某某物业公司办公室工作手册

某某物业公司办公室工作手册

办公室工作手册

编制：日期：

批准：日期：

说明：红色印章为受控文件

括号内数字为文件分发号

文件受控章

责任部门：办公室

目录

编号版号/状态标题页码

HTWY/QMS/QW/XZ-01-A/0组织机构图....................................05

HTWY/QMS/QW/XZ-02-A/0部门质量目标..................................06

HTWY/QMS/QW/XZ-03-A/0办公室职责....................................07

HTWY/QMS/QW/XZ-04-A/0办公室行政助理权限与职责......................08

HTWY/QMS/QW/XZ-05-A/0办公室环境管理规程............................09

HTWY/QMS/QW/XZ-06-A/0保密管理规程................................10

HTWY/QMS/QW/XZ-07-A/0会议制度....................................13

HTWY/QMS/QW/XZ-08-A/0公文管理程序................................15

HTWY/QMS/QW/XZ-09-A/0文件收发作业指导书..........................17

HTWY/QMS/QW/XZ-10-A/0通（告）管理规程............................18

HTWY/QMS/QW/XZ-11-A/0档案管理程序................................19

HTWY/QMS/QW/XZ-12-A/0办公设备管理规定..............................23

HTWY/QMS/QW/XZ-13-A/0复印机使用管理办法............................24

HTWY/QMS/QW/XZ-14-A/0废用品管理办法................................25

HTWY/QMS/QW/XZ-15-A/0电话/传真机使用管理规定........................26

HTWY/QMS/QW/XZ-16-A/0印章管理制度..................................27

HTWY/QMS/QW/XZ-17-A/0办公用品管理规定..............................28

HTWY/QMS/QW/XZ-18-A/0办公用品申请及领用管理规定....................29

HTWY/QMS/QW/XZ-19-A/0仓库管理规程..................................30

HTWY/QMS/QW/XZ-20-A/0物品验规程....................................31

HTWY/QMS/QW/XZ-21-A/0固定资产操纵程序..............................34

HTWY/QMS/QW/XZ-22-A/0员工守则....................................35

HTWY/QMS/QW/XZ-23-A/0员工安全守则...................................39

HTWY/QMS/QW/XZ-24-A/0管理人员行为管理规程..........................40

HTWY/QMS/QW/XZ-25-A/0员工聘用管理规程..............................42

HTWY/QMS/QW/XZ-26-A/0考勤制度......................................46

HTWY/QMS/QW/XZ-27-A/0培训规程......................................47

HTWY/QMS/QW/XZ-28-A/0考核标准及实施................................51

HTWY/QMS/QW/XZ-29-A/0奖惩制度......................................52

HTWY/QMS/QW/XZ-30-A/0员工工牌、工服管理制度........................55

HTWY/QMS/QW/XZ-31-A/0品质管理工作规程..............................56

HTWY/QMS/QW/XZ-32-A/0品质管理与服务标准............................58

HTWY/QMS/QR/XZ-01-A/0出席会议签到表.................................69

目录

编号版号/状态标题页码

HTWY/QMS/QR/XZ-02-A/0办公室环境检查表..............................70

HTWY/QMS/QR/XZ-03-A/0文件发放范围清单..............................71

HTWY/QMS/QR/XZ-04-A/0质量体系文件清单..............................72

HTWY/QMS/QR/XZ-05-A/0文件领用登记表................................73

HTWY/QMS/QR/XZ-06-A/0文件更换申请表................................74

HTWY/QMS/QR/XZ-07-A/0文件更换记录表................................75

HTWY/QMS/QR/XZ-08-A/0外来文件登记表................................76

HTWY/QMS/QR/XZ-09-A/0记录一览表....................................77

HTWY/QMS/QR/XZ-10-A/0文件资料借阅登记表............................78

HTWY/QMS/QR/XZ-11-A/0文件资料借阅申请表............................79

HTWY/QMS/QR/XZ-12-A/0发文登记表....................................80

HTWY/QMS/QR/XZ-13-A/0收文登记表....................................81

HTWY/QMS/QR/XZ-14-A/0档案资料移交清单..............................82

HTWY/QMS/QR/XZ-15-A/0档案分类编号、归档时间登记册..................83

HTWY/QMS/QR/XZ-16-A/0档案销登记表..................................84

HTWY/QMS/QR/XZ-17-A/0档案借阅申请审批表............................85

HTWY/QMS/QR/XZ-18-A/0档案统计季报表................................86

HTWY/QMS/QR/XZ-19-A/0电脑使用人记录................................87

HTWY/QMS/QR/XZ-20-A/0复印机使用人记录..............................88

HTWY/QMS/QR/XZ-21-A/0收发传真记录..................................89

HTWY/QMS/QR/XZ-22-A/0物品报报废单..................................90

HTWY/QMS/QR/XZ-23-A/0送修登记......................................91

HTWY/QMS/QR/XZ-24-A/0印章使用审批表................................92

HTWY/QMS/QR/XZ-25-A/0印章使用登记表................................93

HTWY/QMS/QR/XZ-26-A/0办公用品领用登记表............................94

HTWY/QMS/QR/XZ-27-A/0采购申请单....................................95

HTWY/QMS/QR/XZ-28-A/0入库单........................................96

HTWY/QMS/QR/XZ-29-A/0领料单........................................97

HTWY/QMS/QR/XZ-30-A/0库存检查记录..................................98

HTWY/QMS/QR/XZ-31-A/0仓库物料盘存表................................99

HTWY/QMS/QR/XZ-32-A/0物品验证记录.................................100

HTWY/QMS/QR/XZ-33-A/0不合格品处理单...............................101

HTWY/QMS/QR/XZ-34-A/0固定资产登记表...............................102

HTWY/QMS/QR/XZ-35-A/0消耗材料盘点报告.............................103

目录

编号版号/状态标题页码

HTWY/QMS/QR/XZ-36-A/0年度人力资源需求计划表..........................104

HTWY/QMS/QR/XZ-37-A/0招聘登记表......................................105

HTWY/QMS/QR/XZ-38-A/0面试记录表......................................106

HTWY/QMS/QR/XZ-39-A/0员工资料表......................................107

HTWY/QMS/QR/XZ-40-A/0担保书..........................................108

HTWY/QMS/QR/XZ-41-A/0聘用人员试用通知书..............................109

HTWY/QMS/QR/XZ-42-A/0入职手续办理单..................................110

HTWY/QMS/QR/XZ-43-A/0员工转正申请表.................................111

HTWY/QMS/QR/XZ-44-A/0转正申请书......................................112

HTWY/QMS/QR/XZ-45-A/0员工聘用/转正定级/调岗调资通知书................113

HTWY/QMS/QR/XZ-46-A/0考勤表..........................................114

HTWY/QMS/QR/XZ-47-A/0年度员工培训计划................................115

HTWY/QMS/QR/XZ-48-A/0培训档案........................................116

HTWY/QMS/QR/XZ-49-A/0培训签到表......................................117

HTWY/QMS/QR/XZ-50-A/0培训记录........................................118

HTWY/QMS/QR/XZ-51-A/0人员状况表......................................119

HTWY/QMS/QR/XZ-52-A/0员工岗前培训考核表..............................120

HTWY/QMS/QR/XZ-53-A/0员工月考评表....................................121

HTWY/QMS/QR/XZ-54-A/0员工月考核评估表................................122

HTWY/QMS/QR/XZ-55-A/0服饰领用登记表..................................123

办公室组织架构图

办公室行政助理

部门质量目标

1.02006年建立并试运行IS09000：2000质量管理体系

2.02007年要紧管理指标与管理标准均达到或者超过深圳市物业管理区级（罗湖）标准

3.0自2008年起按深圳市物业管理市级标准提供管理与服务

4.0要紧指标有

1服务质量知识普及率为100%

2员工持证上岗率为100%

3有效投诉率低于千分之八

4顾客满意率95%以上

5管理人员专业培训合格率100%

6无重大安全生产事故发生

7文档保管完好率100%

8每月一次质量简报

办公室职责

1、负责安排公司的季度、年度工作会议及经理办公会议，做好记录，编写会议纪要与决

议，并督促各单位贯彻执行，及时熟悉与反馈有关信息。

2、负责公司有关文件的起草、印制与分发，做好公司各类文件的审核、编号、立卷、存

档工作，管理好公司的文书档案。

3、负责上级与外部来文来电的签收、登记与领导批示后的传阅、催办、回复。

4、搞好调查研究工作，及时发现新问题、总结新经验，为领导决策提供参考，为基层工

作提供借鉴。

5、注意收集合理化建议情况，会同有关部门提出推广与奖励意见。

6、管理公司印信。

7、负责保密管理，抓好保密教育、保密检察与对失泄密事件的调查处理。

8、完善公司行政管理制度，汇总各部门月采购计划编上报；安排落实节假日值班。

9、负责服务、督促、检查、协调公司工作，保证各项工作的正常运行。

10、负责公司日常行政事务、对外联系、各单位来访接待的管理与安排。

11、负责公司文件及各类书面文件材料的撰写、审核、发放。

12、负责办公室环境管理。

13、负责公司办公用品用具的领用、发放、登记与管理工作。

14、负责公司报刊订阅工作。

15、负责公事的质量管理工作。

16、负责公司的培训与工作考核工作。

17、上级交办的其它工作。

办公室行政助理权限与职责

岗位名称：行政助理所属部门：办公室

定员标准：1名职务等级：

工作地点：办公室直接上级岗位：总经理

岗位分析者：总经理审核者：公司负责人：总经理

签发日期：2006年月日

工作权限：

1、在工作职责范围内，按工作流程开展办公室工作。

2、按工作流程，有权与有关部门或者岗位协调工作。

3、出于工作的必要性，有权向主管上级申诉或者越级申诉。

4、有权提出合理化意见与建议。

5、在授权范围内，有权代表公司对外联络,开展活动或者洽谈。

岗位职责

一、岗位职责

开展办公室工作。

二、管理职责

1、负责大厦图纸资料、工作文件（含公司系统文件与外来文件）、人事档案的收录、建立

与存档。

2、负责工作文件的打印、登记与传递。

3、负责公务接待与对外联络。

4、负责劳动纪律与工作环境的管理工作。

5、负责会议的组织与记录工作。

6、负责办公用品用具采购计划的编制与发放登记。

7、负责计划外办公用品的采购与发放登记。

8、负责办公用具与设备的管理工作，建立相应台帐与领用记录。制定有关制度，明解各设

备用具的保管责任人。

9、负责合理化建议的收集与总经理信箱的管理。

10、负责培训工作的策划、组织与考核。

11、负责员工绩效考评工作。

12、协助物业公司的品质管理工作。

13、完成上级安排的其它工作。

三、任职资格

1、中专以上学历。

2、二年以上同等工作经验，持有全国物业管理从业人员上岗证。

3、年龄25-35岁，有规范物业管理公司一年以上从业经历。

4、富于亲与力，沟通能力强。

5、能熟练使用电脑、传真、打印、复印等办公用具。

办公室环境管理规程

1、办公室环境是企业管理的一面镜子，办公室环境布置与精神文明关系密切，优雅整洁

的环境，不仅令人心情舒畅，提高办事效率。同时，良好的环境同整洁的仪容一样，是对来

客尊重与礼貌的表示。

2、保持办公环境光线充足、明亮而不刺眼；空气流通、清新。

3、保持办公桌整洁，除水杯及当前工作所需资料外，其他物品一律放入抽屉中。

4、长时间离开办公桌时（1小时以上）应将桌面物品理齐后置于桌面一角，或者放入抽

屉中，并将座椅推入桌下放正。

5、除按规定须上墙的制度、条例及牌匾奖旗外，办公室墙壁、门、窗上不得悬挂张贴其

他物品。

6、每天下班前抽出3至5分钟整理办公室、抽屉，不得杂乱无序。

7、办公室内不得堆放杂物、报纸应用报夹夹好，放在规定地点。上班时间，不得翻阅报

纸（特殊岗位除外）。废纸篓应置于不易看见的地方。

8、不得串岗闲聊，工作量不足时，应积极学习业务知识，不可无所事事。

有关记录

《办公室环境检查表》

保密管理规程

1.0保密工作要贯彻突出重点、积极防范的方针，坚持既便利工作又确保秘密的原则，更好

地企业的生存进展服务。

2.0公司保密工作的职责是：

2.1贯彻执行党与国家保密工作的方针、法令、条例与制度，结合实际制定本公司的具体规

定与实施细则。

2.2开展经常性的群众性的保密宣传教育，加强对公司内保密与涉密人员的教育。

2.3定期研究分析总结保密工作与组织保密检查，发现问题及时解决。

2.4认真追查失泄密事件，严肃处理。

2.5指导保密工作不断深入。

3.0根据国家与上级的有关规定，公司内的保密事项划定如下：

3.1上级下发与本级形成的具有秘密内容的各类文书、内部刊物、音像制品。

3.1有关部门对员工的考核材料、奖惩意见、进展或者任免安排。

3.3具有专利性质的技术诀窍、科研项目及成果。

3.4不宜公开的公司经营活动的具体的取向、策略与实施计划及尚未公开的公司经济活动的

重要的信息、数据。

3.5文书档案、人事档案、经济档案、科技档案。

3.6银行与电信密码，电子计算机存储、处理秘密信息的程序设计、应用程序与检索查询口

令。

3.7公司重要的活动计划及不同意公开的活动情况；

3.8其他需要保守秘密的事项。

保密工作要注意堵塞一切失密的漏洞，清除一切失密泄密的隐患，杜绝一切失密泄密事

件的发生。根据目前的现实情况，其中重点是抓好公文保密、会议保密、经济信息保密、

电子计算机信息保密。

4.0公文是秘密的一种要紧存在形式，公文保密应注意下列几个环节：

4.1印制。秘密文件印制前要规定发放范围。印制时形成的废页要及时销毁。印制后其原稿、

重要修改稿、印刷清样视同正式文件妥为保管。

4.2收发。秘密文件的收发务必指定专人负责，在收发、分送、传递、借阅等环节都应履行

登记手续。传阅不得随意扩大阅读范围，并只能在办公室进行且不得摘抄。递送要有安全

保障措施，不准通过普通邮政邮寄。

4.3保管。秘密文件务必存放在有保密保障的房间与柜子内，经常检查保管情况。平常工作

使用的文件，用后随手入柜加锁。文件管理人员工作变动要将文件清点、造册，签字移

交。

4.4处理。秘密文件每季度末进行清点，节假日进行清查，年底进行清理，该清退的造册清

保密管理规程

退，该归档的立卷归档，该销毁的登记销毁。

5.0会议保密是保密工作的一个重要环节，会议保密中要做到下列几点：

5.1根据会议的保密程度，确定出席会议人数，严格操纵列席人员，并对与会人员进行保密

教育，规定会议内容不得向外透露。

5.2领导办公会议指定专人做好记录，会议记录要妥善保管，查阅会议记录务必经领导批准,

且只可查阅有关部分。

5.3具有秘密内容的会议不准使用无线电话筒，与会人员也不得擅自携带无线电设备扩音、

录音。

5.4会议传达秘密文件、内部讲话同意记录的，要用保密手册记录，按保密管理办法处理。

6.0经济信息保密对保护企业的利益至关重要，保守经济信息秘密要突出注意下列几点：

6.1建立经济信息统一口径披露制度，注意企业内外有别，向外界公布或者提供尚未公开的

能够反映企业经济实力、能够反映企业经营状况变化的工作计划、经济措施、统计数据

等，务必事先通过公司领导批准。

6.2严格操纵重要经济信息的扩散，对进行中的物业管理信息追踪活动、编制中的投标标书

与报价单的核心部分，与其它一旦泄漏就会给企业造成不可弥补的缺失的经济信息，应

当采取特别保密措施，尽量减少与限定清晰详情的人员范围。

6.3加强接触经济信息秘密人员的管理。不同意其向包含本企业员工在内的所有无关人员透

露企业的经济秘密；不同意其借助本企业的经济活动网络从事为自己、为他人谋利的活

动；不同意其在工作变动时将自己掌握的经济活动资料据为己有。

7.0电子计算机信息保密是随着科技进步给保密工作提出的一个新课题，电子计算机信息保

密要着力抓好下列几点：

7.1向计算机输入或者计算机处理有保密内容的文件、数据、资料、档案等，务必在程序设

计、应用程序及检索、查询上采取保密措施，并经检查确认其正确可靠后方可实施。

7.2联网的计算机在传输秘密信息时，务必在信道上采取加密措施。

7.3凡需送外检修或者请外人检修计算机，要先将各类信息载体清理干净，确认无信息残迹

后才能同意检修，检修后经保密检查方可使用。

7.4严禁将不需要计算机处理的秘密文件、数据、资料、档案等输入计算机及其存储介质。

7.5在试机与调试时打印出的有秘密内容的纸页等，要妥善保管，集中统一销毁，严禁随意

丢弃。

7.6经常开展保密检查，有助于保密工作的落实。检查的方式有全面检查、专项检查与综合

性检查。

7.7发生失密泄密事件要立即报告，公司迅速组织力量认真进行追查，尽量挽回或者弥补缺

失。问题查清后，要写出专题报告，并视情节依法严肃处理有关责任者。

8.0公司员工特别是保密涉密人员都要自觉遵守下列保密守则：

保密管理规程

8.1不该说的秘密，绝对不说。

8.2不该问的秘密，绝对不问。

8.3不该看的秘密，绝对不看。

8.4不该记录的秘密，绝对不记录。

8.5不在私人通信中涉及秘密。

8.6不在非保密本上记载秘密。

8.7不在公共场所与议论公司秘密。

8.8不在不利于保密的地方存放秘密文件、资料等。

8.9不用普通电话、普通邮件传达秘密事项。

8.10不携带秘密文件、资料游览、探亲、访友与出入公共场所。

8.11不委托非指定人员带转秘密文件、资料。

8.12不擅自翻印、复制秘密文件、资料。

8.13不隐瞒失泄密过失，发现失泄密情况及时报告并积极采取补救措施。

会议制度

1.0周一例会

周一例会由公司领导及各部门负责人参加，负责研究公司的重大问题，并进行决策。

2.0会议要紧任务

2.1落实上级公司下达的计划任务。

2.2研究制定公司的经营进展战略，确定战略实施方案与采取的相应措施。

2.3讨论决定公司内的人事安排及奖惩事宜。

2.4研究公司年度管理、财务等重大问题。

3.0会议的组织

3.1会议由总经理主持，参加人员包含各部门负责人或者其他需列席人员。

3.2会议议题由总经理及与会者提出，总经理确认。

3.3办公室负责准备会议有关资料，做会议记录，由总经理签发。

4.0办公例会

办公例会是公司内部运作的经营决策性的常务会议，定期召开。

4.1会议的要紧任务

a）传达贯彻上级公司的有关指示并提出落实意见。

b）决定公司企业管理与进展规划，安排重要工作。

c）研究分析公司经营状况，提出问题并制定相应的整改措施。

d）听取各部门工作汇报，总结经验，吸取教训。

e）决定对各部门人事安排、表彰及处罚等事宜。

f）决定近期工作计划，处理有关行政事务。

g）就重点或者难点热点问题进行论，决策。

5.0会议的组织

5.1会议由总经理主持或者委托他人主持。

5.2公司各部门负责人参加，其他人员由主持人确定。

5.3办公室负责会议资料与会议记录，编写会议纪要，由主持人签发，在第二个工作日下发。

6.0公司各类业务会议

6.1业务会议是各专业、各部门布置本专业、本部门对口工作的工作会议。

6.2会议的要紧内容是落实公司布置的本专业、本部门的工作任务，并安排近期工作计划，

协调解决与专题业务有关的问题。

6.3由公司领导或者委托部门负责人主持，各部门员工参加，并做好会议记录。

7.0会议规定

7.1各类会议均应本着“精简、高效”的原则，会议紧扣中心，做到“中心明确、内容扼要、

言简意赅、讨论集中”。

会议制度

7.2与会者守时守纪，不迟到、早退，不得无故缺席。会议参加者因故不能出席时务必提早

直接向会议主持者请假。

7.3会前应安排好本职工作，会议期间要关闭手机或者处于静音状态。

7.4会议所决定事项不能随意更换，按会议要求贯彻传达，不扩大传达范围。严格遵守会议

决定，对违反公司保密规定的行为予以批判教育，造成后果者将追究责任，爱护会议室

的一切物品。

8.0有关记录

8.1《出席会议签到表》

公文管理工作规程

1.0文件处理

1.1文件处理要紧包含：公文的形成、办理、立卷、归档与销毁；

1.2文件处理的基本原则是：及时、准确、规范、保密；

2.0文件种类：

2.1决议：凡通过会议讨论通过，要求所属部门贯彻执行的事项，用“决议”。

2.2决定：对某些重要事项或者重要问题做出安排或者处理，用“决定

2.3通知：是公布行政法规与规章，转发上级公司或者不相隶属部门间使用的公文形式。

2.4备忘录：是指与其它分公司之间（含总公司职能部门）工作联系的公文形式。

2.5通报：通报工作情况或者好坏典型事例及经验教训，夸奖进、批判后进等用“通报”。

2.6报告：向上级公司汇报工作，反映情况，提出建议，答复上极公司的询问等用“报告”。

2.7请示：请求上级公司对某项重要工作作出指示，答复与批准事项时用“请示“。

2.8批复：批准或者答复下属单位请示的事项，用“批复”。

2.9函：与本公司系统之外的单位互相商洽与联系工作，询问与答复问题等用“函”。

2.10会议纪要：记载或者传达会议要紧精神与决定事项，用“会议纪要二

3.0公文的起草与审批签发

3.1公文起草的基本要求是：

a）重点要突出，观点要鲜明，论理要清晰，文字要精练，用词要准确，自由篇幅要简

短，结构要严谨，层次要分明；

b）拟稿人务必用方格稿纸拟写，要按公文的文种格式行文，不得用圆珠笔或者红笔书

写；

c）文稿在呈送领导审批签发之前，负责拟稿的人员要对公文进行认真核对。

3.2公文的审批签发程序为：

先由行文部门起草、负责人审核签名，送办公室核稿，然后由公司领导审批。

4.0公文办理

4.1公文办理要紧包含公文的登记、分发、承办、印制、传递等环节。

4.2登记公文，应将公文的标题、密级、发文字号、来文单位、发往单位、份数、收发时间

办理情况等逐项记载清晰，以便今后核查收回与销毁。

5.0分发公文

5.1一切外来公函，统一由办公室签收、登记并及时分送；

5.2根据公文性质与内容，送领导阅示，或者根据需要交有关部门办理；

5.3凡需出职能部门经办的公文，由办公室负责催办，并将落实结果报告公司领导。

6.0档案的管理规定

6.1记述与反映本公司经营管理活动,具有查考价值的各类自制文件与已办理完毕的有储存价

值的文件，均由办公室专人统一管理，于第二年上半年完成上一年度的文书立卷归档工作;

公文管理工作规程

6.2各部门代表公司参加各类会议带回的文件，均不得自行保管与销毁，务必向办公室移交，

实行统一管理；

6.3办公室对归档文件按事理分类、编号，确定保管期限；

6.4对无储存价值的文件，要逐一填写清单，由总经理审批，并在收、发文本上注明，一年后

予以销毁；

6.5借阅文件，应经办公室办理有关手续后方可，未经同意，不得抄摘与复印。

7.0有关记录

7.1《文件发放范围清单》

7.2《文件领用登记表》

7.3《质量体系文件清单》

7.4《文件更换申请表》

7.5《外来文件登记表》

7.6《文件借阅登记表》

文件收发工作规程

1.0目的：

规范文件收发要求，提高工作效率。

2.0适用范围

公司各部门。

3.0职责

3.1总经理负责文件的审批；

3.2办公室负责提出文件的处理意见；

3.3办公室负责文件的接收、登记、送文、取文、分发等；

3.4各部门负责人负责本部门文件的提交与接收。

4.0内容：

4.1定义：

a）文件指决定、决议、通报、通知、报告、请示、批复、会议纪要、备忘录、工作计

戈k函、呈批单等。

b）内部文件指公司各部门送往总经理需阅示的文件。

c）外部文件指内部文件以外的文件，包含政府部门、社会团体、上级公司、外部企业

等发来的文件。

4.2接收与登记：

a）办公室接收公司外部与内部所有来文。

b）办公室将所有接收的外来文件登记在《外来文件登记表》，作为查证根据

4.3文件分发方式：

a）总经理批阅后的内部文件，由办公室电话通知有关部门或者文件提交人取回已批阅

文件。若通知上述文件接收人未果，文件又属急件，办公室应将文件及时送达有关

部门。

b）总经理批阅后的外部文件，由办公室存档与发送。

c）办公室把公司发出的文件登记在《发出文件登记表》。

d）各部门以公司名义向外界发出的文件，须在总经理批准后方可印发。

5.0有关记录

5.1《外来文件登记表》

5.3《发文登记表》

5.4《发文登记表》

通告（知）管理规程

1.0目的

规范通告（知）的管理。

2.0适用范围

适用于本辖区内物业管理全过程中通告（知）的起草、审定、登记、公布、回收、存档

等。

3.0职责

3.1责任部门负责通告（知）的起草。

3.2总经理负责审批。

3.3办公室负责登记、公布、回收与存档。

4.0内容

4.1内部通告（知），包含通知、公告、启事、告示、通报、备忘录等

4.2办公室制定通告（知）的标准格式。

4.3责任部门按格式起草，明确时间、地点、涉及的人或者部门、要紧内容、发放范围、有

效期等。送办公室报批。

4.4涉及到顾客或者其它部门的通告（知）要提早二到三天发出。

4.5总经理对通告（知）进行审定与批准。

4.6办公室对审定后的通告（知）进行格式确认，做好登记与盖章，填写《用章登记表》与

《发文登记表》后进行发放。要求收件人或者部门进行签收。

4.7关于公布在信息栏的通告（知），办公室要注意时间要求，对到期的，要及时收回。

5.0外来通告（知）

5.1关于外来的通告（政府或者上级公司、顾客、外部其他单位），公布前亦须填写《发文登

记表》交总经理确定是否给予公布,并由其确定张贴期限。

5.2外来的通告应张贴在公司指定位置（通常情况下是指宣传栏、单元门、大堂与其它指定位

置）。

5.33外来通告（知）务必在加盖公司或者物业公司印章后，同样要填写《用章登记表》,才能发

放张贴。

5.4横（条）幅的管理参照4.2.1与4.2.2执行。

5.5对过有效期的通告（知）、横（条）幅应及时清除。

6.0有关记录

6.1《发文登记表》

6.2《印章登记表》

档案管理规程

1.0目的

加强档案管理工作，落实档案管理各项目标。

2.0适用范围

适用于在管理服务活动中形成的各类档案的管理。

3.0职责

3.1公司总经理负责外单位（个人）查阅档案的审批。

3.2办公室负责公司员工借出档案的审批。

3.3办公室负责档案的管理

a）负责档案的接收、整理、编号、装订、存放；

b）档案资料的移交；

c）档案的借阅、登记、统计；

d）保密；

e）档案室设备、设施的保管保护等。

3.4各部门负责人做好本部门档案资料的收集、整理及交接等工作。

4.0程序

4.1档案资料的确定

凡属下列几类资料均属归档资料：

a）公司基本情况资料，包含规划、建设与进展现状资料及图纸等；

b）公司客户基本资料情况，包含客户房屋租赁合同、供水、供电合同与治安、消防等资

料

O本公司基本情况资料，包含批文、营业执照、代码本、财产登记台帐、管理制度、承

包合同、人事劳资、工作基本情况描述等资料；

d）公司行文，包含发文、发函、会议纪要、报告、备忘录、请示等；

e）各部门资料，包含业务、行政管理等材料；

f）外来资料，包含省、市、区、物业协会来文、上级公司来文、友邻单位及其它单位、

组织来文等；

g）图书等参考资料，包含参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等；

h）其它。

i）档案编号

j）档案分类

42档案编号

为方便查阅档案资料，根据档案划分对档案进行编号。

4.3档案地址确定

a）档案存放位置利用分类编号来确定。

档案管理规程

b）确定档案一级类存放区：根据各一级类档案资料的多少在档案架上划定各一级类档

案存放区。各一级类档案存放区依序按从右到左、从正面架到反面架的顺序在档案

架上标出。

c）各一级类档案区内的子级类档案依序按从右到左、从上到下的顺序排列。

d）每一份档案均存放在某一级类的档案盒内。

e）同一个档案盒内的档案资料按编号顺序从下到上排列存放。

0每一类档案在柜架存放时均须留有一定余地，以保证新增档案的存放。

4.4归档管理

7.4.1归档前资料管理

a）分散在各部门的资料归档前由各部门负责管理。

b）各部门务必设置资料固定存放处，并将资料分类放入不一致的卷宗内。

c）各部门负责人对应归档资料的完整、完好负责。

4.5归档时间

各类档案资料视其类别、性质等不一致，分别按如下原则确定归档时间。

a）公司批文、供水、供电增容计划指标下达执行书等重要文件随时归档；

b）法律诉讼、外来文件等资料处理完毕即行归档；

c）客户资料在客户办理完各项手续后即行归档；

d）各项工程资料在验收后一个星期内归档；

e）各部门当年的业务、行政管理资料、行文、承包合同、人事劳资等资料在翌年的第

一季度内归档；其它资料按公司领导确定的时间归档。

4.6归档要求

a）归档资料务必完整，如文件的正文与附件、正式印本与稿本、设计图纸及其更换通

知等都务必齐全；

b）归档的文件资料务必是原件。部门须常用的资料可留用复印件，原件归档。书写材

料务必是耐久的纸张、墨水，不得使用铅笔、圆珠笔；

c）归档资料务必准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，务

必做到“图物相符，数字准确”，设计的修改也须在图纸上反映出来。

4.7档案资料移交

a）资料归档前各部门须按类整理好，并填写《档案资料移交清单》。

b）移交时，办公室须认真核对移交的资料，核对无误后，交接人在移交清单上签字。

c）移交清单一式两份，交接人各留存一份。

4.8资料编号归档

a）办公室把各类移交资料按编号办法进行整理、编号。

b）办公室须把每份档案资料名称、编号与归档时间等逐一登记在《登记册》上。

档案管理规程

c）编号后的档案，按4.3条“档案地址确定”的规定上架排列存放。

4.9档案管理

a）档案由办公室负责管理。

4.10档案管理人员岗位职责

a）务必熟练掌握档案业务知识，熟悉、掌握公司职能活动与档案材料情况。

b）负责档案的接收、整理、编号、装订、存放、管理等工作。

c）负责督促各部门档案资料的移交工作。

d）负责档案资料的借阅、登记、统计等工作。

e）各部门做好有关档案资料的收集、整理及交接等工作。

f）务必按要求做好保密工作。

g）务必做好档案管理设备、设施的保管保护工作。

h）务必完成公司安排的其它有关工作任务。

4.11档案保管

档案保管务必做好防尘、防火、防潮、防霉、防鼠、防盗等工作。

4.12档案鉴定与销毁

a）档案资料储存期限分别为长期、中期、短期三类。五年下列的为短期，五至十五年

的为中期，十五年以上的为长期。

b）公司抽调各部门有关人员构成档案鉴定小组，鉴定小组负责审议、鉴定档案资料的

储存期限。

d）鉴定小组于每年的最后一个季度内召开一次鉴定会，审议、鉴定新增资料的年限及

应销毁的资料。档案资料的销毁由档案员具体执行，鉴定小组委派一人监督执行。

4.13销毁档案编号的处理

a）经鉴定不需储存但暂时不能销毁的档案，将其从原存放架上取出，用X（表示暂存记

号）标识记号，并将其装订放入专门存放区内。

b）档案销毁情况均须登记在《档案销毁登记表》上。

4.14档案借阅

a）档案资料通常只限于公司需要查阅的人员查阅。

b）外单位及个人因工作需要查阅档案的，务必经总经理批准。

c）档案通常只限于在现场查阅，因工作需要借出时，务必填写《档案借阅申请审批表》。

d）审批表经部门负责批准签字后，交办公室办理手册，方可借出档案。

e）借出档案者务必保证档案的完好，不得在档案上涂改、划线、圈点等，不得缺页、

遗失，并保证如期归还。

f）档案借还情况须在登记本上登记。

档案管理规程

4.15档案统计

a）档案资料定期进行清理、统计。

b）办公室务必每季度统计一次档案增删、使用及管理情况。

4.16档案管理意外事件处理程序

a）发生意外事件时，首先应立马上事件情况通报公司领导。

b）当发生档案失盗或者借出档案人丢失档案事件时，应立即设法追回所失档案；

c）当发生借出人损毁档案或者潮霉鼠咬等损毁档案事件时，应立即对损毁档案设法进

行修补、复原；若无法追回、修补缺失的档案，则应请有关部门协助设法重新补制。

d）在进行补救工作的同时，对意外事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任。

e）根据意外事件发生的性质及档案损毁程度，对有关责任人进行行政与经济处罚。

f）对发生的意外事件及处理情况须进行登记。

5.0有关记录

6.1《档案资料移交清单》

6.2《档案分类编号、归档时间登记册》

6.2《档案销销毁登记表》

6.3《档案借阅申请审批表》

6.4《档案统计季报表》

办公设备管理规定

1。为了加强公司办公设备的管理，保持设备良好的技术状态，延长使用寿命，提高使用效率,

特制定本办法：

2.0规定内的办公设备是指办公用的电脑、打印机、复印机、电话、传真机、空调机等用于办

公用途的设备。

3.0公司办公设备的管理实行责任人制度，建立责任人的资料，责任人负责所管理设备的使用、

保护工作，管理好设备的附件及有关资料，工作调动或者更换操作设备时，要将完整的设

备与附件办理移交手续。

4.0设备责任人务必坚持对设备进行日常保护，及时清理灰尘，保洁外表，要定期对设备状态

进行检查，务必亲自参加所操作设备的修理与验收工作。

5。工作人员使用办公设备务必严格执行操作保护规程，新到岗人员务必通过操作培训后，方

能使用设备。

6.0工作人员在操作设备时不得携食品、饮料上机，不得利用设备干私活，不得使用外来软盘,

以防病毒感染。

7.0在使用设备时如发现特殊现象，应立即停机检查故障，自己不能解决的故障，要及时通知

责任人、维修人员进行修理。

8.0关于不按操作规程使用设备而造成损坏的，将全额赔偿由此造成的一切费用。

9.0有关记录

《电脑使用人记录》

《复印机使用人记录》

《收发传真文件记录》

《物品报废单》

《送修登记》

复印机使用管理办法

1.0为了保证复印机的正常使用，特制定本办法。

2.0公司指派专人负责复印，办公室为使用人提供专用密码，以防未经培训人员使用，减少

意外损坏；

3.0复印者要将复印用纸放入机器的1、2号两个纸盒内使用，尽量少使用右侧的手送纸台；

4.0禁止使用非标准复印纸、禁止复印原件上有订书钉等异物。

5.0办公室负责复印机的日常管理,定期进行保护。

6.0如复印机发生故障，办公室应及时通知专业公司进行修复。

7.0有关记录

《复印机使用人登记》

《送修登记》

废用品管理办法

1。复印机、传真机、电脑等大件办公用品使用年限过长，无法维修或者经维修仍无法使用者,

须填写《物品报废申请单》，经批准后进行报废处理。报废后的大件办公用品出售给废品回

收公司，所得收入上交公司财务。

2.0电池容易对环境造成污染。公司废电池须集中起来送专门回收点。

3.0废笔、废剪刀、废尺子、废笔记本等普通废办公文具遵照国家有关垃圾分类回收管理办

法进行处理。

4.0计算器、胶纸座、订书机等不易耗损办公用品破旧后，需经维修后继续使用，若鉴定维

修后仍无法使用者，视同普通废办公文具进行处理。

5.0有关表格

5.1《物品报废单》

电话/传真机使用管理规定

1.0办公室负责电话、传真机，并做好日常养护及维修联系工作。

2.0公司电话通常不开通国内、国际长途。因业务需要开通国内、国际长途电话，务必严格

履行申请、审批手续。使用人务必提出申请，填写“开通国际、国内长途电话申请表”

部门负责人批准，报总公司审批后，方可开通。

3.0擅自开通国内、国际长途的，一经查实，所发生的费用及法律责任一概由当事人负责。

4.0因公使用长途电话，要尽量缩短通话时间，能够用电子邮件、传真办理的业务，尽量不

使用电话。

5.0任何员工均不得使用传真机拨打长途电话与本市电话。

6.0建立传真件发送登记、审批制度。凡发出、收到的传真件，务必按“传真文件登记表”

进行登记。

7.0不得使用传真机办理私人事项。

8.0办公室负责不定期对电话、传真机的使用情况进行检查。

9.0有关记录

9.1《收发传真文件记录表》

印章管理制度

1.0办公室负责公司印章的使用管理。

2.0办公室负责公章、财务专用章的刻制、更换及日常使用管理工作。

3.0凡公司领导已签署的文件、合约，如需用印，视同领导同意，可直接与办公室联系办理。

4.0遇特殊情况，需在空白纸上加盖公司印章时，务必经公司领导批准，登记签收。如未使

用，须退回办公室。

5.0非签约等特殊情况，不得携带公司印章外出。务必携带公司印章外出时，要经公司领导

同意，并由经办人在办公室办理借用手续，按时归还。公司印章外借时间，责任由借用人承

担。

6.0办公室负责填写印章使用登记表，包含时间、用途、份数、批准人、承办人。

7.0凡授权有关部门管理使用的印章要严格用印制度，认真履行登记签字手续，不得擅自扩

8.0大使用范围；印章须有专人保管，不得随意转交他人。

9.0有关记录：

9.1《印章使用审批表》

9.2《印章使用登记表》

办公用品管理规定

1,0办公用品由公司统一购买。各部门须指定专人负责报领；急需且办公室没有库存的文具

用品，由部门审购，总经理批准后，办公室购进，方可到财务部报销。

2.0领用文具，需填写“物品领用单。

3.0各部门每月25日前，将所需办公用品数量汇总到办公室，由其负责编制采购计划。

4.0每月10日为办公文具领用日，其他时间不再零星发放办公用品。

5.0各部门负责人要约束员工注意节约开支，不得铺张浪费。

6.0计算器、胶纸座、订书机等不易耗损用品，一次配齐后，原则上不重复发放。如丢失，

7.0如破旧，需以旧换新的，仍需进行申购报批。

8.0公司信笺、信封的印刷，需严格统一字体、颜色与规格，以保持公司对外的企业文化形

象。

9.0有关记录

9.1《办公用品领用登记表》

办公用品申请及领用管理规定

为了做好办公用品的管理工作，降低管理成本，提高工作效率，特制定本规定：

1.0用品的申请：办公用品的采购通常每月申请一次，每月25日之前各部门根据工作情

况提出申请，办公室根据各部门的申请，提出添置计划，总经理审批后，报送总公司。

2.0总公司采购回以后，办公室负责集中领回并进行了验收签字。

3.0办公用品的领用：各部门集中到办公室领用办公用品。

4.0计划外的零星采购：特别活动或者特殊工作需要购买办公用品的，务必在2天内填

写《临时采购申请表》。由部门负责人签字，总经理批准后，报总公司审批。由办公

室进行采购。

5.0有关记录

《临时采购申请表》

仓库管理规定

1.0仓库管理要求

1,1各部门根据物资的性能、品种、型号、用途、重量、包装等特点与易挥发、易受潮物资的

特性与仓库的条件，对仓库规划与安排。

L2实行分区分类的物资定位管理。易燃、易爆、有毒等特殊物质，务必安全放置在独立小开

间内，而且要注意通风，照明要装防爆灯，并做好标识，所有物资包装标识一律向外。

1.3应保持仓库环境的湿度、温度，及时做好清洁工作，仓库内消防设施功能正常，数量充足

（标准：每50平方米须配置一台灭火器）；库内照明灯应选用不大于60W白炽灯；除工作人

员外其它人员未经许可不得入内。

2.0物资入库

2.1仓管员对经检验合格的物资进行核实后，方能按指定位置入库，并及时登记入帐。

2.2急用物资入库后，仓管员应及时通知有关使用部门。

3.0物资出库

3.1物资的出库务必凭《领料单》，项目须清晰，手续齐全。如有不符，仓管员有权拒绝发放

物资。

3.2库存物资出库务必核对帐目进行登记、调整、复核。物资要按照先进后出的原则发放。

3.3《领料单》由物资使用人填写、部门经理审批。如是借用物资，归还时需填写归还日期,

由仓管员验收入库。

4.0物资检验及盘点

仓管员对库存物资每月至少进行一次检查。（通常与盘点一起进行）对库存时间较长的物

资，应统一放置于仓库的不合格物资隔离区内，并在显著位置贴上不合格物资标记。

4.2仓管员应在每月25日对库存的物资进行一次盘点，填写《仓库物资盘点表》，并报部门

经理审核。

4,3仓管员应配合后勤人员每月进行一次固定资产盘查。每半年由公司组织财务部、总经理

办公室全面盘查一次

4.4仓管员注意查验库存物资的有效期，对快要到期的物品要及时通知有关使用部门与总经

理。以便采取措施。

5.0有关记录

5.1《入库单》

5.2《领料单》

5.3《仓库物资盘点表》

5.4《库存品检查记录》

物品验证规程

1.0目的

规范采购物品的验证工作，确保入仓物品符合规定要求。

2.0.适用范围

适用于物业公司及各部门的物品验证工作。

3..0职责

3.1采购中心采购员负责物品的采购。

3.2仓库管理员负责所购物品的验证。

3.3有物殊要求或者仓管员自己无法确定的物资，由申购人或者使用人共同验证。

4.0内容

4.1物品验证的要求

4.1.1每次采购物品单位数量少于10个的，要求全部验证。

4.1.2每次采购物品单位数量多于10个的，要求抽样10%-50%（但很多于10个）验证。

4.1.3采购物品务必具备合格证，特别是对批量（或者成箱、成件）购买的物品务必要验证物

品的合格证，物品的合格证由仓库管理员储存。

4.1.4对目测无法验证的物品，务必使用有关工具协助验证。

4.1.5对验证物品的规格，数量等务必与采购申请单或者送货单上的内容相符。

4.1.6仓管员应对常用物品的说明书、使用说明书及保修卡等资料在验证无误后交部门兼职资

料员储存、备查。

4.2物品验证的分类

4.2.1应送计量所检定的物品

A）仪器仪表类（用于测量与监视目的的仪器仪表）

---万用表。

---钳形表。

---摇表。

一一其他应送计量所检定的物品。

4.2.2应抽样验收合格证的物品

---水暖类：水表。

---电器类：电表。

——保安类：对讲机、灭火器等。

——机械设备类：绿篱机、吸尘机等。

一一仪器仪表类：水平仪、压力表等。

——机械零件类：空调、水泵、电梯、发电机等设备的备用配件。

——其他应验证合格证的物品。

物品验证规程

423应抽样验证外观完好度、接触部位灵活度与壁厚均匀验证的物品。

——水暖类：水龙头、阀门、弯头、铁管、铸铁管、镀锌钢管等。

——电器类：开关、导线、接触器、灯管、灯泡、保险丝等。

——易耗工具类：玻璃刮、扳手、钳子、螺丝批、修枝剪、小锄头等。

一一其他应验证外观完好度、接触部位灵活与壁厚均匀度的物品。

4.2.4仓管员应抽样试用或者通电验收的物品

——油料类：油漆、涂料等。

——保安类：对讲机等。

——机械设备类：吸尘器、疏通器、剪草机、水泵、电钻、电焊机等。

4.2.5上述验证范围的物品除按以上要求进行验证外，同时亦应符合采购申请单要求的规格、

型号、数量；其它不属于上述验证范围的，应对其是否符合采购申请单要求的规程、型

号、数量等进行抽样或者全部核对。

4.3物品验证方法

4.3.1物品包装的验证方法

431.1仓管员应目视物品外包装平整光滑，密封包装无裂缝、无渗漏、无污染或者破旧痕迹。

4.3.1.2注意核对物品包装上注明的生产日期及有效期

一一已过有效期的，仓管员应拒绝验收入库。

一一有效期时间不足一个月的物品，由仓管员组织人员对其试用，以便检查该物品的有效程

度是否合格，并要求采购员对该类物品限量采购。

4.3.2物品质量的验证方法

4.321仓管员应认真检查物品表面有无痕迹、破旧、无裂缝或者扭曲变形。

4.3.2.2仓管员在验证铁制的物品时，应注意物品有无锈迹。

4.323转动物品连接部位，检查其转动是否灵活，有无大的摩擦声。

432.4认真检查物品接口部分，看连接处有无松动、滑丝现象。

4.3.2.5验证物品质地是否符合购买要求。

4.326物品颜色是否符合要求。

432.7验证物品规格、尺寸是否符合要求。

4.3.2.8对物品的受力部分应用手或者其他方法做加力实验，看其是否达到规定的受力标准。

432.9检查物品附属件是否符合采购申请单或者送货单的要求。

4.3.3物品性能的验证方法

4.3.3.1仓管员应对物品的机械部分反复试动，检查其灵活性、准确性。

4.3.3.2验收机械设备类务必进行试用，以检查其性能情况。

4.333验收具有弹性的物品时，应对物品反复伸缩或者弯曲，通常情况下，合格品应回复或

者基本回复原状。

物品验证规程

4.3.3.4仓管员在验证电器物品时，应使用万用表测试。测试的电压与电阻的指数首先应达到

物品合格证明的标准，其次还务必达到国家关指数的正常标准。

4.3.3.5国家规定的其他验证方法

4.4物品验收程序

4.4.1新采购物品的验收程序

4.4.1.1采购员应将采购回来的物品及时送交仓库管理员处验收。

441.2仓库管理员按照“物品验证要求"''物品验证分类”及“物品验证方法”中有关规定，

对物品进行验证。

441.3验证合格的物品，由仓管员填写《入库单》后，将物品按照规定进行存放。

441.4验证不合格的物品：发现表面有瑕疵但不影响使用的，应填写《不合格品处理单》后

放置在待处理区域内，等待处理；性能有问题，不能使用或者影响使用效果的，应拒绝

入仓，仓管员对暂时无法检验的物品，应放置在仓库”待检物品存放区”等待有关部门

或者人员检查。

4.4.2退回仓库的物品验证程序

4.4.2.1对未使用完需退回仓库的物品，应交仓库管理员验收。

44.2.2仓管员应先核对

一一该物品的规格型号。

——该物品的性能情况。

一一该物品的可利用价值。

——该物品的其他特性。

4A.2.3仓管员再根据“物品验证的要求”“物品验证的分类”与“物品验证的方法”中的有关

规定进行验证

一一经验证合格的，由仓管员按照进行入仓存放。

——经验证不合格的，由仓管员填写《不合格品处理单》后，存放在“不合格区”等待处理。

4.5物品验证资料的保管

451仓管员应作好每次《物品验证记录》。

452物品验证有关资料由部门兼职资料员储存一年。

4.5.3工具设备的验证资料由部门兼职资料员按月归档作长期储存。

5..0有关记录

5.1《物品验证记录》

5.2《不合格品处理单》

固定资产登记管理规定

L0为了加强固定资产的过帐登记，合理使用与有效管理，特制定本管理规定。

2.0公司办公室对所有正在使用的固定资产（单位价值在2000元以上，使用年限在一年以上

的房屋及建筑物、运输工具、机械器具工具等）务必建立台帐，公司办公室是固定资产的

实物主管部门。

3.0固定资产由公司办公室统一编码，公司应登记固定资产明细表，根据不一致类别建立固

定资产登记卡片，做到一物一卡。

4.0明确固定资产使用人，使用人是当然的保管人，对各类固定资产公司各使用部门应正确

使用，