以会议管理制度

以会议管理制度第一章总则

为确保会议的高效、有序进行，提高决策效能，规范会议管理，特制定以下会议管理制度。

一、会议目的

1.加强各部门之间的沟通与协作，促进信息共享，提高工作效率。

2.集中讨论和解决公司重大事项、项目推进、管理问题等，确保公司战略目标的实现。

3.培养团队凝聚力，提升员工归属感和责任感。

二、会议类型

1.定期会议：包括周例会、月度会议、季度会议、年度会议等。

2.临时会议：根据工作需要，由各部门或项目组发起的专题会议。

三、参会人员

1.定期会议的参会人员为各部门负责人及相关人员。

2.临时会议的参会人员根据会议主题及需要，由发起人指定。

四、会议组织与管理

1.会议的组织与管理由会议主持人负责，主持人应具备以下条件：

a)具备较强的组织协调能力；

b)熟悉会议主题及相关内容；

c)能够引导会议讨论，确保会议目标的实现。

2.会议室的预订、通知参会人员、会议材料的准备等工作，由会议主持人或指定人员负责。

五、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，如有紧急事项需离开会议室，应向主持人请假。

2.会议内容涉及公司机密，参会人员需保守秘密，不得泄露给无关人员。

3.会议期间，参会人员应遵守以下规定：

a)未经主持人允许，不得随意发言；

b)不得在会议室内吸烟、进食；

c)保持会议室卫生，爱护公共设施。

六、会议记录

1.会议记录由指定人员负责，记录内容应包括：

a)会议时间、地点、主持人、参会人员；

b)会议议程；

c)各部门汇报及讨论情况；

d)会议结论及后续工作安排。

2.会议记录应在会议结束后及时整理，并在规定时间内发送给相关人员。

七、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。各部门应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议效率。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的责任和要求，制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标，明确会议类型和参会人员范围。

2.制定会议议程，包括各议题的讨论时间、顺序和责任人。

3.确定会议时间、地点，并由会议主持人或指定人员预订会议室。

4.准备会议材料，包括会议议程、相关报告、数据等，并于会议前分发至参会人员。

5.通知参会人员，明确会议主题、时间、地点等信息。

二、会议签到

1.会议开始前10分钟，由专人负责签到工作，确保参会人员准时到场。

2.签到表应包括参会人员姓名、部门、签到时间等信息。

3.会议主持人根据签到情况，对未到人员及时进行催促。

三、会议议程执行

1.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

2.按照议程顺序，各部门负责人或相关人员汇报工作、提出问题和建议。

3.会议主持人引导讨论，确保各议题得到充分讨论，并形成共识。

4.会议期间，参会人员应积极参与讨论，遵守会议纪律，保持会场秩序。

四、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，总结各方意见，形成决策。

2.对重大事项或争议性问题，可采用投票、举手等方式进行表决，表决结果应记录在会议纪要中。

3.会议决策应明确责任人、完成时限和验收标准。

五、会议总结

1.会议主持人对本次会议的讨论成果、决策和后续工作进行总结。

2.对未完成或需跟进的事项，明确责任人和完成时限。

3.告知参会人员下次会议时间、主题等信息。

六、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，感谢参会人员的参与。

2.参会人员整理会议纪要、材料等，有序离场。

3.会议结束后，由专人负责整理会议室，确保场地整洁。

七、会议流程的优化与改进

1.定期收集参会人员对会议流程的意见和建议，不断优化会议流程。

2.根据实际工作需要，调整会议议程、时间安排等，提高会议效率。

3.鼓励创新，尝试采用线上线下相结合的方式，提高会议的便捷性和互动性。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，加强对会议纪要的跟踪与管理，提高工作落实效果，制定以下会议纪要跟踪落实制度。

一、会议纪要的编制与分发

1.会议纪要应由指定人员负责编制，确保记录准确、完整。

2.会议纪要内容应包括：会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决策结果、责任人和完成时限等。

3.会议纪要应在会议结束后24小时内完成初稿，并提交给会议主持人审核。

4.审核通过后的会议纪要，应及时发送给所有参会人员和相关执行部门。

二、会议决策的跟踪

1.各责任部门应根据会议纪要中的决策内容，制定具体实施方案，明确责任人、完成时限和验收标准。

2.会议室纪要的跟踪应由专人负责，定期检查决策执行情况，并形成跟踪报告。

3.对执行过程中遇到的问题和困难，应及时反馈给会议主持人和相关部门，以便协调解决。

三、会议纪要的落实与反馈

1.各责任部门应按照会议纪要的决策要求，积极推进工作，确保按时完成任务。

2.完成任务后，责任人需向会议主持人或指定人员提交工作完成报告，包括工作成果、经验总结等。

3.会议主持人或指定人员对完成情况进行评估，对存在的问题提出改进措施。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，确保资料的安全和完整。

2.会议纪要的查阅权限应按照公司保密制度执行，确保信息的安全。

3.需要查阅会议纪要的人员，应向负责归档的人员提出申请，并经批准后方可查阅。

五、会议纪要的监督与考核

1.定期对会议纪要的执行情况进行监督，对未按期完成任务的部门和个人进行提醒和催促。

2.将会议纪要的执行情况纳入部门和个人的绩效考核，对完成任务出色的人员给予表彰和奖励，对未完成任务的进行问责。

3.通过会议纪要的跟踪落实，不断提升公司决策执行力，促进公司目标的实现。

第四章会议室管理规定

为合理利用会议室资源，提高会议室使用效率，确保会议环境的舒适与安全，制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议主持人或指定人员负责。

2.预订会议室时，需提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便安排合适的会议室。

3.预订成功后，预订人需在会议前确认会议室设施齐全、环境整洁。

二、会议室使用

1.会议室使用时应遵循以下原则：

a)按照预订时间、地点使用会议室，不得随意变更；

b)保持会议室安静、整洁，爱护公共设施；

c)未经允许，不得私拉乱接电源线、网络线等；

d)严禁在会议室内吸烟、进食。

2.会议期间，参会人员应遵守会议室纪律，按时入场，手机静音或振动。

三、会议室设施与管理

1.会议室应配置必要的设施，如投影仪、音响、白板、空调等，并定期检查维护，确保设施正常使用。

2.会议室内的设备使用，应由专人负责操作，非专业人员不得随意触碰。

3.会议室钥匙由专人保管，使用完毕后及时归还，并做好使用登记。

四、会议室清洁与维护

1.会议室使用结束后，由使用部门或指定人员负责清理，确保会议室卫生整洁。

2.定期对会议室进行深度清洁，包括地毯、窗帘、空调等。

3.对于会议室设施的损坏，应及时报修，并追究相关责任人。

五、会议室安全管理

1.会议室应配置消防器材，并定期检查，确保安全通道畅通。

2.会议期间，参会人员应熟悉紧急疏散路线，遇到紧急情况时，有序疏散。

3.严禁在会议室内存放易燃、易爆物品，确保会议室安全。

六、会议室使用情况的监督与考核

1.定期对会议室使用情况进行检查，对违反规定的部门或个人进行通报批评。

2.将会议室使用情况纳入部门和个人的绩效考核，对表现良好的给予表彰和奖励，对违规行为进行处罚。

第五章附则

为确保会议管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一