单位会议管理制度范本

单位会议管理制度范本第一章总则

一、目的与依据

为加强会议管理，提高会议效率，确保会议质量，根据我国相关法律法规及单位实际情况，特制定本会议管理制度。

二、适用范围

本制度适用于单位内各类会议的组织、召开、记录及跟踪落实等工作。

三、基本原则

1.会议应遵循高效、务实、节约的原则，严格控制会议数量、规模和时间。

2.会议组织应遵循民主集中制原则，充分发扬民主，确保决策的科学性和正确性。

3.会议内容应遵循保密原则，参会人员应遵守保密纪律，严禁泄露会议内容。

4.会议通知、会议纪要等资料应规范归档，便于查阅和追溯。

四、会议分类

1.单位全体会议：讨论和决定单位重大事项，传达上级重要指示精神，部署全局工作。

2.部门会议：研究本部门业务工作，协调部门间工作关系，解决具体问题。

3.专题会议：针对特定问题或项目进行研究、讨论和决策。

4.例会：定期召开，总结工作，分析问题，布置任务。

五、会议组织与管理

1.会议的组织工作由会议主持人或指定人员负责。

2.会议主持人应具备相关业务知识和组织协调能力，确保会议的顺利进行。

3.会议组织者应提前做好会议准备工作，包括会议通知、会议议程、会议材料等。

4.会议期间，参会人员应严格遵守会议纪律，按时到会，认真发言，保守秘密。

5.会议结束后，会议组织者应整理会议纪要，并及时将会议结果通知相关人员。

六、本制度的解释权归单位管理部门，自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充或修改。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：根据工作需要，明确会议的主题和预期目标，确保会议的必要性和实效性。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、议程、参会人员、资料准备等，并报请相关领导审批。

3.发送会议通知：会议方案批准后，及时向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容，并要求回复确认。

4.准备会议材料：根据会议议程，整理相关背景资料、报告、数据等，提前分发给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会务人员负责参会人员的签到工作，确保参会人员准时到会。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议纪律和要求。

3.会议议程执行：按照既定议程逐项进行讨论、报告、决策等，确保会议内容全面、深入。

4.会议讨论：鼓励参会人员积极发言，充分表达观点，主持人应确保会议讨论有序进行。

5.会议决策：针对会议议题，形成明确决策，并由专人记录。

三、会议记录

1.会议记录人员：指定专人负责会议记录，确保记录准确、完整。

2.记录内容：包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论要点、决策结果等。

3.记录整理：会后及时整理会议记录，形成会议纪要，分发给相关人员。

四、会议总结

1.会议主持人对本次会议进行简要总结，强调会议成果和下一步工作要求。

2.对会议决策的执行情况进行跟踪，确保会议决策落到实处。

五、会议结束

1.会议结束后，主持人宣布散会，并提醒参会人员带走个人物品。

2.会务人员负责清理会议室，确保会议室整洁，关闭电器设备，确保消防安全。

六、会议资料的归档与保管

1.会议通知、会议纪要、会议材料等相关资料应整理归档，便于查阅。

2.保密资料应按照单位保密规定进行保管，防止泄露。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由专人负责编制，确保内容准确、完整，清晰反映会议的讨论要点和决策结果。

2.会议纪要编制完成后，应提交给会议主持人或相关领导审核批准。

3.审核通过后，会议纪要应以书面形式发布，同时可根据需要通过电子邮件、单位内部网络等方式通知到相关人员。

二、会议决策的分解与责任分配

1.根据会议纪要中的决策内容，将任务分解为具体的行动计划，明确责任人和完成时限。

2.对于涉及多个部门或人员的任务，应明确协作关系和沟通机制，确保协同推进。

3.责任分配应合理，确保每个责任人明确自己的任务目标和要求。

三、会议决策的执行监督

1.设立专门的监督机制，对会议决策的执行情况进行定期跟踪和检查。

2.责任人应定期汇报工作进展情况，对于执行中遇到的问题和困难，应及时反馈并寻求解决方案。

3.对于未能按时完成任务的，应分析原因，制定整改措施，并追究相关责任。

四、会议决策结果的评估与应用

1.对会议决策执行结果进行评估，总结经验教训，为今后类似决策提供参考。

2.评估结果应作为相关部门和个人工作绩效的评价依据之一。

3.对于成功的经验和做法，应予以总结推广，不断提高单位的管理水平。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照单位档案管理规定进行归档，便于查询和追溯。

2.对于涉及重要决策和敏感信息的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理。

3.定期对会议纪要的归档情况进行检查，确保资料的完整性和安全性。

六、持续改进与优化

1.根据会议纪要跟踪落实的情况，及时发现会议管理中存在的问题和不足，并提出改进措施。

2.优化会议流程和会议纪要的跟踪落实机制，提高会议效率和决策执行力。

3.定期组织培训，提升相关人员会议组织、记录和跟踪落实的能力。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向管理部门预订，并提供会议时间、参会人数等信息。

2.管理部门根据会议室使用情况，合理安排会议时间，避免冲突。

3.预订成功后，会议组织者应按时使用会议室，如需取消或变更，应提前通知管理部门。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配置必要的设施设备，如投影仪、音响、白板等，以满足不同会议需求。

2.管理部门负责会议室设施的日常维护，确保设备正常运行。

3.定期检查会议室环境，确保卫生、安全、舒适，包括空调、照明、消防设施等。

三、会议室使用规范

1.会议期间，参会人员应保持室内安静、整洁，不得吸烟、乱丢垃圾。

2.严禁在会议室墙壁、家具上涂鸦或张贴物品，不得随意移动室内设施。

3.会议组织者应确保会议内容符合国家法律法规和单位规章制度，不得涉及违法违规行为。

四、会议室安全管理

1.会议室使用期间，应确保消防通道畅通，消防设施完好。

2.会议组织者应了解并掌握基本的消防知识和应急措施，遇紧急情况能迅速应对。

3.会议室应定期进行安全检查，排除安全隐患。

五、会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据单位实际情况和需求设定，并在管理部门公告。

2.特殊情况下，如需临时调整开放时间，应由管理部门提前通知相关人员。

六、会议室使用费用

1.会议室使用费用按照单位相关规定执行，会议组织者需在预订时了解费用标准。

2.费用支付方式应遵循单位财务制度，确保合规、透明。

七、会议室管理违规处理

1.对于违反会议室管理规定的行为，管理部门有权予以制止，并视情节轻重给予相应处罚。

2.对于损坏会议室设施、设备的行为，责任人应承担相应赔偿责任。

3.管理部门应定期对会议室管理规定进行宣传和培训，提高全体员工的认识和遵守度。

第五章附则

一、本制度的解释权归单位管理部门，如有未尽事宜，管理部门可