招投标档案管理制度范文

招投标档案管理制度范文一、目的为了加强招投标档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高招投标工作透明度和效率，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司内部所有招投标活动及其相关文件资料的收集、整理、保管和归档工作。三、职责1.招投标管理部门负责招投标档案的管理工作，包括档案的接收、登记、分类、编号、保管、移交等。2.招投标参与部门负责本部门招投标文件的编制、收集和整理工作，并按照规定及时向招投标管理部门移交相关文件资料。3.档案管理人员负责档案的日常管理工作，包括档案的防火、防潮、防蛀、防盗等工作，确保档案安全无损。4.分公司部门负责人对本单位的招投标档案管理工作负有监督、检查和指导责任。四、档案内容1.招标文件：包括招标公告、招标文件、投标文件（正本、副本）、澄清答疑文件等。2.投标文件：包括投标函、投标报价表、企业资质证明、人员资格证明、业绩证明等。3.开标记录：包括开标时间、地点、参会人员、唱标记录、开标结果等。4.评标报告：包括评标委员会组成、评标方法、评标过程、评标结果等。5.中标通知书：包括中标单位、中标金额、合同签订日期等。6.合同文件：包括合同正文、附件、补充协议等。7.评标专家抽取记录：包括专家姓名、专业领域、抽取时间等。8.其他相关文件：包括招标会议签到表、会议纪要、投诉处理材料等。五、档案管理流程1.招投标管理部门在收到招投标文件后，应及时进行登记、分类和编号，并按照规定移交档案管理人员。2.投标文件由投标部门负责编制、收集和整理，并在规定时间内向招投标管理部门移交。3.开标记录、评标报告、中标通知书等材料由招投标管理部门负责制作，并按规定归档。4.合同文件由相关部门负责起草，经法务部门审核后，由招投标管理部门负责归档。5.评标专家抽取记录由招投标管理部门负责记录和管理。6.其他相关文件由招投标管理部门根据需要负责收集和整理。7.档案管理人员应对收到的档案资料进行验收，确保文件齐全、真实、有效，并按照规定进行分类和编码。8.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案安全无损。9.需要销毁的档案资料，应按相关规定进行鉴定和审批，确保销毁的合法性和规范性。六、档案利用和保密1.档案管理人员应建立健全档案利用制度，规范档案查阅、借阅和使用流程，防止档案资料泄露和滥用。2.档案管理人员应加强对档案的保密管理，严格遵守保密规定，确保档案安全。3.档案利用应遵循合法、公正、客观、保密的原则，不得利用档案进行非法活动或谋取私利。4.对于涉及商业秘密和敏感信息的档案资料，应严格控制知悉范围，实行专人管理和保护。5.如需对外提供档案资料，应按照相关规定进行审查和审批，确保档案利用的安全性和合规性。七、档案移交和接收1.属于公司内部的招投标项目，其档案应由招投标管理部门负责统一移交至公司档案室进行保管。2.属于外部单位的招投标项目，其档案应由招投标管理部门负责整理并妥善保管，待项目结束后及时移交给公司档案室。3.档案移交时应填写档案移交清单，并确保档案资料齐全、真实、有效。4.档案接收部门应对移交的档案资料进行验收，确保档案完整无损，并按照规定进行分类和编码。八、附则1.本制度自发布之日起施行。2.本制度的解释权归招投标管理部门所有。如遇法律法规或公司政策调整，本制度将及时修订。3.本制度与之前的有关规定有冲突的，以本制度为准。招投标档案管理制度范文（1）一、目的为了加强招投标档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高招投标工作透明度和效率，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司内部所有招投标项目，包括但不限于勘察、设计、施工、监理、设备采购、信息化建设等领域的招投标活动。三、档案内容招投标档案主要包括以下内容：1.招标文件：包括招标公告、招标文件、澄清答疑等；2.投标文件：包括投标函、投标报价表、施工组织设计、技术方案等；3.开标记录：包括开标时间、地点、参与人员、投标文件密封情况等；4.评标报告：包括评标委员会组成、评标方法、评标结果等；5.中标通知书：包括中标单位、中标金额、合同签订日期等；6.合同文件：包括合同协议书、专用条款、履约保证金证明等；7.评标专家和评标委员会成员名单；8.其他相关文件：包括招标过程中产生的其他重要文件和资料。四、档案管理职责1.招投标管理部门负责招投标档案的接收、整理、保管和归档工作；2.项目管理部门负责配合招投标管理部门对投标文件的审查和整理工作；3.财务部门负责招投标保证金的收取、管理和退还工作；4.档案管理人员负责档案的日常管理和维护工作，确保档案安全、完整、可用；5.使用部门或相关人员需要借阅档案时，应经招投标管理部门负责人批准，并办理借阅手续。五、档案管理规定1.招投标文件应纸质文档和电子文档同时归档，确保两者一致；2.档案标签应清晰可见，便于识别和管理；3.档案保管期限应符合国家有关规定，一般为半年和一年，最长不超过三年；4.对于过期无保存价值的档案，可以按规定进行销毁；5.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案安全无损；6.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。六、档案利用和销毁1.档案利用应遵循合法、正当、必要的原则，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益；2.需要查阅档案时，应经招投标管理部门负责人批准，并办理查阅手续；3.销毁档案应遵循相关规定，确保销毁过程合法、规范、不可逆；4.销毁档案时应记录销毁时间和销毁方式，并妥善保管相关记录备查。七、附则本制度自发布之日起施行，由招投标管理部门负责解释和修订。如有与现行法律法规不符之处，以法律法规为准。招投标档案管理制度范文（2）一、目的为了加强招投标档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高招投标工作水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规，制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司内部所有招投标项目的档案管理，包括招标文件、投标文件、开标记录、评标报告、中标通知书等。三、职责1.招投标管理部门负责招投标档案的管理工作，包括档案的接收、整理、保管、统计和提供利用等工作。2.招投标参与部门负责本部门参与招投标项目的文件编制、提交和整理等工作。3.档案管理人员负责档案的具体管理工作，包括档案的验收、移交、保管、借阅、归还等手续。四、管理流程1.招投标项目启动前，招投标管理部门应组织相关人员明确档案管理职责和要求。2.招投标文件编制过程中，招标人应确保文件的完整性、准确性和合规性，并按照规定的格式和要求进行编制。3.投标人应按照招标文件的要求编制投标文件，并对投标文件的真实性、合法性和完整性负责。4.开标时，招标人应组织相关人员对投标文件进行评审，确定中标候选人名单。5.评标结束后，招标人应整理评标报告、中标通知书等档案材料，并移交招投标管理部门归档。6.档案管理人员应对收到的档案材料进行验收、登记、整理，并编制档案目录和检索工具，便于档案的保管和利用。五、保管期限招投标档案的保管期限应根据项目类型、规模和合同约定来确定。一般而言合同履行完毕后三个月内，应向公司档案室移交全部档案材料。对于重要或长期的项目，可以适当延长保管期限。六、利用与保密1.档案管理人员应建立健全档案利用制度，规范档案的利用程序，防止档案的泄露和滥用。2.档案管理人员应定期对已归档的招投标档案进行检查和维护，确保档案的安全性和可利用性。3.需要利用招投标档案时，应由相关部门（人员）提出申请，经招投标管理部门负责人审批后方可查阅。涉及商业秘密和个人隐私的，应严格按照相关规定进行管理和保护。4.任何单位或个人不得擅自复制、转让或销毁招投标档案。违反规定者，将依法追究相关责任人的法律责任。七、附则本制度自发布之日起施行，由招投标管理部门负责解释和修订。如有未尽事宜，可根据实际情况进行调整和完善。招投标档案管理制度范文（3）一、目的为了加强招投标档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高招投标工作的效率和质量，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规，制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司内部所有招投标项目的档案管理，包括招标文件、投标文件、开标记录、评标报告、中标通知书等文件。三、职责1.招投标管理部门负责招投标档案的管理工作，包括档案的接收、整理、保管、统计和提供利用等工作。2.招投标参与部门负责本部门参与招投标项目的文件编制、提交和整理工作。3.档案管理人员负责档案的具体管理工作，确保档案的安全性和完整性。四、档案管理1.招投标文件应按照招标文件、投标文件的顺序进行排列，便于查找和保管。2.招投标文件应采用双面打印或复印等方式进行复制，避免纸张浪费。3.招投标文件应按照规定的格式进行编制，确保数据的准确性和完整性。4.招投标文件应按照规定的时间进行提交和送达，避免延误和遗漏。5.开标记录、评标报告、中标通知书等文件应按照规定的程序进行编制和审批，确保程序的合法性和规范性。五、档案利用1.档案管理人员应积极开发档案信息资源，为公司提供决策支持和服务。2.需要查阅档案时，应由相关部门负责人批准，并办理相关手续。3.利用档案时，应尊重档案原始状况，不得擅自修改、涂抹或损坏。4.利用档案取得的成果应及时归档，确保档案的连续性和完整性。六、保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密规定，确保档案信息的安全性和保密性。2.未经批准，不得擅自提供、公布或泄露档案信息。3.如发现档案信息泄露或可能泄露的情况，应立即采取补救措施，并向相关部门报告。七、档案销毁1.档案销毁应遵循相关规定和程序，确保销毁的合法性和规范性。2.销毁档案前，应编制销毁清单并签字确认，并存档备查。3.不得销毁涉密档案，确需销毁的，应按照国家有关规定进行鉴定和处理。4.销毁档案时，应指定人员监督销毁过程，确保销毁的彻底性和不可逆性。八、附则本制度自发布之日起施行，由招投标管理部门负责解释和修订。如有与现行法律法规不符之处，以法律法规为准。招投标档案管理制度范文（4）一、目的为了加强招投标档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高招投标工作透明度和效率，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司内部所有招投标项目，包括但不限于勘察、设计、施工、监理、设备采购、信息化建设等领域的招投标活动。三、档案内容招投标档案主要包括以下材料：1.招标文件：包括招标公告、招标文件、澄清答疑等；2.投标文件：包括投标函、投标报价表、施工组织设计、技术方案等；3.开标记录：包括开标时间、地点、参与人员、投标文件密封情况等；4.评标报告：包括评标委员会组成、评标方法、评标结果等；5.中标通知书：包括中标单位、中标金额、合同签订日期等；6.合同文件：包括合同协议书、专用条款、履约保证金证明等；7.评标专家和评标现场监督人员名单；8.其他相关材料：包括招标过程中产生的照片、录音、录像等。四、档案管理职责1.招投标管理部门负责招投标档案的接收、整理、保管和归档工作；2.项目管理部门负责协助招投标管理部门对投标文件的审查和整理工作；3.财务部门负责招投标保证金的收取和管理工作；4.档案室应建立健全档案管理制度，确保档案安全、完整、保密；5.对于破损或变质的档案应及时修复或复制，保证档案的可用性。五、档案借阅和使用1.档案借阅应遵循严格的审批程序，借阅人需持有效证件并填写借阅申请单；2.借阅人应在规定时间内归还档案，并确保档案安全无损；3.非相关人员不得查阅档案，确需查阅的应由项目管理部门负责人批准；4.档案室应定期对已归档的档案进行检查，确保档案的安全性和可利用性。六、档案验收和移交1.项目竣工验收后，招投标管理部门应组织相关人员进行档案验收；2.验收合格后，招投标管理部门应将档案移交给公司档案室统一保管；3.档案移交时应确保档案完整无损，包括纸质档案和电子档案。七、附则1.本制度自发布之日起执行；2.本制度的解释权归招投标管理部门所有。招投标档案管理制度范文（5）一、目的为了加强招投标档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高招投标工作透明度和效率，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司内部所有招投标活动及其相关文件资料的收集、整理、保管和归档工作。三、职责1.招投标管理部门负责招投标档案的管理工作，包括档案的接收、登记、分类、编号、保管、移交等。2.招投标相关部门负责本部门招投标文件的编制、收集和整理工作，并向招投标管理部门提交所需资料。3.档案管理人员负责档案的日常管理工作，包括档案的验收、整理、保管、统计、查询、借阅、销毁等。四、档案内容1.招标文件：包括招标公告、招标文件、投标文件、澄清答疑等。2.投标文件：包括投标函、投标报价表、企业资质证明、人员资格证明、业绩证明等。3.开标记录：包括开标时间、地点、参与人员、投标文件密封情况等。4.评标报告：包括评标委员会组成、评标方法、评标过程、评标结果等。5.中标通知书：包括中标单位、中标金额、合同签订日期等。6.合同文件：包括合同协议书、专用条款、履约保证金证明等。7.评标专家库资料：包括评标专家的基本信息、评标经验、评标表现等。8.其他相关文件：包括招标投标过程中的通知、变更、补充协议等。五、档案管理1.招投标管理部门应建立档案管理制度，明确档案管理人员和工作职责。2.招投标文件应按照招标文件、投标文件、开标记录、评标报告、中标通知书、合同文件等顺序进行整理。3.档案管理人员应对档案进行定期检查，确保档案安全、完整、准确。4.档案借阅应遵循借阅手续，严禁私自复制、传播档案内容。5.档案销毁应遵循相关规定，履行审批手续，确保档案安全销毁。六、附则1.本制度自发布之日起执行。2.本制度的解释权归招投标管理