式“输入法模式”属性仅针对文本数据类型的字段有效，可有三个设置值：“随意”、“输入法开启”与“输入法关闭”，分别表示保持原汉字输入法状态、启动汉字输入法和关闭汉字输入法。“输入法模式”属性的默认值为“输入法开启”。（三）【输入掩码】属性使用“输入掩码”属性，可以使数据输入更容易，并且可以控制用户在文本框类型的控件中的输入值。例如，可以为“电话号码”字段创建一个输入掩码，以便向用户显示如何准确地输入新号码，如：(010。通常使用“输入掩码向导”帮助完成设置该属性的工作。【输入掩码】属性最多可以由三部分组成，各部分之间要用分号分隔。第一部分定义数据的输入格式。第二部分定义是否按显示方式在表中存储数据。若设置为0，则按显示方式存储。若设置为1或将第二部分空缺，则只存储输入的数据。第三部分定义一个占位符以显示数据输入的位置。用户可以定义一个单一字符作为占位符，缺省占位符是一个下划线。表

输入掩码字符输入掩码字符说明0数字占位符。数字(0－9)必须输入到该位置，不允许输入+和-符号L字母占位符。字母必须输入到该位置A字母数字占位符。字母或数字必须输入到该位置.:;-/各种分隔符<将所有字符转换成小写>将所有字符转换成大写"Text"可以在【输入掩码】属性中任何位置使用双引号括起来的文本并且原文照印（四）【标题】属性

【标题】属性允许用户输入一个更具体的描述字段的名称，用于替换在数据表视图、报表或窗体中显示的相应字段名。（五）【默认值】属性

【默认值】属性可以为字段指定一个默认值。在表中新增加一个记录，并尚未填入数据时，如果希望Access自动为某字段填入一个特定的数据，则应为该字段设定“默认值”属性值。（六）有效性规则“有效性规则”属性用于指定对输入到记录中本字段中数据的要求。当输入的数据违反了“有效性规则”的设置时，将给用户显示“有效性文本”设置的提示信息。可用“向导”帮助完成设置。（七）有效性文本【有效性文本】属性允许用户输入一段提示文字，当输入的数据没有通过设定的有效性规则时，Access自动弹出一个提示框显示该段提示文字。【有效性文本】属性要与【有效性规则】属性搭配使用。（八）【必填字段】属性

【必填字段】属性允许用户规定数据是否必须被输入到字段中，即字段中是否允许有Null值。如果数据必须被输入到字段中，即不允许有Null值，应设置【必填字段】属性值为【是】。（九）【允许空字符串】属性

【允许空字符串】属性用于定义对于【文本】和【备注】数据类型的字段是否允许空字符串输入。如果允许，应把空字符串和Null值区别开。空字符串是长度为零的特殊字符串。（十）索引本属性可以用于设置单一字段索引。索引可加速对索引字段的查询，还能加速排序及分组操作。本属性可有以下取值：“无”，表示本字段无索引；“有（有重复）”，表示本字段有索引，且各记录中的数据可以重复；“有（无重复）”，表示本字段有索引，且各记录中的数据不允许重复。（十一）【Unicode压缩】属性

【Unicode压缩】属性用于定义是否允许对【文本】、【备注】和【超(级)链接】数据类型字段进行Unicode压缩。Unicode是一个字符编码方案，该方案使用两个字节代表一个字符。（十二）【显示控件】属性

Access2000在字段属性区域的【查阅】选项卡设置了【显示控件】属性。该属性仅适用于【文本】、【是/否】和【数字】数据类型字段。【显示控件】属性用于设置这三种字段的显示方式，即将这三种字段与何种显示控件绑定以显示其中的数据。（十三）【小数位数】属性

【小数位数】属性仅对【数字】和【货币】数据类型字段有效。小数位的数目为0—15，这取决于【数字】或【货币】数据类型字段的大小。（十四）【新值】属性

【新值】属性用于指定在表中添加新记录时，【自动编号】数据类型字段的递增方式。3.5创建表间关系

创建表间关系就是利用两个表的共有（同名）字段创建的关联性。建立数据库中的表间关联：一是要保障建立关系的表具有相同的字段，一对一关系：基本表每条记录只对应相关联表中一个匹配的记录，反之亦然。一对多关系：关系中最常用的类型。基本表一条记录可与相关联表中多条记录相匹配。但相关联表一条记录只与基本表一条相匹配。多对多关系：基本表一条