DB3205-T 1126-2024 非物质文化遗产档案建设与管理规范

ICS03.080.99CCSA20苏DB32052024-08-09发布苏州市市场监督管理局发布DB3205/T1126—2024前言 2规范性引用文件 3术语和定义 4基本要求 5档案信息内容 6档案信息采集 6.1采集方式 6.2采集资料类型 6.3采集资料来源 7业务档案建设 7.1总体要求 7.2分类 7.3编号 7.4修整 7.5装订 7.6编页 7.7编目 7.8装盒 8数字档案建设 9档案存储 9.1业务档案 9.2数字档案 10档案更新 11档案查阅 附录A（规范性）档案编号示例 8DB3205/T1126—2024本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由苏州市文化广电和旅游局提出并归口。本文件起草单位：苏州市非物质文化遗产保护管理办公室。本文件主要起草人：钱轶颖、王燕、吴祥。DB3205/T1126—2024非物质文化遗产（Intangibleculturalheritage），简称“非遗”（ICH），是指各族人民世代相传，并视为其文化遗产组成部分的各种传统文化表现形式，以及与传统文化表现形式相关的实物和场所。非遗档案，是专门档案的一种，指人们在从事非物质文化遗产的申报、管理以及保护等活动中形成的档案，在非物质文化遗产的传承和研究中发挥着基础性作用。随着数字化时代的到来，非遗的数字化保护和传播已是大势所趋，数字科技在非遗档案数字化建设、网络平台互动展播、公共文化服务等方面开拓出新的领域。非遗数字档案成为传统物态档案之外，非遗保护与传承又一主要资料模式。本文件是为全面提升苏州市非遗档案的利用和保护水平；规范苏州市非遗文献档案资料数字化工作；建立、健全苏州市统一的非遗文献档案数字化资料信息检索报导体系；指导全市非遗档案信息数字化管理与应用；开展全市目录情报交流；促进非遗文献档案信息资源的应用；促进苏州市非遗发展与科学技术研究而制定的。1DB3205/T1126—2024非物质文化遗产档案建设与管理规范本文件规定了非物质文化遗产档案（以下简称“档案”）建设与管理的基本要求原则、档案信息内容、档案信息采集、业务档案建设、数字档案建设、档案存储、档案更新和档案查阅。本文件适用于各级非物质文化遗产代表性项目（以下简称“非遗项目”）的档案建设与管理工作。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T10113分类与编码通用术语GB/T17933电子出版物术语GB/T18391.1信息技术元数据注册系统（MDR）第1部分：框架GB/T20530文献档案资料数字化工作导则GB/T31219.2图书馆馆藏资源数字化加工规范第2部分：文本资源GB/T31219.3图书馆馆藏资源数字化加工规范第3部分：图像资源GB/T31219.4图书馆馆藏资源数字化加工规范第4部分：音频资源GB/T31219.5图书馆馆藏资源数字化加工规范第5部分：视频资源DA/T25档案修裱技术规范WH/T99（所有部分）非物质文化遗产数字化保护数字资源采集和著录3术语和定义GB/T10113、GB/T17933、GB/T18391.1、GB/T20530、GB/T31219.2、GB/T31219.3、GB/T31219.4、GB/T31219.5界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1业务档案businessarchives国家机构、社会组织以及个人为保护或传承非物质文化遗产工作中的常规性文件、文字材料进行整理归档，形成以纸质为主的档案。3.2数字档案digitalarchives国家机构、社会组织以及个人为保护或传承非物质文化遗产而运用电子文本、图片、录音、录像、数字化多媒体等各种形式对项目进行真实、系统和全面地记录和收集整理而形成的对社会有保存价值的各种载体的档案。4基本要求2DB3205/T1126—20244.1应遵循档案的形成规律，保持档案之间的有机联系。4.2应区分不同档案的价值，便于利用和保管。4.3应遵循档案一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。4.4应确保业务档案和数字档案两类档案的协调统一。5档案信息内容5.1非遗代表性项目现状调查文件材料，包括调查的提纲、登记表、普查表、口述记录、调查报告、总结等。5.2非遗代表性项目自身状况文件材料，包括作品、文字记录、照片、录音、录像等。5.3主要传承人（单位）文件材料，包括传承人（单位）的介绍、代表作、口述记录、录音、录像、照片、实物等。5.4非遗代表性项目研究文件材料，包括专门研究机构介绍、主要研究人员介绍、研讨会议材料、有关论文、著作、刊物、丛书等。5.5非遗代表性项目保护过程中形成的文件材料，包括采取的方法、措施、手段等。5.6非遗代表性项目的传播文件材料，包括在展览、陈列、观摩、培训、利用大众传媒宣传等活动中形成的文件材料等。6档案信息采集6.1采集方式采集方式包括但不限于：a）文字信息，采取记录、誊录、撰写、识别等方式；b）图片，采取拍照、扫描、绘图等方式；c）音视频，采取录音、录像等方式。6.2采集资料类型采集资料类型包括但不限于：a）非遗项目普查资料；b）非遗项目申报资料；c）书籍、照片和音像制品；d）期刊和论文；e）调查报告、保护传承计划或报告；f）其他反映非遗项目信息或资源情况的资料。6.3采集资料来源采集资料来源包括但不限于：a）政府非遗保护职能部门；b）非遗代表性项目保护单位及其他保护机构；c）相关研究机构；d）相关博物馆、档案馆；e）图书馆、出版社和书店；3DB3205/T1126—2024f）社区、群体（社团）或个人。7业务档案建设7.1总体要求7.1.1各县级市（区）非遗保护单位下属的各级调查机构、相关企业在调查任务或开展数字化任务完成后，应及时将整理、编目后所形成的业务档案或者数字档案按要求提交给各区县非遗主管单位，由各县级市（区）非遗主管单位向市级非遗主管单位进行归档。7.1.2市级非遗保护单位、非遗相关单位在调查任务完成后，应将所形成的档案文件规范整理后向市级非遗主管单位进行归档。7.1.3归档文件和数字化资源应符合以下要求：a）资料齐全、完整、准确、系统；b）真实记录和准确反映实施过程的实际情况，数据真实可靠，签字手续完备；c）记述和反映实施的计划、实施及验收的全过程。7.2分类7.2.1专业档案分类专业档案分类见表1。表1专业档案分类表目目目目A称7.2.2综合档案分类综合档案分类见表2。表2综合档案分类表B4DB3205/T1126—2024表2综合档案分类表（续）B7.3编号应根据档案分类表，编制档案编号，编号不宜过长，按照类目顺序排列组成编号，类目间用“-”隔开，示例见附录A。7.4修整7.4.1装订前，对不符合要求的文件材料进行修整。7.4.2文件已破损的，按照DA/T25的相关要求予以修复。7.4.3字迹模糊或易退变的，予以复制。7.4.4按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。7.4.5对于幅面过大的文件，在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。7.5装订7.5.1归档文件宜以件为单位装订。7.5.2装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，装订应减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。7.5.3应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配，相同期限的归档文件装订方式宜保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。7.5.4用于装订的材料，不应包含或产生可能损害归档文件的物质，不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。7.5.5永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订；文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。7.5.6定期保管的、需要向综合档案库移交的归档文件，装订方式按相关要求执行。定期保管的、不需要向综合档案库移交的归档文件，可使用不锈钢夹或封套装订。7.6编页7.6.1业务归档文件应以件为单位编制页码。7.6.2页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。7.6.3文件材料已印制成册，拟编制页码与文件原有页码相同的，可保持原有页码不变。7.7编目5DB3205/T1126—20247.7.1一般案卷编目7.7.1.1一般案卷的卷内目录置于该卷卷内文件之前，主要包括以下内容：a）序号：填写案卷内文件的件号；b）文件编号：填写文件材料的文号；c）责任者：填写文件材料的直接形成部门的全称或主要责任者，多个责任者只列三个，并用“；”d）文件题名：填写文件材料的全称，未拟题名或原件题名不能反映文件主要内容的，应补拟或重拟，后拟题名应外加“[]”号，并置于原题名之后；e）日期：填写文件材料形成的日期，日期用八位阿拉伯数字表示，例如2013年1月2日，应填写“20130102”，对于没有日期的尽量考证到月份，考证日期应外加“[]”号；f）保管期限：按档案相关要求执行；g）页数：填写每份文件的总页数；h）备注：根据实际填写需要注明的情况。7.7.1.2卷内备考表置于该卷卷内文件之后，主要包括以下内容：a）互见号：填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型；b）说明：标明案卷内全部文件的总件数、总页数以及立卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题，如文件缺损、修改、补充、移出、销毁等；c）立卷人：由立卷责任者签名；d）立卷日期：应填写完成立卷的时间；e）检查人：有案卷质量审核者签名；f）检查日期：填写案卷质量审核的时间。7.7.1.3案卷封面应印制在档案盒正表面，主要包括以下内容：a）案卷题名：简明、准确地揭示卷内文件的主要内容；b）科研工作名称：填写调查任务全称和代号；c）立卷单位：填写负责调查工作的单位全称或法定简称；d）起止时间：填写卷内文件形成的最早和最晚日期；e）保管期限：填写立卷时按附录A确定的保管期限，或卷内科研文件的最长保管期限；f）密级：填写卷内文件的最高密级；g）档号：填写案卷档号。7.7.1.4案卷脊背印制在档案盒侧面，案卷题名和保管期限的填写方法分别按相关规定执行。7.7.2照片册卷编目7.7.2.1照片册卷内目录主要包括以下内容：a）照片号：单张照片的编号；b）照片题名：概括该照片反映的主要内容；c）拍摄时间：该照片的拍摄时间，用八位阿拉伯数字表示；d）摄影者：该照片的拍摄者；e）照片所在页号：该照片所在照片案卷页的页号，用阿拉伯数字表示；f）底片（数码照片）号：该照片对应的底片或数码照片的编号；g）备注：根据实际填写需要注明的情况。7.7.2.2照片册内备考表主要包括以下内容：6DB3205/T1126—2024a）本册情况说明：填写册内照片的总组数和张数，以及缺损、补充、移出、销毁等情况，对照片册立册以后发生或发现的问题，应由档案管理人员填写说明，并签名、标注时间；b）立册人：应由照片册责任者签名；c）检查人：应由照片册质量审核者签名；d）立册时间：应填写完成照片册立册的时间。7.8装盒7.8.1将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。7.8.2不同年度、问题、保管期限的归档文件不应装入同一个档案盒。8数字档案建设非遗项目数字档案的采集和著录应符合WH/T99（所有部分）的规定。9档案存储9.1业务档案9.1.1原始件或正本1份。保管期限长、使用范围广的成果报告、图集图件、学术论文等，可增加归档份数。9.1.2归档电子文件光盘载体一式三套，其它载体一式两套。9.1.3任务承担单位可根据本单位实际情况，增加调查档案复制件的套数，由本单位留存。9.1.4业务形成的数字资源应及时编写文字说明，电子文档、多媒体材料应随时归档并定期制作光盘，脱机归档。9.2数字档案9.2.1存储原则9.2.1.1统一性原则，即档案数字化后的文件格式符合国家档案局颁布的档案电子文档标准,具有较好的通用性,能够通过计算机网络检索提供给利用者。数字化后的档案信息内容要与原纸质档案信息完全一致。9.2.1.2价值性原则，即高价值档案因特殊注意在数字化过程中保护好实用性或有益性及有用程度，不要造成损坏。9.2.1.3完整性原则，即档案数字化加工应以保持数字图像文件内容的连续性和完整性为参考依据。主要考虑保持数字图像加工文件的完整性、来源、时间、形式的连续性和完整性，在加工的