商务局会议管理制度

商务局会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据：为保证商务局会议的效率与效果，规范会议的组织与管理，依据《中华人民共和国行政会议制度》及相关法律法规，特制定本会议管理制度。

第二条适用范围：本制度适用于商务局召开的各类工作例会、专题会、协调会等会议的管理。

第三条会议性质：会议分为定期会议和不定期会议。定期会议包括但不限于每周、每月的工作例会；不定期会议包括专题研究、临时协调等会议。

第四条组织原则：

-会议应坚持精简、高效、务实、节俭的原则；

-会议的组织应确保民主集中制，充分发挥集体智慧，保证决策的科学性和合法性；

-会议内容应注重保密性，严格按照国家保密法律法规执行。

第五条责任分配：

-会议的召集由局长或委托的副局长负责；

-会议的记录由指定的会议记录员负责；

-会议纪要的跟踪落实由各相关责任部门负责人负责；

-会议室的管理由行政管理部门负责。

第六条参与人员：会议的参与人员包括但不限于局领导、各部门负责人、相关工作人员及特邀嘉宾。所有参会人员应严格遵守会议纪律，积极参与会议讨论。

第七条会议通知：

-召开会议应提前通知所有参会人员，通知应明确会议主题、时间、地点、议程等；

-临时增加的紧急会议，应尽最大可能提前通知参会人员。

本总则作为商务局会议管理制度的基础性规定，对所有会议的组织与管理具有指导性和约束性。后续章节将详细规定会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等具体内容。

第二章会议流程

一、会议筹备

-会议主题确定：根据工作需要，由局长或委托副局长提出会议主题，明确会议目的和讨论重点。

-议程制定：会议召集人负责制定会议议程，包括会议各项议题的顺序、预计讨论时间等，并提前通知参会人员。

-资料准备：相关部门应在会前准备好与会议议题相关的背景资料、报告、数据等，并在会前分发给参会人员。

二、会议召开

-会议签到：会议开始前，由行政管理部门负责组织签到工作，确保参会人员准时到场。

-会议主持人：会议应由指定主持人主持，主持人负责引导会议议程的进行，确保会议有序进行。

-会议发言：会议主持人按照议程安排，依次邀请参会人员发言。发言人员应简明扼要、突出重点，严格控制发言时间。

三、会议讨论

-议题讨论：针对会议议程中的各个议题，主持人应引导参会人员进行充分讨论，鼓励提出建设性意见和建议。

-决策表决：涉及决策的议题，主持人应组织参会人员进行表决，表决结果作为会议决策依据。

-争议处理：如会议中出现意见分歧，主持人应引导双方进行充分沟通，必要时可推迟决策，待进一步调查研究后再次讨论。

四、会议总结

-会议结论：主持人对会议讨论结果进行总结，明确会议决策和任务分工。

-会议记录：会议记录员负责记录会议内容，包括会议主题、参会人员、讨论要点、决策结果等。

五、会议结束

-会议通知：会议结束后，行政管理部门应将会议纪要发送给所有参会人员，确保大家对会议内容有清晰了解。

-会议资料的归档：会议结束后，相关部门应将会议资料整理归档，以便后续查阅。

本章详细阐述了会议从筹备到结束的整个流程，旨在确保会议的顺利进行和高效管理。后续章节将继续对会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容进行具体规定。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与审批

-会议纪要应由指定的会议记录员在会议结束后及时编制，准确记录会议内容、讨论要点、决策结果和任务分工。

-会议纪要编制完成后，应提交给会议主持人进行审核，确保纪要内容的准确性和完整性。

-审核通过的会议纪要，应由主持人签字确认，并在规定时间内发放给所有参会人员。

二、任务分工与责任落实

-会议纪要中明确的责任分工，各相关部门和责任人应严格按照要求执行。

-对于涉及多个部门协作的任务，牵头部门应负责协调各方，确保工作顺利推进。

-各责任部门和责任人应在规定时间内向会议主持人报告工作进展，确保任务按时完成。

三、跟踪监督与评估

-行政管理部门应设立专门的监督小组，对会议决策的执行情况进行定期跟踪监督。

-监督小组应评估任务完成情况，对未按期完成的任务进行分析，找出原因，并提出改进措施。

-评估结果应形成报告，及时向会议主持人和相关部门反馈，以便调整工作计划和措施。

四、信息反馈与沟通

-各责任部门在执行任务过程中，如遇到问题或困难，应及时向会议主持人报告，并提出解决建议。

-会议主持人应定期组织会议，了解工作进展，协调解决问题，确保会议决策的顺利实施。

-行政管理部门应建立健全信息反馈机制，促进各部门之间的沟通与合作，提高工作效率。

本章对会议纪要的跟踪落实进行了详细规定，旨在确保会议决策的有效执行和各项工作任务的顺利完成。后续章节将继续对会议室管理规定等内容进行具体阐述。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

-会议室预订由行政管理部门负责，各部门需提前向行政管理部门提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数、设备需求等信息。

-行政管理部门根据会议室使用情况，合理安排会议室资源，确保会议的正常进行。

-预订会议室的部门应按时使用，如需取消或变更，应提前通知行政管理部门。

二、会议室布置与设备管理

-行政管理部门应根据会议需求，提前布置会议室，包括座位安排、会议设备调试等。

-会议室内应配备必要的设备，如投影仪、音响、白板等，并确保设备处于良好状态。

-会议期间，行政管理部门应指定专人负责会议室设备的管理和维护，确保会议的顺利进行。

三、会议室使用规范

-会议室内应保持安静、整洁，参会人员应遵守会议纪律，不得随意走动、喧哗。

-会议期间，严禁在会议室内吸烟、进食，严禁私拉乱接电源线，确保消防安全。

-会议结束后，各部门应负责清理会议室，恢复原状，并将垃圾带走。

四、会议室安全与保密

-行政管理部门应定期对会议室进行安全检查，确保消防设施、电源线路等安全可靠。

-会议室应采取必要的保密措施，如设置门禁、安装监控设备等，确保会议内容的保密性。

-参会人员应遵守会议保密规定，不得泄露会议内容及相关资料。

本章对会议室的管理规定进行了详细阐述，旨在为商务局提供一个良好的会议环境，确保会议的顺利进行。第五章附则将对会议管理制度中的未尽事宜进行补充规定。

第五章