行政采购流程

行政采购管理流程一、管理目的规范行政采购行为，整合公司资源，统一调配公司行政用品，节约财务成本。二、适用范围１.适用部门行政采购管理流程适用于行政采购过程中所涉及的所有相关部门，这包括公司所有职能部门，其中商品部是采购实施部门。２.适用对象行政采购管理流程适用于公司除商品、商标辅料、道具以外的所有行政办公用品的采购。三、行政采购管理1.行政需求计划管理由公司各职能部门根据工作内容需求，提交《行政办公用品需求单》至商品部，公共使用类的办公用品有行政部门统一采购。要求：各部门的需求计划必须按月制定，在每月20日前完成并提交。对专业性办公用品的采购，由所需部门协助商品采购部门共同采购。2.《行政办公用品需求单》的审批流程2.1《行政办公用品需求单》填写要求《行政办公用品需求单》用于所需求的行政办公用品仓库库存为零的情况下，但部门又确实需要使用时，填写该单据。《行政办公用品需求单》须填写完整、准确，涂改的《行政办公用品需求单》商品部有权退回不予受理；《行政办公用品需求单》须由部门负责人亲笔签署；《行政办公用品需求单》原件提交商品部。2.2《行政办公用品需求单》审核2.2.1商品部对各部门的《行政办公用品需求单》进行同类汇总，并在2个工作日内完成评估，评估的依据是公司全年预算及库存状况。2.2.2审核后的《行政办公用品需求单》提交董事长审批。2.2.3审批通过的《行政办公用品需求单》由商品部制订采购计划，未通过的，《行政办公用品需求单》退还申请部门。要求：各部门递交《行政办公用品需求单》时必须遵循节约的原则。3.行政采购计划制定3.1行政采购计划由商品部根据审批通过的《行政办公用品需求单》统一制定。3.2行政采购计划由商品部提交董事长审批通过后实施。要求：行政采购计划须明确采购实施时间、要求商品入库时间、采购单价、资金预算、付款计划等。4.行政采购4.1供应商评估4.1.1商品部负责根据审批后的行政采购计划除非临时急需，对任何办公用品的采购，都应是进行询价、比价、议价，并将最终议定价报相关部门和领导同意后，方可实施采购任务。4.1.2供应商基础信息包括：三证、公司名称、详细地址、交货能力、交货方式、联系人、联系电话等。4.２供应商谈判、签约经商品部考察、评估合格的供应商，双方就所要采购的产品进行询价和议价后，双发达成一致签订合同，在与公司签订合同（包括生产管理合同、授权管理合同、产品定购单等）后，建立产品供应关系。要求：《采购合同》按公司合同审核流程执行。4.３《行政办公用品定购单》实施在合同有效期内，根据《行政办公用品需求单》和商品的库存情况以及商品供应单位的生产能力和交货能力，制定《行政办公用品定购单》，传真至商品供应单位，并经供应单位盖章确认后寄回。要求：按公司合同审核流程执行；与已签订的尚在有效期内的合同一起存档备查；定购单一式三份，供应商、商品部、法务部各执一份；定购单须为原件，不得以传真件、复印件为存档文件。特殊情形下定购单原件未及时返回的，可临时按复印件或传真件、电子文件等方式安排生产，由商品部负责跟踪双方签章过程。定购单内容必须包括：产品名称、颜色、规格（尺码）、数量、交期、包装及运输方式、付款方式、财务票据凭证、违约责任等；分次分批交付的，须写明每批次交付的数量及规格比例和颜色比例。4.3.1《行政办公用品定购单当原《行政办公用品定购单》要求的交货时间和数量不能满足销售部门的销售需求，应及时与商品供应单位沟通，在其交货能力允许的前提下，调整原《行政办公用品定购单》的交货时间和数量，以尽可能满足销售部门的销售需求。领用时有足够的库存。六、附则１.本行政办公用品采购管理流程的制定、修改、解释权归商品部。２.本行政办公用品采购管理流程自董事长审批后公布施行。未通过的退回提交部门，并注明退回原因评定报告报法务商品质量异常及时报部门领导审核发现异常及时报部门领导异常情况及时报部门领导《行政办公用品定购单》供方盖章回传对帐，发票凭证齐全后完成结算相应凭证编号保管采购实施完成情况评定入库商品质量抽检商品入库审核、商品入库记录跟踪采购实施过程制定采购计划并实施提交董事长审批确认未通过的退回提交部门，并注明退回原因评定报告报法务商品质量异常及时报部门领导审核发现异常及时报部门领导异常情况及时报部门领导《行政办公用品定购单》供方盖章回传对帐，发票凭证齐全后完成结算相应凭证编号保管采购实施完成情况评定入库商品质量抽检商品入库审核、商品入库记录跟踪采购实施过程制定采购计划并实施提交董事长审批确认《行政办公用品需求单》汇总单《行政办公用品需求单》审核各部门递交《行政办公用品需求单》通报行政用品《每日库存统计表》有误办公用品负责人接有误办公用品负责人接厂家《送货单》收货无误《商品入库明细单》进系统统计员入