落实会议纪要管理制度

落实会议纪要管理制度第一章总则

为确保会议效率，明确会议目标，规范会议流程，加强会议纪要的跟踪与落实，制定本会议管理制度。本制度适用于公司全体员工参与的各类会议。

一、目的与原则

1.提高会议效率，缩短会议时间，确保会议内容的针对性和实用性。

2.明确会议目标，确保会议决策的科学性、合理性和有效性。

3.规范会议流程，保障会议的有序进行。

4.加强会议纪要的跟踪与落实，确保会议决策的执行力度。

二、适用范围

1.公司内部各类定期、临时性会议。

2.公司与外部单位联合召开的会议。

3.各部门内部会议可参照本制度执行。

三、会议类型

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期召开的会议。

2.临时会议：因工作需要，临时召集的会议。

3.专题会议：针对特定主题召开的会议。

四、会议组织与管理

1.会议的组织与管理工作由会议主持人负责。

2.会议主持人应确保会议内容的针对性和实用性，避免无关议题的讨论。

3.会议主持人应严格按照会议议程进行，控制会议时间，确保会议效率。

五、会议纪律

1.与会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参加，需提前向会议主持人请假。

2.会议期间，与会人员应保持手机静音或振动，不得随意离场，不得交头接耳。

3.会议内容涉及公司机密，与会人员需严格保密，不得泄露。

六、本制度的解释权归公司行政管理部门所有，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

本章内容旨在明确会议管理制度的目的、原则、适用范围、会议类型及会议组织与管理等方面，为后续章节的具体规定提供依据。希望全体员工认真遵守，共同提高会议效率，确保会议纪要的跟踪与落实。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议目标，本章将详细阐述会议流程的各个环节。

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议主持人应根据工作需要，明确会议主题，并在会议通知中注明。

2.拟定会议议程：会议主持人应提前制定会议议程，包括会议议题、讨论重点、预计用时等。

3.发送会议通知：会议主持人应在会议开始前至少1个工作日，向与会人员发送会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、议程等。

4.准备会议材料：会议相关人员需提前准备好与会议议题相关的资料，以便在会议中进行讨论。

5.会议室预约与布置：会议主持人或行政管理部门负责预约会议室，并根据会议需求进行布置。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前10分钟到达会议室，进行签到。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和预期目标。

3.议题讨论：按照会议议程，逐项进行议题讨论。与会人员应积极参与讨论，发表自己的观点和建议。

4.会议决策：针对议题讨论，会议主持人或相关人员应及时作出决策。

5.会议总结：会议结束时，会议主持人应对本次会议进行简要总结，明确会议成果和后续工作安排。

三、会议记录

1.会议记录人员：会议主持人指定一名记录人员，负责记录会议内容、与会人员的观点和决策等。

2.记录要求：会议记录应真实、准确、完整地反映会议内容，字迹清晰，便于查阅。

3.会议记录归档：会议结束后，会议记录应及时归档，以便后续查阅。

四、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要整理：会议记录人员应在会议结束后1个工作日内，整理出会议纪要。

2.会议纪要审批：会议纪要需经过会议主持人审批，确认无误后发布。

3.会议纪要发布：会议纪要应在审批通过后1个工作日内，发送给与会人员，以便了解会议内容和后续工作安排。

本章详细阐述了会议筹备、会议召开、会议记录和会议纪要整理与发布等环节，旨在规范会议流程，提高会议效率。全体员工应认真执行，共同推进会议工作的顺利开展。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，为确保会议决策的有效执行，本章将重点阐述会议纪要的跟踪落实流程。

一、会议纪要的责任分配

1.会议纪要中明确的任务和决策，应明确责任人和完成时限。

2.会议主持人负责对会议纪要中各项任务的执行情况进行监督和协调。

3.各责任部门或责任人应主动承担起会议纪要中分配的任务，确保按时完成。

二、会议纪要的执行监督

1.行政管理部门或会议主持人指定的专人负责对会议纪要的执行情况进行定期跟踪。

2.跟踪方式包括但不限于现场查看、电话询问、邮件沟通等。

3.对于执行过程中出现的问题，应及时反馈给会议主持人和相关责任人，以便采取相应措施。

4.会议主持人应定期组织会议，对会议纪要的执行情况进行总结和评估。

三、会议纪要的进度汇报

1.各责任部门或责任人应按照会议纪要的要求，定期向会议主持人汇报任务进展情况。

2.汇报内容包括任务完成情况、存在的问题和困难、需要协调和支持的事项等。

3.会议主持人根据进度汇报，及时调整工作计划，确保会议决策的顺利实施。

四、会议纪要的闭环管理

1.对于已完成的任务，行政管理部门应收集相关证明材料，作为会议纪要闭环的依据。

2.会议主持人对完成情况进行审核，确认无误后，予以闭环。

3.对于未按时完成的任务，应分析原因，制定整改措施，并重新分配责任人，确保任务的最终完成。

五、会议纪要的持续改进

1.定期对会议纪要的执行情况进行回顾，总结经验教训，提出改进措施。

2.通过持续改进，提高会议效率，确保会议纪要的跟踪落实更加到位。

本章从会议纪要的责任分配、执行监督、进度汇报、闭环管理和持续改进等方面，详细阐述了会议纪要的跟踪落实流程。全体员工应高度重视会议纪要的执行，共同推动公司各项工作的高效开展。

第四章会议室管理规定

为保障会议室资源的高效利用，创造良好的会议环境，本章将阐述会议室管理的规定。

一、会议室预约

1.会议室预约采用先到先得的原则，各部门或员工可根据会议需求提前预约。

2.预约方式可通过线上预约系统或向行政管理部门申请。

3.预约时需提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便行政管理部门进行合理安排。

4.如有特殊情况需临时调整会议室，预约人应提前通知行政管理部门，以便及时调整。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食。

2.使用会议室时，请爱护室内设施，如投影仪、音响、桌椅等。

3.会议结束后，与会人员应将座椅归位，关闭电源，确保门窗关闭。

4.未经允许，不得随意移动或携带会议室内的设备。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由行政管理部门负责维护和管理。

2.使用会议室设备前，请确保已掌握设备操作方法，如遇问题，可联系行政管理部门协助解决。

3.若设备在使用过程中出现故障，应立即停止使用，并及时报告行政管理部门进行维修。

四、会议室安全保障

1.会议室应定期进行安全检查，确保消防设施、电源线路等安全可靠。

2.会议期间，与会人员应遵守安全规定，不得在会议室进行危险行为。

3.如遇紧急情况，请按照公司应急预案进行疏散。

五、会议室清洁与维护

1.行政管理部门负责会议室的清洁工作，确保会议室卫生状况良好。

2.会议室内不得乱扔垃圾，请将垃圾放入指定的垃圾桶内。

3.定期对会议室进行维护，如有损坏，及时报修，确保会议室设施正常运行。

本章从会议室预约、使用规范、设备管理、安全保障和清洁维护等方面，详细阐述了会议室管理规定。全体员工应严格遵守，共同维护良好的会议环境。

第五章附则

为确保会议管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本管理制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

二、本管理制度解释权归公司行政管理部门所有，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

三、全体员工应认真遵守本制度，如有违反