临床科室资料归档管理制度

临床科室资料归档管理制度第一章总则第一条目的和依据为了规范医院临床科室的资料归档管理，保障医院临床科研工作的有序进行，提高科研工作效率和质量，订立本制度。第二条适用范围本制度适用于医院内全部临床科室的资料归档管理。第二章归档资料的种类和归档责任第三条归档资料的种类归档资料包含但不限于：临床研究数据、临床试验数据、病历资料、医学文献、科研报告、学术沟通资料等。第四条归档责任科室主任负责整个科室的资料归档工作，并指定专人负责具体操作；科研办公室负责帮助科室主任及相应人员进行资料归档管理，并供应必需的支持和培训；科室人员在工作中应按规定将相关归档资料及时整理并交给专人进行归档；归档专人负责资料归档的具体操作，包含资料整理、分类、标识、存储和借阅等工作。第三章归档流程和操作规范第五条归档流程科研办公室定期向科室主任及相关人员发送归档通知，通知时间不迟于科研项目结题后的5个工作日；科室人员依据通知要求将需要归档的资料整理并交给归档专人；归档专人对接收到的资料进行分类、整理，并编制归档目录；经过归档专人审核后，归档资料依照归档目录进行存储。第六条归档操作规范归档专人应对归档资料进行认真检查，确保内容的完整性和准确性；归档专人必需依照科研办公室的文件编号要求为每份归档资料编制编号，并在编号后附上归档日期；归档专人应将归档资料依照项目、时间、分类等方式进行分类存储，以方便后续的查阅和管理；归档专人应定期检查存档资料的完整性和存储环境的安全性，并及时采取保护措施。第四章归档资料的存储和借阅管理第七条存储方式归档资料应妥当存放于特地的存档室或保险柜中，以确保资料的安全性和机密性。第八条借阅管理任何科室人员需要借阅归档资料应提出书面申请，经科室主任批准后方可借阅；归档专人应记录借阅人、借阅资料及借阅日期，并督促借阅人妥当保管借阅的资料；借阅期限一般不超出7个工作日，逾期需经科室主任批准；借阅的归档资料不得外借、复印、拆卸等，如需复印或提取部分内容，需经科室主任授权。第九条资料归还借阅人应在借阅期满后的3个工作日内归还归档资料，并由归档专人进行检查确认。第五章档案的保管和销毁第十条保管时限归档资料应至少保存10年以上，并依照相关法律法规的要求进行保密和保管。第十一条销毁程序经科室主任批准，归档专人应订立归档资料销毁计划，并报科研办公室备案；归档专人应妥当保管销毁计划和销毁记录，并按计划进行销毁；归档资料销毁应采用特地的销毁机构进行，确保彻底销毁并保密。第六章监督检查和责任追究第十二条监督检查科研办公室应定期对科室的资料归档管理情况进行检查和评估；监督检查重要内容包含资料归档的完整性、准确性和存储环境的安全性等。第十三条责任追究对于违反本制度的行为和管理不善导致的资料遗失、泄密等问题，相关人员应负相应的责任，并可能受到相应的惩罚。第七章附则第十四条本制度的解释权归医院全部本制度由医院负责解释，并在必需时进行修订。修订后的制度应及时通知各科室，并进行培训和落实。第十五条本制度自发布之日起生效本制度自发布之日起正式生效，适用于医院临床科室的资料归档管理工作。