采购控制程序与流程(2017-3-27)

文件类型文件编号HL-HR-014版次1.0浩隆五金制品有限公司采购控制程序与流程页次共14页第1页文件标题:采购控制程序与流程编制：林日庆日期：2017年月日总经理审批：日期：年月日文件类型文件编号HL-HR-014版次1.0浩隆五金制品有限公司采购控制程序与流程页次共14页第2页文件标题:目录一、目的....................................................................................3二、适用范围................................................................................3三、部门职责................................................................................3四、内容及要求............................................................................3-5采购方案（计划）........................................................................5五、相关文件................................................................................6六、应用表单................................................................................6七、采购入仓、退货、财务结算流程............................................................6附：相关作业流程图......................................................................6入仓、退货、财务结算流程图（1）.........................................................7申购作业流程（2）.......................................................................8原材料验收管理流程（3）.................................................................9八、采购外协加工产品的控制.................................................................10九、采购外协加工产品的质量控制.............................................................10外协加工厂家的评审内容.................................................................10做调查结论.............................................................................10质量控制方式...........................................................................10质量检查验收...........................................................................11检查验收要求...........................................................................11检查验收质量控制.......................................................................11十、外协加工产品的采购.....................................................................11外协生产计划流程图（4）................................................................12采购物资供应计划流程图（5）............................................................13物料申购单（6）.......................................................................14文件类型文件编号HL-HR-014版次1.0浩隆五金制品有限公司采购控制程序与流程页次共14页第3页文件标题:一、目的对采购过程和活动以及相关的供方进行控制，确保所采购的物料符合公司的规定要求。二、适用范围本程序适用于浩隆生产所需的原材料、辅助材料、包装材料等物料的采购以及相应的供方的选择评定和质量控制。三、部门职责3.1.各相关部门负责提出采购申请，填写《物料申请单》。申购部门所需常用物品应提前做好安全库存计划，所需申购物资采购后回来公司不合适使用导致无法退货的，由申购人（部门）负责赔偿经常损失。3.2.采购部负责制定物料采购进货时间计划，要按质、按量、按时、采购各种原材料；负责对供方询价、比价，做到货比三家，经副总审批后与公司指定合格供应商联系签定订购合同、下单，严格控制采购质量和设备配备有关技术文件、使用说明书资料签收交技术部门保管存档；负责组织供方评定工作，负责保存供方评定记录和相关资料。3.3.品管部负责编制相关《进料检验控制程序》及对采购物料进行进厂检验。品管部、技术研发部编制《供方调查、评价表》的相关内容。3.4.技术研发部负责对供方的产品质量、质量保证、生产能力及技术开发能力的评定。3.5.物控部负责按照品管部《进料检验控制程序》的物料检验报告评价进行验收，合格品入库，不合格品分区隔离并反馈采购部做好退货手续。四、内容及要求4.1.物料的分类品管部、技术研发部依据物料对产品质量的影响程度，对物料进行ABC法分类。(1).A类物料：对产品质量有直接影响，对产品性能起决定作用。(2).B类物料：对产品质量有间接影响，对产品性能有一定影响。(3).C类物料：除A类、B类以外的采购原料。4.2.供方评定（1）以下情况，无需进行供方的评定：①.试制样品的使用；②.顾客指定并认可的供方。文件类型文件编号HL-HR-014版次1.0浩隆五金制品有限公司采购控制程序与流程页次共14页第4页文件标题:（2）以下情况，应进行供方的评定：①.A类物料供方；②.B类物料供方；③.C类物料供方。4.3.A、B、C类物料供方的评定。4.3.1.原材料新供方的评定。4.3.1.1.采购部做好市场调查，收集有关供应商详细资料。4.3.1.2.采购部向供方提供所需采购物料的有效技术资料（包括品管部《进料检验控制程序》上的质量要求），要求供方提供样品及相关的资料，并填制供方相应的《国家GB质量要求》及《产品合格证书》的相关内容，送品管部依据《进料检验控制程序》进行检验。4.3.1.3.品管部安排IQC对于A、B类物料进行测试试验，并填制相应的《供方调查、评价表》的相关内容。4.3.1.4.对于A、B类物料，在检验及试用合格后，品管部组织工厂相关部门人员参加的考察小组，依据《供应商问卷调查》对候选供方进行书面问卷考察并评定，及进行现场考察并评审。考察结束，品管部负责人将书面问卷综合评定结果和现场综合评定结果填于相应的《供方调查、评价表》中。4.3.1.5.对于C类物料，在检验合格后，依据《供方调查、评价表》对候选供方进行书面问卷考查并评定，品管部负责人将评定结果填于相应的《供方调查、评价表》中。4.3.1.6.采购部将评定合格的《合格供方业绩评定记录》呈最高管理者（或授权人员）审批，对批准之合格供方，采购部负责填制《合格供应商目录》，登记备案。4.3.2.物料旧供方的评定4.3.2.1.每月对物料旧供方进行评定一次,并填制《供应商评估记录》。评定项目内容可根据评定的需要，选择资质、业绩、生产设施、质量保证能力、样品测试结果、服务态度、交货信誉、价格等项目来评定。4.3.2.2.并按其重要性的不同，确定不同的权重。各评定项目权重之和等于100%。4.3.2.3.对评价合格的供方，采购部保留其供货资格，并负责更新填制《合格供应商目录》，登记备案。及时更新供方的有效资料。4.4 物料的采购4.4.1.物料采购的原则文件类型文件编号HL-HR-014版次1.0浩隆五金制品有限公司采购控制程序与流程页次共14页第5页文件标题:（1）A类、B类和C类物料必须向经评定合格的供方采购。（2）采购员根据优质低价和就近的原则，在《合格供应商一览表》中选择合适供方，进行采购。4.4.2采购方案（计划）4.4.2.1生产需采购物料，生产部门提前做好采购计划，部门负责填制《物料申购单》交物控部主管审核是否有库存物料，所有采购计划《物料申购单》必须经副总经理的批准后方可执行采购。（附流程图1）4.4.2.2根据生产部的进度计划和技术研发部提出的需用计划，物控部会同相关部门应编制采购方案或采购物资、产品计划表，申购部门《物料申购单》的填制内容应包括：（1）产品的名称、型号、规格、附件、材质、等级、单位、数量；（附《物料申购单》）（2）使用部门、用途、需用日期；（3）供方名称；（生产产地）（4）图样、检验标准或其他技术资料；（5）质量验收标准。4.4.2.3.批准后的《物料申购单》，由采购员发往供方，并联络供方，督促按《物料申购单》上的交货日期交货，同时依此编制《物料进货计划》并填写好采购价格报财务部对帐，并分发至申购使用部门。4.4.3. A类、B类、C类物料采购文件（协议或中长期合同）的签订。采购部与合格供方联络，技术研发部和品管部参与协调讨论采购文件（协议或中长期合同）的相关条款，采购部填制《合同书》，最高管理者（或其授权人员）审批或顾客确认后，《采购合同书》方可生效。《采购合同书》包括如下内容：（1）采购物料的品名、规格、型号、产地或其他准确国家BG识别的标式；（2）附件：图片、检验规程或其他有关技术资料（如产品说明书、操作程序、设备线路图纸、国家BG鉴定要求）的名称或编号；（3）适用于公司质量体系标准的名称、编号和版本。4.4.4.采购物料的验证（1）物料的检验：到货的物料，品管部IQC依照相关物料进行《进料检验控制程序》检验。（2）对于供方货源处的验证，需在《采购合同书》中对验证的方式及产品的交付方法、放行要求做出规定。派出的检验员要做好质量记录。合格的物料由仓管部填写《入库单》入库。文件类型文件编号HL-HR-014版次1.0浩隆五金制品有限公司采购控制程序与流程页次共14页第6页文件标题:4.5.合格供方质量考核（1）品管部根据每次到货的物料质量状况，填制《合格供方业绩评定记录》，若半年内累计三次出现退货/让步接收，则取消供方资格；最高管理者或其授权人员每半年依据《合格供方业绩评定记录》对供方综合评定一次；（2）增加新的供方，需依据本程序4.1，4.2，4.3执行；取消合格供方由原审批部门/人员审批；4.6.所有的供方评定、物料采购过程和活动都必须予以记录。4.7.记录的管理依《记录管制程序》执行。五、相关文件《进料检验控制程序》《记录控制程序》六、应用表单《供应商调查、评价表》《供应商一览表》《合格供应商目录》《物料申购单》《入库单》《采购单》《供应商问卷调查》《供应商评估记录》七、采购入仓、退货、财务结算流程：采购需求---采购计划---报副总审批---采购员---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管核对价格、数量）---品管验收（不合格退货）---入库---计划对账---财务部确认付款条件及帐期----报总经理审批---财务结算。为规范采购流程和提高采购工作的效率，采购人员及相关人员均应以本流程为依据开展工作。附：相关作业流程图文件类型文件编号HL-HR-014版次1.0浩隆五金制品有限公司采购控制程序与流程页次共14页第7页文件标题:采购需求入仓、退货、财务结算流程图（1）采购需求报副总审批报副总审批采购员采购员采购计划采购员采购员采购计划寻找供应商寻找供应商寻价、比价、议价寻价、比价、议价采购洽谈采购洽谈合同的签订合同的签订建立供应商资料建立供应商资料下单下单仓管核对价格、数量验收合格验收不合格收货验收仓管核对价格、数量验收合格验收不合格收货验收计划对账计划对账退货供应商入仓建帐退货供应商入仓建帐部门领用财务部确认付款条件及帐期部门领用财务部确认付款条件及帐期报总经理报总经理审批财务结算财务结算文件类型文件编号HL-HR-014版次1.0浩隆五金制品有限公司采购控制程序与流程页次共14页第8页文件标题:申购作业流程（2）物资需求计划物资需求计划存量管制作业存量管制作业填写填写物料申购单请购单位主管审核请购单位主管审核NOYESNOYES询价、比价、议价长期合约采购询价、比价、议价长期合约采购采购作业YESNONO副总审核物控部核对采购作业YESNONO副总审核物控部核对 文件类型文件编号HL-HR-014版次1.0浩隆五金制品有限公司采购控制程序与流程页次共14页第9页文件标题:原材料验收管理流程（3）采购计划采购计划反馈反馈合格供应商合格供应商付款付款原料入厂原料入厂物控对物控对价格、数量验收品管对质量验收NO是否合格NO是否合格YESYES原材料入库原材料入库采购通知财务采购通知财务通知使用部门通知使用部门财务对帐文件类型文件编号HL-HR-014版次1.0浩隆五金制品有限公司采购控制程序与流程页次共14页第10页文件标题:八、采购外协加工产品的控制采购选择多家合格的供货厂家，是外协加工产品质量控制工作的首要环节。为此，外协产品订购前要作好对加工厂家的实地考察。（1）所有需要外协加工的产品（例如：抛光、电镀、焊接等），生产部门必须提前三天做好生产外协计划。（2）生产部根据生产任务评估内部生产能力，产品需要外协生产的，按照《外协生产计划流程》执行。（附件《外协生产计划流程》图）。（3）生产物资需要采购的按照《采购物资供应计划流程》执行。（附件《采购物资供应计划流程》图）。(4)釆购部负责公司所有外购的成品，必须要用纸箱包装好，防止刮花、碰伤，产品标识好规格、型号、数量，物控部才能收货入库。九、采购外协加工产品的质量控制1、外协加工厂家的评审内容（1）供货厂商的资质。（2）产品加工及供货能力。（3）近几年供应、生产、制造类似产品的情况；目前正在生产的产品情况、生产制造产品情况、产品质量状况。2、做调查结论

在初选确定合格的外协加工厂家名单后，经副总经理组织相关人员讨论，确定生产厂家。3、质量控制方式（1）驻厂监督采取这种方式实施产品监造，技术研发部、品管部安排质量检查人员直接进入产品加工现场，成立相应的监造小组，编制监造规划，实施产品制造全过程的质量控制。（2）巡回监控质量控制的主要任务是监督管理制造厂商不断完善质量管理体系，监督检查生产材料进场使用的质量控制，工艺过程、半成品的质量控制，复核专职品管人员质量检验的准确性、可靠性。在产品制造过程中，监造人员要定期或不定期的到制造现场，检查了解产品制造过程的质量状况，发现问题及时处理。（3）设置质量控制点监控文件类型文件编号HL-HR-014版次1.0浩隆五金制品有限公司采购控制程序与流程页次共14页第11页文件标题:针对影响产品制造质量的诸多因素，设置质量控制点，做好预控及技术复核，实现制造质量的控制。质量控制点应设置在对产品加工质量有明显影响的特殊或关键工序处，或针对产品的主要、关键部件、加工制造的薄弱环节及易产生质量缺陷的工艺过程。

技术研发部负责产品制造图纸的编制，制造工艺流程安排、加工精度的审查。采购部负责原材料、外购配件、五金零部件的进场、出库，使用前的检查。物控部负责五金零部件、半成品外发准备工作。品管部负责产品检查方法、采用的标准，检查人员岗位职责及技术水平，专职品管人员资格。4、质量检查验收检查验收要求外协加工产品回来时，根据产品的名称、型号、规格、数量等按清单逐一检查验收，其检查的要求如下。品管部应尽快组织包装车间进行分批次的组装产品，在对产品进行外观检查后，组装完成后进行必要的功能检测试验。②半成品交货由品管部协同生产部在生产现场组装、调试和生产性试验，自检合格后才能签署验收。（2）检查验收质量控制产品的质量检验是一项专业性、技术性较强的工作，需要求设计、制造、使用单位等有关部门参加。（1）订制产品检验计划①产品检查验收前，技术研发部协同品管部提交产品检查验收方案，包括验收方法，质量标准，检查验收的依据，经技术研发部工程师审查同意后实施。②品管部门协助技术研发部工程师做好质量控制计划，质量计划要包括产品检查验收的程序，检查项目、标准、检验、试验要求，产品质量控制资料的要求。十、外协加工产品的采购，按照公司《委外发加工管理规定》执行。10.1.