新版酒店会议团队接待方案模板

观唐温泉（国际）度假村会议/团体操作程序和标准目录营销部1-10前厅部11-14餐饮部15-21工程部22-23保安部24-27财务部28营销部会议工作步骤图前厅部会议工作步骤图

十一、餐饮部会议工作步骤图十二、会议设施设备、鲜花、食品报价单

一、营销部：程序标准1、电话询价和报价接听客人询价电话问询客人企业名称，分辨是否为老用户，是当地用户还是外地用户。辩清后可依据对应价格政策报价。如是老用户，了解酒店房型等设施可直接向其报价。如是新用户，对酒店不太熟悉，先简明依据其需求，针对性地介绍一个酒店房间或会议室概况（突出特点），并向其推荐。先让客人作适宜选择。依据客人选择，先向其初步报价。做好客人议价通知客人这是一个酒店现行会议价。请客人发送传真通知会议具体情况，然后我们将依据会议当初酒店入住情况等综合因素，依据权限是否浮动。恭维客人或客人企业，向客人表示友好合作愿望。主动为会议用户上门洽谈服务，带上一整套规范洽谈资料。4)如是关键或大型会议，邀请客人来店参观现场，再敲定细节。3、问询并在会议洽谈纪要上填写用户联络方法应正确无误地在会议纪要上统计客人联络方法、存档，并请文员输入电脑，资料共享。制作书面报价单依据客人会议日程及活动内容制作具体会议计划书及报价。向客人发送书面报价单，上面注明提请客人立即确定，方便计划能顺利完成。超权限报价立即请示超出酒店会议价格政策房价，立即向部门经理请示。将会议计划书及报价单存档将发给用户报价单存档于“报价”文件夹中，方便本人不在时其它人员能够跟进此计划。2、接待参观向客人介绍会议设施和用户预约经过前台查找到适宜用户及准备好钥匙。约定一个双方全部感方便日期、时间和见面地点。3）事先应对客人所要经过地点进行检验。4）将客人姓名或用户名称及约定见面时间，地点通知前台，方便使客人感到她们是受欢迎和被重视。5）事先准备好相关推销资料和宣传卡片。客人抵店后接待在得到客人已抵达酒店通知后，应带好相关资料，微笑地在前台外面迎接客人，并直呼客人姓名及尊称，使客人产生一个被认知亲切感。了解客人有多少时间，通知客人将要行走路线。参观过程中激励客人提问题，并做相关统计，同时分发推销资料及饭店介绍。陪同客人参观率领客人参观客房时，应从低级房间开始。进房间之前应用手敲门，确定房间无人后，再将门打开，率领客人参观。在房间中介绍多种设施特点及客人应能从中得到享受。参观客房结束后，在前往多功效厅或会议室之前，要顺路介绍娱乐、商务中心、酒吧、早茶等其它设施。客人参观后若有时间能够请客人喝些饮料。采取合适方法，了解用户单位活动概况和整年会议等活动情况，方便促销工作明确方向。总结关键点，问询是否有其它问题。感谢各位光临，并亲自送客人出饭店大门。客人离开后客人离店后，写汇报，并做好统计，为下一步方法做好计划。3、对已报价用户跟踪向用户发出会议计划单经反复确定会议计划单，正确无误情况。和客人确定是否已收到计划书和报价在报价发出当日（不一定是立即），立即和用户联络，是否已收到传真。3、引导用户搞好合作假如用户反应主动，即请客人立即对会议计划给予签字确定，向客人说明立即确定好处。假如用户对会议计划有疑虑，立即向用户解释，并依据用户要求进行调整，作出针对性。假如用户对会议计划反应消极，应向客人了解清楚是计划原因还是因为价格原因等，并作针对性销售。4）立即向部门领导反应进展情况。4、常常和用户保持联络。常常向用户致电问询会议计划，将会议行程了解得越细越好，让客人感觉你对她们会议重视。4、会议细节洽谈1、关注住房安排洽谈了解会议举行日期及会议用房情况，并及时在电脑中查询是否发出关键预订，避免矛盾。同时了解该日期是否还有其它未定会议信息。既能够作为和用户还价筹码，又能立即地在可能改变某档会议计划情况下，提议用户调整，争取收益最大化。按会议洽谈纪要上格式和内容统计客人住宿计划。2、向客人了解会议活动行程立即查询避免在宴会、会议设施上有反复冲突。如有重合和其它原因，可向客人作有利针对性调整提议。按会议洽谈纪要格式统计客人会议行程活动。3、和客人确定房间、会场、用餐等大项目标价格在了解能满足客人设施及服务需求后，向客人报出客人所需设施及服务价格。和客人确定以上价格。4、和客人确定房间部署要求确定以下事项：是否撤出迷你吧是否关闭长途5、和客人确定会场形式及会议设施及会场服务1）会场部署形式2）会议背景、会标会议场设备—话筒、音响、投影、白板、夹纸板等4）是否需部署鲜花、绿色植物5）确定桌面文具摆放6）是否有其它特殊需求和客人确定会场服务形式1）是否需茶水、矿泉水服务2）是否需要提供水果或其它食品3）是否需要TeaBreak，假如有，确定标准其它特殊要求和客人确定公共区域环境部署要求问询客人是否需要以下部署：室外横幅、欢迎牌、指示牌、海报等。如是大型会议，还要和会务人员确定是否需汽球、汽模、彩旗等室外部署。向客人公布酒店收费政策并和客人确定收费标准。请客人提供需我方制作文字内容，并分项具体统计，尽可能让客人提供文字稿件特殊部署请工程部直接参与洽谈。和餐饮部一起和客人确定宴会服务相关细节1）宴会厅部署要求2）席位卡3）位卡指示牌台形图菜单和客人确定相关VIP关键客人接待1）是否需高规格欢迎标准2）是否需房内VIP部署3）VIP其它特殊服务要求10、和客人确定信用担保及结算方法1）预付款（支票、汇票、信用卡）2）签单人姓名3）结算时间5、和用户确定会议接待计划（签署协议）依据和用户洽谈会议细节，制作会议接待计划并传真给用户按格式制作书面接待计划，含住宿计划、会议活动、酒店行动计划、结算价格及方法等会议细节。2）请客人签字确定作为合约依据。3）假如不是很复杂会议能够依据双方会谈时会议谈纪要手写稿，双方签字作为合约。6、向各部通知会议接待计划依据用户确定会议计划制订会议接待计划将用户确定会议接待计划，按酒店办公自动化模块格式输入电脑。住宿计划、会议活动行程、酒店行动计划、结算提醒等各个细节全部必需具体、清楚。对照和用户确定会议接待计划，确定无误后，向各部发送。发送计划通知后，再和各部联络，并查看宴会预订、会议室预订等信息确定各部门收到了计划。5）环境部署方面向企划部开具美工单，落实计划。7、会议确定后抵店前跟踪1、主动和用户联络，了解会议计划有否改变1）主动联络，先表示对用户会议重视和对客户感谢。了解会议计划有没有改变。2、相关客人事先未明确，需提供名单、背景文案内容、会场形式等内容要立即提醒用户，提前提供资料。用户会议计划如有变动，立即在接待计划通知中变更对于用户会议计划中变更内容立即在酒店接待计划通知中变更。电话通知包含变更相关部门，并一定通知到餐饮部及大堂副理。根据计划通知中各部行动计划，和各部确认准备落实情况。8、会议进行中和用户沟通和跟踪、变更、通知1、和用户保持通畅沟通联络渠道常常和会务人员接触，聆听需求，协调落实各项活动。统计会务人员电话及提供自己联络方法给会务人员，保持沟通通畅。2、会议跟踪日依据会议计划，按行程安排提前一天检验，协调次日各项活动，确定各部能按时作好准备。按会议活动日程，在每项活动前1小时—30分钟确定各项工作已落实到位。和餐饮部沟通，确保宴会用餐、会场工作提前落实。和大堂副理协调，确保VIP服务、会场、用房等确保落实。和美工协调，确保环境部署落实。将大堂副理、餐饮部等介绍给会务人员。变更通知用户如有任何计划变更，应立即在会议计划通知中更改。并同时电话通知相关部门。通知餐饮部、大堂副理、预订等相关岗位相关更改内容。跟踪检验变更后行动计划落实。9、会议分房操作接到会议信息时，立即进行初步框房，将会议大约时间、用房数、联络人输入电脑。如在会议召开前一周还未接到会议通知单，则和电脑中输入联络人联络，确定会议是否在店召开。在会议确定后，依据会议通知单要求生成户籍。在会议召开前一天，对照会议通知单，查对电脑中分房。接到变更通知后，立即在电脑中作出对应修改，对通知相关部门。10、会议意见搜集和反馈会议结束后请会务人员填写意见反馈表会议结束后，务必需咨询会务人员及参会人员对酒店意见反馈表。用户反应通常、较差或投诉事项应具体写明内容，满意事项如可能也要写明内容。尽可能多咨询多个会务人员或参会人员意见，注明提供意见人员姓名、联络方法，如可能请客人签字。将意见反馈表交部门文员处，部门必需收到每档会议意见反馈表。部分关键反馈意见必需立即反馈部门，方便快速对来宾进行反馈。意见搜集上报后，反馈表存档于会议用户历史档案中，方便用户未来再次会议时查询，使工作做得更细。将反馈内容搜集入一周来宾意见反馈中上报相关行政管理部门、驻店经理、营业总经理室。

企划部（美工）：程序标准1、会标设计、确定、制作依据每档任务美工单对会标要求，按实际尺寸百分比进行效果设计，并出稿件。依据稿件应标明会议活动名称、使用起讫时间、放置地点等内容。稿件设计完成后交由相关会议跟踪人员签字确定。按确定后内容按时完成制作。横幅贴字完成后必需对照稿件再次审核。打印稿完成后需对照稿件再次进行审核。背景板文字完成后张贴前对照稿件进行检验。指示牌制作完成后通知前厅礼宾进行安装和摆放到位。横幅、指示牌需指示明确，通知工程部安装到位。移动背景会标或在固定背景处需特殊安装工作会标，通知工程部将支架布幅安装到位，应明确安放位置、形式，布幅必需洁净、整齐无破损。10、确定工程部已按时、按要求安装到位。11、通知刻字商按时将背景安装到位。全部文字或图案内容需布局美观、整齐。2、和工程部合作会议支架（含布幅）、横幅及会议相关高空固定大型物件部署，需提前一天经过电子邮件通知工程部，通知应包含工作项目名称、地点、完成时间等内容。特殊环境部署需工程制作、需提前通知工程部，同时将设计稿交于工程部，通知应写明完成时间。通知工程部按时完成项目，应检验确定按要求到位。特殊制作项目还应立即和工程部指定工作人员沟通尺寸、百分比、制作工艺等事项。确保按要求时间完成。3、会标安装前后检验横幅、会标安装前后确定字体无差错。确定文字内容无差错。确定布幅必需整齐、牢靠、易于固定。确定大小百分比无差错。确定使用美工材料符合质量标准。确定固定后百分比和环境协调、美观。确定固定程度良好，使用期间不会脱落。4、会标收费使用房间会议收费，制作完成后开具杂项收费单总台，统一向会议用户收费。只使用宴会场所用户收费，杂项收费单交宴会预订和会场费一起向用户收取。标明使用地点、时间、会标名称及价格。无偿项目同时列收杂项收费单，标明无偿。5、审核会议特殊部署审核会议用户特殊部署方案，根据酒店要求确定有没有违反酒店要求事项有没有不利酒店形象内容或部署方法。有没有损坏其它酒店客人感受部署形式。有没有会造成酒店设施损坏或不利于清洁留下后遗症部署形式。有没有隐藏安全隐患部署形式。如有以上原因应给予明确否定或向部门提出意见。在方案上签署个人意见或向用户提供愈加好或变通意见供跟踪人员和用户沟通。确定最终和用户协商后方案。

二、前厅部：(一)、会议用房控制程序程序标准1、会议入住前一天大堂副理天天早晨查询第二天到店会议情况。大堂副理查看会议通知单，是否有特殊要求，如有，应提前准备。总台查看一下房间是否已提前BLOCK，而且准备好钥匙，由大堂副理夜间核查确定。大堂副理通知好客房中心查看房间做好对应准备。客房预订、总台应控制好，预估第二天出租情况，排房时应灵活利用，避免锁房冲突，为酒店争取最高利益。2、会议入住当日总台需知晓用餐地点及相关情况。总台具体到店客房数量和时间。大堂副理VIP或特殊要求及特殊付款相关情况要了解清楚。大堂副理应了解会议当中特殊要求：会议室有否更改，会议室部署，签到台及绿化部署要求，幕布及指示牌有否特殊要求，会议中茶水点心提供，用餐具体要求，是否需要做好叫醒服务等。大堂副理了解会议团体一天活动情况。大堂副理将相关情况通知好相关部门及责任人。大堂副理提前检验，确保每一项工作全部已完成。3．注意当日用房情况大堂副理通知客房中心了解房态。大堂副理了解客人确切抵店时间、人数、用房数。总台早晨依据客房实际情况制锁房。总台下午依据客房中心释放、房数控制锁房。总台如有特殊情况，如客人延期等，应立即汇报大堂副理，立即处理。（二）、迎候VIP客人程序标准联络礼宾部和企业相关联络人1、大堂副理确定关键客人抵店时间。大堂副理能够经过企业订房人员或客人航班号了解。2、根据具体抵达时间，提前10分钟站立在大堂外等候大堂副理需将准备好欢迎夹持在手中，如：登记单、房卡、房间钥匙、欢迎信、笔和客人留言。提前安排礼宾部VIP客人行李运输大堂副理通知礼宾部VIP客人姓名、房号。VIP客人抵达酒店当客人抵达时大堂副理应先用眼光和客人接触，然后微笑着问候客人，说：“你好！Mr/Mrs.XX,欢迎您光临明日大酒店。”假如是常客，说：“欢迎再次光临。”同时，应主动和客人握手问候（假如客人不是反正确话）。而且自我介绍：“我名字是XX，我是酒店大堂副理，我将带您入住酒店。”假如有总经理或其它经理在周围，你能够介绍给客人，说：“这是我们酒店总经理MRS.XX,”并将客人介绍给总经理。介绍房间设施给客人大堂副理介绍房内照明开关和空调开关。大堂副理介绍留言系统。大堂副理介绍客房小酒吧。大堂副理介绍电视节目。大堂副理紧急安全设施(如消防示意图,保险箱,门安全链等)。将酒店内其它服务项目和设施介绍给客人大堂副理介绍，如:”我们有中餐厅,早茶餐厅等,是否帮您订位子?”大堂副理介绍“我们有二十四小时洗衣服务,随时为您服务。”大堂副理介绍“您是否需要预定或确定机票,我们能够为您预定和确定。”祝贺客人介绍完成后,应有礼貌祝贺客人居住愉快，说:”MR./MRS.XX,我是XX,如您需要服务,敬请吩咐,我们将很愿意为您服务,祝您居住愉快。”（三）、引领关键客人程序标准1、引领关键客人去房间大堂副理向客人介绍酒店。大堂副理向客人介绍酒店各营业场所和营业时间，如客人需要，可为客人预订。大堂副理向客人介绍紧急消防道。大堂副理进入电梯或房间时，应让客人在前面，但需提前为客人开门。大堂副理切记介绍和走路时不要太快。2、进入房间介绍大堂副理插入钥匙为客人打开房门使用安全门吸使门保持开启状态。大堂副理给客人演示怎样使用磁卡门锁和“请勿打搅”牌、电源开关。大堂副理介绍房内设施。大堂副理介绍小冰箱和保险箱。3、房内登记大堂副理拉出椅子，让客人入座。大堂副理取出登记夹放置在客人前面。大堂副理让客人填写或帮助客人填写相关项目。大堂副理和客人确定离店日期和时间。大堂副理和客人确定付款方法，并统计在登记单上。4、退出客人房间大堂副理轻轻地离开房间并轻轻地关闭房门.离开时,说:”MR./MRS.XX,还有什么需要我做吗?….祝您居住愉快。”（四）、会议指示牌安排程序标准1、查询隔天入住会议礼宾部天天早晨查询第二天到店会议情况；如有会议撑牌和横幅要求，应立即联络美工、预订。礼宾部了解会议团体一天活动情况。大堂副理提前检验核实，确保每一项工作全部已完成。2、会议入住当日礼宾部早上查看会议通知单是否有变更，如有，应立即通知公关部、宴会预订相关部门并立即做好准备。礼宾部了解客人确切抵店时间、人数、用房数。礼宾部提前2小时，将准备工作准备完成（查看撑牌是否已到位）。大堂副理将根据会议通知单要求对于准备工作提前检验完成。（查看撑牌是否已到位）总台对于会议付款方法，立即和会务组联络，确定后在INHOUSEORDER上注明，分发各相关部门。3．会议入住期间和会议专职跟踪人员亲密联络，依据客人要求和改变，不停更改并落实。天天总台夜班根据INHOUSEORDER要求，核查每一项费用正确，并检验每一样杂项费用单完整。总台天天和会务组确定用房数目。4、会议结束后礼宾部会议结束后，立即收回相关撑牌。礼宾部夜班查对数目并做好统计。总台和会务组查对全部费用，确保费用正确。

三、餐饮部：会议服务会议前期服务：程序标准1、签到台服务依据会议订单，提前四小时将签到台部署到位。台布台围洁净挺括，椅子摆放整齐。签四处指示牌洁净无手印。为客提供精巧名片盘（如有必需）。2、会议席位卡服务依据会议通知单，将客人提供名单按客人要求打印后，放入塑料三角牌内，上桌前检验正反两面是否一致。3、会议文具服务将会议形式部署完成后，把纸、笔放于席位正中方，和茶杯距离1cm，和铅笔距离为2cm，笔斜置于信签第一页上。如客人自带会议资料，则将笔置于信签第一页上偏右，笔末端和信签底部平齐。规格整齐，横竖一致。4、会场白板、纸板夹服务会场内提供白板一块（配白板笔一支，白板刷一个）、纸板夹一块（油性笔一支，白板纸张5元/张）。依据要求价格收费。5、会议室鲜花和绿化部署依据会议单要求，部署好会场内四面花草，主席台、讲台上鲜花要提前让房务部来部署，会议组负责验收。6、会场部署操作程序了解此次会议人数、国籍、会议形式及特殊要求。依据客人要求会议形式及人数摆放会议桌，铺上台布，围好台围，并检验是否清洁挺括无破损。主席台上摆放一至二盆鲜花作点缀，二只话筒。摆放茶杯，茶杯放于席位正前方距上台沿2cm，柄一律向右，茶杯下面放上杯垫。摆放毛巾，毛巾卷好放于毛巾篮，毛巾接缝口朝下，竖放于席位右下方，距台沿2cm处。摆放信签、笔，信签放于席位正中方，和茶杯距离1cm，和沿距离为2cm，笔斜置于信签第一页上，如客人自带会议资料，则将笔置于信签第一页上偏右，笔末端和信签底部平齐。会议单上无特殊要求，通常不提前将烟缸部署上桌，当客人在点烟时，服务员将事先预备好烟缸上桌。待台面上全部用具摆放完，应再次整理检验台面，调整椅子，每张椅子拉出距离为每个席位正中为宜，拉至和台沿相齐。检验横幅，背景板内容是否和会议定单一致。并在场地空白处摆放绿色植物作点缀。全部部署完成，应检验全部用具是否齐全，规格做到：摆放统一标准，台面部署每桌相同，纵横相观全部匀称。7.会议厅使用前检验根据会议单逐一检验会议台面摆设，要求餐具整齐，摆放统一，洁净、无缺口，餐巾无破损，无污渍。台椅摆设：要求椅子洁净无尘，坐垫无污渍，台椅横竖对齐或显图案形。工作台：要求餐柜摆设、托盘要求安全整齐统一，用具部署整齐。地板卫生：要做到无物纸。环境：要求话筒、音响、投影仪、幕布、灯光、空调设备完好正常。空调开放：要求提前1小时开放。如发觉问题立即更正，处理不了应立即向上级汇报，方便立即处理。8.会议开场前迎接一切准备工作就绪后，服务员提前15分钟按标准姿势站立于会议室门口，贵宾进入会议室，服务员主动礼貌迎接，拉椅入座。9、特殊环境部署、场租费收费标准如客人提出特殊环境部署，应将客人要求具体地通知到相关制作部门，落实好收费标准。把环境部署效果图及费用收取情况通知客人并和之确定。通知相关部门制作完成。（二）、会议期间服务：程序标准1、会议茶水服务程序备好热水瓶、烟缸、托盘放在客人不易看到地方，摆放整齐。提前十分钟泡好茶水、放好毛巾、一切准备就绪站在会议室门口。贵宾进入会议室，服务员主动礼貌迎接，拉椅入座。当来宾全部进入后，将前后门关上只留侧门进出便于服务。在会议过程中最少有一位服务员在场，站于客人视线不轻易看到地方，如有客人进出，服务员应礼貌地为客人开门，以示尊重。在开会过程中，要注意客人有何需要。会议开始后一小时内，客人饮水较多，需用15分钟添加一次茶水，过后视客人饮水情况，通常每隔30分钟为客人添一次茶。如烟缸中有2个烟头应立即为客人更换。添加茶水时，应左手拿热水瓶，用右手拿茶杯，右手中指，无名指后部，夹住茶杯盖头部，食指、拇指夹壶杯柄，然后将水入茶杯，不易冲太快，以免水流太快，一时无法收住溢出杯外，烫伤客人或弄脏台面。会议进行时服务员切忌对客人示意视而不见，也不能交头接耳谈话。客人会议结束，应快速打开大门站在会议室外门口，敬语道别，提醒客人别忘了携带物品。2、会议CoffeeBreak（茶歇）服务依据会议单要求，为客人准备所需要容器或茶等，提前半小时将容器和餐具放置于要求Break台上。要求摆放美观、整齐，方便客人取用。CoffeeBreak结束后，立即收掉，保持会议室整齐、洁净。会议室水果特殊食品服务依据客人要求，准备好新鲜水果及容器检查确保水果等卫生及质量，提前半小时送至会议室。在会议开始前10分钟将水果保鲜膜除去，按时为客人送上水果，并备上水果叉。4、会议进行期间其它特殊服务——贵宾引领、签约文本交换、祝酒仪式贵宾引领：会议开始前首先应了解客情（团体名称、人数、国籍、安排桌号、VIP客人及多种类型宴会），提前站立到指定地点，精神饱满，面带微笑，主动迎宾，语言亲切，热情大方，用语规范。引领时，接待员应走在客人前方2-3步，按客人步履快慢引走，引领时如路线太长或客人较多时，应适时回头向客人致意，以免走失。签约文本交换：提前和举行单位责任人确定签约人数、文本数量。会议开始时，按标准姿势，面带微笑站在签约台两侧。签约正式开始时，将签约嘉宾引领入座，为其打开文本，帮助客人签约，签约时假如客人要摄影留念，服务员应适时回避。交换文本时，服务员帮助将文本交换，动作要轻盈、干脆利落，面带微笑，亲切服务。祝酒仪式：会议开始前提前半小时，将客人所需酒水倒入杯中，放入垫有红色口布拖盘内，放在签约台较近工作台上，方便取用。签约完成后，立即将事先准备好酒，根据由内向外，从关键到通常来宾次序依此递送至客人手中，动作熟练、流畅，但不宜遮住客人视线。祝酒完成后，应立即将空酒杯收回。5.会议期间突发事件处理如话筒无声或产生杂音时，应立即通知并帮助现）场工程部人员将故障排除。确保会议正常进行。如客人、服务员不小心将茶水碰翻，应立即清理现场，将洁净毛巾敷在台面，将茶水吸干，垫上洁净口布，立即送上热茶。如客人衣服弄脏应主动问询客人是否要清洗。6、会场连续使用休会期间服务客人在用TeaBreak期间，服务应立即为客人添加茶水。客人较长时间休会时，如就餐，服务员应为客人撤换茶杯，整理会场；待客人再次进场时，立即为客人倒茶。（三）、会议结束后期服务：程序标准1、和客人确定使用会议室相关费用依据会议单上结算方法收费，如客人需要其它服务（各客水果，TeaBreak等），事先应和有效签单人确定后再立即通知相关部门收费，以免漏帐。2、会议结束工作会议结束按收台要求整理餐厅。通知相关部门会议结束后可收回所提供物品。如会议结束晚可移至明天检验各项结束工作。会议用餐服务、各部门协调工作：程序标准1、和销售部协调餐饮部人员和销售部经理确定用餐形式后应立即通知餐厅，如大型会议用餐及特殊型会议用餐在确定形式后制图发至餐厅。餐饮部员依据销售经理所订标准开具菜单并和客人确定，必需提前一天通知厨房，方便充足备货。在用餐过程中如需销售经理协调应能立即和其联络。2、和工程部协调依据订单所需和工程部相关内容，当日应再跟踪通知。在用餐过程中应依据客人实际要求，立即通知工程部，方便做好桥梁工作。3、和房务部（绿化）协调依据订单要求，提前通知房务部，方便插出相等规格鲜花。依据场地实况通知绿化部做四面绿化部署。4、和人事部协调配合人事培训部安排好迎宾人员。如人员不足情况下，提前通知人事部由餐饮部办事员做好协调工作。5、和清扫班协调在背景板做好，绿色植物到位后，如有不洁，应立即通知清扫班方便做好清场工作。餐后待收台工作结束后，清扫班清扫用餐场地。（二）、用餐形式服务：程序标准1、会议便餐服务依据订单要求，客人如需准备酒水待确定后上桌并准备对应酒杯，如不需饮料，餐前在后台准备好茶杯、茶叶，预先倒入少许开水泡开茶叶，待客人入座后立即送上。餐前由餐饮部人员或餐厅经理和会议责任人确定用餐时间及用餐速度。确定上菜方法：一个为一般用餐上菜方法，另一个为和会议联络人提前确定时间上部分菜或全部菜，待客人入座后上主食和水果，这种方法适合大型会议用餐及下午仍有会议客人用餐。2、会议宴请服务餐前做好准备工作，确定用餐时间。安排好门口服务员方便引领客人。提供规范宴请服务。3、会议和宴请共同使用餐厅服务（特殊情况）餐厅经理预先安排好工作人员，并在现场督导，方便做好协调工作。客人就座翻台，服务人员在要求时间内先上冷菜、烟、酒水等，后撤杯子。客人离开餐厅后，服务人员按要求形式快速翻台，限时内完成餐前所必需准备工作，迎候客人。提供规范宴请服务。4、结束工作用餐结束后服务员按服务规程进行收台工作。餐厅领班及经理现场督导。经理全方面检验结束工作。

四、工程部：会议音响、设施安装和服务程序标准1、会议设备安装和拆卸营销部提前一天以书面形式通知工程部，具体横幅或背景牌安装明细事项。明确横幅或背景牌安装要求、地点、数量、起讫时间。工程部依据要求审核会场是否含有安装横幅或背景牌条件。在满足安装要求前提下，由工程部负责至美工处领取横幅，在要求时间内安装到位，并配合美工部署背景板，确保质量。按原通知由工程部拆卸横幅或背景牌，如有改变，餐饮部会议班组以电话或书面形式通知工程部所需拆卸物品名称、时间、地点、要求、数量等具体情况。工程部按原通知时间立即安排人员到现场按要求拆卸横幅或背景牌后，送还至相关部门（前厅部或美工），方便回收使用。2、会议特殊设备进场和安装审核营销部在会议洽谈时提前和工程部联络，经营销经理和工程部对设备安装方案进行商讨确定后，方可进场安装。营销部提前1天以书面形式通知工程部用户设备安装、使用、配置要求（饭店无重大设备配置情况下，应提前相当日期通知工程部，方便作准备）。用户设备要确保安全可靠，由用户负责按商讨确定方案进行安装使用（安装时如损坏饭店相关设备、设施，由营销部负责协调，由用户全额赔偿）。用户设备进出场，双方人员须到现场，并由用户负责按饭店指定路线搬运（重量设施、设备，须走酒店安全疏散梯）。3、饭店音响设备部署及准备工作营销部须具体填发会议通知单，确定会议时间、会议场所、会议所需设备及其它要求。工程部依据会议通知单要求，提前检验、审核会议所需设备是否完好、满足使用，对于无法满足客人要求特殊设备，须事先和营销部协商，并由营销部负责向用户做好解释工作，经过其它路径处理。工程部将会议设备在会议召开前30分钟现场安装、部署和调试结束，并确保设备在完好状态下投入使用。依据多种会议要求，派人负责全方面服务（对于关键会议，且有VVIP客人参与会议，做好设备备份，以确保万无一失）。遇突发或特殊要求，销售人员负责做好协调及对客解释工作，并给工程部一定缓冲时间，尽力处理。对于自带设备会议用户，工程部负责安排指定人员做好配合工作和提供方便（详见第二条）。4、饭店会议音响、投影仪等设备和用户设备同时使用会议服务程序全部会议在客人进场前，提前播放背景音乐。依据会议通知单要求，提前将完好无损音响、话筒、多媒体投影仪等设备安装、调试到位，并和客人设备连接后做好调试工作，在会议开始前30分钟调试结束，等候客人使用。客人如要求提前调试，由营销部负责通知工程部，随时满足客人要求。大型会议用音响设备调试，由工程部、销售部及用户会务组共同协商，双方确定调试要求，并依据要求操作，直到满意为止。会议期间有调音场所，工程部派人负责会议服务，并依据会场情况进行合理操作。重大、关键会议，派专员负责全场跟踪服务。

五、保安部：(一)、会议车辆停放服务程序标准1、停车场地准备程序了解和会人数和等级、停车时间和尤其要求。依据参与会议人数估算需准备场地大小。依据其它住店客人停车情况，选定一处或多处停车场地。有必需时选定会议专用停车场。有必需时封闭所选定停车场。有必需时派员看护，确保会议停车。选派人员到停车场地指挥停放。2、礼仪指挥服务待车辆进入饭店大门时，新门保安员立正敬礼，并以经过手势指挥车辆沿迂回圈向主大堂行驶。车辆在主大堂停靠下客时，主大堂保安员立正敬礼。下客后，指挥车辆到指定地点停放。车辆到指定停车场后，停车场保安员立正敬礼。3、停车服务程序停车场保安员依据来车长度、宽度、豪华程度和司机尤其要求，指定一个合适停车位。停车时通常车头朝外（即驶出方向）。横排时两车间距在50CM－60CM之间，竖排时两车间距在100CM左右；两排车辆之间距离大于一个车位。车辆需停放在道路上时，标准上只停道路一侧；两侧均能够停放时，应留出足够大客车通行距离。尽可能安排同一类型车辆停放在一起，做到整齐划一。指挥倒车时，保安员站于左车尾，用手势和口令同时指挥；手势标准有力，口令清楚明确。指挥倒车时，保安员应注意本身安全，喊口令时应留有合适提前量，预防碰擦事故。提醒客人拉上手刹车，关闭门窗和尾箱，取走车内珍贵物品。车辆停好后，向司机致谢，并指导司机休息处位置。4、停放车辆检验程序保安员应常常检验停放在自己所管区域内车辆安全情况。逐车检验有没有车辆损坏并做好统计：轮毂装饰罩有没有脱落；有没有标志牌；有标志牌是否完好；有没有溜坡迹象；有没有擦伤痕迹；门窗是否关好；尾箱是否关好；有没有其它不安全迹象。3、对过夜车辆进行登记。4、遇有情况立即汇报相关方面处理。5、会议散场交通管理程序会议散场时，车流量大，人员密集，保安人员应亲密注意以下事项：指挥司机按序驾车至会场外接人；确保要道口通畅；严禁鸣号；