文件管理系统设计方案

文件管理系统

项目设计方案目录一三四五文控管理现状项目蓝图可行性分析及风险分析系统实现方案六项目产出七系统开发及运维人力资源投入二文控管理分析八系统开发时间节点九需解决的问题十项目预算一、文控管理现状已管控未管控未管控质量体系文件一阶文件、二阶文件、三阶文件（体系类）、四阶文件、机密文件技术文件包含制作指导、产品描述、检验标准、包装工艺、DMF、QCP、RMR、生产流程图、

坯布工艺、定耗表包含法律法规、国际、国家、行业标准法律法规类外来文件版面文件包含版面／标签，PSD,AI,CAD,CDRT等格式的附件一、文控管理现状--系统内受控文件数量及存储量0102质量体系文件技术文件PDF：5620份，2.32GWORD：4466份，2.52GPDF:

7785份，5.94GWORD:

24051份,10G0304法律法规类外来文件版面文件PDF:

4764份，1.81GPDF:

189438份，251G一、文控管理现状--做废文件已做废文档质量体系文件和技术文件作废数量（份）：46883份（此数据截止到2019年8月）,29.1G二、文控管理系统需求分析技术需求文档管理操作及使用其他需求支持多用户同时在线使用.保障高效的文档上传，检索，读取速度.支持多文档打开，可同时开启几个文件，形成对比，方便使用版面文件需确保上传、阅读开启过程中速度问题.只允许在线查阅，不允许下载、打印、截屏(无法控制).1st2st3st4st文件系统内完成审批流程.文件清单可在系统内形成报表，可导入和打印.需将版面文件纳入管控，包括系统内签核、文件和清单管控.系统发出的相关审批、评审、阅读培训邮件：1）醒目提示且主题鲜明，方便操作；2）此邮件专门做一个服务器来发送，不涉及到的无需通知.版面文件、外来文件（法律法规、国际、国家、行业标准）、客供GPI、外来MSDS均需上传到系统内.针对文件延期上传、替换必须有强制性的审批环节控制且后台需记录.系统内的部门编码要与公司编码作业指导文件同步更新.系统内增加培训环节要求，使用人员开启此份文件后，会有一个已培训按钮，用户点击后代表已培训，后台需记录已培训信息，包含文件信息、培训日期，培训具体时间等，这些信息要求可导出.用户登陆系统后的各项操作需有后台记录，如登陆人员数量、查阅文件信息、哪一类文件查阅频次最高等，可形成报表.版面文件需给采购部、内销产品事业部相关人员开通下载权限（需传供应商）.下载后相关人员的下载信息需在系统内有记录.除通过文件编号、文件名称查询文件外，还可通过产品号或料件号等信息查询文件.主文档内对应的版面文件要和文件一样，可通过编号直接将文件开启.MES系统内通过产品号和料件号查询对应主文档并能开启文件的功能要保留，并将原来链接到BPM系统，后期可与新开发系统链接.版面文件如果只是阅读，上传PDF即可，如果采购要用，就要上传aicdrpsdtiff等多种格式，上传的采购不能用，即代表版面又要再跟采购上传一次，会多出很多工作量.客供GPI也需有评审功能，并形成记录.--需求清单一、文控管理系统需求分析--系统内受控文件分类系统内受控文件01020304质量体系文件:包含一阶文件、二阶文件、三阶文件（体系类）、四阶文件、机密文件技术文件：包含制作指导、产品描述、检验标准、包装工艺、DMF、QCP、RMR、生产流程图、坯布工艺、定耗表法律法规类外来文件：包含法律法规、国际、国家、行业标准版面文件：包含版面／标签三、项目蓝图81234可在系统内进行评审、签批、上传受控.根据文档状态系统可推送不同的提醒邮件：(签批、生效、阅读、培训）流程管控系统内受控的文件上会有水印标识所有文件集中在专用服务器上,均可永久保存可根据需要授于操作人员不同的权限安全管理可通过时间段查询此时间段内所有受控文件信息.各分公司可分地域查询内部文件.可在系统内自动生成文件清单.各种文档操作在系统中都有相应的日志记录日志,报表，信息检索四、可行性分析及风险分析--可行性分析1432DCS配置专用服务器后，文档可集中管理，文件持久存储，数据安全性进一步提高.配备文控服务器及其他硬件设施

提供集团统一的文件管理功能界面，按照统一的模式及标准处理各类文件。开发文控管理客户端系统BMP系统在集团已使用多年，且性能相对稳定成熟。可使用现有的流程管理模式.集团管理层已熟悉系统使用.启用BPM文件管理功能现有归档在公共文件夹中的文件，以及个人文控电脑中的文件可迁移至新服务器.数据迁移四、可行性分析及风险分析--风险分析风险系统集成文件管控文控系统涉及到新开发的DCS客户端，BPM，及购买自第三方的软件控件间的集成，可能会存在软件兼容性，稳定性的问题部分历史文件文档格式可能在新系统中无法正常打开查看.五、系统实现方案--系统构成DCS服务器DCS客户端BPM系统对DCS客户端发起的评审申请进行处理.发送系统提示邮件.回写DCS数据库状态及想关的日志BPM系统功能四大类文件的分类存储文件管理数据库服务DCS服务器文件的上传，下载，权限，水印等服务文件系统的信息检索DCS客户端五、系统实现方案--DCS文控服务器文档存储目录结构TITLETITLETITLEBMDISOTEXTWLDJHDDCSDCS主目录一级目录五、系统实现方案--BPM文档评审管理DCS发起评审文档评审申请在DCS中发起后自动进入BPM签核流程BPM文档评审流程不同的文档直不现的BPM签核流程流程中一个环节审核不通过，流程回到发起人处，修改完成后重新提交

评审,过程信息需记录日志状态回写BPM签核完成后，当前审批流程的状态需要回写到DSC数据库DCS文档评审完成评审通过后,文档就可以进入发布流程五、系统实现方案--BPM文档发布管理DCS发起文档发布申请在DCS中，已走完文档评审流程的文档可以提交发布，发布提交之后进入BPM签核流程BPM文档发布流程BPM中文档发布签核时，附件信息不可以修改，可供下载查阅状态回写BPM签核完成后，当前审批流程的状态需要回写到DSC数据库DCS文档发布审核完成后文档状态变成发布，文件归档至正式目录五、系统实现方案--DCS客户端设计方案基于WinForm统一开发框架基于目前文控管理系统管理的文件类型创建操作菜单并在集团权限管理,系统中对用户操作权限进行管理.1在数据库中实现文档的结构化管理所有文档都归档在对应的基本目录中，原则上不建意在基本目录中新建子文件夹.文档的上下级从属关系均在数据库中维护通过文件唯一识别码区分.2六、项目产出文控管理系统上线后，是集团管控文件的唯一合法来源，有利于集团文件管理的标准化独立服务器运行安全稳定，确保数据安全所有的文档操作系统中都可提供详细的操作记录。可形成报表供管理分析使用.出现问题可快速定位文档管理过程可追溯数据安全可靠存放文控管理标准统一七、系统开发及运维人力投入系统开发阶段软件开发人力：专职2

人软件验证人力：1

人软件运维阶段软件开发人力：专职1

人软件验证人力：1

人八、系统开发及上线时间节点2019/10--2019/12

软件开发22019/08--2019/10

方案制定12020/1--2020/03

BPM流程调试32020/03--2020/04

软件验证42020/05

系统上线5十、项目预算项目规格数量单价金额备注服务器2台HP2125000250000需配置全