工程档案管理规范

工程档案管理规范目的为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，根据《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001和《归档文件整理规则》DA/T22-2000,结合杭州市建设工程竣工档案产生的规律，提出本要求。范围本要求适用于碧翠湖度假村建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。工程档案室责任落实工程档案室隶属于工程管理部，工程管理部部总监是档案室的主管领导，工程档案员具体实施工程档案收集、查找、借阅等工作。工程档案归档要求接收归档的案卷必须保证质量，应符合下列要求：归档的文件材料齐全完整；文件按其内容的联系，合理整理、立卷；归档的文件材料，要保持文件之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。归档时间和手续办理竣工资料按年度归档（在每年的次年初归档），在项目完成通过竣工验收后及时归档。随时接收上级规定应接收的档案。接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。要保管好各类交接记录。对接收按要求整理好的档案进一步系统化，主要是对所接收的档案进行严格检查，检查的内容有：全宗内的档案是否完整，分类、排列、组卷、编目等工作是否正确。进行必要的编目工作。根据它的分类方案和排列次序，将案卷顺序上架。存放档案必须有专用柜架。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序排列，以便于管理和查找。工程档案管理要求档案室要按照国家规定编制各种档案管理制度及保管期限表。保管期限划为永久、长期、短期三种。定期对档案进行全面整理，包括档案的分类、立卷、拟制案卷标题、案卷排列等。定期对档案进行局部整理，对不符合整理要求的案卷进行加工、调整。建立档案的统计制度，对档案收进转出、保管利用等进行统计。按照档案形成的特点，保持档案之间的历史联系，充分利用原有基础，使整理完成的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。档案室要定期对超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定档案由档案部门和公司组织鉴定领导小组共同进行，经公司领导批准后，对无保存价值档案进行销毁，并由二人监销，办理销毁手续。每年要对库藏档案进行一次全面的检查，认真核对，做到帐物相符，对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。需要保密的档案，按国家有关规定划分为秘密、机密、绝密三种。国家规定外的各种档案则由公司负责人确定其密级。工程档案保管要求档案库房必须确定专人负责保管，档案工作人员，必须提高警惕，认真做好库房的安全和保密工作，切实贯彻执行保密安全制度，确保档案的安全。非本部门人员，未经同意，不得进入库房。档案库房门窗要坚固，管理人员外出时，须锁好档案柜、门窗。班前班后进行检查，发现问题及时汇报。档案室应配备灭火器，严禁吸烟、存放易燃、易爆等杂物。无人时须断电。对档案库房照明线路定期检查，发现隐患，及时排除，防止因短路等原因引起的火灾。为保障档案的安全和延长档案寿命，档案库房每隔半年要进行一次安全检查，按照防火、防盗、防光、防尘、防虫、防高温、防潮湿、防有害气体等八防要求，及时排除档案保管中的安全隐患。档案库房门窗应设有遮阳装置，避免阳光直接照射在档案柜上。并经常打扫，保持库内整齐、清洁。案卷入库时应以全宗为单位，按不同门类、载体，依档案顺序排列。档案库房应配置调控温、湿度的设施和设备，使库房温度基本保持在14℃～24℃，相对湿度保持档案库房整齐干净，档案入库前须严格检查，被虫咬蚀的则不能入库。档案柜及库房内应施放防霉、防虫药剂，并勤于检查。工程档案借阅要求凡需借阅工程档案者，须履行借阅登记手续，填写文件借阅/复制记录（详见附表），并有义务将利用效果反馈给档案部门。借阅本单位、本专业范围内机密以上的