10个小技巧帮你高效掌握过量信息

1/110个小技巧帮你高效掌握过量信息10个小技巧帮你高效掌握过量信息10SimpleProductivityTricksToManageOverloadedInformationDoyouneedtomanageoverloadedinformation?Simpleproductivitytrickscanhelpyoucopewithinformationinyourjobandyourpersonalandsociallife.你需要管理超负荷的信息量吗？一些简单小技巧可以帮助你，在工作中，个人以及社会生活中高效应对大量信息。

Hereshowtocope.Youneedsystemstohelpyoutokeeptrackofeverything.Onceyouhaveatrustedsysteminplace,youcanrelax.Letslookattensimpleproductivitytrickswhichwillhelp.现在就告诉你怎么做。

你需要一些系统方式来帮助你让所有事情保持在正常轨道上。

一旦你将一个可以信赖的系统安装到位，你可以松口气了。

让我们一起看一下，十个简单高效小技巧，帮你做到。

1.Getthelisthabit.1.养成列表的习惯Listsareessentialtohelpyoutomanageyouroverloadedinformation.YouprobablyuseToDolistsallthetime;however,listscomeinmanydifferentforms.Examplesinclude:checklists,planninglists,passwordlists,readinglists,referencelists,back-burnerlists,andgoallists.Allyourinformationcanbeaddedtoalist,ortoseverallists.列表对于你管理超负荷信息来说，至关重要。

你可能一直在使用任务表（ToDolists）；然而，列表可以有很多种形式。

比如说，核对列表，计划表，密码列表，阅读清单，参照表，无关紧要任务表和目标列表。

你所要的信息都可以加到一个或者一些表上。

Youcanevencreateliststokeeptrackoflists.Forexample,youmighthavealistoflistsforworkandanotherforhome.Listscanbetext-based,orvisual.Ifyoureavisualperson,youllfindamindmappingprogramlikeFreeMinduseful.你甚至可以创造一个列表，来让所有其他列表有序。

比如说，你可以有一个列表的列表，一个用来工作，一个家用。

表格可以以文字为主，也可以增加一些视觉信息。

如果你是一个对图片信息敏感的人，你可以找一个心智绘图工具，像FreeMind就很管用。

IuseEvernotetomanagemylists.YoucanuseEvernoteanywhere,onmanydifferencedevices.Itstableofcontentsfeatureiswonderfulforlists.Withthisfeature,youcanselectanumberofnoteswhichcontainlistsandyoucancreateatableofcontentsnoteforthemallwithacoupleofclicks.Justdragyourlistnotestotheshortcutbarforeasyaccess.我使用Evernote来管理我的列表。

你可以随时随地使用Evernote，在许多不同的设备上都可以使用。

它的目录这一特征功能对列表来说非常棒。

有了这个功能，你可以选择一些关键词，链接这些表格，然后你只需要点击几下，就可以给这些关键词创建一个目录。

只要把你的列表关键词拽到你的快捷栏上，你就可以方便使用了。

2.Createandmanagecollectionsofreferencematerialandpeople.2.创建并管理参考资料，参考人员合集Youhavereferencematerialyouneedtoaccessatwork,suchaspricelistsandoperationsmanuals.Youalsohavereferencematerialforhome.Yourhomereferencematerialmightincludeinsurancepoliciesandmanualsforyourcarandsecuritysystem.在工作时需要查阅一些参考资料，像价格表和操作手册。

同样，在家也要有参考资料。

家用参考资料可能包括汽车和安保系统的保单资料或手册等。

Ifyourworkreferencematerialhasbeendigitized,storeitinEvernote.Keepprintedmaterialinafilingcabinet,oronashelf.如果你的工作参考资料已经有电字版了，存在Evernote里。

然后把打印版存在一个档案橱窗里，或者档案架上。

Mostofyourhomereferencematerialwontbedigitized.Storeinsurancepoliciesinafireproofsafe,andothermaterial,likemanualsandtaxreturns,onashelf,orinadrawer.Digitizehomereferencematerialwhenyouhavetime,butkeeptheoriginals.你的家用参考资料大多数没有电子版。

将保单存在一个防火保险箱里，还有其它材料，像手册和退税材料，把它们存放在一个架子上，或者抽屉里。

当你有时间时，将家用材料制成电子版，不过要保留原始资料。

Vital:makelistsofyourreferencematerials,soyouknowwhereaspecificreferenceisstored.KeeptheselistsinEvernote.至关重要的一点：

将你的参考资料制成表格，这样你就知道每一份参考资料存在哪里了。

然后把这些表格存在Evernote里。

3.OrganizelonglistsandfoldersfromAtoZ.3.将你那长长的表格和文件夹按照A-Z排列Youneedawaytoorganizelonglistsandfoldersofmaterial.Theeasiestwayistosortmaterialsalphabetically.Youcanalsosortyourmaterialbydate.Youmayalsowanttouseacombinationofboth.你需要一个方法来排列那长长的表格和资料夹。

最简单的整理方式是按照字母顺序。

你也可以按照时间顺序来整理。

可能也会两种排列方式兼用。

Forexample,ifyoureorganizingworkmaterialonyourcomputer,youmaychoosetocreateanewfolderforeachyear,thensub-foldersforeachmonth,orsub-foldersforeachclient.举个例子，如果你正在你的电脑上整理工作资料，你可以按照年份创建一个新的文件夹，然后按照月份创造子文件夹，或者按照不同客户来创建。

4.Archiveoldandout-of-datematerials.4.将旧资料或者过时不用的资料归档Decidewhenyoullarchivematerialsyounolongerneed,bothonyourcomputer,andprintmaterials.Youcanchoosetoarchiveonceayear.However,archivingonceamonthcanbemoreefficient.决定好什么时候你会将不再需要的资料归档，既要存在电脑里，又要打印出来。

你可以选择每年归档一次。

不过，每月资料归档一次更为有效。

Ifyouchoosetoarchiveonceamonth,schedulesometimeonthelastworkingdayofthemonth.如果你选择每月整理一次，最好计划在在每个月的最后一个工作日的什么时间。

Movecomputermaterialstoarchivefolders.Buylargeplasticarchiveboxesforprintmaterials,andmovematerialsfromyourfilingcabinetstothearchiveboxes.Addlabelstoyourboxes,soyoucanseewhattheycontainataglance.整理电脑资料，归档成文件夹。

购买一些大的塑料档案夹，用来整理打印材料，然后将材料从你的文件橱窗中移到档案盒里。

在你的盒子上添加标签，这样你就可以一眼看出盒子里装的什么文件了。

Somethingsneedtohappenonspecificdates,soifyouhavelotsofprintmaterials,youneedaticklerfile.Ticklersaredate-labelledfolders,oneforeachdayofthemonth.Fileyourmaterialsintheappropriatefuturedaysfolder,soyoucandealwiththecontentsonthatday.Youcancreateseparateticklerfilesforworkandforhome.5.有些事情发生在一些特殊的日子里，所以如果你有很多的打印材料，需要一个备忘录文件。

备忘录是一些按照时间标记的文件夹，每个文件夹对应一个月里的每一天。

将你的材料放在将来需要使用的那天的文件夹中，这样你就可以在那一天处理这件事了。

可以分别创建工作和家用备忘录。

Needacomputerticklerfile?Evernotesremindersworkwell.Youllberemindedofnotesonanydateyouchoose.需要一个电脑备忘录吗？Evernote的提醒事项功能就很好用。

它会在你选中的那天提醒你。

6.Decidewhetheryoureoptimizingmaterialforstoringorretrieving.6.选择你整理的材料是用来存储的还是为了查阅的Ifyouthinkyoullrarelyneedtolookatsomethingagain,archiveitinanarchivebox,orinanarchivefolderonyourcomputer.Thesekindsofmaterialsincludeoldtaxreturns,completedprojectfiles,materialsforeventslikeweddingsafterthebigday,andphotos.如果有些东西你很少需要看了，把它归档，或者存到一个电脑文件夹里。

这类材料包括旧的退税单，已完成的项目文件，一些重要日子像结婚的一些材料，还有照片。

Thingsyouneeddaily,likepasswords,timetablesandpricelists,needtobestoredsoyoucanretrievetheminseconds.Putprintmaterialwithinarmsreach,andstoredigitalmaterialssoyoucanaccessthemwithjustaclick.还有些日常需要的，像是密码，时间表和价目表，需要存起在你可以很快找到的地方。

把这类材料的打印版放在手边，把电子版也放在点击两下就可以打开的地方。

7.Buildproductivehabits:establishadailyroutinetomanageinformation.7.养成高效习惯：

学会每天例行整理信息Informationarrivesconstantly.Emailcanbeahassle,soestablishaninboxzerohabit.Beruthless.Delete,delete,delete.Scheduleemailreplies,orreplyimmediately,withasshortaresponseaspossible.Checkyouremailnomorethreetimesaday.信息不间断的出现。

Email可能会很麻烦，所以要养成一个收件箱清空的习惯。

残忍一些。

删除，删除，再删除。

计划时间统一回复邮件，或者马上回复，回复要尽可能的短。

每天检查邮件要不超过三次。

Atwork,ifyourenotsurewhereadocumentbelongs,storeitonyourphysicalorcomputerdesktop.Fileeverythingonbothdesktopsattheendoftheworkingday.工作时，如果你不确定，某个文件的放在哪，就把他放在桌子上，或者电脑桌面上。

在工作日结束之前，将桌子或电脑桌面上所有东西归档。

Athome,dealwiththedaysmailimmediately,andtrashwhatyoucan.Puteverythingthatneedsaresponseinyourticklerfile.在家里，要立即回复日常邮件，丢掉可以丢掉的东西。

把所有需要回复的放在备忘录里。

8.Cutdownoninputsoyoucanfocusonoutput.8．切断输入，专注输出Considergoingonaninformationdietsoyoucanbemoreproductive:考虑一下来一个信息节食，你可能变得更加高效。

Likeanygooddiet,theinformationdietworksbestifyouthinkaboutitnotasdenyingyourselfinformation,butasconsumingmoreoftherightstuffanddevelopinghealthyhabits.像任何好的控制饮食的方法，如果你不认为这是在要求自我拒绝信息的话，信息控制这个方法很有效，不过当你更多的是在消化正确的东西，养成健康的习惯的时。

Howmuchofyourinformationoverloadisjustahabit?YoumaydecidethatyoudontneedtocheckFacebookthreetimesaday.信息超载多少才是一个好的习惯呢？你可以决定每天不必上三次Facebook？9.定期休息一下，以免被压垮TrythisusefulfreeWebapp:DoNothingforTwoMinutes.Asthenamesuggests,youreencouragedtodonothingonyourcomputerfortwominutes.Ifyoutouchyourmouseoryourkeyboard,youfail.试一下这个有效又免费的网页应用：

两分钟啥也不做（DoNothingforTwoMinutes）。

就像名字一样，你被鼓励在你的电脑上什么也不做两分钟。

如果你动了你的鼠标或者键盘，你就失败了。

Thisappencouragesyoutotakebreaks.Notonlydoesabreakclearyourmind,itreducesstress.Thinkofthetwominutesasawayofrebootingyourbrain.这个应用鼓励你休息一下。

不仅仅是让你清醒一下头脑，它还帮你减压。

把这两分钟想成一种重新启动你的大脑的方法、10.Prioritizeitemsdaily,weekly,andmonthly.10.把每天、每月、每年的事项按照优先次序排列好Youllfeeloverwhelmedandoverloadedwithinformationunlessyousetpriorities.Atthestartofeachmonth,createaprioritieslistwhichwillhelpyoutoachieveyourgoals.Thenbreakthelistdo