扶贫办会议制度管理制度

扶贫办会议制度管理制度第一章总则

一、为了加强扶贫办会议工作的规范化、制度化，提高会议效率，确保会议质量，根据相关法律法规，结合我办实际，特制定本制度。

二、本制度适用于扶贫办组织的各类会议，包括全体会议、专题会议、协调会议等。

三、会议应当遵循以下原则：

1.精简、高效、务实、节俭；

2.事前充分准备，会议主题明确，议程合理安排；

3.充分发扬民主，确保参会人员充分发表意见；

4.严肃会议纪律，保守国家秘密和商业秘密；

5.注重会议成果的落实，提高决策执行力度。

四、会议的组织与管理应当遵循以下程序：

1.提交会议议题；

2.确定会议时间、地点、议程；

3.发送会议通知；

4.召开会议；

5.汇总会议纪要；

6.跟踪落实会议决议；

7.评估会议效果。

五、参会人员应当认真履行职责，按时参加或主持召开的会议，不得无故缺席、迟到、早退。

六、会议记录、纪要等资料应当及时归档，妥善保管，以备查阅。

七、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由扶贫办负责解释和修订。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议议题征集：各部门应在会前向会议组织者提交会议议题，议题需明确、具体，并附上相关背景资料。

2.确定会议议程：会议组织者根据征集的议题，合理安排会议议程，明确会议主题和讨论重点。

3.会议通知：会议组织者应在会议召开前至少三个工作日向参会人员发送会议通知，内容包括会议时间、地点、议程、参会人员等。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前进行签到，会议组织者应统计参会人员情况，确保会议的出席率。

2.会议主持：会议主持人应按照议程主持会议，确保会议有序进行，并给予参会人员充分发言机会。

3.会议记录：指定专人负责会议记录，记录内容包括会议主题、讨论内容、决策结果等。

三、会议决策

1.讨论议题：针对会议议程中的议题，主持人应引导参会人员进行充分讨论，确保各方意见得到充分表达。

2.表决事项：会议决策事项应进行表决，根据表决结果作出决策。

3.决策记录：会议决策结果应详细记录，并由参会人员签字确认。

四、会议纪要

1.汇总会议纪要：会议结束后，会议记录人员应整理会议纪要，包括会议主题、议程、讨论内容、决策结果等。

2.审核会议纪要：会议纪要应由会议组织者或主持人审核，确保纪要内容准确、完整。

3.发送会议纪要：会议纪要应在会议结束后两个工作日内发送给参会人员，以便了解会议内容和决议。

五、会议评估

1.参会人员评估：会议结束后，参会人员应对会议效果进行评估，提出改进意见和建议。

2.会议组织者评估：会议组织者应总结会议组织过程中的经验教训，不断提高会议组织水平。

六、会议后续工作

1.跟踪落实会议决议：会议组织者应跟踪督促会议决议的执行，确保决策落到实处。

2.反馈会议成果：会议组织者应及时向领导和相关部门反馈会议成果，以便于决策层了解工作动态。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与通知

会议纪要经审核无误后，应及时通过电子邮件、办公系统等渠道发布给所有参会人员及相关部门。发布时应明确指出会议纪要的重要性和相关责任，确保相关人员及时了解会议内容和决议。

二、会议决议的责任分配

1.会议组织者应根据会议纪要内容，明确各项决议的责任人和完成时限。

2.责任人应主动认领任务，并对决议的执行负责。

3.会议组织者应定期检查决议执行情况，督促责任人按计划推进工作。

三、会议决议的跟踪监督

1.建立会议决议跟踪监督机制，确保各项决议有人负责、有人监督。

2.定期召开协调会议，了解决议执行过程中存在的问题，协调相关部门解决问题。

3.对于重大决议，应设立专门的项目组或工作小组，负责具体实施和跟踪。

四、会议决议的落实评估

1.会议组织者应在决议完成时限到期后，组织相关人员对决议落实情况进行评估。

2.评估内容包括决议完成情况、质量、影响等，以确保决议达到预期效果。

3.对于未按期完成的决议，应分析原因，制定整改措施，并重新设定完成时限。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照档案管理规定进行分类、归档，便于日后查阅。

2.会议纪要的保管期限应参照相关规定，确保重要会议纪要的保存完整。

3.会议纪要的借阅、使用应严格遵循保密制度，防止信息泄露。

六、会议纪要的持续改进

1.定期收集参会人员对会议纪要的意见和建议，不断优化会议纪要格式和内容。

2.针对会议决议落实中出现的问题，及时调整会议管理制度，提高会议效率和决策执行力。

3.通过总结会议纪要跟踪落实的经验，不断提升会议管理水平，为组织决策提供有力支持。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订应提前进行，预订者需向会议室管理部门提交申请，包括会议时间、参会人数、所需设备等。

2.会议室管理部门应根据申请情况合理安排会议室，确保会议需求得到满足。

3.预订者应在会议结束后及时归还会议室，如有特殊原因需提前取消预订，应及时通知会议室管理部门。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配置必要的设施设备，如投影仪、音响、白板等，以满足不同会议需求。

2.定期对会议室设施进行检查、维护，确保设备正常运行。

3.会议室管理部门应定期对会议室进行清洁、整理，保持环境整洁、舒适。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持室内卫生。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音，不得随意离开会议室。

3.未经允许，不得擅自使用会议室设备，防止设备损坏。

四、会议室安全与保密

1.会议室管理部门应确保会议室内的消防安全，定期检查消防设施，消除安全隐患。

2.会议室内应采取必要的安全措施，如安装监控设备，防止无关人员进入。

3.会议涉及国家秘密、商业秘密等内容时，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露相关信息。

五、会议室资源优化

1.会议室管理部门应合理调配会议室资源，提高会议室使用效率。

2.鼓励开展无纸化会议，减少会议材料印刷，降低会议成本。

3.通过信息技术手段，实现会议室在线预订、签到、反馈等功能，提高会议室管理效率。

六、会议室管理评估与改进

1.定期对会议室管理工作进行评估，了解存在的问题和不足。

2.针对评估结果，制定相应的改进措施，不断提升会议室管理水平。

3.及时收集并采纳相关部门和人员的意见和建议，持续优化会议室管理流程。

第