015印鉴及各类证照管理制度(修订)

公章使用管理规定一、目的为使公司公章管理规范化、制度化，保证公章的权威性、严肃性，提高工作效率，结合本公司实际，特制定本制度。二、适用范围凡属以公司名义的业务联系、签定合同、协议、发布通知、物业公司制度、个人证明、担保材料等需要加盖公司公章的各类文件。三、保管责任及要求印章应存放于保险柜内并指定专人负责保管，实行双人保管制，“一柜式”存放，双锁双管。印章保管人员出差或请假时，部门负责人应指定临时人员保管。如保管人员发生变化则应做好印章的交接工作。1、公章应在固定地点保存，采取必要措施对公章进行妥善保管。防止出现公章丢失、损毁、被盗、不当使用等情况或事件的发生。2、印章不用时应放在印章专用盒内，不得放在桌面上，印章不得与坚硬、锋利的物品放置在一起，以免划伤印章印模，管理人员离开办公桌时要检查抽屉是否上锁，财务专用章应放入保险柜内。5、严禁填盖空白合同或协议（要求必须加盖公章的）、证明及介绍信。因工作特殊确需开具时，须经总经理批准方可盖章；待工作结束后，必须及时向公司汇报开具手续的用途，未使用的必须立即退回。四、用印章审批1、部门使用公章时，经办人应填写《印章使用申请表》，须按照经办人（或使用人）、部门经理、总经理签批程序办理。签批完毕后方可到办公室加盖公章，并严格填写用章登记表。未填写《印章使用申请表》或填写不完整，办公室有权拒绝盖章。2、员工因私办理证明使用公章时，经办人（或使用人）应填写《印章使用申请表》，须按照经办人（或使用人）、部门经理、办公室主任、总经理签批程序办理。签批完毕后方可到办公室加盖公章，并严格填写用章登记表。3、外来文件须加盖公章的，由办公室人员依照经办人（或使用人）、部门经理、办公室主任、总经理签批程序办理。签批完毕后方可到办公室加盖公章，并严格填写用章登记表。五、用印章要求1、公司公章、合同章由总经理指定的印章管理员负责管理，服务中心、各部门用章由各服务中心、部门负责人负责管理，印章管理人员对印章的使用、保管负全部责任；2、服务中心业务章只能加盖在《出入证》、《居住证明》等及总经理或服务中心经理批准的非正式文件上。3、公司公章一般盖于公司名称的中部，并能骑年盖月。盖印合同、协议等文件时当盖骑缝印，并且审核文件上应有中心的经办人签字，无经办人签字的，不得加盖公章。且盖章的合同、协议办公室应留存一份归档。4、在公司营业执照、组织机构代码证等能证明公司主体资格及权利的复印件上用印时，应注明“此复印件仅用于XXX”字样。5、加盖公章须进行登记。登记项目包括盖章时间,加盖公章文件名、份数、用途内容摘要、经办人、文件接收方等。6、严禁在空白文件上用印。7、如公章需外带使用，一般情况下由印章保管人陪同办理，特殊情况需要经总经理审批后，经办部门经手人方可外带使用。使用完毕后须立即带回公司并不得晚于17：00前归回保管处，公章严禁隔夜归还。8、用章中，由保管人加盖，并在《盖章登记簿》上进行登记；保管人须全过程在场。9、用章后，须及时收回存放处。所有用章文件，应留复印件一份。因盖章有误而造成的作废文稿须立即销毁。10、严禁员工擅自借用或私自将公章带出公司使用。若因工作需要，确需将公章带出使用，需经公司总经理并履行相关手续后方可带出，原则上实行双人双管。公章外出期间，借用人只可将公章用于申请事由，并对公章的使用后果承担一切责任。11、执行“一填表、二签批、三审核、四登记、五盖章、六归档”的监管流程。六、失职行为处理对于违反以上各项规定的行为，视情况给予印章管理人员经济罚款50—2000元，给公司造成损害时，还将追究相关人员的赔偿责任和法律责任。七、相关记录表格1、《印章使用申请表》印鉴使用登记表呈报部门文件名称印章类别密级一般保密文件份数/页数业务单位承办人内容部门负责人（主管领导）复印件留存总经理意见办结时间存档部门印鉴使用登记表呈报部门文件名称印章类别密级一般保密文件份数/页