常州机电职业技术学院档案分类方案

档案分类方案常州机电职业技术学院2004年3月编制说明为了进一步健全、规范学院档案管理业务建设，实现档案工作的标准化，参照国家档案局《高等院校档案实体分类法》，结合学院档案工作的实际情况，对常教发（1996）35号《常州市学校档案归档范围和保管期限表》（修订稿）重新进行了修订，特制定《常州机电职业技术学院分类方案》。学院档案分类中的类目标识符号均采用阿拉伯数字，一级类目采用1到9的标识符号。分别为：1党群工作类；1行政管理类；3教育教学类；4产品类；5科学技术研究类；6基本建设类；7设备仪器类；8会计档案类；9人事档案类。各类档案根据不同内容，在分成若干二级或三级类目，并以此为依据，编写档案案卷号。案卷排列和编号应遵循保持案卷之间的有机联系，便于库房管理和查找利用的原则。1-3大类形成的案卷，分别各一个流水号，每个流水号按永、长、短排列。4-7大类，以每个课题、每个工程、每种型号形成的案卷为一个流水号：会计档案分别按凭证、账簿、报表的年度流水号排列。人事档案的排列和编号按照组通字（1991）13号《干部档案工作条例》和组通字（1996）14号《干部人事档案材料收集归档规定》执行。特殊载体档案有，照片，录音带，录像带，计算机软盘，实物等非纸质载体形成的档案，不单独设置类目，用“T”表示。档案编号表式：1·1——1案卷顺序号二级类目代号一级类目代号1．119991标签写法：1．119991一级类目二级类目基本归档范围保管期限备注2行政管理类20、校友工作材料21、校庆工作材料22、各类协议、合同等23、本院周活动安排24、各类年检材料25、各类创建活动及材料短期短期长期短期长期长期2安全保卫上级有关安全、保卫、社会治安、法制教育工作的文件本院有关安全方面的规章制度本院有关治安保卫、消防工作方面的规章制度本院有关安全方面的材料本院有关治安保卫、消防工作方面的材料6、本院安全、治安保卫工作计划总结、简报、调查材料、统计报表7、本院师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级批复、判决书8、复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）短期长期长期短期短期永久长期长期3人事劳资上级关于人事工作的文件关于本院教职工的奖惩及申报、复查材料关于教职工年度考核的文件和考核结果汇总材料关于人员增减材料、教职工调进调出介绍信本院人事统计报表（干部年报）本院干部花名册、教职工花名册本院合同制工人的聘用合同、临时工用工手续上级关于师资工作的文件（进修、资格考试）本院教师进修、师资引进、培养方面的材料10、关于教师职称评聘方面的文件、聘任通知等11、本院师资情况调查12、上级关于工资工作方面的文件13、本院工资基金审批表、工资年报表14、本院教职工工教龄核定、工资调整审批表、花名册15、本院离退休人员增加补贴、调整待遇的通知、名册16、本院教职工养老保险、住房公积金结算表、名册17、上级关于教职工福利方面的文件短期长期长期永久永久永久短期短期长期长期长期短期永久永久永久永久长期一级类目二级类目基本归档范围保管期限备注2行政管理类18、本院教职工享受住房、煤气补贴等材料19、关于离休干部享受护理费、死亡职工享受丧葬费、抚恤金、遗属补助的报告、批复20、教职工退职离职材料长期长期长期4总务工作上级关于财务、后勤工作的文件本院财务、后勤工作的规定、通知等本院财务后勤向上级有关部门的申请报告及上级批复的文件关于经费审计、财务报销方面的通知、规定本院房屋管理、调配使用、转移他用等方面的材料本院关于校舍管理、校园绿化方面的材料本院关于爱国卫生、健康教育、计划生育公费医疗、教职工保健方面的材料本院关于食堂管理方面的材料等本院关于处理行政、民事纠纷的协议书、合同书10、上级关于校办企业管理材料11、本院关于校办厂改制、目标管理方面材料12、各类设施年检材料（取水、防雷、锅炉等）13、车辆工作的有关文件材料14、各类有关后勤工作的合同协议（物管、房屋、租车、供水、用电、燃气、学生公寓等）短期长期长期短期长期短期短期短期短期短期长期短期长期长期5档案图书信息上级关于档案图书工作的文件、信息化工作的文件本院档案图书信息化工作计划、总结、情况汇报本院档案图书信息管理规章制度本院档案工作统计报表图书馆评估材料本院图书馆有关材料短期长期长期长期长期长期6外事工作上级关于外事工作的文件学院外事工作规章制度、计划、总结、简报等上级对出国（境）人员的有关文件材料出国（境）人员考察、访问材料中外合作院际交流协议、合同、项目、纪要材料、备忘录本院完成的国际合作项目、成果等材料短期长期长期长期永久永久一级类目二级类目基本归档范围保管期限备注3教育教学类1综合类关于教学方针、办学规模、培养目标方面的规定、办法关于各类理事、协作会、联合会等材料各类推荐材料（各类专家、评委等）本院有关教育教学方面的规章制度本院教育事业年度报表关于本院教育教学质量方面的综合检查评估材料等本院教师在教育教学上的获奖材料（论文、教果、评优课、基本功竞赛、劳技、课件制作、优秀班主任）非学历教育（社会力量办学）的培训、考证材料（成教部业务材料）长期长期长期长期永久长期长期短期2德育工作上级关于加强学生德育教学的文件本院德育工作会议有关材料上级关于德育工作先进集体和个人的表彰材料本院班主任工作有关材料军民共建、社会教育关于对学生进行心理疏导、健康教育的材料本院有关学生工作的材料（学工处材料）短期短期长期短期短期短期短期3教学工作上级有关开展教学工作的文件（重要的长期）本院教学工作计划、总结本院教学文书档案学年度教师任课安排、校历表及课程表本院教师对外公开课、评优课、示范课等优秀教案本年度试卷底稿第二课堂教育教学活动计划等材料本院电化教育材料各班级教学业务档案短期长期长期长期长期短期短期短期短期4体卫工作上级有关体育、卫生、艺术教育工作的文件材料本院学生运动会秩序册、成绩记录3、本院学生参加市级以上文体活动竞赛获奖材料（重要的长期）4、本院学生卫生工作材料短期短期短期短期一级类目二级类目基本归档范围保管期限备注3教育教学类5学科与实验室建设上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料学科、实验室论证、评估、申报、审批材料学科、实验室建设计划、简报、总结材料学科、实验室建设统计报表关于实验室建设的方案、实验室管理制度短期短期短期永久长期6招生工作上级关于本年度招生工作的文件本院招生计划、规定、生源计划本院新生录取材料及新生名单本院招生宣传方面的材料委掊、代培、保送生有关材料短期长期长期短期长期7学籍管理上级关于加强学生学籍管理工作的文件新生入学登记表学年度在校学生名册及分班名册学生成绩总册关于学生的表彰奖励材料（奖学金、三好生、优秀学生干部、先进班组、各项竞赛获奖等）学生学籍卡片学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）学生处分材料本院关于学生户口办理材料10、上级及本院关于帮困助学、助学贷款材料长期短期长期长期长期永久长期长期长期长期长期8毕业生工作上级有关毕业、升学、录取学校的文件、材料毕业生验印花名册毕业证存根材料毕业生登记表毕业生派遗呈报表毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料短期永久永久永久永久长期一级类目二级类目基本归档范围保管期限备注9教育教学科研上级有关开展教学科研工作的文件本院教师关于学院管理、教育教学方面发表或获奖的论文本院教师撰写或编篡的讲义、材料本院开展国家级、省级课题研究的方案、报告专业各项的科研项目及其它综合材料短期长期长期长期5科学技术研究类0综合类上级关于科技开展管理的文件2、本单位为科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表3、科技开展的请示、报告、批复、批示4、科技开展、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料5、科技开发年度工作计划、总结、统计报表长期长期长期长期永久1科研课题上级下达的指令性文件可行性研究论证报告有关科研项目的合同或协议实施计划材料科研课题鉴定材料科研成果获奖证书研讨会成果推广材料永久6基本建设类0综合类上级有关基建工作的文件本院关于基建方面文件基建工作规章制度基建工作计划、总结、简报基建工作总体规划基建工作年度（季度）总结、统计报表全院性总体规划、设计总平面图水、电、气管道分布图地质勘探、地形测量材料长期长期长期永久永久永久永久永久永久一级类目二级类目基本归档范围保管期限备注1教学用房项目建议书及上级批复可行性研究报告项目评估环境预测、调查报告设计任务及计划任务书工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图勘察记录、化验试验报告、重土、岩样及说明地形、地貌控制噗建筑物，构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录水文、气象、地震等其它设计基础材料初步设计10、技术设计11、施工图设计12、技术秘密材料、专刊文件13、设计计算书14、关键技术实验15、总体现划设计16、设计评价、鉴定及审批17、征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书18、承包合同、协议书、招标、租凭文件19、施工执照20、环保三同时、消防、卫生等条件，水、电、气、暖供应协议书21、产权证书22、土地施工文件开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定（4）建筑材料实验报告（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批（6）土地施工定位测量地质工期勘察永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久短期永久长期永久永久长期永久永久永久永久永久短期长期长期长期永久永久一级类目二级类目基本归档范围保管期限备注（7）上岩试验报告，基础处理、基础工程施工图（8）隐蔽工程验收记录（10）分项、分单位工程抽量检查、评定（11）交工验收记录证明（12）竣工报告、竣工验收报告23、设备及管线安装施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录（4）隐蔽工程检查验收记录（5）强度、密封性试验报告（6）设备调试记录（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告（8）系统调试、实验记录（9）管线情况、通水、消毒记录（10）管线标高位置，坡度测量记录（11）中间交工验收记录证明，工程质量评定（12）其它24、电气、仪表、安装施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批调试、整定记录性能测试和院核施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告操作、联动试验电气装置交接记录中间交工验收记录、工程质量评定竣工报告、竣工验收报告25、竣工验收报告26、全部竣工图纸永久永久永久长期长期永久短期长期长期长期长期短期长期长期短期长期长期长期短期长期长期长期长期短期短期长期长期永久永久一级类目二级类目基本归档范围保管期限备注27、质量评审材料28、工程现场声像材料29、竣工验收会议决议文件永久永久永久7设备仪器类0综合类上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件本院仪器、设备管理的规章制度设备工作计划、报告、总结、调查材料本院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案本院仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拔报告和批复本院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料长期长期长期长期长期长期1教学设备申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）上级或主管领导批复和准购批示定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等进口设备过程中有关的技术商务工作开箱记录及装箱单安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单验收报告及文件材料8、索赔来往函件及结果文件9、设备说明书及全套随机文件材料10、使用、检修、故障事故记录（设备履历书）11、重大事故的调查分析及处理意见12、技术改进和开始过程中形成的技术文件材料长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期2生活办公设备3生产设备8财会档案1会计凭证原始凭证、记帐凭证、汇总凭证销毁凭证中抽出凭证各种收款收据及发票存根其他15年永久5年2会计帐薄日记帐现金日记帐、银行存款日记帐总帐明细帐辅助帐薄15年25年15年15年15年一级类目二级类目基本