学校会议室使用管理制度

学校会议室使用管理制度第一章总则

为确保学校会议室的高效使用，提高会议质量，规范会议管理，特制定本制度。

一、适用范围

本制度适用于学校内所有会议室的使用、管理和维护。

二、目的与原则

1.提高会议效率，缩短会议时间，确保会议内容的针对性和实用性。

2.合理安排会议室资源，确保各类会议的顺利进行。

3.强化会议纪律，营造良好的会议氛围。

4.保障会议室设施设备的完好，提高会议室使用率。

三、责任主体

1.会议组织部门：负责会议的筹备、组织和实施，确保会议的顺利进行。

2.会议室管理部门：负责会议室的日常管理、维护和调配，保障会议室的正常使用。

3.参会人员：遵守会议纪律，积极参与会议讨论，按时完成会议任务。

四、会议类型

1.学校层面会议：全校性会议、专题会议等。

2.部门层面会议：部门例会、专题研讨会等。

3.其他会议：临时性会议、接待会议等。

五、会议管理制度

1.本制度作为学校会议室使用的基本规范，各部门应认真执行。

2.如有特殊原因需要调整会议管理制度，由会议室管理部门提出，报学校领导批准后实施。

3.会议室管理部门应定期对会议管理制度进行评估，不断完善和优化。

六、违规处理

1.对违反会议管理制度的行为，会议室管理部门有权予以制止。

2.对违反会议纪律、损坏会议室设施设备的，由会议室管理部门按照学校相关规定进行处理。

3.情节严重者，将追究相关责任人的责任。

本制度的解释权归学校会议室管理部门所有。自发布之日起实施。各部门应认真贯彻执行，共同维护学校会议室的正常秩序。

第二章会议流程

一、会议申请

1.会议组织者应根据会议性质、参会人数、时间等因素，提前向会议室管理部门提交会议申请。

2.会议申请应包括会议主题、会议时间、参会人员、所需设备等内容。

3.会议室管理部门收到申请后，应在2个工作日内完成审批，并将结果通知会议组织者。

二、会议筹备

1.会议组织者应根据会议审批结果，提前做好会议准备工作。

a.确定会议议程，通知参会人员，并提前将会议资料发放到位。

b.准备会议所需设备，如投影仪、音响、白板等，并确保设备正常运行。

c.布置会议室，合理摆放座位，确保会议室整洁、舒适。

2.会议组织者应在会议开始前30分钟到达会议室，检查会议准备工作是否到位。

三、会议进行

1.会议主持人应按照会议议程，引导参会人员开展讨论。

2.参会人员应遵守会议纪律，积极参与讨论，不随意打断他人发言。

3.会议期间，会议组织者应做好会议记录，特别是会议决策、任务分工等内容。

4.会议主持人应控制会议时间，确保会议高效进行。

四、会议总结

1.会议结束后，会议组织者应及时整理会议纪要，明确任务分工、责任人和完成时限。

2.会议纪要应在会议结束后2个工作日内发送给参会人员，以便跟踪落实。

3.会议组织者应定期检查会议决策的执行情况，并向会议主持人汇报。

五、会议通知与取消

1.会议组织者如需取消或变更会议，应提前通知参会人员及会议室管理部门。

2.会议室管理部门应根据会议变动情况，及时调整会议室安排。

六、会议服务

1.会议室管理部门应提供专业的会议服务，包括会场布置、设备操作、茶水服务等。

2.会议期间，会议室管理部门应确保会议室设施设备正常运行，及时解决突发问题。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由会议组织者在会议结束后及时编制，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括以下内容：会议主题、时间、地点、参会人员、主要讨论内容、决策事项、任务分工及责任人、完成时限等。

3.会议纪要编制完成后，应由会议主持人审核批准，并于会议结束后2个工作日内发送给所有参会人员。

二、任务分工与责任人

1.会议纪要中应明确任务分工，指定责任人，确保各项决策得以落实。

2.会议组织者应跟踪任务执行情况，及时了解责任人工作中遇到的困难和问题，并提供必要的支持和协助。

三、跟踪落实与监督

1.会议组织者应建立会议纪要跟踪落实制度，对会议决策的执行情况进行定期检查。

2.对于未按期完成的任务，会议组织者应及时了解原因，督促责任人加快工作进度，确保按时完成。

3.会议室管理部门应协助会议组织者监督会议决策的落实，对存在的问题提出改进措施。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照学校档案管理规定进行归档，以便于查阅和追溯。

2.会议纪要的归档应包括纸质版和电子版，确保资料的安全与完整。

3.会议纪要的查阅应根据学校相关规定办理，确保信息安全。

五、会议纪要的反馈与改进

1.会议组织者应收集参会人员对会议纪要执行情况的反馈意见，不断优化会议纪要内容。

2.对于会议纪要执行过程中发现的问题，会议组织者应认真分析原因，制定改进措施，以提高会议管理效果。

六、考核与评价

1.学校应对会议纪要的跟踪落实情况进行定期考核，评价会议决策的执行效果。

2.考核结果作为对会议组织者、参会人员及相关责任人工作绩效的评价依据，纳入学校绩效考核体系。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采取预约制度，各部门需提前向会议室管理部门提交会议室使用申请。

2.预订会议室时，应详细说明会议时间、参会人数、所需设备等，以便会议室管理部门合理调配资源。

3.会议室管理部门收到申请后，应及时回复预订结果，并于会议前完成会议室布置和设备检查。

二、会议室使用规范

1.会议室使用应严格按照预订时间进行，不得随意占用或提前结束。

2.会议期间，参会人员应爱护会议室设施设备，保持会议室整洁。

3.严禁在会议室吸烟、饮食，不得乱丢杂物。

4.会议组织者应确保会议内容符合学校规定，不得涉及违法违规行为。

三、会议室设备管理

1.会议室管理部门应定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

2.会议组织者使用会议室设备时，应遵循操作规程，如遇问题应及时联系会议室管理部门解决。

3.会议室设备使用完毕后，应及时关闭电源，整理设备，恢复原状。

四、会议室安全管理

1.会议室管理部门应加强会议室安全检查，确保消防设施、安全通道等符合要求。

2.会议期间，会议组织者应密切关注会议室安全状况，发现隐患及时报告并处理。

3.会议室管理部门应定期对会议室进行消毒、通风，保障参会人员健康。

五、会议室维护与保养

1.会议室管理部门应定期对会议室进行维护保养，确保设施设备完好。

2.会议组织者在使用会议室过程中，如发现设施设备损坏，应及时报告会议室管理部门进行维修。

3.会议室管理部门应建立设施设备维修档案，便于追踪和管理。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的行为，会议室管理部门有权予以制止，并视情节轻重给予相应处罚。

2.损坏会议室设施设备的，应按学校相关规定承担赔偿责任。

3.会议室管理部门应加强对违规行为的监督，定期通报违规情况，以提高全体师生的合规意识。

第五章附则

一、