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文档简介

合同记录档案管理制度1.引言本文档旨在确立和规范合同记录档案的管理制度，以保证合同的存档、查阅和管理工作的顺利进行。该制度适用于公司内所有合同的相关档案管理工作。2.合同记录档案的归档2.1所有合同的记录档案应及时归档，并按照合同签署日期和合同编号进行分类存储。2.2归档人员应确保归档文件的完整性和准确性，任何遗漏或错误应及时整改。2.3归档文件应采取合适的保护措施，确保其安全和保密性。3.合同记录档案的查阅3.1任何需要查阅合同记录档案的人员应提出申请，并经审批后方可查阅。3.2归档人员应在规定时间内提供被授权人员所需的合同记录档案。3.3查阅人员应妥善保管查阅的合同记录档案，不得随意移动或将档案外借。4.合同记录档案的管理4.1归档人员应建立合同记录档案管理系统，包括档案目录、索引和登记等。4.2合同记录档案管理系统应定期进行维护和更新，确保其及时性和完整性。4.3归档人员应负责合同记录档案的审查、销毁和转移等工作。5.合同记录档案的保管期限5.1合同记录档案的保管期限应根据相关法律法规和公司规定进行确定。5.2归档人员应按照规定的保管期限妥善保管合同记录档案，并根据要求进行备份。6.异常情况处理6.1如发生合同记录档案损毁、遗失或泄露的情况，归档人员应立即报告上级并采取紧急措施进行处理。6.2出现异常情况时，归档人员应配合相关部门进行调查和处理，并按照程序进行记录和报告。7.合同记录档案的销毁7.1合同记录档案的销毁需经过合同签订双方的书面同意，并经过归档人员的审查和备案。7.2销毁合同记录档案应严格按照公司规定的程序和要求进行，确保档案的安全和保密性。8.相关责任8.1归档人员应全面负责合同记录档案的管理工作，并保证其准确性和有效性。8.2其他相关人员应配合归档人员的工作，确保合同记录档案的顺利管理和运作。9.附则9.1本制度自颁布之日起正式实施，并作为公司的内部规定。9.2如对本制度有任何疑问或需要修改的地方，请提出并经过相关部门的批准。以上为《合同记录档案管理制度》的内容，为确保公司合同记

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