管理文件编写规定

长沙XX有限公司文件编制管理规定修订号0实施日期年月日第8页共8页1目的规范公司管理标准编写的格式和要求，确保形成格式统一的管理体系文件。2范围本标准对管理标准编号、标准的名称/结构及内容编写要求、页面设置及编辑要求等内容做出规定。适用于所有管理标准的编写。3职责 3.1各部门负责人负责组织本部门的文件起草和修定。3.2质量手册、程序文件、管理制度和技术文件由总经理组织各相关负责人评审；3.3所有文件由总经理批准后才能正式投入实施；4管理文件编写的总要求管理文件编写时应符合管理“三化”的总要求，即按标准化、程序化、格式化地进行公司各项管理活动文件化，并形成文件化的管理体系。4.1标准化：即是将公司的各项管理活动进行归纳和提炼，形成若干中心管理过程，并对这些过程进行定性的描述，规定其若干控制环节和总要求。“标准”即是指“过程”应达到的“水平”。4.2程序化：是对标准化后产生的各项过程按照5W1H的原则通过规定一定的程序和规范实现其要求，从而使公司的各项管理作业有章可循的过程。程序化的过程也是实现规范化、格式化的过程。规范化即要求对某一具体控制环节的工作必须规定如何去做，对一些关键重要步骤，必须制订详细的作业指导书，使具体的工作规范化。4.3格式化：是指流程图化和表格化。流程图化是指将各控制程序尽量以流程图的形式说明控制过程及要求；表格化即对各种工作记录与流程尽量以表格的形式来规定和表达。“格式”是“程序”的一种体现，格式化即指管理作业按流程图控制、按表格流动。5文件编号办法5.1文件采用以下方式进行分类编号：aa/bbcc--dddd说明：aaGB：质量手册；GP：管理程序；GZ：管理制度；GJ:技术规范bb管理职能块代码，见表1；cc文件顺序号：管理程序为01-99号；管理制度和技术规范为001－999号;dddd文件编制年份。例如：GZ/QM001-2006：指公司2006年发布的质量管理制度第001号。表1：管理职能代码职能分类代码职能分类代码职能分类代码职能分类代码质量管理GM财务管理CW采购管理CG外贸管理WM技术管理JS生产管理SC仓储物流CC内贸管理LM人力管理RZ设备管理SB行政管理XZ其它QT编制:时间:批准:时间:6文件的名称、结构及内容编写要求6．1管理标准各管理标准均以相应管理过程名称来命名。文件内容及编写要求应符合《附录A管理标准编写格式和要求》。6．2程序文件6．2．1程序文件以“××××控制程序”、“××××管理程序”、“××××程序”等方式来命名，其中“××××”代表相应的控制或管理内容/活动。6．2．2程序文件按《附录B程序文件编写规定》执行。6．3支持性文件6．3．1支持性文件一般以“××××管理制度”、“××××规定”、“××××实施细则”等方式来命名。6．3．2技术规范和工艺操作等其它支持性文件参照《附录B程序文件编写规定》执行。6．4工作记录表6．4．1工作记录是管理体系文件的一部分，并以样表的形式附在文件后，以便随该标准同时受控。表头设计一般应包括“长沙XX有限公司”标识及表格名称。6．4．2各部门如需使用有关表格时，应严格按样表规定的格式和内容要求填写，但不拘泥于表格及其各单元格具体大小。6．6．3表格一般采用A4纸设计，页面设置为：上边界：20mm、下边界：20mm、左边界：20mm、右边界：7正文的层次、编辑要求及页面设置7．1正文编辑时层次划分按表2规定。表2层次名称编号示例节1．小节1．1条1．1．1小条1．1．1．a段（无编号）标准的附录附录A提示的附录附录17．2正文采用宋体，字体大小一般采用五号（必要时可采用更小号）。7．3正文的段落格式：1.5倍行距，段前段后均为0磅；正文页面分一栏:栏宽46字符，间距2字符。7．4正文中图/表的编排7．4．1当文中附图表时，应在正文中明确说明何处引用，图表的编号从阿拉伯数字1开始，与正文章节号无关，只有一幅图也应标明。例如：“图1采购控制流程”。编制:时间:2006-9-21批准:时间:7．4．2图/表的标题应放在图/表的左上角。7．5页眉设置所有管理标准均应设置页眉，页眉的设置按表3，文件未尾书写编制人、时间，审批人、时间，批准人、时间。7．6页面设置7.6.1张贴文件正文页面设置一般为上边界：20mm，下边界：20mm，左边界：20mm，右边界：207.6.2装订文件正文页面设置一般为上边界：20mm，下边界：20mm，左边界：25mm，右边界：15mm，并按8附加说明本标准由质量部起草，并负责解释和归口管理。表3说明：页眉两边竖靠左、右页面边界；“文件名称”为二~三号宋体并加粗；页眉其余文字为五号宋体；编制:时间:批准:时间:附录A管理标准编写格式和要求1目的[描述该管理过程控制的目的。]2范围[描述该管理过程的主要控制环节、内容及该过程控制所适用的场合。]3职责[描述控制该过程所涉及的各部门/岗位的职责。]4原则[描述该管理过程控制的整体指导思想和要求。（注：必要时才予以描述）]5要求[对该管理过程所应控制的中心环节及所应达到的状态进行描述。]6相关文件[该过程所涉及的外来文件、内部管理程序文件、管理制度等的清单。][备注：当管理标准中同时包括流程或操作细则描述时，其格式应同时满足附件B的相关要求。]附录B〈程序文件〉的编写格式和要求1目的[描述实施本制度的目的。][注：可选节，建议一般不采用。]2范围[描述本制度描述的主要内容及适用的场合。]3定义[描述本程序中涉及到的并需特别说明的术语和名词。][注：必要时采用。]4职责[描述由哪些部门/岗位人员实施此程序及其权责、接口和相互关系。][备注：可选节，当文件涉及程序性内容及不同组织/岗位分工时应对职责划分进行说明。]5要求[描述实施本制度的工作流程、操作细节等。][本节中若涉及描述工作流程的内容时应注意以下几点：a在每一控制环节，明确输入和输出内容，其中物资、人员、信息和环境等方面应具备的条件，与其它活动接口处的协调措施。b明确每个环节控制的各项因素，包括由谁做，什么时间做，什么场合（地点）做，做什么，做到什么程度、怎么做，即遵循5W1H原则和满足规范化要求，必要时应制订具体的作业指导书，作为程序文件的支持性文件；适当时也可以编制附录，作为程序文件的一部分。c程序描述一般以流程图为主线的方式来表达，必要时在流程图中采用注解的形式对某一过程进行说明。对用流程图的方式无法表达清楚的内容，也可直接在正文中用文字描述。流程图的编制应满足下列要求：流程图应明确规定管理事项的运行空间及先后顺序；流程图的流线应按管理事项运行的方向流动，一般从左到右，自上而下；流程图的图形符号按《附录C流程图表示方法》规定。d程序描述的内容应符合相应要素管理标准的规定，同时满足程序化、格式化的要求。]6相关文件[描述本程序所引用的文件及其支持性文件。][注：可选节，当有引用文件或支持性文件时必须采用。]7工作记录[明确实施该程序时所产生的记录表格清清单及其保存场所和年限等内容。][备注：可选节，当有工作记录时必须说明以上规定内容。附录C流程图的表示方法开始、结束过程决策选择文档说明可选过程离页连接符数据或工作记录汇总连接图片合同管理制度1范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2规范性引用《中华人民共和国合同法》《龙腾公司合同管理办法》3定义、符号、缩略语无4职责4.1总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5合同管理部门履行以下职责：4.5.1建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责