师范教育系会议管理制度

师范教育系会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

为进一步提高师范教育系（以下简称“我系”）会议效率，确保会议质量，规范会议管理，根据我系实际情况，特制定本会议管理制度。本制度遵循民主集中、公开透明、务实高效的原则，旨在加强我系内部沟通与协作，促进决策的科学化、民主化。

二、适用范围

本制度适用于我系组织召开的各类会议，包括但不限于系务会议、教学工作例会、学术研讨会等。参会人员应严格遵守本制度规定，共同维护会议秩序。

三、会议类别

1.定期会议：根据我系工作计划，定期召开的会议，如教学工作例会、系务会议等。

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议，如紧急事项讨论、专题研讨会等。

四、参会人员

1.必须参会人员：系领导、相关职能科室负责人、教研室主任等。

2.邀请参会人员：根据会议议题，邀请相关教职工、学生代表等参加。

五、会议组织与管理

1.会议组织：由系办公室负责统筹安排，包括会议通知、会场布置、会议材料准备等。

2.会议管理：由主持人负责，确保会议按照预定议程进行，维护会议秩序。

六、会议纪律

1.参会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参加，应提前向主持人请假。

2.会议期间，参会人员应关闭手机或将其调至静音状态，保持会场安静。

3.参会人员应遵守会议纪律，不随意离席，不交头接耳，不发表与会议议题无关的言论。

4.会议保密事项，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容。

七、本制度的解释权归师范教育系所有，自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。参会人员应认真贯彻执行本制度，共同提高我系会议管理水平。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：主持人或会议筹备组根据工作需要，提前收集议题，明确会议目的，制定会议议程。

2.发送通知：系办公室负责将会议时间、地点、议程等内容通知参会人员，并要求相关人员做好发言准备。

3.准备会议材料：会议筹备组需提前准备会议相关材料，包括但不限于会议议程、发言稿、相关文件等，并在会议开始前发放给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前10分钟到达会场，并在签到表上签字，以示出席。

2.会议开幕：主持人宣布会议开始，并介绍会议议程、参会人员等。

3.议题讨论：根据会议议程，逐项进行议题讨论。发言人应简明扼要地陈述观点，其他参会人员可就议题展开讨论，提出建议和意见。

4.会议决策：主持人根据讨论情况，汇总意见，形成决策。对于重大事项，可采用投票、举手等方式进行表决。

三、会议记录

1.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括议题、讨论过程、决策结果等。

2.记录整理：会议结束后，会议记录员需对会议记录进行整理，形成会议纪要。

四、会议总结

1.主持人对会议进行简要总结，强调会议决策和下一步工作安排。

2.参会人员对会议效果进行评价，提出改进意见和建议。

五、会议结束

1.主持人宣布会议结束，并提醒参会人员关注会议纪要的发布。

2.会议记录员负责收集参会人员对会议纪要的意见和建议，并在修改完善后及时发布。

六、会议延期或取消

1.如有特殊情况，主持人或会议筹备组可决定延期或取消会议。

2.延期或取消会议的通知需提前发送给参会人员，并说明原因。

本章详细阐述了会议的筹备、召开、记录、总结和结束等流程，旨在确保会议的有序进行，提高会议效率。参会人员应严格按照会议流程执行，共同为提高我系会议质量贡献力量。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应准确记录会议的时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等内容。

2.会议纪要由会议记录员在会议结束后及时整理，经主持人审核后发布。

3.会议纪要应通过系内公告、邮件、微信群等形式，确保所有参会人员及其他相关人员都能及时获取。

二、会议决策的执行与监督

1.各责任单位或个人应根据会议纪要中明确的任务分工，按时完成相关工作。

2.主持人或指定专人负责对会议决策的执行情况进行跟踪监督，确保决策落到实处。

3.对于执行过程中遇到的问题和困难，应及时向主持人汇报，寻求解决方案。

三、会议纪要的反馈与评估

1.参会人员应认真阅读会议纪要，并对其中涉及自身工作的内容进行反馈。

2.会议纪要发布后，主持人可组织相关人员对会议决策的执行效果进行评估，了解实际工作进展。

3.根据反馈和评估结果，对会议决策进行必要的调整和优化。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照我系档案管理规定进行归档，以备日后查阅。

2.参会人员或其他相关人员如需查阅会议纪要，应向系办公室提出申请，经批准后方可查阅。

五、会议纪要的持续改进

1.主持人应根据会议纪要的执行情况，总结经验教训，为今后会议的改进提供参考。

2.鼓励参会人员就会议纪要的编制、发布、执行等方面提出意见和建议，不断提高会议纪要的质量和实用性。

本章对会议纪要的跟踪落实进行了详细阐述，旨在确保会议决策的有效执行，提升我系工作效率。参会人员及相关责任单位应高度重视会议纪要的落实，共同为系内工作的顺利推进贡献力量。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用需提前预订，由系办公室统一安排管理。

2.预订会议室的单位或个人需提前填写会议室预订申请表，明确会议时间、参会人数、设备需求等信息。

3.系办公室根据预订申请，合理安排会议室，确保会议的顺利进行。

二、会议室设备与管理

1.会议室应配置必要的设备，如投影仪、音响、话筒、白板等。

2.使用会议室的单位或个人应爱护会议室设备，严格遵守设备操作规程。

3.若会议室设备出现故障，应及时向系办公室报修，确保设备正常运行。

三、会议室环境与布置

1.会议室应保持整洁、安静，室内温度、湿度适中。

2.会议前，相关人员应检查会议室卫生、座位排列、投影设备等，确保会议环境舒适。

3.会议结束后，使用单位或个人负责整理会议室，恢复原状。

四、会议室使用规范

1.会议室使用应遵循优先保障重要会议、紧急会议的原则。

2.会议期间，参会人员应遵守会议室管理规定，保持安静，不吸烟，不乱丢垃圾。

3.严禁在会议室进行与会议无关的活动，不得私自将会议室转借他人使用。

五、会议室安全与保密

1.会议室使用单位或个人应负责会议期间的安全工作，确保参会人员的人身安全。

2.会议涉及保密事项，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容。

3.系办公室应定期对会议室进行安全检查，消除安全隐患。

本章对会议室的管理规定进行了详细阐述，旨在为各类会议提供良好的会议环境，保障会议的顺利进行。参会人员及相关责任单位应严格遵守会议室管理规定，共同维护会议室的正常使用秩序。

第五章