GMP偏差处理管理规程

题目偏差处理管理规程编码SMP-QA-014-00生效日期2018.08.01第7页共7页第1页共7页标准管理规程（STANDARDMANAGEMENTPROCEDURE）题目偏差处理管理规程编码SMP-QA-014-00文件属性■新订；□确认；□修订，第次，替代起草人审核人批准人起草日期审核日期批准日期颁发部门品质管理部颁发日期2018.07.23生效日期2018.08.01分发部门品质管理部1份，生产部1份，检验检测部1份，仓储物流部1份，采购部1份，研发部1份，行政人事部1份，共印7份1.目的：建立一个偏差及异常情况处理规程，用于偏差报告、调查、处理以及处理结果的跟踪管理，以使偏差得到及时、正确的处理，以保证产品质量。2.适用范围：适用于原料，产品，工艺规程，程序，标准，厂房设施，环境控制，计量校准，以及与质量相关的涉及GMP和SOP执行的所有偏差。3.责任人：3.1偏差报告人员/部门：负责及时、如实报告偏差；采取应急处理措施；协调调查偏差的原因；执行纠正及预防措施的实施。3.2偏差涉及的相关部门：配合调查偏差的原因；提出处理意见及纠正预防措施，并提供相应的书面支持文件。3.3偏差处理小组：是偏差处理专业组织，负责讨论并制定偏差所涉及的物料或过程的处置建议以及相应的纠正预防措施原因。对于处理重要、严重偏差，该小组由以下部门经理或受权人组成：品质管理部、生产部、储运部、设备部、采购部；对于处理一般偏差，该小组由QA、发生偏差的相关部门主任级以上管理人员组成。3.4品质管理部QA：初步评估偏差的风险等级并确定其所涉及的相关部门，详细记录其评估过程；负责组织调查偏差产生的原因；跟踪纠正预防措施的实施并评估实施效果；拟定偏差事件所涉及的物料或过程的处理意见；负责所有偏差相关文件的编号、下发及存档；负责偏差的汇总分析汇报、年度回顾。3.5品质管理部经理：划分偏差风险等级，指定QA专人进行调查，对一般风险等级、重要风险等级的不符合事件的确认及终审。3.6质量受权人：对严重风险等级的不符合事件的确认及终审。4.正文：4.1偏差的定义及分类：4.1.1偏差的定义：任何与产品质量有关的异常情况，如：原料，产品检/化验结果超标、产品储存异常、设备故障、校验结果超标、环境监测结果超标、客户投诉等；以及与产品相关法律法规或已批准的标准、程序、指令不相符的意外/偏差事件。4.1.2偏差的分类：按严重程度分为严重偏差、重要偏差和一般偏差。严重偏差：违反质量政策或国家法规，危及产品安全及产品形象，导致或可能导致产品内/外在质量受到某种程度的影响，以致产品整批报废或成品收回等后果，例如：发生混淆、差错等导致产品报废或召回的偏差。重要偏差：导致或可能导致产品内/外在质量受到某种程度的影响，造成返工等后果；严重违反GMP及SOP的事件，例如：生产过程中关键参数发生变化与工艺规程不符、设备故障造成生产过程中断等偏差。一般偏差：出现了偏差情况，但不足以影响产品质量，或临时性调整，例如：QA巡检过程中发现的一般风险等级的不符合项事件等不影响产品质量，可临时处理的偏差。4.1.3偏差类型（举例）：4.1.3.1检/化验结果超标：原料，中间体，成品过程检验/化验结果超出标准。4.1.3.2中间过程缺陷：中控项目检查超出标准要求、生产过程关键工艺参数控制超出规定范围、生产过程工艺条件发生偏移、变化。4.1.3.3混淆：两种不同的产品/不同版本/同种不同批号的产品，或同种/同批而用不同的包材的产品混在一起。4.1.3.4异物（有形）：在原辅料、包装材料、成品或生产包装过程中发现的异物。4.1.3.5潜在的污染：如不能正确清除，可能导致产品的污染。4.1.3.6过期的物料/设备：中间体/半成品超过程序规定的储存期限；使用了超出检验期的设备。4.1.3.7设备故障/过程中断：因设备故障导致产品质量缺陷或潜在威胁，生产中断；因动力原因（停电、汽、气、水）导致流程中断。4.1.3.8环境：与产品生产相关的空调系统、厂房设施的防尘捕尘设施、防止蚊虫和其他动物进入设施、照明设施的故障，以及洁净区尘埃粒子检测超限，生产车间人员、空气、地面、墙面环境检测环控指标超限、温湿度控制超限、压差超限等偏差事件。4.1.3.9检验/预防维修：设备仪器检验不能按计划执行，或在校验过程中发现计量结果超出要求范围；预防维修未按计划准时执行或在预防维修中发现设备关键部位问题影响已产产品质量的情况。4.1.3.10客户投诉：涉及生产过程控制及产品质量的投诉。4.1.3.11文件记录缺陷：使用过期文件，记录不规范，文件丢失。4.1.3.12未按规程执行：违反批准的程序、生产指令。4.1.3.13人员失误：认为失误导致产品质量问题、未能按正常程序执行，系统录入错误等。4.1.3.14旧版包材、零散物料：零散物料指生产过程中发现零散不合格的包装材料，每月结产日进行集中处理的物料。4.1.3.15收率：物料平衡和中间产品收率与成品率超出规定范围；4.1.3.16验证：厂房设施空调净化系统验证、公用系统验证、设备及设备清洁验证、工艺验证等所有验证超出标准范围。4.1.3.17其它偏差：上述以外的各类偏差。4.1.4偏差根本原因类别：4.1.4.1人员/实施：违反SOP等文件执行操作，未经批准修改工艺参数，记录填写/修改不规范及记录因污染、损坏需要更换等，导致偏差的发生。4.1.4.2设备/实施：由于生产/实验室设备和实施，如动力运行故障、设备、仪器故障；或对设备/设施/系统的监测未能如期执行或监测结果超标等，导致的偏差发生。4.1.4.3产品/物料：原辅料/包装材料检验不合格，或虽检验合格，但在使用过程中发现异常，导致的偏差。4.1.4.4文件/记录：现有的SOP、质量标准、批档案等存在缺陷，导致的偏差。4.1.4.5环境：因外界环境导致的偏差。4.1.4.6其他。4.2偏差的处理流程：4.2.1严重偏差及重要偏差处理流程：发现人立即将偏差报告给部门主管，同时制定应急处理措施，部门负责人确认；品质管理部经理指定QA负责偏差；QA偏差负责人初步评估偏差的风险，由品质管理部经理确认并划分偏差等级；品质管理部经理组织相关部门责任人召开会议，充分评价受偏差影响的物料的风险，给出处置意见，如偏差根源不明确需成立偏差调查小组调查产生偏差的根本原因，并出具最终的偏差调查报告；偏差涉及的相关部门制定有效的纠正预防措施；QA主管提出相关物料的最终处理意见，由品质管理部经理或质量受权人审核批准；QA调查负责人跟踪落实纠正预防措施，关闭偏差。4.2.2一般偏差处理流程：发现人立即将偏差报告给部门主管，同时制定应急处理措施，部门负责人确认；品质管理部经理指定QA负责偏差；QA偏差负责人初步评估偏差的风险，由品质管理部经理确认并划分偏差等级；由QA发起相关部门主任以上级别管理人员召开会议，充分评价受偏差影响的物料的风险，给出处置意见，如偏差根源不明确需成立偏差调查小组调查产生偏差的根本原因，并出具最终的偏差调查报告；偏差涉及的相关部门制定纠正预防措施，QA主管提出相关物料最终处理意见，品质管理部经理审核批准，QA调查负责人追踪落实纠正预防措施，偏差关闭。4.3偏差处理流程各步骤的要求：4.3.1偏差的报告：4.3.1.1偏差定义中任何事件都要以“偏差处理表”的形式立即报告给部门主管，部门负责人和QA对其确认。4.3.1.2化验出现的任何超标事件（OOS），首先执行《检验结果偏差调查程序》，如确属非实验室偏差，以“偏差处理表”的形式报告。4.3.1.3对于投诉事件，首先鉴定该投诉样品是否为我公司生产的产品，以“偏差处理表”的形式报告。4.3.1.4重大问题执行《质量事故管理规定》。4.3.1.5偏差由发现人填写“偏差处理表”，详细描述偏差事件的内容。内容包括：产品，原料或机器名称，批号/机器编号，工序等，偏差发生的时间、地点、过程、种类及可能的原因等。立即通知生产部负责人和QA人员，制定不使情况进一步恶化的应急处理措施，经确认后执行相应的应急措施并记录。4.3.2偏差的评估：4.3.2.1发现部门负责人对偏差描述进行评估，确保包括事件的详细内容包含其中，如评估时发现不够详尽，需要立即通知发现人，发现人需尽快补充。4.3.2.2品质管理部QA调查负责人最终评估事件报告，确保包括事件的详细内容包含其中。如发现不够详尽，需要通知发现人，发现人需尽快补充。4.3.2.3品质管理部在调查相关部门人员的协助下，评估是否有受事件影响的批次、系统、或区域没有在事件报告中报告，如果有，应将它们处于控制状态。4.3.2.4对偏差涉及到的物料、半成品、成品或设备进行隔离，避免有问题物料混淆/误用。可采用更换房间状态卡、挂不合格标志、移入特定区域等方法。QA人员对上述过程进行确认并签字。4.3.2.5品质管理部经理对偏差进行等级分类，制定相应的调查策略。4.3.3偏差根本原因的调查：4.3.3.1指定的QA调查员会同偏差发生部门负责人或受权人对该偏差的根本原因进行调查，调查主要包括以下内容：4.3.3.1.1与偏差发生过程中涉及的人员进行面谈。4.3.3.1.2回顾相关的SOP、质量标准、分析方法、验证报告、产品年度回顾报告、设备校验记录、预防维修计划、变更控制等。4.3.3.1.3复核涉及批号的批记录、清洗记录、设备维修记录及预防维修记录等。4.3.3.1.4设备/设施检查及维修检查。4.3.3.1.5复核相关的产品/物料/留样。4.3.3.1.6回顾相关的投诉趋势、稳定性考察结果趋势、曾经发生过的类似不符合事件趋势。4.3.3.1.7必要时访问或审计供应商。4.3.3.1.8评价对此前/后续批号潜在的质量影响。4.3.3.1.9QA调查员会同偏差发生部门负责人或受权人对上述各方面的调查结果进行汇总分析，确定根本原因或最可能的原因；对于某些复杂的调查，可采取成立跨职能团队的方式完成调查；调查时限为发现日期起15个工作日，若超时需在处理单上注明原因；将产生的根本原因填写好，连同调查报告一并交品质管理部经理进行确认。4.3.4纠正预防措施的制定：4.3.4.1QA召集由偏差处理小组及相关部门负责人组成的会议，根据调查报告阐述的根本原因制定相应的纠正及预防措施、确定措施实施的责任人和完成期限；根据根本原因，QA主管提出相关物料最终处理意见。4.3.5偏差报告的批准：4.3.5.1一般偏差、重要偏差由品质管理部经理审核批准，严重偏差由质量受权人审核批准。4.3.6纠正预防措施的跟踪落实：4.3.6.1纠正措施的实施部门在措施完成后，将实施情况及实施结果报告经本部门负责人签字确认后交QA；QA负责对纠正措施的完成情况和实施效果进行跟踪确认；品质管理部经理依照纠正措施的实施效果决定产品的处置。4.3.6.2预防措施的实施部门在措施完成后，将实施情况及实施结果报告经本部门负责人签字确认后交QA；QA负责对预防措施的完成情况及实施效果跟踪确认；品质管理部经理或质量受权人最终确认后关闭该偏差。4.3.6.3QA对未按期完成的纠正及预防措施通知责任部门负责人并向管理层报告。4.4偏差的关闭：4.4.1偏差的处理时限：终审原则上应自发现之日起25个工作日完成；特殊事件，例如：需与外部门（销售）进行沟通，则审批时间可根据需要延迟。4.5偏差文件的管理：4.5.1QA接到“偏差处理单”后首先应进行编号，以便追踪。登记号的编制原则：AB-JK-CDEF-GH。AB为偏差处理（DeviationHandling）单词的前两个英文字母的缩写；JK为部门（车间）代号；CDEF为偏差发生的年号；GH为从01起始的年度发生偏差的系列号。如2013年，固体车间发生的第1例偏差，它的登记号为：DH-SD-2013-01。4.5.2已关闭的偏差，偏差处理表原件品质管理部QA留存归档，复印件分发至各相关部门负责人，如偏差涉及到产品批次，则偏差处理表和偏差调查报告复印件应附在相应批记录中归档。4.5.3QA及时地登记偏差，偏差相关资料，如调查报告，纠正措施实施报告、确认总结及其他支持文件，连同“偏差处理表”按编号集中存放品质管理部档案室。5.附件：5.1偏差处理流程图5.2偏差处理表（SOR-QA-39）5.3偏差处理登记表(SOR-QA-40)6.相关GMP文件：《QA现场巡检管理规程》(SMP-QA-37)《检验结果偏差调查程序》(SMP-QC-19)《质量事故管理规定》(SMP-QA-03)7.变更历史7.1版本号00生效日期2018-08-01变更内容新文件题目偏差处理管理规程编码SMP-QA-22-00生效日期第7页共7页偏差处理流程图发现偏差事件发现偏差事件QA追踪、存档，偏差关闭偏差批准QA主管提出相关物料最终处理意见制定纠正预防措施必要时成立调查小组根本原因分析召集相关人员进行风险评估重要、严重偏差一般偏差品质管理部经理确认偏差等级制定应急处理措施、部门负责人确认QA初步评估风险偏差记录、报告部门负责主管QA追踪、存档，偏差关闭偏差批准QA主管提出相关物料最终处理意见制定纠正预防措施必要时成立调查小组根本原因分析召集相关人员进行风险评估重要、严重偏差一般偏差品质管理部经理确认偏差等级制定应急处理措施、部门负责人确认QA初步评估风险偏差记录、报告部门负责主管第4页共4页题目偏差处理管理规定编码SMP-QA-22-04生效日期第1页共4页编码：SOR-QA-39-00偏差处理表编号:日期:第一节：由偏差发现部门填写，不得留有空格，若不涉及，请用横线划去产品/物料/设备名称产品/物料/设备编号产品批号发现人发现时间发现地点在什么过程受影响的部分总量□部分□全部偏差的种类１.检/化验结果超标２.中间过程偏差３.混淆４.异物（有形）５.潜在的污染６.过期的物料/设备７.设备故障/过程中断８.生产中断９.环境１０.客户投诉１１.文件记录缺陷１２.未按规程执行１３.人员失误１４.旧版包材、零散物料１５.收率１６.验证１７.其它偏差描述：发现人/日期：部门主管/日期：应急处理措施部门负责人/日期：第二节：偏差的初步评估（QA填写）QA初步评估风险QA/日期：第三节：偏差的分级（品质管理部填写）□严重偏差□重要偏差□一般偏差品质管理部经理：日期：第四节：受影响物料等处置意见；相关部门责任人评价潜在的影响和风险评估；召开会议，得到一致意见。相关部门：□品质管理部□生产部□设备部□销售部□储运部□采购部□其他指定的QA调查员：日期：部门责任人/日期：部门责任人/日期：部门责任人/日期：部门责任人/日期：部门责任人/日期：部门责任人/日期：第五节偏差调查偏差原因是否明确：□是□否（如否，转入偏差调查，并附调查报告）根源类别□人员/行为□设备/设施□产品/物料□文件/记录□环境□测量调查期限（年月日）自：至：15天之内完成，如果没有结束，请注明原因：偏差的根源：QA调查负责人：日期：第六节：采取的措施：相关部门召开会议，得到一致意见。相关项目：□设备设施