出差费用管理制度

无锡艾尔特线性运动机械有限公司文件编号：AET-GO-03-006版本/版次：A/1出差费用管理制度受控日期：2015-05-06总页次：31、目的为了加强公司业务往来、出差及日常工作联络(手机)费用的规范化管理,本着既发挥费用的功能作用，又可做到不铺张浪费、厉行节约、合理开支的原则，特制定本制度。2、适用范围适用于公司各类人员公差及手机费用的管理。3、内容3.1出差费用报销公司公出人员因业务往来发生的相关费用应在回厂后第二天及时办理报销手续。报销时必须填写《费用报销单》并注明客户名称及费用发生对象，将原始凭证附后(税务认可的)。3.1.1销售人员一律交由销售副总审核签字，再上交总经理审批方可报销。3.1.2售后维修人员由售后服务经理审核签字无误后，上报常务副总经理审核。3.1.3副总以上人员出差报销直接由总经理审批。3.2手机话费报销3.2.1公司配备给相关管理人员的公用手机，其手机费用每月按照费用标准由财务部统一输入手机费专用账号。3.2.2售后维修公出外埠人员一律使用公司配备的手机，手机费用由公司负担。3.3经营费用报销3.3.1因公司业务往来发生的经营费(烟酒、礼品费等)，相关经营人员及副总经理应事前报告总经理，征得同意后方可操作并予以报销。3.3.2业务招待费由业务对口部门申请，经总经理同意后在指定饭店签字，由财务部统一一次性结算。3.3.3零星业务招待费报销应由经办人在发票上签字，总经理审批后方可报销。3.4费用报销规定(后附报销标准表)3.4.1公司人员出差应本着节约、高效的原则选择住宿及交通工具，无特殊情况不得乘坐飞机、火车软席、轮船二等以上舱位，如有特殊情况需事先征得总经理同意后方可乘坐。3.4.2酒店住宿需要以就近经济型快捷酒店，不得超过三星级标准，2人一起出差的，住宿必须同住。（公司副总经理及经营人员除外）3.4.3市区交通一般乘坐公交车，对没有公交车条件只能乘坐出租车的地域，必须事先向公司报告，经同意后方可报销，未经公司同意出租车费用一律不准报销。3.4.4公出人员报销一律按照公司规定的标准核算报销补贴费用,超出报销标准的费用确因业务需要发生的,报销人必须填写情况报告并说明具体原因，经主管领导确认向总经理报批后给予报销，没有特殊原因的超出标准费用一律由个人自行负担。3.4.5与公司总经理(老板)出差的所有费用均由总经理支付(食宿)的，随同人员不予报销。出差中途连续请客的，原则上要扣除请客天数的补贴。3.4.6出差补助时间以出差当日所乘坐(火车、飞机交通)票据时间为准至回程票时间计算出差补助天数，如遇夜间乘坐出差第二天到达的(火车票时间为到达前一天日期)，夜间路途时间一律不做另外出差考勤天数计算，但可适当补助20元。乘坐长途夜车6小时以上或连续乘坐12小时以上(未坐卧铺的)按照卧铺车票票价与座位车票差价的50%予以补助。3.4.7出差住宿费计算以当天入住时间至乘车返回时间计算并以住宿发票日期(天数)为准。3.4.8交通费以公交车票、出租车票(允许乘坐出租车的)按照公司规定的报销标准数额核准报销。3.4.9业务招待费等一律凭发票实报实销。3.4.10所有报销凭证必须是税务认可的票据，非正式发票不得作为报销原始凭证。收据报销必须加以说明并由审核人进行核定后，方可支付报销费用。3.4.11客户提供住宿的，一律不准另外报销。3.5报销种类3.5.1出差费用┅┅出差来回车费、住宿费、伙食补贴、市内交通费。3.5.2经营费用┅┅用于业务往来经营发生的相关费用(招待费、礼品费等)。3.5.3手机费用┅┅公司业务往来发生的通讯费。3.6出差领款流程及报销程序3.6.1领款程序主管出差派工单(目标任务附目的地)→主管考核出差人考勤→出差人领款单→出纳审阅办理领款→按领用人统计备案→作为出差报销参考依据/3.6.2报销程序出差人填写费用报销单(附出差任务完成情况报告，未按要求完成任务的不得报销)→主管及相关领导审核→总经理批准→出纳核对报销支付→出纳月度统计/3.7主管部门经理核查内容3.7.1出差工作内容确认。3.7.2订票及往返日期核实确认。3.7.3统计及核实考勤(出差天数)。3.7.4报销分类核查。3.8报销核查要求3.8.1出差工作情况说明。3.8.2主管领导对审核后的报销意见及必要性、真实性承诺。3.8.3主管领导对出差人此次外出的评估，工作完成程度分为：A．一般；B．未完成；C．完成；D．是否有用户评价及回单，如有好评需记录备案，年终给予表彰并可影响分配。注：未能按规定时间及报销的，主管领导应协助报销。领款当月未报的款项转入当月工资(冲抵工资额)，不足部分另作借款。违反规定时间报销的在延期报销单中附带有200元以上罚款单结算入帐。3.9报销标准3.9.1因业务需要,对不同地区的消费水平可增减出差费，但必须事先征得总经理同意。3.9.2部门主管以上两人出差同住的，按照标准间费用可实报实销，不按此报销标准执行。3.9.3部门主管以下人员出差交通费用，除交通不便地区可打的外，原则上打的费一律不予报销。3.9.4按此规定人员的手机费每月由财务部统一打卡输入。手机费补贴报销标准单位：元职位级别手机费用补贴标准备注副总、公司对外业务往来人员100公司财务部每月将费用统一输入手机部门主管人员5元/月每人短号费用费用报销标准序号人员类别外埠出差手机费月/元审核审批住宿费伙食费交通费交通工具部门经理副总副总总经理1副总经理500元/天60元/天实报飞机火车100●2部门经理/工程师200元/天60元/天实报飞机火车5(短号)●●3技术员/销售员160元/天60元/天实报火车●●●4维修及一般员工120元/天60元/天实报火车公司配备●●●5外购、外协人员100注：苏锡常出差当天中午不能返回的(必须是工作需要)，给予补助餐费20元。4、相关表单《出