绿地集团合同管理制度(V1.0版)

技术管理产品研发部合同管理制度共8页第2页共8页第4页合同管理制度编制：技术管理产品研发部编制编号：LD-JF-03V1.0版

总则为了规范集团的合同行为，加强合同管理，防范经营风险，特制订本制度。除非特别指出，本制度中的“集团”指“绿地集团”，“事业部”指“绿地集团管理的房地产事业部”，“技发部”指“技术管理产品研发部”。事业部根据自身的实际情况和本制度制定各自的《合同管理制度实施细则》，以公司正式文件的形式发布并报集团技发部备案。合同管理原则合同的订立和履行须符合《合同法》的规定。应该遵循“事前签订”原则，即合同必须在业务发生前签署，原则上禁止未签署合同即开始履行经济活动。合作方必须具有执行合同的相应资质和能力，能够切实执行合同及有足够能力承担违约责任。合同的签订和执行应围绕项目目标成本进行运作。超出目标成本时，合约部应负责召集合同主办部门分析原因并及时向上级汇报，具体参见《动态成本管理制度》。适用范围及主办和执行部门本制度所适用的合同、主办部门和执行部门规定如下：工程合同是指甲方直接发包工程项目而签订的合同，包括但不限于桩基础、土建、安装、装饰、区内市政配套工程、园林环境工程、工程监理等，也包括甲方直接供应的材料、设备等所签订的合同，包括但不限于电梯、水泵、消防设备、内外墙装饰材料等。其主办部门为合约部，执行部门为工程管理部门；勘察及委托图纸设计任务而签订的设计合同，其主办部门和执行部门均为技术管理部门；其它合同主办部门和执行部门由各事业部根据集团146号文的规定和各自情况通过公司文件予以明确。《项目合约总体计划表》的编制需要充分考虑各项分包工程划分范围、分包工程的技术难度对分包商资质要求、各项工程招标定标计划、各专业分包工程对承建分包商的数量需求及划分方案、指定分包工程合同关系安排、甲供物资种类确定、项目合约管理要点、其他部门对合约管理应协调配合的工作等。《项目合约总体计划表》需经主管领导审批，由合约部发至事业部相关部门和集团技发部。《项目合约总体计划表》应随工程施工进度计划变动而及时更新。《项目近期发包计划表》由合约部发起，工程管理部门、技术部配合，根据《项目合约总体计划表》、项目实际情况及项目整体计划草拟填写《项目近期发包计划表》，主要是针对编制近期内（2～3月内）急需完成、技术含量高、影响工程进度关键节点的工程。招标工作开始时间原则上必须比合同签订时间提前30天以上，招标计划必须应充分考虑材料、设备加工供货周期因素、现场安装配合等因素。计划必须同时确定招标小组的组成。各分管领导签字后，双月20日前报事业部总经理和集团技发部备案。合同中必须明确合同范围、工期要求、质量标准、合同金额及组成、合同履行日期、付款方式、结算原则及方式、双方或三方权责、违约责任、争议解决方式及工程保修办法等事项。形成待签合同文本：经对方确认和公司内部审查后形成待签的合同正本；装订完成的合同文本一般由对方单位先行签字，并加盖其单位的合同专用章及骑缝章，合作方加盖的合同专用章应清晰可辨认。合同主办部门负责检查合作方的签字盖章是否符合要求。填写《合同审批表》：合同主办部门负责组织填写《合同审批表》，合同主办人应填写表格当中合同名称、建设方、合作方、合同金额以及简要填写合同签订重点内容，是否招投标等基本情况；先在合同主办部门内部进行审批流转，并负责组织按顺序报各级主管人员审核合同文本，认真回答各级主管人员提出的有关合同的相关问题并确保各级签署意见得到落实。在合同文本审批流转环节，如各审批部门提出修改意见，合同主办部门应结合审核意见，及时将合同正本修正完毕，重新执行合同审批流程。授权签字：完成审批程序后的合同，在授权范围内，由事业部总经理签字。合同盖章：行政人事部应对合同文本、《合同签订审批单》签字的完整性进行认真核对，确认后方可加盖合同专用章，合同文本在两页或两页以上时应加盖骑缝章，用章完毕后及时做好相应用章登记。合同编号：合同签订后，由合约部按本规则进行统一编号。主合同编号规则如下：项目名称代号-序号。如：LJ-001代表老街项目中的第一份合同。合同的其它信息在合同名称中体现，如：老街项目二期10－15号多层铝合金门窗制作安装合同。第一组字母为项目名称代码：项目汉语拼音第一个字目。第二组三位数字为流水号。该流水号分别从001开始编号。补充合同编号规则：原合同编号—B补充合同序号，如：LJ-001-B02代表老街项目中第一份合同的第二份补充合同。合同的备案和审查：经签字盖章成立后的合同需在规定的时间内由合约部按要求向集团备案。事业部配合集团对1000万元以上合同以及重要合同的抽样审计。合同履行合同在签订之后，根据工作需要，主办部门可以发起组织合同交底会，各相关部门应参加会议，由合同主办部门讲解合同的起止时间、合同范围、质量要求、金额、付款方式、双方的权利义务及各部门配合中应注意的问题等。合同交底会必须形成《会议纪要》备查。合同生效后，合同的主办部门和执行部门必须指定经办人监督合同双方的履约情况，并及时更新《合同台账》，并按合同约定落实双方的权利和义务。《合同台账》电子版于每季度未报集团对口部门备案。执行部门负责把控合同进度、竣工结算资料的收集审核和款项支付申请，具体参见合同价款支付的相关规定。在合同履行过程中，一旦出现合同对方违约的情况，合同主办部门和执行部门必须保留和收集有关证据，并及时报告相关部门、上级领导和集团主管部门。合同变更和解除如因情况发生变化，需要对合同进行变更或解除时，主办部门应立即请示上级领导，由其会同其它业务部门共同研讨变更的风险和处理的方法，并与对方进行协商。最终按照原合同审批程序订立补充合同或解除合同。合同主办部门、执行部门及相关业务部门应对合同变更或解除过程中的有关事实进行证据收集，为通过仲裁、诉讼解决争议做好准备。合同终止合同履行完毕或合同解除，合同即终止，合同执行部门在上报最后一笔结算款时，须附上事业部相关部门共同填写的《供应商合同履约评价表》，报集团备案。财务部门方可办理项目结算，结算付款详见集团有关结算的有关规定供应商评估结果分为可以不合格和合格。不合格供应商是指有下列情形之一的供应商，各事业部一年内不得授予其合同。在授予合同的过程中存在违规行为的；经我方评价为不合格的；与集团有诉讼的；近期出现有负面影响的质量安全事故的；合格供应商将在同等情况下，享有如下优先权：直接发包和议标工程优先授予合格供应商；合格供应商免于发包前考察；评技术标时，适当增加合格供应商的技术评分；集团控购供应商、集中采购供应商和集团合格供应商将优先从各事业部的合格供应商中挑选；合同供应商在合同款项拨付时，享有优先权。合同纠纷的处理合同纠纷由合同主办部门负责处理。主办部门应当在3日内将纠纷情况上报分管领导。处理合同纠纷应遵循以下原则：尊重客观事实，遵守法律法规，信守合同约定。以协商为基本途径。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，互谅互让，达成协议，解决纠纷。协商不成的，应及时通过仲裁或者诉讼程序处理。合同纠纷通过仲裁或诉讼之前（我方作被告时除外），合同主办部门、执行部门、分管领导应召集相关部门及法律专业人员对是否提交以及如何提交仲裁或诉讼进行全面评估、研究，并报集团备案。合同纠纷如在仲裁、诉讼中采用和解或调解方式解决，签订和解协议或调解协议应按合同签订审批程序及权限办理审批手续。合同纠纷处理或执行完毕后，合同主办部门应及时通知财务部，并将有关资料汇总后归档备查。合同档案管理合同履行过程中的所有书面材料（包括往来信函、证据等）其原件，应由主办部门存档。合同资料至少一式叁份，财务部、行政人事部及合同主办部门各一份。项目竣工入住并结算完毕后3个月内将全部存档资料转至行政人事部存档，其它保管、保密、销毁等具体规定按照《档案管理制度》规定执行。特急情况特急情况是指在合同的签订过程由于各种特殊情况不能按以上正常流程完成审批，，合同主办部门分管领导须在第一时间报告总经理，经同意后方可执行。但必须在3日内补签全部手续，同时合同主办部门及相关业务部门必须详细说明相关情况。附则本制度由集团技发部