吉林省会议管理制度

吉林省会议管理制度第一章总则

第一条目的与原则

本制度旨在规范吉林省各级会议的管理工作，确保会议的高效、有序进行，提高决策质量和执行效率。制定和执行会议管理制度应遵循以下原则：

1.科学规范，便于操作；

2.严谨高效，注重实效；

3.公开透明，接受监督；

4.持续改进，不断完善。

第二条适用范围

本制度适用于吉林省内所有政府部门、企事业单位及社会组织举办的各类会议，包括但不限于工作会议、座谈会、讨论会、汇报会等。

第三条会议分类

根据会议的性质、内容和目的，将会议分为以下几类：

1.日常会议：解决日常工作中的问题，部署日常工作；

2.专题会议：针对特定问题或项目进行讨论决策；

3.紧急会议：应对突发事件或紧急情况；

4.定期会议：按照规定周期召开的会议，如年度、季度、月度会议等；

5.其他会议：根据实际需要召开的其他类型会议。

第四条会议召开原则

1.必要性原则：会议应紧扣工作需要，确保议题重要、紧急；

2.精简原则：严格控制会议规模和次数，减少无效、重复会议；

3.议题明确原则：会议议题应明确具体，便于讨论和决策；

4.计划性原则：会议召开应提前做好计划，避免临时动议。

第五条责任与权限

1.会议的组织者负责会议的筹备、召开和总结工作；

2.会议参与者应按时参加，积极参与讨论，认真履行职责；

3.各级领导负责对会议决策的执行情况进行督促检查；

4.各相关部门负责会议纪要的起草、分发和跟踪落实。

第六条保密与公开

1.会议内容涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，应严格按照相关规定进行保密；

2.非涉密会议内容，应按照信息公开的要求，及时向社会公开，接受监督。

第七条制度修订

本制度根据工作需要和实际情况适时修订，修订程序按照相关规定执行。修订后的制度报吉林省人民政府审批后公布实施。

第二章会议流程

第一条会议筹备

1.确定会议主题和目标：根据工作需要，明确会议的主题、目标和预期成果。

2.拟定会议方案：包括会议时间、地点、议程、参会人员、资料准备等。

3.报批：将会议方案报请相关领导审批。

4.发送会议通知：在获得批准后，及时向参会人员发送会议通知，明确会议主题、时间、地点等信息。

5.会议资料准备：根据会议议程，准备相关资料，提前分发给参会人员。

第二条会议召开

1.会议签到：参会人员按时到达会场，进行签到。

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.讨论与决策：按照会议议程，对各个议题进行充分讨论，形成决策。

4.记录：指定专人负责记录会议内容，包括讨论要点、决策结果等。

第三条会议决策与表决

1.提出决策方案：对会议议题进行充分讨论后，提出决策方案。

2.表决：参会人员对决策方案进行表决，表决通过后形成会议决议。

3.决议公示：将会议决议进行公示，接受监督。

第四条会议总结

1.主持人总结：会议结束时，主持人对会议成果进行简要总结。

2.分工与落实：明确责任人和完成时间，对会议决议进行分工落实。

3.反馈与改进：收集参会人员对会议的意见和建议，不断改进会议组织工作。

第五条会议记录与纪要

1.会议记录整理：会后，将会议记录进行整理，形成会议纪要初稿。

2.会议纪要审核：将会议纪要初稿提交给相关领导审核。

3.发布会议纪要：审核通过后，将会议纪要发送给参会人员和相关部门，以便跟踪落实。

第六条会议资料的归档与保管

1.会后及时将会议资料、纪要等进行归档，按照相关规定进行保管。

2.对涉密会议资料，严格按照保密规定进行管理。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的发布与传达

1.会议纪要经审核通过后，应及时通过电子邮件、内部信息系统等渠道发布给所有参会人员和相关责任部门。

2.对于重要会议纪要，应采取书面形式送达相关人员，确保每位责任人都能清楚了解会议决议和自身职责。

第二条责任分解与任务分配

1.根据会议纪要内容，将决议事项分解为具体的任务，明确任务目标、完成标准和时限。

2.将任务分配给具体的责任人和责任部门，确保每项任务都有人负责。

第三条执行监控与进度报告

1.建立会议决议执行监控机制，定期检查任务进度，确保决议得到有效执行。

2.责任人需定期向会议组织者报告任务进展情况，遇到问题应及时上报并寻求解决方案。

第四条问题协调与解决

1.对于在执行过程中出现的问题，会议组织者应负责协调相关部门和人员，推动问题的解决。

2.对于重大问题，应提交给更高层次的决策者，以便及时调整决策或提供支持。

第五条执行结果反馈与评估

1.任务完成后，责任人应向会议组织者提供执行结果的详细报告。

2.会议组织者应对执行结果进行评估，分析存在的问题和不足，总结经验教训。

第六条后续措施与持续改进

1.根据执行结果反馈，采取后续措施，对未完成的任务进行跟进，确保决议最终落实。

2.结合会议纪要跟踪落实的经验，不断优化会议管理制度，提高会议决策的执行效率和质量。

第七条问责机制

1.对于未按期完成或未达到预期效果的任务，应启动问责机制，追究相关责任人的责任。

2.建立激励机制，对于执行效果良好的责任人给予表彰和奖励，以提高工作积极性。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向会议室管理部门提交申请。

2.申请内容包括会议主题、时间、预计参会人数、所需设备等。

3.会议室管理部门根据申请内容进行审核，合理安排会议室资源。

第二条会议室配置与维护

1.会议室应配备必要的设施设备，如投影仪、音响、白板、会议桌椅等。

2.定期对会议室设施进行检查、维护和更新，确保设备正常运行。

3.会议室布局应合理，满足不同类型会议的需求。

第三条会议室使用规范

1.会议组织者需在预定时间内使用会议室，不得随意占用或更改。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，保持安静，不随意离开座位。

3.爱护会议室设施，禁止在会议室内吸烟、进食，遵守相关规定。

第四条会议室清洁与卫生

1.会议结束后，责任人应负责清理会议室，确保场地整洁。

2.定期对会议室进行深度清洁，保持卫生环境。

3.对于突发卫生事件，应立即报告并采取相应措施，确保会议室卫生安全。

第五条会议室安全与保密

1.会议室管理部门负责制定会议室安全措施，包括防火、防盗等。

2.会议期间，严禁携带无关人员进入会议室，确保会议安全。

3.对于涉及保密内容的会议，应采取相应的保密措施，防止信息泄露。

第六条会议室资源优化

1.定期评估会议室使用情况，合理调整会议室资源配置。

2.鼓励采用现代化会议技术，提高会议室使用效率。

3.对会议室资源进行动态管理，实现资源最大化利用。

第七条违规处理

1.对违反会议室管理规定的个人或单位，视情节轻重给予相应处罚。

2.建立投诉举报渠道，鼓励大家对违规行为进行监督和