项目启动会为什么很重要

项目启动会为什么很重要？任何项目在开始之前，都要有项目计划，尤其是大型的咨询项目。本文作者结合实际做咨询项目的经验，分析什么是项目启动会，又该如何做好？希望能给你带来一些帮助。凡事预则立，不预则废。任何项目开始之前，都要有项目计划，尤其是针对大型的咨询项目，更是需要对整体项目实现精细化的管理。但在实际项目推进过程中，经常会遇到问题：出现问题，大家都在互相推责，没有明确负责人；各模块工作一直在延期，项目总是遇到卡点；需求不断在增加，项目范围到底是什么？……出现以上问题的原因多半是没有做好——项目启动会。今天结合我们实际做咨询项目的经验，来聊聊什么是项目启动会，又该如何做好？01什么是项目启动会？项目启动会，即kick-offmeeting（开工会议）。一般是在项目中标后或者合同签订后，甲方、乙方召开的第一次正式会议，双方负责人和团队进行正式接触和了解，这关系到后续项目能否按时保质保量的完成。说简单点，启动会类似于古代的誓师大会，把大家集中在一起，告诉大家要做什么？如何做？以及达成后的结果是什么？以此来鼓舞团队士气，顺利推进项目。一个好的开始等于成功的一半，所以启动会的重要性也不言而喻。通过启动会主要可以达成几点作用：1）明确目的和目标项目组成员需要对项目达成思维认知的统一，让大家认识到自己承担工作的重要性和意义，目标一致才能调动起意愿和自主性。2）明确策略和计划在立项之初就要想明白几个重要的里程碑节点是什么、达成共识。一些项目在召开启动会时可能没有明确的里程碑，这时可以根据业务负责人的预期，确定出大概的里程碑。3）明确职责分工明确每个人的角色和定位，有了清晰的职责，每个人才能更有责任感的完成各自的任务。4）明确协作机制大型项目的协作机制内容比较多，包括决策机制、审批机制、会议机制等。针对团队和项目规模较小的情况，此处主要指沟通协作机制。例如：周例会，月例会等。所以，召开一次成功的启动会，可以助力项目顺风顺水。了解了启动会的意义后，接下来，我们详细聊下如何组织启动会。02如何组织项目启动会？成功的会议，其80%的工作都是在会前完成，无论什么会议都一样。在会议开始前做好准备和沟通工作，可以保证会议过程顺利的推进。尤其重点要准备完善好会议材料，内容包含：项目背景、项目目标、项目成员介绍、项目组织架构、项目计划、管理机制、项目风险分析等，这些内容可以通过PPT的形式呈现。1）项目背景：项目的背景主要考虑两个问题：为什么要做这个项目，要解决什么问题？围绕要解决的问题，衡量项目成功的标准是什么？2）项目目标：项目目标通常由甲方来主导，也就是项目发起人。双方共同协商具体可执行、可达成的阶段性目标，包括每个阶段可交付的成果。3）项目成员介绍：双方成员信息介绍，包括每个人的职级和负责的工作内容。彼此了解有助于加强团队协作能力，在后续项目中可以更好地合作。4）确定组织架构：明确项目的组织架构及岗位职责，确保各部门的有效配合，明确各干系方职责，有助于项目有序顺序的推进。5）确定项目计划：在项目启动之初，计划并非越细越好，但需明确重要的里程碑节点，如何时交付、何时结项、何时复盘，针对眼前的阶段做详细计划，远期的阶段可作粗略规划。6）确定管理机制：管理机制包含很多内容，前期最主要的是要确定定期的沟通机制。项目团队定期沟通有助于确保协调一致，避免各自为政，同时呈现项目整体进展情况，有节奏有章法地持续推进。7）项目风险分析：对各个模块的工作进行风险评估，降低风险出现的可能性，可以参考以往项目或是同行案例。在完成以上启动会主体材料后，就可以着手组织开会，进行会议邀请，建议发出邀请时包含以下信息：会议主题：项目启动会的主题会议议程：包括会议开始时间、预计时间参会人员：双方需要参与的人员会议地址：线上&线下（注明清楚）文档附件：需要在会议中参阅的文档在进行正式会议时，要注意避免讨论。因为项目启动会和一般会议不同，属于信息同步会，虽然会包含少量讨论，但主要内容需要尽可能在会前做好沟通，而不是在会上临时讨论。会议最后切记要做好收尾环节，要做到有总结、有待办，并及时做好会议纪要，发送给双方进行归档。03项目启动会注意事项1.计划并非做得越细越好前期的项目规划非越细越好，主要有两点原因：制定远期完整的规划工作量很大，所需时间较长；项目的不确定性，导致一旦有变更，计划就要全部调整，调整远期的工作量巨大。2.确保有高管参与尤其涉及到战略层面的项目，必须双方高管参与才能保证后续项目的开展和推进，所以要协调高管时间行程安排，确保高管能够及时参与。3.会议节奏要把控项目经理作为主持人要把控好整场会议的节奏，把会议的目的、要求、内容等清晰完整的表达出来。可以提前进行演练，做到不冷场，不超时。4.做好会议纪要会议讨论结果要形成书面文件，最后发送双方邮件进行留存。会议纪要主要记录点：参会人员、时间、地点项目背景、项目目标项目团队