会议室职能预约管理制度

会议室职能预约管理制度第一章总则

为确保会议的有序进行，提高会议效率，规范会议室的使用与管理，特制定本会议室职能预约管理制度（以下简称“制度”）。本制度适用于公司内部所有会议室的预约、使用与管理。

一、目的与原则

1.本制度旨在合理分配会议室资源，提高会议效率，为公司各项工作的顺利开展提供保障。

2.遵循公开、公平、公正的原则，确保会议室资源得到充分利用。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部所有会议室的预约、使用与管理。

2.本制度不适用于临时性、紧急性会议的召开。

三、定义

1.会议室：公司内部用于召开各类会议的固定场所。

2.预约：指提前对会议室进行预订，确保会议时间、地点的安排。

3.使用：指在预约成功后，按照约定时间、地点召开会议。

4.管理：指对会议室的设施、设备、卫生、安全等方面进行维护与管理。

四、责任主体

1.会议组织者：负责会议的召开、组织和主持，并对会议内容、时间、地点等要素进行明确。

2.会议室管理员：负责会议室的日常管理、维护和预约工作。

3.参会人员：遵守会议纪律，按时参加并积极参与会议。

五、制度修订

1.本制度根据公司业务发展需要，由管理部门适时修订。

2.修订后的制度应广泛征求各部门意见，并经公司领导审批后发布实施。

六、制度执行

1.全体员工应严格遵守本制度，共同维护会议室的正常使用与管理。

2.违反本制度规定，造成不良影响的，将按照公司相关制度给予相应处罚。

本制度的制定、修订和解释权归公司管理部门所有。自发布之日起生效，原有相关制度同时废止。如有未尽事宜，公司管理部门可根据实际情况予以解释和补充。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的责任和要求，特制定以下会议流程。

一、会议预约

1.会议组织者应根据会议性质、参会人数、时间等因素，提前通过公司指定的会议室预约系统进行预约。

2.会议组织者需在预约时填写会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并确保信息的准确无误。

3.会议室管理员收到预约申请后，应及时审核并在系统中进行安排，确保会议室资源得到合理分配。

4.会议组织者应在会议开始前15分钟到达会议室，做好会议准备工作。

二、会议通知

1.会议组织者应在会议召开前至少1个工作日，通过邮件、即时通讯工具等方式，向参会人员发送会议通知，明确会议主题、时间、地点、议程等。

2.会议通知应包含会议背景、目的、主要议题等内容，以便参会人员提前做好准备。

三、会议签到

1.会议组织者应在会议开始前10分钟，安排专人负责参会人员的签到工作。

2.签到表应包含参会人员姓名、部门、签到时间等信息，以确保会议纪律。

四、会议召开

1.会议组织者应按照预定时间、地点召开会议，确保会议议程的顺利进行。

2.会议期间，会议组织者应维护会议纪律，确保会议内容、讨论重点与会议主题相关。

3.会议记录员应详细记录会议内容、讨论结果、决策事项等，以便会后形成会议纪要。

五、会议总结

1.会议结束前，会议组织者应对会议成果进行总结，明确下一步工作计划及责任人。

2.会议组织者应征询参会人员的意见和建议，以提高会议效果。

六、会议纪要

1.会议结束后，会议记录员应在1个工作日内完成会议纪要的整理，并提交给会议组织者审核。

2.会议纪要应包含会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策事项等，确保纪要内容的完整性、准确性。

3.会议组织者应在1个工作日内将会议纪要发送给参会人员，以便各方了解会议成果和执行任务。

七、会议反馈

1.参会人员对会议内容、组织、效果等方面有任何意见和建议，可向会议组织者反馈。

2.会议组织者应认真对待反馈意见，及时调整会议组织方式，提高会议质量。

本章节所述会议流程适用于公司内部各类会议室，会议组织者、参会人员及相关责任人应严格遵守，共同维护会议的有序进行。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，强化会议纪要的作用，提高公司执行力，本章特对会议纪要的跟踪落实进行规定。

一、会议纪要的发布与通知

1.会议纪要经会议组织者审核无误后，应及时通过公司内部通讯系统或邮件形式发送给所有参会人员及相关责任部门。

2.会议纪要发布后，会议组织者应确保相关人员收到并阅读纪要内容，对重要决策和行动计划进行重点提醒。

二、决策事项的责任分配

1.会议纪要中明确的决策事项应明确责任人和完成时限。

2.责任人应根据会议纪要中的要求，制定具体的行动计划，并确保按期完成。

3.会议组织者应对决策事项的执行情况进行定期跟踪，督促责任人按计划推进。

三、执行进度的监控与反馈

1.责任人应定期向会议组织者报告决策事项的执行进度，对于执行中出现的问题和困难，应及时沟通并寻求解决方案。

2.会议组织者应建立会议决策执行跟踪表，记录各事项的执行情况，包括完成情况、未完成原因、后续计划等。

3.对于重大决策事项，会议组织者可组织专项会议，对执行情况进行评估和讨论，确保决策的有效落地。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应作为公司重要文件进行归档管理，由专人负责保存。

2.归档的会议纪要应便于查阅，确保在需要时能够迅速找到相关记录。

3.会议纪要的归档应遵循公司信息安全和保密规定，防止泄露公司机密。

五、会议纪要执行情况的评估与改进

1.会议组织者应定期对会议纪要的执行情况进行评估，分析执行过程中的问题和不足，提出改进措施。

2.通过对会议纪要执行情况的总结，不断优化会议流程，提高会议效率，增强决策执行力。

3.公司应将会议纪要的执行情况作为考核部门和个人工作绩效的一项指标，激励员工积极参与会议，提高工作执行力。

本章规定的会议纪要跟踪落实机制，旨在确保公司各项决策得到有效执行，促进公司目标的高效实现。全体员工应严格遵守，共同推动公司发展。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效使用与维护，创造良好的会议环境，本章特对会议室的管理规定进行明确。

一、会议室预订与使用

1.会议室预订应遵循先到先得的原则，确保公平公正。

2.会议组织者应在会议结束后及时释放会议室资源，避免资源浪费。

3.如需更改或取消会议，会议组织者应提前通知会议室管理员，以便及时调整会议室安排。

二、会议室设施与设备管理

1.会议室应配备必要的会议设施和设备，如投影仪、音响、白板等，并确保设备正常运行。

2.会议室管理员应定期对设施设备进行检查、维护，及时更新耗材。

3.会议组织者和参会人员应爱护会议室设施设备，遵守操作规程，发现问题及时报修。

三、会议室环境与卫生

1.会议室应保持整洁、卫生，会议前后应进行必要的清洁工作。

2.会议室管理员应定期对会议室进行打扫，确保会议环境的舒适。

3.会议期间，参会人员应遵守公共卫生规定，不得在会议室吸烟、进食，保持会议室环境整洁。

四、会议室安全与保密

1.会议室应采取必要的安全措施，如消防设备、紧急疏散指示等，确保参会人员的安全。

2.会议室管理员应定期进行安全检查，排除安全隐患。

3.会议期间，参会人员应遵守会议保密规定，不得泄露公司机密信息。

五、会议室使用规范

1.会议组织者应按照预定时间、地点召开会议，不得擅自占用其他会议室。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，保持安静，不得大声喧哗或随意走动。

3.会议室管理员有权对违反会议室使用规定的个人或团队进行提醒和制止，必要时可报告上级管理部门。

本章所述会议室管理规定旨在保障会议室的高效使用、设施设备的完好和会议环境的舒适。全体员工应严格遵守，共同维护会议室的正常运行。

第五章附则

为确保本会议室职能预约管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归公司管理部门所有。

二、本制度自发布之日起生效，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

三、本制度可根据公司业务发展需要进行修订，修订后的制度应广泛征求各部门意见，并经公司领导审批后发布实施。

四、全体