对民办高校固定资产信息化管理的探讨

近几年，随着民办高校教学规模不断扩大，固定资产数量随之增加，并且学校在固定资产使用和管理上将会暴露一些问题，需要学校管理人员高度重视，以保证学校固定资产的合理应用，朝着现代化趋势发展。在信息时代下，信息网络平台的出现，给民办高校固定资产管理工作开展提供支持，通过调查得知，大部分学校已经把信息技术运用在固定资产管理中，有效提高资产管理水平。但是有的学校在固定资产信息化系统建设上，缺少全面性，没有将信息化管理价值全面发挥，影响固定资产管理效果。一、民办高校加强固定资产信息化管理的意义对于民办高校来说，高校学科多样化及生源地增加，使得学校教学设备投放力度加大，固定资产数量快速增长，特别是以医学为重点的民办高校，在专业器材和设备资金投放上相对较高，学校固定资产数量庞大且分布在各个位置，这给学校固定资产管理工作开展增添难度。而把信息技术运用在固定资产管理中，实现固定资产信息化管理，可以促进学校内部数据资源的传递和共享，减少固定资产核算工作量，并且也促进数据高效传递，可以给学校管理人员提供真实、精准的信息。便于学校制定科学的管理决策，提高民办高校固定资产管理水平[1]。二、民办高校固定资产信息化管理存在的问题（一）资产账实不符首先，因为民办高校现有的资产管理体系不完善，学校资产管理系统不科学，资产使用方式不合理，使得固定资产管理比较混乱。其次，合并和搬迁过程中，没有及时对固定资产数量核查，排查不彻底。在合并部分资产时，只是简单财务核算。再次，在交接中，管理人员没能第一时间对固定资产排查和处理，使得会计记录信息与实际不符，固定资产信息没有得到有效传递。在管理人员变动时，无法将资产增减问题全面处理。最后，在资产转移、报废处理等方面，管理人员缺少统一的管理要求和标准[2]。由于使用资产的部门没能第一时间将资产使用情况反馈给资产管理部门，因此出现和固定资产管理记录不符的状况。（二）固定资产管理系统落后随着民办高校办学规模不断扩大，资产规模增多，资产构成更为复杂，管理难度加大。近几年，学校实施后勤、人事等改革工作后，前期阶段固定资产管理模式将无法满足数字化校园发展要求。例如，信息需求比较被动，因为受到局限因素影响，现有的信息化系统由财务资产管理部门使用，归口管理部门只是负责资产管理查询，无法操作；缺少全生命周期管理理念，现有的资产管理平台功能不齐全，无法和资产采购、资产审批、资产招标、资产入库、资产调配、资产清查等资产全生命周期系统相迎合，严重影响资产管理效率和质量；固定资产系统和其他系统之间面临“信息孤岛”问题，学校应用的师生管理系统、财务管理系统、资产管理系统等都是独立开发和运行，这些系统之间没有实现信息交流和共享；固定资产跟踪管理模块缺失，固定资产在采购后应用频率低，大量闲置，存在故障问题的设备没能及时检修维护，放置多年后报废处理，不满足固定资产充分应用的要求。（三）管理体系不完善当前，民办高校在开展固定资产管理工作时，通常按照传统的管理要求和体系进行，导致固定资产管理效率低，管理效果不理想。部分学校安排财务部门负责对教学设备进行管理，采购部门主要负责教学设备采购工作[3]。但是随着时代发展，长时间如此，容易在设备使用上存在问题，如果固定资产使用和管理比较模糊，在管理部门中无法对每种资产归属哪个部门有充分了解，部分情况下，在出现问题时各部门相互推卸责任，造成固定资产使用和管理混乱，影响最终工作效果。从目前情况来说，虽然大部分民办高校已经意识到固定资产管理的必要性，并且也开展了固定资产管理工作，但是在管理体系上依然以传统为主，没有结合信息化时代发展要求，对现有管理体系进行改革创新，使得学校固定资产管理存在滞后问题。即使部分学校制定了固定资产管理体系，但是没有将其落实到位，相关部门依然按照主观意识和工作经验进行，使得固定资产管理体系流于形式化，无法发挥应有价值。三、加强民办高校固定资产信息化管理的相关建议（一）科学建设固定资产信息平台民办高校在建立固定资产信息化管理系统过程中，不仅要满足学校经营发展要求，也应结合时代发展，根据国家相关部门发布的政策要求，对固定资产信息化管理平台优化处理，例如，新会计准则的发布，给固定资产计提折旧提出新的要求，因此学校在年度财务报表中资产报表内，增加资产折旧信息。要想满足该要求，应把资产折旧功能融入固定资产信息化管理系统中，保证各项信息有效传递，综合思考固定资产数量变化，对固定资产信息化管理平台功能进行更新完善。只有这样，才能保证民办高校固定资产信息化管理目标顺利完成[4]。（二）加强固定资产全过程信息化管理首先，做好固定资产进入信息化管理工作。在民办高校固定资产进入信息化管理过程中，应对固定资产管理进行具体评估和调查，分析和增加固定资产可行性报表相关的工作内容，提出审核意见，保证固定资产进入信息化管理的可行性和专业性。在实际中，学校应科学使用信息化技术，让民办高校固定资产信息更加完整和具体。其次，加强固定资产使用信息化管理。在固定资产使用管理过程中，应科学构建信息化管理系统，在信息化管理平台中如实记录固定资产使用和管理状况，在资产发生变化的情况下，应该第一时间把变化的数据输入其中，在信息化平台的作用下统一处理。对于信息化平台建设，应综合思考平台的安全性和稳定性，对于平台使用者，应科学设置使用权限，做好不兼容岗位充分分离，极大限度地保证信息安全，防止发生信息丢失或者泄露的状况。在信息化管理平台建设中，应保证平台的公开性，部分账户信息在必要的情况下，应结合管理平台信息要求定期对外公布，通过公开化管理，可以规范相关人员工作行为，在某种程度上强化学校所有人员对固定资产的认识与理解，提高所有人员固定资产管理意识。最后，加强固定资产退出信息化管理。在固定资产退出过程中，应对资产使用情况调查评估，需要对固定资产使用情况有所了解，如资产数量变化、资产质量问题、资产净值等[5]。并且将资产退出原因进行标注，利用信息传递功能，保证每层信息都经过全面认证，在获得相关部门审批通过以后，才能将固定资产退出工作落实到位。并且，在固定资产退出过程中，应对固定资产信息如实更新，确定剩余固定资产数额。在完成此项工作后，才能实现固定资产信息化管理，把信息技术顺利的运用在固定资产管理各个环节中，保证民办高校固定资产使用安全，发挥其使用价值。（三）完善管理组织机构体系民办高校应加强固定资产组织系统建设，在第三方监督管理下，完善协同管理体系[6]。明确各个部门在固定资产管理中的职责和权限，把管理责任下发到具体人员身上，各司其职。在民办高校经营发展中，需要成立专业的财务部门和资产使用管理部门，例如成立资产管理办公室，或者在后勤部门中设有固定资产管理科室，以协同资产管理部门做好资产使用和维护管理工作，监督资产增值和减值情况，保证资产使用安全。财务部门应对固定资产进行核算和管理。资产使用部门应对资产使用环节中资产维修情况进行记录，将资产管理工作分配到具体人员身上，管理人员应了解固定资产所在位置，保证资产安全。除此之外，在固定资产管理过程中，应规范工作标准和要求，将固定资产管理工作落实到位，真正实现责任科学分配，合理规划。（四）建立一站式管理服务平台在建立固定资产信息化平台以后，应对信息化管理平台功能进行优化完善，通过采取数字化校园网络实现与财务系统、资产管理系统和教务系统的连接，保证各个系统之间数据可以有效传动。这样可以把管理职责分配给具体人员，即便该人员离职或者工作变动，也可以获得系统提示的信息，把离职人员名下资产及时归还给学校，避免学校资产流失。通过这种方式，可以帮助民办高校减少固定资产使用与管理问题出现，防止在资产录入和管理中出现各种错误，有效提高学校资产管理水平，保证学校自身效益。四、结束语总而言之，民办高校在开展固定资产管理工作时，把信息化管理技术应用其中，