机关会议接待管理制度

机关会议接待管理制度第一章总则

为确保机关会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议接待管理职责，特制定本制度。

一、会议宗旨

会议是机关工作决策、协调、指导和督促的重要手段。会议接待工作应围绕提高工作效率、确保会议质量、展现机关形象进行，遵循务实、高效、节俭的原则。

二、适用范围

本制度适用于机关内部各类会议的接待管理工作，包括但不限于：全体会议、专题会议、研讨会、座谈会等。

三、会议分类

1.全体会议：全体机关工作人员参加的会议。

2.专题会议：针对某一特定议题召开的会议。

3.研讨会议：针对工作中的问题或项目进行研讨的会议。

4.座谈会议：与外部单位或个人进行交流的会议。

四、会议接待管理部门职责

1.负责会议的筹备、组织和实施。

2.负责会议场地、设施、服务等的安排和保障。

3.负责会议纪要的整理、分发和归档。

4.负责会议通知、参会人员接待、会场布置等工作。

五、参会人员职责

1.按时参加各类会议，因故不能参加的，需提前向会议接待管理部门请假。

2.会议期间，遵守会议纪律，认真听会、记录，积极参与讨论。

3.会议结束后，按照会议纪要要求，认真落实相关工作。

六、本制度的解释权归机关会议接待管理部门所有。

本章内容旨在明确会议接待管理的宗旨、适用范围、分类及相关部门和人员的职责，为机关会议的顺利开展提供基本遵循。后续章节将对会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等方面进行详细阐述。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的操作规范，本章将详细阐述会议流程的各个环节。

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议的主题和目的，确保会议的针对性和实效性。

2.拟定会议方案：包括会议时间、地点、参会人员、会议议程等，报请领导审批。

3.发送会议通知：通过电话、邮件、短信等方式，提前向参会人员发送会议通知，确保参会人员了解会议相关信息。

4.准备会议材料：根据会议主题和议程，整理相关资料，制作会议PPT、发言稿等。

5.会场布置：根据会议规模和需求，提前布置会场，包括座位安排、音响设备、投影设备等。

二、会议进行

1.会议签到：会议开始前，由会议接待管理部门负责参会人员的签到工作，确保参会人员按时到场。

2.会议开幕：主持人宣布会议开始，介绍参会领导、嘉宾，说明会议主题和议程。

3.会议议程：按照既定议程，逐一进行会议各项议题的讨论、汇报、表决等。

4.互动环节：鼓励参会人员积极发言、提问，充分沟通交流，提高会议效果。

5.会议总结：主持人对会议进行总结，概括会议成果，对下一步工作进行部署。

三、会议结束

1.会议纪要：由会议接待管理部门指定专人负责整理会议纪要，记录会议成果、议定事项等。

2.会议纪要审批：将会议纪要报请领导审批，确保会议成果的权威性和有效性。

3.会议纪要分发：将审批后的会议纪要发送给参会人员，以便了解会议精神和落实相关工作。

4.会后工作：根据会议纪要，各部门、各单位负责落实相关工作，会议接待管理部门负责跟踪督促。

本章详细阐述了会议筹备、会议进行和会议结束三个阶段的操作流程，旨在为机关会议的有序开展提供具体指导。后续章节将对会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等方面进行论述。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，为确保会议精神的传达和议定事项的落实，本章将重点阐述会议纪要的跟踪落实工作。

一、会议纪要的整理与审批

1.纪要整理：会议结束后，指定专人负责整理会议纪要，确保纪要内容准确、完整、清晰。

2.纪要内容：包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程、讨论内容、议定事项等。

3.纪要审批：整理完成的会议纪要需报请会议主持人或相关领导审批，确保纪要的权威性。

二、会议纪要的分发与传阅

1.纪要分发：审批后的会议纪要应及时发送给参会人员，确保相关人员了解会议内容。

2.纪要传阅：对于未参会人员，相关部门应确保会议纪要的传阅，使其了解会议精神和相关工作要求。

三、会议纪要的落实与跟踪

1.落实责任：根据会议纪要，明确各部门、各单位的责任，确保相关工作落实到位。

2.跟踪督促：会议接待管理部门负责对会议纪要中议定事项的落实情况进行跟踪督促，确保工作进度。

3.反馈机制：建立会议纪要落实情况反馈机制，各部门、各单位定期汇报工作进展，及时解决问题。

四、会议纪要的归档与查阅

1.归档管理：会议纪要按照相关规定进行归档，以便日后查阅。

2.查阅权限：设置会议纪要查阅权限，确保会议内容的保密性，同时满足工作需要。

本章从会议纪要的整理与审批、分发与传阅、落实与跟踪、归档与查阅四个方面，详细阐述了会议纪要的跟踪落实工作，旨在确保会议成果得以有效执行。后续章节将对会议室管理规定等方面进行论述。

第四章会议室管理规定

会议室是机关会议召开的重要场所，为保障会议室的高效利用和会议的顺利进行，本章将具体阐述会议室的管理规定。

一、会议室预订

1.预订流程：各部门、各单位需提前向会议接待管理部门提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数、所需设施等。

2.审批权限：会议接待管理部门负责审批会议室预订申请，根据会议室使用情况合理安排。

3.预订公示：会议接待管理部门定期发布会议室预订情况，便于各部门了解会议室使用状况。

二、会议室布置

1.标准配置：会议室应配备必要的设施，如会议桌椅、音响设备、投影仪、白板等。

2.个性化需求：根据会议类型和参会人员需求，适当调整会议室布置，如增设话筒、视频设备等。

3.安全检查：会议前，检查会议室内的设施设备是否正常运行，确保会议安全。

三、会议室使用

1.使用规范：参会人员应遵守会议室使用规范，保持安静、整洁，爱护会议室设施。

2.会议服务：会议接待管理部门负责提供会议服务，如茶水、资料发放等。

3.临时变更：如需变更会议室使用时间、地点等，应提前通知会议接待管理部门，以便做好相应调整。

四、会议室维护与清洁

1.定期检查：会议接待管理部门定期对会议室设施进行检查、保养，确保设施正常运行。

2.及时维修：发现会议室设施损坏，应及时报修，确保会议不受影响。

3.清洁卫生：保持会议室的清洁卫生，为参会人员提供良好的会议环境。

本章从会议室预订、布置、使用、维护与清洁四个方面，对会议室的管理规定进行了详细阐述，以保障会议室的高效利用和会议的顺利进行。后续章节将为附则等内容进行论述。

第五章附则

为确保机关会议接待管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归机关会议接待管理部门所有。

二、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。

三、各部门、各单位应认真贯彻执行本制度，如有违反，将