林业局行政办公系统用户操作手册

行政办公系统用户操作手册TOC\o"1-4"\h\u1系统环境配置和系统介绍 41.1系统的环境配置 41.2系统登录 71.3个人信息修改 91.3.1密码修改 102业务操作 102.1协同管理 102.1.1新增协同 102.1.2收到协同任务解决 182.1.3协同查看 202.2公文管理 222.2.1发文管理 22发文管理主界面 23发文拟稿 232.2.2发文修改 302.2.3发文删除 302.2.4发文送办 302.2.5发文查看 302.2.6发文解决 31公文分发 31主送单位解决 322.3我的事项 322.3.1待办事项 322.3.2已办事项 332.3.3已发事项 362.3.4跟踪事项 382.4公共信息 392.4.1员工通讯录 392.5会议管理 402.5.1会议室申请 402.5.2会议室看板 422.5.3会议管理 432.5.4会议查看 472.5车辆管理 482.5.1用车申请 482.5.2用车看板 502.6审批中心 522.6.1请休假申请 522.7个人设立 542.7.1外部系统接入 542.7.2关联人员 56配置人员 562.8个人办公 572.8.1工作邮箱 572.8.2消息管理 58消息浏览 58消息管理 58在线交流 591系统环境配置和系统介绍1.1系统的环境配置1.将FE业务协作平台服务器地址加入信任站点。1）从IE浏览器页面中，点击工具按钮，选择Internet选项，如图2）进入Internet选项页面，点击[安全]选项卡，选中受信任的站点，再点击[站点]按钮，如图3）进入可信站点页面。输入信任站点网址，点击[添加]按钮，将该网址加入到可信站点，然后点击[拟定]按钮，保存设立2.从IE浏览器页面中，点击工具按钮，选择[兼容性视图设立]选项，如下图，添加[兼容性视图设立]窗口中输入系统地址3.自定义安全级别设立。1）从IE浏览器页面中，点击工具按钮，选择Internet选项2）进入Internet选项页面，点击[安全]按钮，选中本地Intranet，再点击[自定义级别（C）]按钮。3）进入安全设立本地Intranet区域页面，将"ActiveX控制件和插件"的所有选项，都设为启用项，[使用窗口弹出阻止程序]选项选择【禁用】，[重置自定义]设立为低。点击[拟定]按钮，如图Internet临时文献设立为“每次访问网页时”兼容性视图站点添加，工具-兼容性视图设立去掉“启用内存保护帮助减少联机袭击”选上“允许活动内容在我的计算机上的文献中运营”温馨提醒:推荐使用IE7以上32位浏览器(64位浏览器不支持某些必要插件)。1.2系统登录打开浏览器，输入系统登录地址:9090进行登录需输入一些信息，内容涉及：用户名，密码，验证码；登录后得到以下页面1.3个人信息修改登录用户可修改个人的相关信息，如联系邮箱，电话和住址等基本信息，可以进行头像上传和清空操作；通过门户中的【个人设立】-【用户信息】或者点击页面下方‘欢迎您：XXX’中XXX（登录姓名）字样进入个人信息设立页面，如图进入功能后如图用户可在此页面进行个人信息修改，修改完毕后点击保存，头像上传方式为点击上图中红框位置。1.3.1密码修改录入原密码、新密码、新密码确认再点击保存后修改密码成功，登录系统将使用新密码（密码只能输入15位以内数字或者字母）。2业务操作2.1协同管理协同管理的目的是任何需要别人协助或者解决的事情，都可以通过发送协同来让对方解决。它的自由度比较大，流程和内容格式都可以自由设定。2.1.1新增协同通过功能菜单[协同管理]-[新增协同]，进入新增协同界面，如图操作环节：1、标题和办理对象两项为必填项。2、新增办理对象，点击[办理对象]输入框，出现建立流程页面，如下图1）在选择人员的页面，默认加载当前用户所在科室的人员。上层机构显示系统设立的组织结构,下层机构显示该组织科室的人员，办理人员区域显示所有已选中的办理人员。2）选定需要在协同流程中执行的人员/岗位，双击下区显示人员名称/岗位或者选中办理的人员/岗位，点击向右的方向箭头。3）根据工作的具体情况，选择[并发]或[串发]按钮。名词解释：[并发]：发起人发起流程后，各节点同时收到信息，可以同时解决，解决不分先后；[串发]：发起人发起流程，流程中每个节点依次解决。必须等上一个环节的人办理完毕，下一个环节人才干接受到此需要解决的协同解决。4）根据实际情况，点击[节点权限]，可以设立每个流程环节，是否勾选[加签]、[回退]、[终止]或[转发][加签]：当前选中的流程环节的解决人，可以添加此环节后的流程；[回退]：当前选中的流程环节的解决人，可以把此协同退到上一流程环节解决人；[终止]：当前选中的流程环节的解决人，可以终止此协同；[转发]：当前选中的流程环节的解决人，可以转发此协同；[应用到所有节点]：所有流程环节都如当前环节同样的[节点权限]选项设立。5）拟定选好人员后，点击[拟定]按钮。暂存所选择的设立,点击[取消]按钮，所选择的设立都取消退出流程界面。如下图，我们建立好的一个协同流程点击确认，确认流程后，自动退出该页面并回到新增页面，同时流程节点的信息显示在发送流程的输入项中，如图紧急限度，此项可为空。点击紧急限度的箭号按钮，选择紧急限度。选择了紧急限度为特急或急件送审后，解决人将在[门户]的[急件]或者[我的事项]-[待办事项]的[急件]中找到此协同。4、添加附件，点击[添加附件]按钮，弹出[附件上传]页面，如图1）点击[浏览]按钮，选择所要添加的文献。2）反复添加附件1的操作环节，可传多个文献。3）点击[拟定]按钮，自动退出该页面，回到新增协同页面，同时上传附件的信息显示在附件的输入项中。5、选择关联事项，点击关联事项按钮，根据需要选择关联事项。可选的关联事项均是当前用户已办过的流程/会议，以及有权限查看的文档，可关联流程列表来源于当前用户的[我的事项]-[已办事项]的记录列表。勾选需要关联的流程，点击[关联流程]按钮，加入到下区的框内，如图点击[高级]按钮，弹出高级设立页面，如图，根据实际需要选择相应项，点击[拟定]按钮注：限办时间是设定协同流程的解决期限。超过限办时间,又设定了手机短信的解决人会收到信息提醒，以示解决人赶紧办理。点击[送办]按钮，所建立好的协同发送成功。将在已发协同中查看到此协同记录也可根据实际情况，暂时不送办，只暂存。点击[暂存]按钮，所填写好的协同暂存到[待发协同]页面2.1.2收到协同任务解决当收到协同任务时，【我的事项】-【待办事项】中，或者右下角审批中心中会收到协同任务提醒点击链接进入协同点击[解决]按钮，弹出解决窗口点击[隐藏]按钮，隐藏解决窗口选择[常用语]按钮，系统提供[已阅]、[批准]、[不批准]按钮选择选中其中之一，提交后，该解决信息将会显示所选内容。点击[修改正文]按钮，弹出修改正文窗口，如下图。修改后立即生效，协同流程解决人都将收到提醒信息，该协同内容底部有修改信息提醒。点击[关联事项]按钮，弹出关联事项窗口，点击[添加附件]按钮，弹出添加附件窗口，此窗口与新增协同时弹出窗口一致。[跟踪]：勾选后，该用户可跟踪此协同，保存在[跟踪事项]中，协同有解决操作时，该用户都会收到信息提醒。[隐藏意见]：勾选后，该用户的意见隐藏，除了该用户与协同发起人可以查看，其余人只能看到[隐藏意见]字样。[提交]：点击提交后，该协同转到已办事项，跟踪该协同的用户将收到已办消息。[暂存暂办]：该协同仍保持待办状态，输入的意见也将保存，其余用户无法看到该暂存的意见。[退回]：退回给上一环节，本环节之后的流程将取消。上一环节解决人将收到消息提醒，该协同页面也有提醒信息。[取消]：该协同取消解决操作，保存待办状态。[加签]：选择人员，解决提交后，加签人员才收到该协同，同时收到提醒信息。2.1.3协同查看选中一条协同信息，点击[查看]按钮，进入查看协同页面，还可以对此协同进行[转发]、[补充正文]、[查看流程]和[打印]等操作流程查看当协同是显示正文时，点击[查看流程]按钮，可以查看此协同的流程。再次点击[查看正文]按钮变为[查看流程]，出现协同的流程可以通过光标移到人员的图标上，查看此环节的办理情况，如图当协同显示流程时，点击[查看正文]按钮，可以查看此协同的正文内容。2.2公文管理行政公文作为行政事业单位内部一种非常重要的知识资源，单位需要对它进行行之有效的规范化管理，其内容重要有发文管理、收文管理、公文查询、发文登记薄、收文登记薄和公文互换等。2.2.1发文管理发文管理是一套可自定义流程、可监控的智能型流转系统；它能对单位或科室的发文从拟稿到文献的形成进行有效、及时、轻松的管理，涉及拟稿、核稿、套红头、盖章、分发、归档等一系列操作。单位还可以根据自身的发文解决方式，自制特定的审批流程。发文管理主界面 通过功能菜单[公文管理]-[发文管理]，进入[发文管理]主界面，如图发文拟稿[拟稿]：点击[发文管理]主界面右上角的[起草]按钮，进入[发文拟稿]页面，如下图发文拟稿一般分为三个解决环节：填写发文稿纸->填写正文->送审操作环节：1、填写发文稿纸根据[发文拟稿]表单进行填写。填写文献标题（必填）、发文机关（必填；默认为建瓯市林业局）；选择公文种类（必选）、公文字号（此内容待公文套红环节为套红人员）、选择紧急限度、密级；填写主送单位与抄送单位；拟稿科室与拟稿人默认为当前登录用户所在科室与当前用户名称不需修改；2、正文键盘按[TAB]键或鼠标选择正文按钮，可以直接编辑内容，或者点击[文献]按钮，采用引入正文功能。如图注：内容不需包含红头、文号、函号，以及公文尾部落款等内容（即只需输入正文即可）这些内容在套红环节由套红人员解决。可以在此正文处选择打印文档，拿着该纸质文档去让领导修改、审核、签发。注意：使用正文前，必须安装1）iweboffice插件（初次使用系统弹出）2）office推荐使用Microsoftoffice2023sp1（完整版）以上office版本 3、编辑或引入附件点击[发文稿纸]中附件栏原文中的[新建]，选择模板，进行公文附件的编写；或者直接引入已经写好的文献。4、送办各输入项填写好后，点击送办按钮，页面显示送办窗口，如图注：系统在林业局使用时，审批还继续沿用纸质材料送领导审批修改，故将科领导、办公室领导、局领导审批跳过，但是送办时，下一环节依旧显示为科室领导，但实际已经是选择送给拟稿人核对环节了，需要在选择办理对象中选择你搞人自己的名字点击拟定用以实现跳过系统固有的审批环节，具体操作如下图。上述位置选择自己后，即回到原页面，如下点击图中的确认按钮，即完毕送办。送办后，待办事项中会收到一条新事项，可以点击待办事项中进入或者从下方审批消息中进入进行后续操作（将定稿内容在原稿中进行修改），如图：进入后，页面左上方会有标记提醒当前已到拟稿人核对环节点击【正文】或按键盘的【TAB】按键，切换到正文，将修改后的内容在原稿上修改完毕。此处若想查看修改痕迹，可以点击文献中的显示痕迹选项，即可查看修改痕迹，同理已打开显示痕迹后可以点击隐藏痕迹将痕迹隐藏，效果如图认真核对完毕后，点击【送办】，弹出窗口中点击【确认】至此，发文拟稿、改稿核对即完毕，送办后等待后续人员对公文进行操作。2.2.2发文修改在[发文管理]主界面的[待发]页面，选中要修改的待发的发文信息，点击[修改]按钮，进入修改发文页面，修改相关信息，点击[送办]按钮，送办解决修改后的发文信息；点击[暂存]按钮，暂存修改的发文信息；点击[返回]按钮，将取消修改操作，回到发文管理主界面的[待发]页面。2.2.3发文删除 在[发文管理]主界面的[待发]页面，选中一条或几条发文记录，点击右上角的[删除]按钮，弹出[是否拟定删除]对话框的警示信息。点击[拟定]按钮，将删除选中的发文；点击[取消]按钮，将取消删除操作。2.2.4发文送办 在[发文管理]主界面的[待发]页面，选中一条待发的发文信息，点击[送办]按钮，送办此发文。2.2.5发文查看在[发文管理]主界面的[已发]页面，选中一条发文信息，点击[查看]按钮，可以查看此发文的相关信息。[我的事项]-[已办事项]或者[已发事项]也可做为查看入口。2.2.6发文解决公文分发 公文在套完红头后成为正式有效的文献，再此流转至拟稿人处，进入分发环节，假如公文是需要在系统中流转的公文（平、下行文）需将文献分发给“主送单位”“抄送单位”栏中指定的单位，如公文是上行文则继续沿用到打字室打印并分发或邮寄。一下就需在系统中流转的公文类型的分发进行说明。具体操作如下：由待办事项或审批消息中进入分发环节界面，如下图点击[传阅]按钮进入传阅界面，选择办理对象中选择主送单位（人），如有需抄送，勾选[高级]，在出现的高级选项中选择抄送单位（人）。如下图填写好以上内容后，点击[拟定]将公文分发给主送单位及各抄送单位。如公文是上行文，则在[请选择下一环节]中选择[结办]环节主送单位解决 主送单位在接受到公文后，点击[送办]按钮，并选择[拟定]将发文流程结办2.3我的事项审批流转的文献，与我相关的待解决、已解决、已发和我需要跟踪的流程，都在[我的事项]中。2.3.1待办事项审批流转的文献中有需要本人解决而未解决的流程，均在[待办事项]中。1、通过功能菜单[我的事项]-[待办事项]，进入[待办事项]主界面，如图[办理]：解决待办事项，选择一条待办的记录，点击[办理]按钮，进入办理待办事项页面，根据实际的情况，进行办理。办理完毕后，此流程将从[待办事项]转到[已办事项]中。[所有]：显示所有待办事项记录。[急件]：显示急件待办事项记录。[平件]：显示平件待办事项记录。[阅件]：显示阅件待办事项记录。[刷新]：点击刷新，刷新当前页面。2.3.2已办事项审批流转的文献中所有我解决过流程（不包含我发起的流程），均在[已办事项]中。1、通过功能菜单[我的事项]-[已办事项]，进入[已办事项]主界面，如图2、[查看原文]：选择一条已办非协同的记录，点击[查看原文]按钮，进入查看原文页面，可以查看此流程办理的状况，打印此流程，还可以进行[正文补充]；选择一条已办协同的记录，点击[查看原文]按钮，进入查看原文页面，可以进行[转发]等操作。3、[办理详情]：选择一条已办的记录，点击[办理详情]按钮，进入[办理详情]页面；点击[列表信息]按钮，可以了解此流程办理的具体信息，如下图1；点击[图形信息]按钮，可以了解整个流程，当前审批环节所在哪一个流程环节等，如下图2。图1图24、[加入跟踪]：选择一条记录，点击[加入跟踪]按钮，系统弹出成功加入跟踪提醒。2.3.3已发事项审批流转的文献中所有我发送出去的流程，均在[已发事项]中。1、通过功能菜单[我的事项]-[已发事项]，进入[已发事项]主界面，如图2、[查看原文]：选择一条在办协同的记录，点击[查看原文]按钮，进入查看原文页面，可以查看此流程办理的状况，还可以进行[正文补充]；选择一条已办协同的记录，点击[查看原文]按钮，进入查看原文页面，可以进行[转发]等操作。3、[办理详情]：选择一条已办的记录，点击[办理详情]按钮，进入[文献办理具体情况]页面；点击[列表信息]按钮，可以了解此流程办理的具体信息，如图1；点击[图形信息]按钮，可以了解整个流程，当前审批环节所在哪一个流程环节等，如图24、[加入跟踪]：选择一条记录，点击[加入跟踪]按钮，系统弹出成功加入跟踪提醒。5、[终止流程]：选择一条当前用户发送的未结束的记录，点击[终止流程]按钮，弹出填写[终止意见]；填写好意见栏，点击[拟定]按钮，此流程被终止，所有与此流程关联的人员，均会收到此流程被终止的消息。6、[撤消流程]：选择一条记录点击[撤消流程]按钮，系统会有提醒；点击[拟定]撤消流程，点击[取消]放弃撤消流程动作。2.3.4跟踪事项用户发送的审批流程或者审批过的流程时，当登录用户对别人发送的审批文进行审批，并想对此流程进行继续跟踪查看，在审批发送时，勾选是否跟踪项，则此流程均出现在[跟踪事项]中。1、通过功能菜单[我的事项]-[跟踪事项]，进入[跟踪事项]主界面，如图2、[查看原文]：选择一条跟踪事项的记录，点击[查看原文]按钮，进入查看原文页面，可以查看此流程办理的状况和打印审批文献，还可以进行[正文补充]。3、[办理详情]：选择一条跟踪事项的记录，点击[办理详情]按钮，进入[办理详情]页面；点击[列表信息]按钮，可以了解此流程办理的具体信息；点击[图形信息]按钮，可以了解整个流程，目前所在哪一个流程环节等。4、[取消跟踪]：选择一条跟踪事项的记录，点击[取消跟踪]按钮，此流程从跟踪事项列表中消失，用户将不会收到所有关于此流程的解决消息。2.4公共信息2.4.1员工通讯录通讯录为整个单位提供了一个便捷的联系人共享方案。用户可以方便的查看单位同事的信息。可以通过【公共信息】-【通讯录】和主页面左下角的通讯录进入该页面。如图用户可点击单位或科室下拉菜单进行需求信息的筛选，也在“查找栏”处输入关键字，点击查找按钮，具有关键字信息出现在下方。2.5会议管理会议管理是实现政府科室高效管理睬议，方便工作人员申请会议，对会议的全过程实现管理。用户可以根据自己的需要申请会议室，查看与自己相关的会议信息，并回复是否进行参与会议等。2.5.1会议室申请会议室申请是用户根据自己的需要对会议室进行申请，送到相关领导处进行审批办理。点击[会议管理]菜单下[会议室申请]，进入［会议室申请］页面，如图操作环节:申请会议室申请在[会议室申请]页面，点击[申请]按钮，系统显示申请会议室页面，如图选择并输入相关信息，点击[暂存]按钮即可保存；点击[送办]按钮即可送审。送办时若需要提醒，可在送办页面的下面勾“是否跟踪”“编辑意见”。选中页面右上方的[在办]或[办结]，可以查看在会议室申请的在办或办结的会议申请的信息。2.5.2会议室看板会议室看板是可查看每周内会议室占用的情况，也可[点击申请会议室]发起会议室申请。点击[会议管理]菜单下的[会议室看板]，进入[会议室看板]页面，如图操作环节：1.查看会议室占用情况在[会议室看板]页面，把鼠标放在要查看被占用的时间会议室的空格，系统会显示该时间被占用会议室的情况，如图2.点击申请会议室在[会议室看板]页面，选中要发送会议室申请时间的空格，光标变手型且会显示“点击申请会议室”字样，如图点击之后系统会进入[会议室申请]页面,输入会议室申请信息，点击[送办]按钮即可发起会议室申请。2.5.3会议管理会议管理是管理登录用户召集的会议。通过会议管理功能，可以将会议进行管理，同时发出与会告知，查询会议纪要情况等。点击[会议管理]菜单下的[会议管理]，进入[会议管理]页面，涉及待发和已发的会议信息，如图操作环节:1、发起会议在[会议管理]页面，点击[发起会议]按钮，系统弹出[发起会议]页面，如图单击[会议室关联]，可关联用户申请的会议室；单击[发布]按钮即可发送会议给会议参与者；单击[暂存]按钮即可保存发起会议信息；单击[关闭]按钮取消本次操作。2、录入会议纪要会议结束后，可以进行会议纪要的录入。在[会议管理]页面，选中已结束的会议，单击[录入会议纪要]按钮，系统弹出[会议纪要]对话框，录入保存即可，也可上传附件。如图3、参照会议在[会议管理]页面，选中要参照的会议管理信息，单击[参照会议]按钮，进入[参照会议]页面，会议主题，会议类型，主持人，记录员，参会人和会议地点与被参照会议相同。填写相关信息，点击[发布]按钮发布会议，点击[暂存]按钮将该会议保存在[会议管理]页面。4、发布会议在[会议管理]页面，选中要发布的会议信息，单击[发布]按钮即可，该会议信息发布成功之后会议状态变为“已发”。5、会议查看在[会议管理]页面，选中要查看的会议信息，单击[查看]按钮，进入[查看会议]页面，假如该会议信息是“待发”状态的，如图假如该会议信息是“已发”状态的，如图2.5.4会议查看会议查看是查看与自己相关的会议信息，可解决自己未解决的会议信息。点击[会议管理]菜单下的[会议查看]，进入[会议查看]页面，如图操作环节：1.会议查看在[会议查看]页面，选中要查看的会议信息，点击[查看]按钮，如图2.解决会议在[会议查看]页面，选中要查看的会议信息（该会议信息是未解决的），点击[查看]按钮，页面右上方显示解决编辑框，如图在解决编辑框，对是否参与会议进行选择，与会人员如不能参与会议或者找人替代自己参与本次会议，可在文本框里面填写说明，点击[拟定]按钮即可。若不作任何解决，关闭按钮即可。2.5车辆管理2.5.1用车申请点击[车辆管理]菜单下[用车申请]，进入[用车申请]页面，如图操作环节：1.新增用车申请在[用车申请]页面，点击[申请]按钮，显示[用车申请表]页面，如图选择申请人、用车科室、申请日期、起止地点、驾驶员，输入随车人员、起止地点等信息，点击[暂存]按钮即可保存,点击[送办]按钮即可送审。温馨提醒:1、“安排车辆”字段在新增或修改时不允许录入，只有流程走 到“后勤调度”环节时才可以安排。 2、“还车登记”是驾驶员还车时填写的信息，只有流程走到驾 驶员流程时才可以填写。3、送办后的用车申请信息，会显示在[已发]页面。2.5.2用车看板用车看板可以查看车辆用车的情况。点击[车辆管理]菜单下的[用车看板]，进入[用车看板]页面，如图操作环节：1.查看车辆占用情况在[用车看板]页面，可查看到车辆的状态，涉及[启用]与[停用]，[空闲]与[使用中]等。把鼠标放在要查看被占用的时间车辆的空格，系统会显示该时间被占用车辆的情况，如图2.点击申请车辆在[用车看板]页面，选中要申请车辆的时间空格，此时光标变手型。点击之后系统会进入[用车申请]页面，输入用车申请信息，点击[送办]按钮即可，如图2.6审批中心2.6.1请休假申请请休假申请是实现科室高效管理请休假管理，方便人员进行请休假申请，对申请过程进行管理，用户可以根据自己的需要进行请休假申请，查看自己的已休假情况等等。可以通过[审批中心]-[请休假申请]进入功能，如图操作环节：1、申请点击申请按钮进入申请表单页面，在该页面中可以看到，如图填写好表单内容后可以【送审】，或者【保存】将申请暂存，后续可修改后送审或者删除。2、送审在申请或者待发申请修改页面中点击送审，即出现下一环节人员选择框体，在框体选择人员完毕点击【确认】即把此申请送审