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文档简介

公司印章与文件管理制度一、绪论为规范公司印章和文件的管理，保证公司的机密性、合法性和权威性，提高管理效能，特订立本《公司印章与文件管理制度》。二、印章管理2.1印章的种类及用途公司印章分为公章、合同章、财务章、法人章、发票章等。每种印章的用途必需明确，并加以标识。2.2印章的规范使用公章只能由公司法定代表人或其委托人使用，用于紧要事项的签署、合同的签订、授权文件的签发等。合同章由公司业务部门主管负责保管和使用，仅限于签署与公司业务相关的合同和协议。财务章由财务部门主管负责保管和使用，仅限于公司财务相关文件、凭证的盖章。公司其它章由相关部门负责保管和使用，严禁超范围使用。2.3印章的保管各部门应建立健全印章保管制度，明确保管责任人，定期进行盘点和检查。保管印章的责任人要做好印章的防潮、防火、防丢失等工作，并妥当保管印章相关登记资料。2.4印章的使用申请流程部门需要使用印章时，应向印章保管责任人提出申请。申请时需明确印章的种类、用途、使用时间、相关文件（如合同、授权书等）等。印章保管责任人核对申请信息，如无问题，批准申请后供应印章给申请部门使用。2.5印章的丢失和损坏处理印章保管责任人应定期检查印章的完好情况，发现异常情况立刻报告公司领导。如发生印章丢失、损坏等情况，应立刻进行登记并报告公司领导，及时办理补办手续。三、文件管理3.1文件的分类与管理文件依据其内容和用途分为紧要、一般和临时文件，必需进行分类管理。紧要文件需加盖公司公章，由相关部门负责归档保管。一般文件由各部门负责管理，依照规定的文件夹、柜等进行存放，定期清理和整理。临时文件需明确保管期限，过期后及时销毁或转存至档案馆。3.2文件的编号与归档公司应建立文件编号制度，对紧要文件加以编号，并建立档案登记簿进行记录。文件归档时，需标注文件名称、编号、归档日期，采用密封保管，确保机密性。归档文件应依照肯定的分类和次序放置，便于查阅和管理。3.3文件存储与检索文件存储应依照肯定的次序进行，避开混乱和丢失。文件存储过程中，需设定存储期限，并定期审查和清理过期文件。文件的检索应方便快捷，可通过电子文档管理系统、人工查询等方式进行。3.4文件的传输与复制文件传输时要确保安全可靠，可采用加密传输、专线传输等方法保护文件的机密性。文件复制需事先经过授权，并记录文件复制的目的和使用人。四、责任和监督4.1责任公司领导要严格遵守公司印章与文件管理制度，确保其有效实施。各部门负责人要加强对本部门印章和文件的管理，定期检查工作情况，并做好相应的监督和引导。4.2监督人力资源部门应对印章和文件的管理情况进行监督，并定期向公司领导汇报。监督人员可通过抽查、检查、调阅档案等方式，对印章和文件的管理情况进行核实。五、附则5.1本

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