东阳电器有限公司记录控制程序

4/5浙江东洋电器有限公司编号Q/ZH2-02记录控制程序版本\修改号A/0页码第0页，共3页 记录控制程序编制：审核：批准：日期：2009-11-10发布2009-11-10实施文件修订履历表NO.修订内容日期版次页数修订申请单1新订2009-11-10A/03浙江东洋电器有限公司编号Q/ZH2-02记录控制程序版本\修改号A/0页码第1页，共3页1、目的和适用范围本文件规定了记录的编制、标识、填写、储存、保管、查阅及处理等方面内容，以证明公司质量管理活动和结果符合规定要求及体系有效运行。本文件适用于公司质量管理记录的管理。2、引用文件/相关文件文件控制程序3、职责3.1、文控中心负责记录（表式）的登记编目工作。3.2、各职能部门负责记录的编制、填写、储存、保管、查阅、处理及日常检查等工作。4、流程图：附图5、管理要求5.1、记录（表式）的编制、审批、更改：5.1.1、各部门根据工作需要及标准要求，在编制文件的同时，记录（表式）附在文件之后。记录(表式)应能清楚地表明记录的名称。5.1.2、部门主管及公司领导在审批文件的同时，应审阅记录（表式）的可行性、合理性。5.1.3、特殊情况下，原记录表式不能满足要求，需另设计新的记录表式时，表单设计部门在使用前，应交文控中心主管审核，公司主管领导批准。5.1.4、文控中心责任人员负责将记录（表式）登记在“记录一览表”中。5.1.5、记录（表式）需更改时，应执行“文件控制程序”的规定。5.2、记录的填写：5.2.1、填写人对记录的清晰、真实及内容的完整5.2.2、5.2.3、5.2.4、5.2.5、相5.3、记录的保存：5.3.1、由各责任部门保管的记录应由各部门主管指定专人管理，按月分类整理、装订或归档,并编浙江东洋电器有限公司编号Q/ZH2-02记录控制程序版本\修改号A/0页码第2页，共3页目,编目以易于检索为原则；其具体如何编目按部门内有关规定进行。5.3.2、各部门储存的记录应由指定的专人管理，并存放在合适的地点，并做好防火、防盗、防丢失、防潮、防虫鼠等工作。5.3.3、凡以感光纸传真的记录，应由接收部门加以复印再予以存查。5.4、记录的保存期限和保存部门：记录的保存期限和保存部门详见“记录一览表”规定。5.5、外来记录的控制：外来记录（如供方、顾客提供的检测报告、试验数据等）由接收部门保存管理，其他部门需要时，由接受部门提供复印件。5.6、记录的查阅：5.6.1、公司人员查阅记录时，需经保管部门主管同意，保管人员方可准其查阅。5.6.2、所有记录的原件一律不予外借。5.6.3、政府有关部门因工作需要查阅记录时，保管部门需征得文控中心主管同意后，方可允其查阅；需借阅时，由保管人员提供复印件，并办理借阅手续。5.6.4、当公司和顾客在合同上有规定时，经质量管理者代表同意后，保管人员应让顾客或其代表查阅；需借阅时，由保管人员提供复印件。5.7、记录的处理：由各部门保存的记录，超过保存期限时，由责任部门记录保管人员造册登记，经部门主管审核，文控中心主管批准后，进行销毁。5.8、记录的检查：各部门应将本部门记录的填写及管理情况纳入日常管理范畴，不定期地对其进行检查，发现问题时应及时指出，立即纠正。5、记录记录一览表浙江东洋电器有限公司编号ZH2-02记录控制程序版本\修改号A/0页码第3页，共3页过程序号流程名称：记录控制程序使用表单管理者代表部门主管相关单位开发部文控中心1编制编制文件修订/废除申请单2审审批文件修订/废除申请单3登记发行登记发行文件修订/废除申请单4文件文件使