石化集团会议管理制度

石化集团会议管理制度第一章总则

一、目的

为确保石化集团会议的规范化、高效化，提高决策质量，加强会议的组织与管理，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于石化集团及其下属子公司、分支机构的各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、专题会、部门例会等。

三、会议原则

1.会议应坚持精简、高效、务实、节俭的原则。

2.会议议题应具有决策性、指导性和紧迫性。

3.会议应注重实际效果，提高决策质量和执行力度。

四、会议分类

1.定期会议：按照规定的时间、周期和议程召开的会议，如董事会、总经理办公会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议，如专题会、紧急会议等。

五、会议组织

1.会议的组织工作由会议召集人负责，会议召集人应指定专人负责会议的筹备、通知、记录等工作。

2.参会人员应按时参加，不得无故缺席、迟到或早退。

六、保密规定

1.会议内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，应严格按照国家有关法律法规和公司保密制度执行。

2.参会人员应严格遵守保密纪律，不得泄露会议内容和讨论情况。

七、本制度的解释权归石化集团所有。

八、本制度自发布之日起实施，原有相关制度与本制度不符的，以本制度为准。如需修订，由石化集团董事会决定。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议召集人应根据公司发展战略、工作计划和实际需要，确定会议议题，并明确议题的性质、目标和预期成果。

2.制定议程：会议筹备人员应根据确定的议题，制定会议议程，包括会议主题、时间、地点、参会人员、发言顺序等。

3.发送会议通知：会议筹备人员应在会议召开前至少3个工作日，向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议筹备人员负责参会人员的签到工作，确保参会人员按时到场。

2.会议主持：会议召集人担任主持人，负责组织、引导会议进程，确保会议议题的充分讨论和决策。

3.会议发言：会议主持人按照议程安排，组织参会人员进行发言，发言应简明扼要，突出重点。

三、会议决策

1.讨论议题：会议主持人组织参会人员对议题进行充分讨论，确保各方意见充分表达。

2.表决：对于需要决策的议题，会议主持人应组织参会人员进行表决，表决方式可以是口头表决、举手表决或投票表决。

3.形成决议：会议主持人根据表决结果，宣布议题的决策结果，形成会议决议。

四、会议记录

1.记录内容：会议记录应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、议题、讨论情况、决策结果等。

2.记录要求：会议记录应真实、准确、完整，字迹清晰，表述规范。

3.会议纪要：会议结束后，会议筹备人员应在3个工作日内整理出会议纪要，经会议主持人审核后发送给参会人员。

五、会议总结

1.评估会议效果：会议主持人应组织参会人员对会议效果进行评估，总结会议的优点和不足。

2.落实会议决策：会议召集人应跟踪督促会议决策的落实，确保会议成果的转化。

3.持续改进：会议组织人员应不断总结经验，改进会议组织工作，提高会议效率。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要应在会议结束后3个工作日内整理完毕，并由会议主持人审核确认。

2.会议纪要发布前，应确保所有参会人员对纪要内容进行过目，并对各自的意见和建议进行反馈。

3.会议纪要经确认无误后，由会议筹备人员通过电子邮件、公司内部通讯系统等方式，向全体参会人员及相关部门进行传达。

二、会议决策任务的分配与执行

1.会议纪要中明确的决策任务应明确责任人和完成时限。

2.责任人应根据会议纪要中的要求，制定详细的执行计划，并报会议召集人审批。

3.责任人应按计划执行任务，并定期向会议召集人汇报进展情况。

三、会议决策的跟踪与监督

1.会议召集人应建立会议决策跟踪机制，对决策任务的执行情况进行定期检查。

2.对于执行过程中出现的问题，责任人应及时上报，并由会议召集人协调解决。

3.会议召集人应确保决策任务的顺利完成，对执行不力的责任人进行督促和指导。

四、会议成果的评估与反馈

1.会议决策任务完成后，责任人应提交书面报告，包括任务完成情况、成果展示、经验总结等。

2.会议召集人应对会议决策成果进行评估，分析决策实施过程中的优点和不足，为今后决策提供参考。

3.会议成果的评估结果应反馈给参会人员，以便于总结经验、持续改进。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.会议纪要的归档工作由会议筹备人员负责，归档资料应包括会议纪要、会议决策执行报告等。

3.会议纪要的查阅、借阅和复制应遵循公司档案管理制度，确保信息安全和保密工作落实到位。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，需使用会议室的部门或个人应提前向行政管理部门提交会议室申请。

2.行政管理部门负责审核会议室申请，并根据会议时间、参会人数、设备需求等因素合理安排会议室。

3.会议室预订应遵循先到先得的原则，对于冲突情况，行政管理部门有权进行调整和协调。

二、会议室使用

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食，不得随意挪动室内设施。

2.会议使用部门应按时使用会议室，并在会议结束后将会议室恢复原状，关闭电源、投影仪等设备。

3.如需使用特殊设备或服务，应提前告知行政管理部门，确保会议顺利进行。

三、会议室设备管理

1.会议室内的设备应由专人负责维护和管理，定期进行检查和保养。

2.使用会议室设备时，应遵循操作规程，发现异常情况应及时报修。

3.未经授权，不得擅自携带会议室设备外出或更改设备设置。

四、会议室安全与保密

1.会议室应采取必要的安全措施，如防火、防盗等，确保会议期间的人员安全。

2.会议室内应设有适当的保密措施，如隔音、监控设备等，防止会议内容泄露。

3.参会人员应遵守会议保密规定，不得擅自录音、录像或对外泄露会议内容。

五、会议室服务

1.行政管理部门应提供专业的会议服务，包括会议签到、会场布置、设备操作等。

2.会务人员应提前到场做好会议准备工作，确保会议按时开始。

3.会议期间，会务人员应保持待命状态，随时响应参会人员的合理需求。

六、会议室使用费用

1.会议室使用费用根据会议室规模、使用时间、设备消耗等因素制定，由行政管理部门负责核算。

2.各部门使用会议室应按实际使用情况支付相应费用，具体收费标准由公司财务部门规定。

3.特殊情况下，如公司重要会议、接待等，可由行政管理部门报批后予以减免。

第五章附则

一、本制度的