全国会议管理制度

全国会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据：为确保全国会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议任务和责任，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国行政监察法》及公司相关规定，特制定本会议管理制度。

第二条适用范围：本制度适用于全国范围内公司所属各部门、各分支机构和全体员工的会议管理。

第三条会议分类：会议分为例行会议、专题会议和临时会议。

1.例行会议：定期举行，如年度会议、季度会议、月度会议等。

2.专题会议：针对特定主题召开的会议。

3.临时会议：根据工作需要临时召集的会议。

第四条会议原则：

1.精简高效：会议时间、地点、参会人员应合理安排，确保会议高效进行。

2.明确主题：会议主题应明确，会议议题应与主题相关。

3.会前准备：会议召开前，应做好相关准备工作，包括会议资料、参会人员通知等。

4.会后落实：会议决议事项应明确责任人和完成时限，确保会议决议得到有效落实。

第五条责任划分：

1.会议组织者：负责会议的筹备、组织和实施。

2.参会人员：按时参加会议，积极参与讨论，落实会议决议。

3.会议纪要记录人：负责会议纪要的记录和整理。

第六条制度修订：本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。修订内容需报公司领导审批，并通知全体员工。

第七条生效时间：本制度自发布之日起生效。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

第八条会议筹备：

1.确定会议主题和目标：会议组织者应根据工作需要，明确会议的主题和目标，确保会议的针对性和实效性。

2.拟定会议议程：根据会议主题，制定会议议程，明确会议讨论的重点和顺序。

3.确定参会人员：会议组织者应合理确定参会人员范围，避免无关人员参会，确保会议效率。

4.通知参会人员：提前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等，并要求参会人员做好会前准备。

5.准备会议资料：会议组织者应提前准备会议所需的各类资料，并在会议开始前分发至参会人员。

第九条会议召开：

1.会议签到：参会人员应在会议开始前签到，会议组织者应统计参会人员情况。

2.会议主持人：会议主持人应按照会议议程引导会议讨论，确保会议有序进行。

3.会议发言：会议期间，参会人员应围绕会议主题和议程积极发言，做到言之有物、简洁明了。

4.会议记录：会议纪要记录人应详细记录会议讨论过程、主要观点和决议事项。

第十条会议决议：

1.形成决议：会议主持人根据讨论情况，总结形成会议决议。

2.表决：会议决议需经过参会人员表决，表决方式可以为口头表决、举手表决或投票表决。

3.决议记录：会议纪要记录人应将会议决议详细记录在会议纪要中。

第十一条会议总结：

1.会议主持人应对会议成果进行总结，强调会议决议的重要性和必要性。

2.会议组织者应收集参会人员的意见和建议，为改进会议管理提供参考。

第十二条会议结束：

1.会议主持人宣布会议结束，对参会人员表示感谢。

2.会议纪要记录人应尽快整理会议纪要，并在规定时间内发送给参会人员。

第十三条会议延期与取消：

1.如遇特殊情况，会议组织者可根据实际情况决定会议延期或取消，并提前通知参会人员。

2.会议延期或取消的决定需报公司领导批准。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十四条会议纪要的编制与发布：

1.会议纪要应准确反映会议内容、决议和参会人员的意见。

2.会议纪要记录人应在会议结束后尽快完成纪要的整理，并在最迟不超过两个工作日内将纪要初稿提交给会议组织者审核。

3.会议组织者应对会议纪要的内容进行审核，确保纪要无误后，在一个工作日内发布正式会议纪要给所有参会人员。

第十五条会议决议的执行与跟踪：

1.会议决议事项应明确责任人和完成时限，确保每一项决议都有明确的执行计划和责任人。

2.责任人应按照会议纪要中的要求，及时推进决议的执行，并定期向会议组织者报告执行进度。

3.会议组织者应建立跟踪机制，对会议决议的执行情况进行定期检查和督促，确保决议得到有效落实。

第十六条反馈与协调：

1.在会议决议执行过程中，如遇到问题或困难，责任人应及时反馈给会议组织者，寻求支持和协调。

2.会议组织者应根据实际情况，协调相关部门和人员，协助解决执行过程中出现的问题。

3.对于影响较大的问题，会议组织者应考虑召开专题会议进行研究，并提出解决方案。

第十七条执行结果的评价与反馈：

1.会议决议执行完成后，责任人应提交执行结果报告。

2.会议组织者应对执行结果进行评价，总结经验教训，并在后续会议中通报执行结果和评价情况。

3.对于执行效果良好的决议，应给予适当的表彰和奖励；对于执行不力的，应分析原因，并提出改进措施。

第十八条会议纪要的归档与查阅：

1.正式发布的会议纪要应由专人负责归档，确保会议纪要的安全和便于查阅。

2.会议纪要的查阅应遵循公司信息安全和保密规定，确保相关信息的安全。

3.公司员工可根据工作需要，申请查阅相关的会议纪要，以了解会议决议和执行情况。

第四章会议室管理规定

第十九条会议室预订：

1.会议室预订需通过公司指定的预订系统进行，以确保会议室使用的公平性和透明性。

2.预订会议室时应详细填写会议主题、时间、参会人数等信息，以便于会议室管理人员进行合理安排。

3.会议室预订应提前至少一个工作日完成，紧急会议需提前至少三个小时通知会议室管理人员。

第二十条会议室配置：

1.会议室应根据会议类型和规模进行合理配置，包括但不限于会议桌椅、投影仪、白板、音响设备等。

2.会议室管理人员应定期检查和维护会议室设施，确保设备正常运行。

3.会议组织者如需特殊设备或服务，应在预订会议室时提出，会议室管理人员应尽量满足需求。

第二十一条会议室使用规范：

1.会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、进食或在会议室内进行与会议无关的活动。

2.会议组织者和参会人员应爱护会议室设施，不得随意损坏或搬离会议室内的物品。

3.会议结束后，会议组织者应负责督促参会人员清理会议室内外，恢复原状。

第二十二条会议室安全与保密：

1.会议室使用期间，会议组织者应负责会议的安全管理，确保参会人员的人身安全和会议内容的保密。

2.保密会议应在明显位置放置保密标志，提醒参会人员注意保密。

3.会议室管理人员应定期对会议室进行安全检查，确保消防、疏散等安全设施完好。

第二十三条会议室预订的取消与变更：

1.如需取消或变更会议室预订，会议组织者应至少提前一个工作日通知会议室管理人员。

2.会议室管理人员应及时更新预订信息，确保会议室资源得到有效利用。

第二十四条违规处理：

1.对于违反会议室管理规定的个人或部门，会议室管理人员有权进行提醒、制止或报告上级处理。

2.对造成会议室设施损坏的，责任人应按公司规定承担相应的赔偿责任。

第五章附则

第二十五条制度解释：本制度的最终解