CESA-2021-1-034 电子会计档案管理系统技术要求 征求意见稿

ICS

团体标准

T/CESAXXXX—20XX

电子会计档案管理系统技术要求

RequirementsforElectronicAccountingArchivesManagementSystem

征求意见稿

在提交反馈意见时，请将您知道的相关专利连同支持性文件一并附上。

已授权的专利证明材料为专利证书复印件或扉页，已公开但尚未授权的专利申

请证明材料为专利公开通知书复印件或扉页，未公开的专利申请的证明材料为专利

申请号和申请日期。

20XX--发布20XX-XX-实施

中国电子工业标准化技术协会发布

T/CESAXXXX—20XX

前  言

本文件按照GB/T1.1-2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起

草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别这些专利的责任。

本标准由XXXXXX提出。

本标准归口中国电子工业标准化技术协会。

本标准起草单位：

本标准主要起草人：

III

T/CESAXXXX-20XX

引  言

会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有

保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会

计档案。电子会计档案是以计算机等电子信息设备为载体形成和处理的电子会计信息，包括归档的电子

会计凭证、电子会计账簿、电子财务会计报告、其他电子会计资料等。电子会计档案记录了经济业务活

动的过程和结果，其真实性、完整性、可用性和安全性必须得到维护和保障。

IV

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电子会计档案管理系统技术要求

1范围

本文件描述了电子会计档案管理系统的组成、接口和业务流程，规范了电子会计档案管理系统的功

能要求。

本文件适用于电子会计档案管理系统的设计与实现，电子会计档案管理系统的测试、管理也可参照

使用。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T20271信息安全技术信息系统通用安全技术要求

GB/T22239信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求

GB/T29194ERMS电子文件管理系统通用功能要求

3术语、定义和缩略语

3.1术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1.1

电子会计档案ElectronicAccountingArchives

会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有

保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会

计档案。电子会计档案是以计算机等电子信息设备为载体形成和处理的电子会计信息，包括归档的电子

会计凭证、电子会计账簿、电子财务会计报告、其他电子会计资料等。

3.1.2

会计凭证accountingvoucher

在会计核算活动中，经整理后作为记账根据的各类书面凭据。

3.1.3

原始凭证originalvoucher

原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的会计凭

1

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证。

3.1.4

记账凭证accountingvoucher

记账凭证是根据审核后的原始凭证或汇总原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，用来确定会计

分录而填制的直接作为登记账簿依据的会计凭证。

3.1.5

会计账簿Bookofaccounts

会计账簿，是指由一定格式账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录

各项经济业务事项的簿籍。账簿按其不同的用途，可分为总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他

辅助性账簿。

3.1.6

财务会计报告FinancialAccountingReport

财务会计报告，是单位对外提供的反映单位某一特定日期的财务状况和某一会计期间的经营成果、

现金流量等会计信息的文件，包括会计报表和其他应当在会计报告中披露的相关信息和资料。

3.1.7

其他会计资料

其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档

案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

3.1.8

电子文件electronicdocument

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办

理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。[GB/T18894-2016]

注：本规定中的电子文件特指电子会计资料。

3.1.9

元数据metadata

描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。[GB/T18894-2016]

3.1.10

真实性authenticity

电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质。

[GB/T18894-2016]

3.1.11

2

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完整性integrity

电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。

[GB/T18894-2016]

3.1.12

可用性useability

电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。[GB/T18894-2016]

3.1.13

安全性safety

电子文件、电子档案的管理过程可控、数据存储可靠，未被破坏、未被非法访问的性质。

3.1.14

业务系统businesssystem

形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。[GB/T18894-2016]

示例：办公自动化系统、电子商务系统、财务系统、人力资源系统、产品数据管理系统、网站系统、

电子邮件系统等促进机构事务处理的应用系统。

3.1.15

归档archiving

将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据按管理权限向档案部

门提交的过程。[GB/T18894-2016]

3.1.16

移交transfer

按照国家规定将电子档案保管权交给国家档案馆的过程。[GB/T18894-2016]

3.1.17

转换conversion

在维护真实性、完整性和可用性前提下，将电子档案从一种载体转换到另一种载体或从一种格式转

换成另一种格式的过程。[GB/T18894-2016]

3.1.18

迁移migration

在维护真实性、完整性和可用性的前提下，将电子档案从一个系统转移到另一个系统的过程。

——[GB/T18894-2016]

——

3.2缩略语

下列缩略语适用于本文件。

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EAAMS：电子会计档案管理系统（ElectronicAccountingArchivesManagementSystem）

4系统概述

4.1系统组成

图1电子会计档案管理系统结构

本要求，所称电子会计档案管理系统（以下简称EAAMS），是指会计部门及档案管理部门或机构运

用信息技术手段对会计核算系统及其他业务系统生成的电子会计资料（包含会计凭证、会计账簿、会计

报告，及其他会计资料）进行收集、整理、保管和利用等操作的计算机软件系统。该系统不仅能满足并

符合“会计档案管理办法”中对会计档案管理的一般要求和规定，同时具备在档案系统中提供与会计核

算系统类似的档案检索方式，以满足会计审计和会计监察的要求。系统能支持并保障电子会计档案数据

传输、利用、存储等各个环节的真实性、完整性、可用性和安全性。

电子会计档案管理系统主要由以下几部分组成，如图1所示：

a)档案数据来源

会计核算系统、其他业务系统；

b)档案系统组成

1)会计档案收集整理模块：用来接收会计凭证、会计账簿、会计报告、其他会计资料的数据，并

对其进行组卷、装盒，本过程支持电子档案与纸质实体档案共存；

2)会计档案管理模块：提供会计档案的归档移交、接收、实体档案入出库管理、会计档案的鉴定

销毁等功能；

3)会计档案利用模块：提供会计档案检索、借阅、编研、档案统计等功能。

4

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4.2业务流程

图2电子会计资料归档与档案管理业务流程

流程说明：

a)其他业务系统产生的电子发票、电子凭证、电子影像、其他电子文件，进入会计核算系统用以编制

记账凭证，需要归档时，通过档案接口调度进入电子会计档案管理系统；

b)其他业务系统产生的电子发票、电子凭证、电子影像、其他电子文件，如果在业务系统及会计核算

系统中已建立了电子原始凭证和记账凭证的对应关系的，可直接通过档案接口调度，进入电子会计

档案管理系统；

c)电子会计档案管理系统根据记账凭证及原始电子凭证上记录的关联关系，自动完成数据匹配；

d)会计核算系统通过接口调度（组织文件元数据、数据四性检测、数据加密等）形成版式文件加上电

子签名后经归档流程进入电子会计档案库，并构建档案索引；

e)电子会计资料完成收集操作后，可由系统自动组卷、装盒。实体纸质会计资料可根据与电子会计资

料的关联关系，完成系统内手工匹配，并可根据实体纸质资料的大小、数量等实际情况，在系统内

操作组卷、装盒；

f)电子会计档案按规定由财务部档案管理人员移交给档案部门管理人员，完成会计档案的最终移交归

档，如有实体纸质档案，需要办理相应的出入库手续；

g)归档后的会计档案支持档案检索、借阅、鉴定销毁等操作，同时可根据会计档案的存档情况和档案

利用情况等进行统计。

5系统要求

5.1归档范围要求

a)EAAMS应能完成下列电子会计资料的归档：

4)会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

5

T/CESAXXXX-20XX

5)会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

6)财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

7)其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会

计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

b)系统应能将电子文件元数据与电子文件一并收集、归档，元数据应包含下列内容；

1)原始凭证元数据应包括但不限于：单据名称、单据编号、日期、金额、责任者、审核信息、业

务描述等；

2)记账凭证元数据应包括但不限于：凭证名称、凭证字号、日期、借贷方金额、摘要、制单人、

审核人、复核人等；

3)会计账簿、会计报告元数据应包括但不限于：账簿或报告名称、所属会计期间、制单人、审核

信息等；

c)其他会计资料的元数据可参照文书类电子文件归档元数据DA/T46-2009标准执行。

5.2会计资料收集要求

a)系统应能按归档范围要求，收集归档电子文件及其组件与元数据，并保持电子文件内容信息与其形

成时一致；

b)系统支持以推送或捕获方式从会计核算系统或其他业务系统在线收集会计凭证、会计账簿、会计报

告及其他会计资料数据；

c)系统支持离线方式导入数据；

d)系统能接收采取加密等安全保护措施的数据；

e)系统在接收档案完毕后，应能自动或手动生成会计资料交接单。

5.3会计资料整理要求

a)系统应具有电子会计资料的归类与排序的功能，支持分类与排序的处理；

b)系统应能建立记账凭证和原始凭证的关联关系；

c)系统应能建立纸质资料和电子资料（如纸质原始凭证和电子记账凭证）的关联关系；

d)系统应能建立电子文件与元数据之间的关联关系；

e)系统应支持电子会计资料元数据补录等功能，形成电子会计档案目录，并与电子会计档案相关联；

f)系统应支持对纸质会计资料进行编号、登记、记录保管位置等辅助管理；

g)系统应支持将待归档电子会计资料及其元数据按规定格式封装成电子档案数据包。

5.4会计档案移交要求

a)系统应支持对移交的电子会计档案进行真实性、完整性、可用性、安全性的检测；

b)系统应提供电子会计档案数据包的移交功能（含离线），支持将电子会计档案由财务部门移交至档

案部门；

c)系统应能对移交的档案形成会计档案移交清册。

5.5会计档案存储要求

a)系统应支持在计算机存储器中集中有序地存储电子会计档案，并在元数据中自动记录电子会计档案

在线存储路径的功能；

b)系统应具有在线存储容错功能；

c)系统应能定期扫描、诊断硬磁盘，发现问题及时提示或警告；

6

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d)系统应支持设置数据备份方案和策略，并根据备份方案和策略对电子会计档案进行有序备份；

e)系统应具有下列辅助管理纸质会计档案的功能：

1)提供录入纸质档案入库登记功能；

2)生成入库单及库位码；

3)出具会计档案保管清册。

5.6会计档案利用要求

a)系统应支持对会计档案的检索功能，检索方式包括但不限于：

1)按会计分类精确检索：会计分类精确检索主要包含按照会计一级分类（会计凭证、会计账簿、

会计报告、会计其他）或是二级分类（按照业务类型）进行检索；

2)模糊检索：支持用户输入任意会计关键词的同义词进行模糊检索。

3)全文检索：支持对全部会计信息及元数据进行检索。

b)系统的条件检索功能应能使用下列检索条件（不限于）进行检索：

1)记账凭证编号；

2)会计科目；

3)会计期间；

4)关联单据信息，如单据编号、单据名称、客户、供应商、物品、项目、发票信息等；

5)固定资产信息，如固定资产编号、固定资产名称、固定资产类别编号、固定资产类别名称等；

6)报表信息，如报表编号、报表名称、报表报告日、报表报告期等；

7)单据、报表所属人、所属单位信息；

8)单据、报表审核信息；

9)备注或摘要信息。

c)系统应具有在线查看电子会计档案版式文件和相关的电子会计信息的功能，包括但不限于会计科目

表和辅助核算分类分级结构、记账凭证借贷分录明细、会计报表与记账凭证和原始凭证的金额追溯

关系等；

d)系统应具有电子会计档案在线借阅服务功能，包括在线申请、在线审批、在线阅览、授权下载与打

印等，并能记录用户使用电子档案的意见和效果等信息；

e)系统应具有统计功能，能对电子会计档案的接收、保管、借阅、鉴定销毁等情况进行统计。

5.7会计档案审计要求

a)系统应具有由系统管理员设定需要审计跟踪的财务行为对象的功能，设定对象包括会计分类、会计

资料、会计档案、元数据等；

b)系统应支持生成并离线导出指定时间的、符合监督检查要求的审计文件；

c)系统应支持从会计记账凭证文件中加载恢复会计核算关键数据和场景，支持按会计核算场景查询和

统计会计档案，支持导出符合监督检查要求的文件和数据。

5.8会计档案销毁鉴定及销毁要求

a)系统应提供下列辅助销毁鉴定的功能：

1)档案保存到期提醒；

2)记录鉴定与处置过程信息，如责任人员、时间、鉴定意见等。

b)系统应从在线存储设备、异地容灾备份系统中彻底删除被授权销毁的电子会计档案的所有备份

和相关版本；

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c)系统应将被销毁电子会计档案的元数据移入销毁数据库；

d)应对销毁存储电子会计档案的离线介质实施物理销毁；

e)系统应能生成会计档案销毁清册。

5.9会计档案通用功能要求

a)EAAMS应具有安全管理功能，参照电子文件管理系统通用功能要求GB/T29194-2012标准中

5.3安全管理功能要求。

b)EAAMS应具有系统管理功能，参照电子文件管理系统通用功能要求GB/T29194-2012标准中

5.4系统管理功能要求。

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参考文献

[1]《中华人民共和国会计法》

[2]《中华人民共和国档案法》

[3]财政部、国家档案局令第79号《会计档案管理办法》

[4]DA/T39/2008会计档案案卷格式

_________________________________

9

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目  次

前言...................................................................................................................................................................III

引言.....................................................................................................................................................................IV

电子会计档案管理系统技术要求.......................................................................................................................1

1范围...................................................................................................................................................................1

2规范性引用文件...............................................................................................................................................1

3术语、定义和缩略语.......................................................................................................................................1

3.1术语和定义...............................................................................................................................................1

3.2缩略语.......................................................................................................................................................3

4系统概述...........................................................................................................................................................4

4.1系统组成...................................................................................................................................................4

4.2业务流程...................................................................................................................................................5

5系统要求...........................................................................................................................................................5

5.1归档范围要求...........................................................................................................................................5

5.2会计资料收集要求...................................................................................................................................6

5.3会计资料整理要求...................................................................................................................................6

5.4会计档案移交要求...................................................................................................................................6

5.5会计档案存储要求...................................................................................................................................6

5.6会计档案利用要求...................................................................................................................................7

5.7会计档案审计要求...................................................................................................................................7

5.8会计档案销毁鉴定及销毁要求...............................................................................................................7

5.9会计档案通用功能要求...........................................................................................................................8

附录A参考文献...........................................................................................................................................9

II

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电子会计档案管理系统技术要求

1范围

本文件描述了电子会计档案管理系统的组成、接口和业务流程，规范了电子会计档案管理系统的功

能要求。

本文件适用于电子会计档案管理系统的设计与实现，电子会计档案管理系统的测试、管理也可参照

使用。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T20271信息安全技术信息系统通用安全技术要求

GB/T22239信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求

GB/T29194ERMS电子文件管理系统通用功能要求

3术语、定义和缩略语

3.1术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1.1

电子会计档案ElectronicAccountingArchives

会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有

保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会

计档案。电子会计档案是以计算机等电子信息设备为载体形成和处理的电子会计信息，包括归档的电子

会计凭证、电子会计账簿、电子财务会计报告、其他电子会计资料等。

3.1.2

会计凭证accountingvoucher

在会计核算活动中，经整理后作为记账根据的各类书面凭据。

3.1.3

原始凭证originalvoucher

原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的会计凭

1

T/CESAXXXX-20XX

证。

3.1.4

记账凭证accountingvoucher

记账凭证是根据审核后的原始凭证或汇总原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，用来确定会计

分录而填制的直接作为登记账簿依据的会计凭证。

3.1.5

会计账簿Bookofaccounts

会计账簿，是指由一定格式账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录

各项经济业务事项的簿籍。账簿按其不同的用途，可分为总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他

辅助性账簿。

3.1.6

财务会计报告FinancialAccountingReport

财务会计报告，是单位对外提供的反映单位某一特定日期的财务状况和某一会计期间的经营成果、

现金流量等会计信息的文件，包括会计报表和其他应当在会计报告中披露的相关信息和资料。

3.1.7

其他会计资料

其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档

案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

3.1.8

电子文件electronicdocument

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办

理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。[GB/T18894-2016]

注：本规定中的电子文件特指电子会计资料。

3.1.9

元数据metadata

描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。[GB/T18894-2016]

3.1.10

真实性authenticity

电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质。

[GB/T18894-2016]

3.1.11

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