厂区采购流程及管理制度表

厂区采购流程及管理制度表厂区采购流程及管理制度表篇一为使酒店的采购工作走上制度化、规范化，合理控制成本，强调责任指标到人及提高工作效率，特制定本制度及操作流程。一、酒店采购的基本要求：1、所有授权范围的物品采购时，均需比较至少三家供货商的价格及品质，月结类物品每月每一类至少要有三家供货商提供的报价单；2、采购人员对自己采购的物品价格及品质负责；3、驻店采购员需每月一次针对较多使用的物品通过电话、传真、网络、外出调查等方式获取（包括非授权物品）价格信息，并整理成价格信息库，以书面报告形式上报酒店总办及酒店财务部；4、所有供货商名片、报价单、合同等资料及样板必须登记归档并妥善管理，如有人员变动时按酒店管理公司移交手续进行移交资料；5、驻店采购禁止采购任何未经正常有效审批人审批后申购单上的物品，保证手工经审批后的采购单与电脑下单一致，否则财务部将不予报销处理；6、禁止使用部门自行采购物品或私自与供货商洽谈采购事宜；7、驻店采购负责跟进各供货商的货款及时签批支付事宜，对到期的应付帐款，酒店财务部应及时支付，以建立酒店的良好形象。二、物品采购监督要求：1、所授权的物品，分为两类：A、供货商月结；B、直接到市场采购，授权生效时酒店必须成立《供货商评定小组》（由酒店总办、酒店采购、使用部门、酒店财务部组成），每月对各类物品进行分析（包括但不限于物品的用量、价格、品质等），将物品进行分类（制定供货商月结还是进行直接市场采购，最终要形成文件，由评定小组汇签确认，酒店财务部存档备查，并抄送一份酒店管理公司），部分物品可以先定直接市场采购，待条件成熟时转为供货商月结；2、月结的供货商选定，采购对已经确定供货商月结的物品，应邀请至少三家供应商报价，由供货商评定小组进行价格及品质的比较和讨论，对各类月结物品选定供货商，各部门可分头组织进行市场调查，根据市场调查的价格，定期与供货商确认固定期间的供应价格，在此确认期间（时限长短根据当地市场情况，由评定小组决定），供货商将按此固定价格提供酒店所需材料（形成会议纪要，评定小组部门负责人进行汇签抄送酒店管理公司）；3、酒店财务部制定仓存物品的采购线（即最高库存量及最低库存量，补仓不能超过最高库存量，储存不能低于最低库存量），由仓库人员编制，酒店财务成本会计根据以往该物品的使用量及经营情况进行合理分析，审定出各物品的采购线，财务负责人签名确认后，呈酒店总经理审批实施，审批后的文件由仓库及成本会计存档备查，并按实际情况定期进行更新，财务部对每次部门申购数量进行认真审核监督，避免因物品积压造成浪费；4、酒店财务部对物品价格进行认真监督，必须每月组织人员对酒店各类物品进行不同市场的价格调查，每月一次通过电话、传真、网络、外出调查等方式获取酒店各类物品（包括非授权物品）的价格信息，并整理成价格信息库，以书面报告形式上报酒店总办，并抄送集团管理公司总办及集团财务部；5、对正常物品的申购，酒店驻店采购接到单后必须1个工作日后回复意见，酒店财务部接到单后必须1个工作日后回复意见后报送到总办审批，对特殊物品或者对价格及品质有其他意见的，也必须在1个工作日后反馈意见给申请部门。三、各类物品采购流程（该流程是针对授权范围内的物品，授权范围外的按以前流程操作）：1、仓库补仓物品的采购流程：该类物品主要指副食品类，如因酒店仓库硬件原因，该类物品的部分不能在仓库保管，而在使用部门的二级仓库进行保管的，仓库直接把二级仓库收编管理，该类物品的补仓由仓库负责填单。对仓库的每种存仓物品，应按本文件中的第二大点第3小点规定的流程设定合理的采购线。A、上述物品的仓存量接近或者低于采购线时，应需要及时进行补充货仓里的存货；B、仓库主管要填写一份“物品申购单”（见附件，对申购单中的每项内容必须如实填写，如没有发生的则填“没有发生”）；C、驻店采购按照申购单要求，在至少三家供货商中进行比较，选定相应供货商，把三间供货商资料附在申购单后面（包括但不限于报价资料），由驻店采购在申购单上签名确认，提出采购意见及注明可以到货日期；D、酒店财务部成本会计签名加意见（如对价格及其他有问题的，必须立即跟采购人员沟通，并立即给出建议方案），到酒店财务第一负责人签名确认；E、酒店总经理进行审批后转由酒店采购进行实施购买。2、鲜活食品冻品的采购流程（主要指蔬果类、肉食类）：该类物品主要指蔬果类及肉食类，包括蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜、水果等物料的采购申请。A、由各酒吧、各部门总厨或者主管（要有餐饮总监签名确认），根据当天经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交驻店采购（按照以前单据格式）；B、酒店采购当天下午以电话下单（针对供货商月结）或者次日直接到市场采购。C、酒店财务部成本会计与使用部门定期进行沟通，对上一日该类物品采购的数量进行检查（包括已使用及未使用的数量），如发现有较多剩余的，必须提供处理方案及日后申购数量的建议，并报总办批示。四、物品验收入仓及财务付款处理流程：1、物品的申购单用纸质先走完申购审批流程；2、纸质申购单流程审批完毕后，补仓部分及直拔部分申购单由仓库人员负责系统录入申购单，其他部门申购部分由总办文员负责系统录入申购单，再由驻店采购文员从系统制定采购订单进行下单供货商或者自行市场采购（根据申购单批示要求内容操作）；3、物品采购回来后，仓库必须根据纸质申购单与系统生成的收料单相核对无差异后，再根据系统生成的收料单与使用部门进行货品验收，仓库再根据收货验收情况从系统打印入仓单；4、入仓单（附有连同收料清单及发票）的审批流程：仓库制单人签名——采购人员签名——财务部成本会计复核签名确认是否符合要求（包括但不限于申购物品数量、价格等）——酒店财务部负责人签名——酒店总经理签名审批——财务部根据与供货商协议进行付款；5、属于直接到市场购买的，先由驻店采购借支采购备用金（具体金额根据酒店的规模及业务量，报酒店管理公司审批），先由相关申请部门人员提出纸质采购申请，并须走纸质采购审批流程后，（营运物品可走酒店审批流程，除此以外的物品直购须走集团采购审批流程）再由总办文员录入申购单（暂不用做采购订单及仓库的收料单），仓库收货时根据收货的数量及单价开手写收货单，再做采购订单，其他操作按上述流程，以采购人员名义进行报销处理；五、驻店采购对前期的机动采购制度描述的采购行为负责执行采购工作一般情况下不能再由使用部门自行采购（除总经理特批，但必须要流程表上注明特殊情况说明及物品报价）。以上流程暂时试行，日后操作过程中发现问题会检讨修改！厂区采购流程及管理制度表篇二第一条购进中药饮片必须严格执行《中华人民共和国药品管理法》和《中华人民共和国产品质量法》，严格遵守国家有关药品采购的政策法规，依法购进。第二条购进中药饮片坚持公开、公平、公正的原则，考察、选择合法、合格的中药饮片供应单位。严禁擅自提高饮片等级、以次充好，为个人或单位谋取不正当利益。第三条购进中药饮片坚持“按需进货、择优选择、质量第一”的原则，注重饮片购进时的时效性和合理性。做到供应及时，合理使用。第四条采购中药饮片，由仓库管理人员依据库存与本单位临床用药情况提出采购计划，采购员根据仓库管理人员提出计划拟定计划，报药剂科负责人审核后交主管院长审批后，依照药品监督管理部门有关规定从合法的供应单位购进中药饮片。第五条购进中药饮片时，必须向供货单位索取以下资料并审核合格后归档保存以备查：（1）加盖供货单位原印章的《药品生产许可证》或《药品经营许可证》、《企业法人营业执照》、《税务登记证》副本复印件。（2）企业法人代表人签字、盖章的销售人员“授权委托书”，委托授权书必须有委托事项、委托时限、委托人身份证、委托地区、委托时间等内容。（3）加盖供货单位原印章的销售人员身份证复印件。（4）每年与中药饮片供应单位签订明确质量条款的“药品质量保证协议书”供应单位保证所供药品是合法，质量合格的药品。第六条购进进口药品时，除应向供货单位索取第五条所规定资料外，还应索取加盖供货单位质量管理机构原印章的以下资料：（1）《进口中药材许可证》、《进口中药材批件》复印件；（2）《进口中药材检验报告书》或注明“已抽样”并加盖公章的《进口中药材通关单》复印件；第七条购进中药饮片，必须标明品名、规格、产地、生产企业、产品批号、生产日期、购进数量、购进价格、购进日期等内容。票据和购进记录保存至超过药品有效期一年，但不得少于三年。第八条购进中药饮片必须有包装，中药饮片包装上应有生产企业、品名、产地、产品批号、生产日期、合格标字，的中药饮片。第九条该炮制而未炮制的中药饮片不得购入。第十条每年对供应单位供应的中药饮片质量进行评估，并根据评估结果及时调整供应单位和供应方案。第十一条采购流程：仓库管理员提出计划→采购员拟定采购计划→药剂科主任审查→主管院长审批→采购员按批准采购。厂区采购流程及管理制度表篇三为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。一、请购及其规定1、请购的定义请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。2、请购单的要素完整的请购单应包括以下要素：⑴请购的部门；⑵请购物品所属项目；⑶请购的用途；⑷请购的物品名；⑸请购的物品数量；⑹请购的物品规格；⑺请购物品的样品、图纸或技术资料等；⑻请购的物品的要求时间；⑼请购如有特殊需要请备注；⑽请购单填写人；⑾请购部门主管；⑿请购单审核人；⒀采购副总审核；⒁财务审核人；⒂公司总经理。3、请购单及其提报规定⑴请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门；⑵固定资产申购按照附表一（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报；⑶其他材料设备及工程项目申购按照附表二（物资采购申请表）的格式填写提报；⑷日常零星采购按照公司印制的按照附表三（物资采购审批单）的格式填写提报；⑸请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份；⑹涉及到请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的单子文档也需一并提交；⑺遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。⑻如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。⑼请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。4、公司物资请购单的提报部门⑴公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报；⑵公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报；⑶公司各部门专用的物资由各部门自行提报。二、请购单的接收及分发规定1、请购的接收要点⑴采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；⑵接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；⑶通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；⑷对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。2、请购单的分发规定⑴对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；⑵对于紧急请购项目应优先处理；⑶无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；⑷重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。3、采购周期的规定⑴单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天；⑵单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天；⑶请购部门应按照以上规定的时间提前提报请购单采购部如未能按时完成采购任时应向领导说明原因；⑷遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。三、询价及其规定1、询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；3、对于紧急请购项目应优先处理；4、所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介结构询价；5、对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；6、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；7、在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。四、比价、议价1、对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；2、对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；3、收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。4、重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；5、参考目标价格与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判。五、比价、议价结果汇总1、比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总；2、比价、议价结果汇总应按照附表六（比价/招标汇总表）的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核；3、如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。六、合同的签订及其规定1、合同：是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。（一）合同正文应包含的要素(1)合同名称、编号、签订时间、签订地点；(2)采购物品/项目的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是不可分割的部分；(3)包装要求；(4)合同总额应含税，特殊情况应注明；(5)付款方式；(6)工期；(7)质量保证期；(8)质量要求及规范；(9)违约责任和解决纠纷的办法；(10)双方的公司信息；(11)其他约定。（二）合同签订及其规定(1)如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；(2)拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；(3)为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；(4)遇货物订购数量较大且价格较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；(5)质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品保质期；(6)详细约定发票的提供时间及要求；(7)与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；(8)违约责任一定要详细、具体；(9)比价汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；(10)合同签订应按照附表七（合同审查批准单）的格式对合同初稿进行巡签审查；(11)合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；(12)签订的所有合同应及时报送财务部门。七、付款及合同执行1、付款规定⑴按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；⑵按照贵公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写附表八（资金支出审批单），该审批单巡签我那比后提交财务部付款；⑶财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况狂延期付款的应及时通知采购部并汇报公司领导。2、合同执行⑴已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导；⑵已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；⑶合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。八、报验与入库1、报验⑴供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验收；⑵对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质检部门的相关规定执行；⑶达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质检、验收；⑷质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任；⑸用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。2、入库⑴公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收；⑵合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运；⑶质检部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受；⑷质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单；⑸质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定入库。厂区采购流程及管理制度表篇四为了加强公司基本建设的经营、财务管