程序文件-QHSE记录管理标准

魄)［中电投江苏新能源有限公司

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程序文件

JSXNY-QHSE-CX07(2014A/0)

QHSE记录管理标准

2014-11-XX发布2014-11-XX实施

中电投江苏新能源有限公司发布

JSXNY-QHSE-CX07(2014A/0)QHSE记录管理标准

I录

1目的.............................................................1

2范围.............................................................1

3规范性引用/应用文件..............................................1

4术语和定义.......................................................1

5职责.............................................................1

6管理内容和方法...................................................2

6.1QSHE记录的范围与形式.......................................2

6.2QSHE记录的编码.............................................2

6.3记录格式的编制与审批........................................3

6.4QHSE记录的填写和修改.......................................4

6.5QHSE记录格式收集与记录归档................................4

6.6外来记录的控制.............................................4

6.7QHSE记录的保存期..........................................4

6.8QHSE记录的销毁.............................................4

7记录.............................................................5

附表1JSXNY-JL-CX07-01QHSE记录清单...............................6

JSXNY-QHSE-CX07(2014A/0)QHSE记录管理标准

1目的

对与QHSE管埋体系有关的记录进行控制，以确保客观、真实、准确地反映有关

活动和QHSE体系的有效运行，为产品和活动的可追溯性以及采取改进、纠正和预防

措施提供依据。

2范围

本文标准规定了QHSE记录的范围、形式、编码、编制审批、填写修改、收集归

档、使用销毁等过程的控制要求。

本标准适用于中电投江苏新能源有限公司(以下简称“公司”)本部及所属各单

位。

3规范性引用/应用文件

3.1引用文件

《中华人民共和国突发事件应对法》(主席令十届第69号)

《企业安全生产标准化基本规范》(AQ/T9006-2010)

《企业标准体系要求》(GB/T15496-2003)

《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》(GB/T1.1-2009)

《中国电力投资集团公司安全生产工作规定》(中电投规章2012年第15号)

《中国电力投资集团公司标准化管理办法实施细则》(CPI200010100-2012)

《中国电力投资集团公司管理标准和工作标准编写规定》(CPI200010200-2012)

《中国电力投资集团公司企业标准编号规则》

《中国电力投资集团公司企业标准制修订及复审规定》

3.2应用文件

《中电投江苏新能源有限公司QHSE文件管理标准》(JSXNY-QHSE-CX06)

《中电投江苏新能源有限公司档案管理制度》()

4术语和定义

无

5职责

5.1公司本部

5.1.1综合部是QHSE记录的归口管理部门。部门负责人对QHSE管理体系的记录管理

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负责。

5.1.2各部门负责人对本部门QHSE记录的管理工作负责，包括记录的建立、填写、

更新、收集、标识、保管、借阅及处置等工作。各部门设置专职或兼职文档管理员，

负责本部门记录管理工作。

5.1.3综合部是公司的档案主管部门。部门负责人对公司本部各种档案记录的存档管

理工作负责；对所属各单位存档记录管理工作的指导、监督和协调工作负责。

5.2所属单位

5.2.1制度建设管理部门是本单位QHSE记录的归口管理部门。部门负责人对本单位

贯彻执行公司下达的QHSE记录管理标准负责。

5.2.2各部门负责人对本部门QHSE记录的管理负责，包括记录的建立、填写、更新、

收集、标识、保管、借阅及处置等；各部门设置专职或兼职文档管理员，负责本部门

记录管理工作。

5.2.3档案归口管理部门对本单位存档的QHSE记录管理工作负责。

6管理内容和方法

6.1QSHE记录的范围与形式

6.1.1QSHE记录是落实程序文件、作业文件要求的表单和记录格式。凡QHSE体系运

行过程的证据等，均属“记录”的范围。

6.1.2QSHE记录的形式可以是表格、图表、报告、磁带、磁盘、照片等。

6.2QSHE记录的编码

6.2.1QSHE记录编码形式如下：

□□口口---□□□□-□□□□

第一组第二组第三组第四组

编码方法可分为四组：

第一组：由公司本部或所属各单位简称代码表示。具体对应关系见下表1。

表1公司本部或所属各单位简称代码表

序号单位简称代码序号单位简称代码

1公司本部JSXNY4

2滨海风电场5

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第一.组：由两位字母“JL”组成，即表示记录文件。

第三组：若记录表格对应了程序文件或作业类文件，则由CX或ZY加数字组成。

若记录表格未对应程序文件或作业类文件，则以部门简称代号，以区分不同部门所形

成的记录文件。公司本部部门笥称代号见下表2：

表2公司本部部门简称代码表

序号代码部门名称序号代码部门名称

1ZH综合部6JK监控部

2CW财务部7FD风电部

3JH计划发展部8GD光电部

4GC工程管理部9GH工会（委）办公室

5AJH安键环管理办公室10

第四组：由阿拉伯数字顺序编号组成。如01、02、03……若记录表格未对应程

序文件或作业类文件，则为该记录使用部门的原有编码方式，在此不具体规定第三组

编码的长度，视部门原有编码情况而定。

6.2.2记录编码示例

6.2.2.1程序文件记录JSXNY-JL-CX01-01,表示中电投江苏新能源有限公司本部的

第一个程序文件对应的第一个记录表格。

6.2.2.2作业类文件记录JSXNY-JL-ZYOl-Ol,表示中电投江苏新能源有限公司本部

的第一个作业类文件对应的第一个记录表格。

6.2.2.3记录JSXNY-JL-ZH-0001,表示中电投江苏新能源有限公司综合部未对应程

序文件或作业类文件的第一个记录。

6.3QHSE记录格式的编制与审批

6.3.1各部门的记录格式，由各部门组织编制，其中对应程序文件或作业文件的记录,

作为文件的组成部分与体系文件一并审批、发布，具体执行公司《QHSE文件管理标

准》。未直接对应程序文件或作业文件的记录，由部门负责人审批后，在部门内使用。

6.3.2对应程序文件或作业文件的记录，根据实际工作需要如需修改格式时，可由各

部门提出记录格式修改的需求，并执行公司《QHSE文件管理标准》有关修改换版的

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相关规定。

6.4QHSF记录的填写和修改

6.4.1相关管理标准应明确记录的填写人、填写时间，如需审核、批准的同时应明确

审核、批准人及审核批准时间，

6.4.2记录填写具体要求：及时、真实、内容完整、字迹清晰。各记录栏目一般应完

整填写，如因某种原因不能填写的项目，应用划去。记录表格的签名栏不允许

空白。

6.4.3记录不应随意涂改。如有笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠（“一”）

划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖更改人的印章或签上姓名及日期。

6.5QHSE记录格式收集与记录归档

6.5.1各部门文档管理员应及时收集本部门内使用的与程序文件、作业文件对应的各

类记录格式，汇总编制本部门《QHSE记录清单》（模板见附表1）,提交发布在本单位

QHSE管理信息系统中。汇总清单内容包括名称、编号、对应程序文件名称及编号、

保存期、使用部门/使用人等。当部门《QHSE记录清单》内容发生变化后，该部门文

档管理员在一周内将变化情况提交信息系统中。

6.5.2在QHSE管理信息系统未上线之前，各部门文档管理员应及时将《QHSE记录清

单》交记录归口管理部门，由各单位记录归口管理部门用其它方式进行发布，以便内、

外部评审时查阅。

6.5.3记录表单的格式与记录内容由各使用部门各自保存。本部和所属各单位各部门

相关管理人员定期收集本部门产生的记录，并将记录有序装订成册后保存。

6.5.4各部门文档管理员按照公司《档案管理制度》有关规定，对需移交到档案室管

理的记录，进行移交。

6.6外来记录的控制

外来记录指非本部门或本单位产生的但与本部门有关联的记录。由收到该记录的

部门将其纳入本部门的记录进行管理、保存。

6.7QHSE记录的保存期

各部门在上报《QHSE记录清单》时应注明QHSE记录保存期。记录移交档案室后

的保存期按照公司《档案管理制度》执行。

6.8QHSE记录的销毁

已超过保管期、无查考价值的QHSE记录，可自行销毁。归档的QHSE记录销毁按

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照公司《档案管理制度》执行，

7记录

7.1JSXNY-JL-CX07-01QHSE记录清单（参见附表1）

本标准公司综合部提出并负责解释，本标准自发布之日起正式实施。

起草：日期：

审核：日期：

审定：日期：

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