拆迁项目部会议管理制度

拆迁项目部会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

1.为了加强拆迁项目部的内部管理，提高工作效率，确保项目顺利进行，制定本会议管理制度。

2.本制度遵循公开、公平、高效、务实的原则，旨在为项目部提供一个良好的沟通平台。

二、适用范围

1.本制度适用于拆迁项目部所有会议的组织、召开、参加、记录及落实等工作。

2.本制度所称会议，包括但不限于：项目启动会、进度汇报会、问题协调会、总结会等。

三、会议类别

1.定期会议：根据项目进度及工作需要，定期召开的会议。

2.临时会议：针对突发问题或紧急事项，临时召集的会议。

四、参会人员

1.会议主持人：由项目负责人或指定人员担任，负责会议的组织、主持和总结。

2.与会人员：包括项目部全体成员及与会议议题相关的其他人员。

五、会议时间

1.定期会议：会议时间由项目部统筹安排，并在会议通知中明确。

2.临时会议：会议时间根据实际情况灵活安排，原则上应提前通知与会人员。

六、会议通知

1.会议主持人应在会议召开前，将会议时间、地点、议题等内容通知与会人员。

2.会议通知应包括会议议程，以便与会人员提前准备发言材料。

七、会议纪律

1.与会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参加，应提前向会议主持人请假。

2.会议期间，与会人员应保持手机静音，不得随意离场，不得交头接耳，确保会议高效进行。

八、保密原则

1.会议内容涉及公司内部信息、商业秘密等敏感事项，与会人员应严格保密，不得泄露给无关人员。

2.会议纪要等相关文件应妥善保管，防止遗失或泄露。

九、制度修订

1.本制度根据项目实际情况及公司要求，适时进行调整和修订。

2.修订后的制度应及时通知项目部全体成员，确保相关人员了解并遵守。

十、制度解释

1.本制度的最终解释权归拆迁项目部所有。

2.如对本制度有疑问，可向项目部负责人咨询。

第二章会议流程

一、会前准备

1.确定议题：会议主持人应根据项目进度和实际工作需要，提前确定会议主要议题，并向相关部门或人员征询意见。

2.制定议程：根据确定的议题，制定会议议程，明确会议讨论的重点、顺序和时间安排。

3.发送会议通知：会议主持人应在会议召开前，将会议时间、地点、议程等内容通知与会人员，确保与会人员提前做好准备。

4.准备会议材料：会议主持人应组织相关人员准备会议所需的报告、数据、图表等材料，以便会议讨论。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，与会人员应在会议签到表上签到，确保会议出席情况有据可查。

2.会议主持人开场：会议主持人宣布会议开始，简要介绍会议主题、议程和预期目标。

3.发言与讨论：按照议程安排，各与会人员就议题进行发言和讨论。会议主持人应确保讨论有序进行，避免偏题和重复。

4.会议决策：针对议题进行充分讨论后，会议主持人应组织与会人员进行决策，形成会议决议。

三、会议记录

1.指定记录人：会议主持人应在会议开始前指定一名记录人，负责记录会议内容。

2.记录会议内容：记录人应详细记录会议议题、与会人员的发言、讨论结果和会议决议等。

3.整理会议纪要：会议结束后，记录人应根据会议记录整理会议纪要，确保内容准确、完整。

四、会议总结与反馈

1.会议主持人应在会议结束时，对本次会议的讨论成果、决策和下一步工作进行总结。

2.会议主持人应征询与会人员对会议的意见和建议，以便改进会议组织工作。

3.会议纪要应及时发送给与会人员，以便了解会议内容和落实相关工作。

五、会议后续工作

1.跟踪落实：会议决议的执行责任人和完成时限应在会议纪要中明确，相关人员应按照要求落实工作。

2.进度反馈：会议决议的执行过程中，相关人员应及时向会议主持人汇报进度，确保工作顺利进行。

3.下次会议议题征集：会议主持人应定期征集下次会议的议题，以便提前做好准备。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与审批

1.会议纪要应在会议结束后尽快由指定的记录人完成初稿，确保内容详实、准确。

2.会议纪要初稿完成后，应提交给会议主持人进行审核，确保纪要内容符合会议实际情况。

3.会议主持人审核通过后，将会议纪要发送给所有与会人员，征求反馈意见。

4.根据反馈意见进行修改，最终形成正式的会议纪要，并由会议主持人签字确认。

二、会议纪要的内容要求

1.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、与会人员名单、讨论的主要议题、各议题的讨论结果、形成的决议和下一步行动计划。

2.会议决议应明确责任人和完成时限，确保每项工作都有人负责，有明确的完成时间表。

3.会议纪要应简洁明了，避免冗长和复杂，便于理解和执行。

三、会议决议的执行与监督

1.会议决议的责任人应按照会议纪要中明确的时限和要求，积极推进工作落实。

2.会议主持人或指定的人员应定期检查会议决议的执行情况，确保工作按计划进行。

3.对于执行中遇到的问题和困难，责任人应及时向会议主持人报告，寻求支持和帮助。

四、进度汇报与调整

1.定期或不定期的会议应包括对前期会议决议执行情况的汇报，以便及时了解工作进展。

2.对于未按计划进行的决议，应分析原因，制定相应的调整措施，并在会议纪要中进行更新。

3.会议主持人应根据进度汇报，调整后续工作计划和会议议题，确保项目目标的实现。

五、会议纪要的归档与管理

1.正式的会议纪要应进行编号和归档，以便于查询和追溯。

2.会议纪要的电子版和纸质版均应妥善保存，防止信息丢失。

3.对于涉及重要决策和历史数据的会议纪要，应长期保存，以备后续参考。

六、跟踪落实的闭环管理

1.会议纪要的跟踪落实应形成闭环管理，确保每项工作都有始有终，有明确的完成状态。

2.会议主持人应定期对会议决议的落实情况进行总结，对执行效果进行评估，为项目管理提供依据。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，项目部成员需提前向行政部门或指定人员进行预订。

2.预订会议室时，需提供会议时间、参会人数、会议主题等信息，以便行政部门合理安排。

3.行政部门应制定会议室使用计划，并在预订后及时通知预订人，确认会议室使用安排。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配备必要的设施，如会议桌椅、投影仪、音响设备、白板等。

2.行政部门负责定期检查会议室设施，确保设备正常运行，及时维修或更换损坏的设备。

3.会议室应保持整洁，会议结束后，预订人应负责清理会议室，恢复原状。

三、会议室使用规范

1.会议室使用过程中，与会人员应遵守会议室管理规定，保持安静，不大声喧哗。

2.爱护会议室设施，不得随意损坏或搬离会议室内的设备。

3.严禁在会议室吸烟、进食，保持会议室环境卫生。

四、会议室安全与保密

1.会议室使用期间，预订人应负责会议室的安全，确保与会人员的人身安全和会议资料的保密。

2.会议室内不得存放贵重物品，会议结束后，预订人应及时带走重要文件和资料。

3.涉及商业秘密和敏感信息的会议，与会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容。

五、会议室资源优化

1.行政部门应合理调配会议室资源，提高会议室利用率，避免资源浪费。

2.鼓励项目部成员共享会议室资源，在不影响工作的情况下，可采用合并不必要的会议等方式，减少会议室使用需求。

3.定期收集会议室使用反馈，不断优化会议室管理规定，提高会议室使用效果。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的个人或团队，行政部门有权进行提醒、警告等处理。

2.情节严重者，将按照公司相关规定给予处罚，并纳入个人或团队绩效考核。

3.鼓励项目部成员相互监督，共同维护会议室管理规定